گاهشمار و ابزارهای مفید در تولید محتوا (بخش دوم)

 

( گاهشمار و ابزارهای مفید در تولید محتوا ) پس از تعریف و تخصیص نقش‌های مناسب به بازیگران وظیفه شما این است که مطمئن شوید همه آن‌ها همکاری در حد امکان ثمربخشی با هم دارند. برای این کار نیاز به فرآیند دارید. وقتی به پیچیدگی چرخه عمر محتوا پی می‌برید، شناسایی یا طراحی فرایندهای محتوا ممکن است کار وحشتناکی به نظر بیاید. راز ممکن ساختن طراحی فرایند محتوا این است که آن را به تکه‌های کوچک‌تر خرد کنید. معمولا فرایند کلی را به این چهار حوزه تمرکز، که هر یک خرده فرایندهای پیچیده خود را دارند، تقسیم می‌کنیم: 

  • * تولید/ یافتن منابع برای محتوای جدید.
  • * نگهداری از محتوای موجود.
  • * ارزیابی کارایی محتوا.
  • * مدیریت استراتژی ها، طرح‌ها، سیاست‌ها و روش‌ها.

کار ساده‌ای به نظر می‌رسد؛ فهرست را خط به خط مرور کنیم و محتوای خود را انجام یافته تلقی کنیم. اما در واقعیت، این فعالیت‌ها بخشی از چرخه‌ای است که مدام تکرار می‌شود. در بخش‌های آتی، مواردی که در طراحی فرایند باید در نظر داشته باشید، مطرح می‌کنیم. درباره هر یک از چهار حوزه تمرکز، به این موارد خواهیم پرداخت: 

  • * وظایف جاری.
  • * پرسش‌هایی که باید به آن‌ها پاسخ داد.
  • * ابزارهای مفید.

نکته: فرایندهای محتوا که در این بخش مطرح خواهند شد، به طراحی و نیازهای سامانه مدیریت محتوا وابسته نیستند (هرچند گاهی با هم مرتبطند). در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع بازاریابی محتوایی، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

تولید و یافتن منابع برای محتوا

اگر شما در حال ایجاد وب سایت کاملا جدیدی باشید و نیز بخواهید به وب سایت موجود، محتوا اضافه کنید، کارهای زیادی هست که باید انجام دهید. مواردی که در ادامه می‌آید معمول‌ترین روش‌های افزودن محتوای جدید به وب سایت است: 

  • * تولید محتوا: محتوا در داخل سازمان یا توسط تأمین‌کننده، اختصاصا برای سازمان، تولید می‌شود.
  • * محتوای گردآوری شده یا گلچین شده: محتوا از منابع بیرون از سازمان گردآوری شده و در پاره‌ای موارد تصحیح یا به آن توضیح و تفسیری افزوده می‌شود.
  • * انتقال محتوا: محتوا از بستر یا جایی در فضای وب به بستر یا جایی دیگر در فضای وب انتقال داده‌می‌شود.

وظایف جاری

تولید یا یافتن منابع برای محتوا اغلب شامل فعالیت‌های زیر است:

  • * طراحی.
  • * تولید یا یافتن منابع.
  • * تعیین مسیر.
  • * بازبینی.
  • * تأیید (تأیید قانونی و حقوقی را نیز در بر می‌گیرد).
  • * افزودن فراداده.
  • * آزمودن.
  • * نشر در فضای وب.

پرسش‌هایی که باید به آن‌ها پاسخ داد

هنگام طراحی این مرحله از فرایند، لازم است بدانید: 

  • * سفارش برای محتوای جدید از کجا می‌آید؟ چه کسی آن‌ها را دریافت می‌کند؟
  • * کدام انگیزه‌های کسب و کاری (از قبیل تولید محصول جدید، سه ماهه مالی، تعطیلات، اخبار و رویدادها) به سفارش محتوای جدید منجر می‌شود؟
  • * آیا سفارش‌های محتوایی فوری هم داریم؟ اگر چنین است، چه سفارش‌هایی؟ چرا فوری هستند؟ و چه کسی چنین سفارش‌هایی را می‌تواند بدهد؟
  • * داشتن چه اطلاعاتی، پیش از آغاز کار محتوا، مفیدتر است؟
  • * چه کسی مسئول تهیه پیش طرح تولید/ انتخاب محتوا است؟
  • * مواد لازم (برای تولید محتوا) یا منبع محتوا (برای گلچین / گردآوری) را از کجا باید تأمین کرد؟
  • * در صورتی که محتوا گردآوری شده یا از جایی برداشته شده باشد، چه نوع کار ویرایشی نیاز دارد؟
  • * محتوای انتخابی یا اولیه چگونه در فضای وب میان نویسندگان، تأییدکنندگان و ناشران دست به دست می‌شود؟
  • * مذاکرات مربوط به قراردادهای محتوای گردآوری یا گلچین‌شده چگونه انجام می‌گیرد؟
  • * بازه زمانی واقع‌گرایانه بین تاریخ سفارش محتوا تا نشر آن چقدر است؟
  • * در صورت نیاز به ترجمه، این کار از چه طریق انجام می‌شود؟ ترجمه‌ها چگونه به مترجمان واگذار و به چه شکل تأیید می‌شوند؟
  • * محتوا چگونه ارائه می‌شود؟ چه کسی این کار را انجام می‌دهد؟ آیا محتوا باید در قالب خاصی ارائه شود؟
  • * آیا امکانی برای آگاهی از نحوه انجام کار در مراحل مختلف وجود دارد یا فقط محصول نهایی قابل مشاهده است؟
  • * آیا در مراحل گوناگون فرایند انجام کار، امکان مشاهده، تغییر و تصحیح محتوا وجود دارد؟

ابزارهای مفید

برخی ابزارهایی که به مدیریت این فرایند کمک می‌کنند، عبارتنداز:  

  • * گاهشمار ویرایش: جدولی رایانه‌ای است که در آن طرح موضوع‌های آتی را می‌توان ثبت کرد، محتوای موجود را برای ارائه زمان‌بندی کرد و اطلاعات مربوط به نویسندگان، منابع و تاریخ نشر در وب را به آن افزود.
  • * فهرست بازبینی نیازهای ضروری برای محتوا: فهرستی از ویژگی‌های مطلوب محتوا، برای تعیین این‌که محتوای کنونی یا محتوای پیشنهادی آتی برای سایت شما مناسب است یا خیر.
  • * فهرست بازبینی گلچین / گردآوری محتوا: فهرستی از گام های مورد نیاز برای انتخاب، عقد قرارداد و انتشار محتوای غیر تولیدی.
  • * جدول رایانه‌ای انتقال محتوا: جدولی رایانه‌ای که انتقال محتوا از واسطه‌ای ارتباطی، از جایی در آن به جایی دیگر، یا انتقال از فرایندی به فرایند دیگر را نمایش می‌دهد.

نگاهی به ابزارها: گاهشمار ویرایش

ما طرفدار همیشگی گاهشمار ویرایش هستیم، به این دلیل که این ابزار کمک می‌کند تا همه بتوانند بر کار خود، روی صفحه‌ای معین متمرکز بمانند. این امر در مجموع باعث صرفه‌جویی در وقت، پول و کاهش گرفتاری می‌شود.

گاهشمار خود را بسازید

نخستین گام برای ساختن گاهشمار ویرایش موفق، مشخص کردن دلیل وجودی آن است. برای این کار، تا حد ممکن، جزءنگر باشید و به این موارد توجه کنید: 

  • * بهبود کیفیت یا تناسب محتوا.
  • * یکپارچه کردن محتوا در واسطه‌های ارتباطی / برندها / واحدهای کسب و کار گوناگون
  • * برآوردن نیاز کاربران (به وسیله تاریخچه کاربری، چرخه عمر، با موضوع‌های مورد علاقه)
  • * همسوسازی محتوا با هدف‌های کسب و کار / کمپین ها/ رویدادها.
  • * ارزیابی / ثبت ارزش یا موفقیت محتوا.
  • * تداوم تولید محتوا بر اساس برنامه زمانی قابل مدیریت.
  • * تخصیص منابع (انسانی و بودجه) یا ارائه توجیه برای منابع مورد نیاز.
  • * مدیریت تمام فعالیت‌های تولید گردآوری / نگهداری از محتوا

هنگام تعریف هدف‌ها، این موارد را فراموش نکنید: 

  • * چه کسی گاهشمار را به کار می‌برد و به چه دلیل؟
  • * آیا گروه‌های مختلفی از مخاطبان به رده‌های متفاوتی از اطلاعات نیاز دارند؟
  • * چگونه از آن استفاده می‌شود/ به اشتراک‌گذاری می‌شود؟
  • * چگونه متوجه شویم که گاهشمار به خوبی کار می‌کند؟

متغیرهای گاهشمار را انتخاب و اولویت‌بندی کنید

به محض مشخص شدن هدف، شروع به انتخاب مواردی کنید که می‌خواهید در گاهشمار بیاید. صدها متغیر مربوط به محتوا وجود دارد که می‌توان در گاهشمار ویرایش آورد. تمام متغیرها موضوع‌های اصلی مربوط به داده‌ها را که فکر می‌کنید به گاهشمار شما مربوط هستند، فهرست و سپس آن‌ها را به ترتیب اولویت رده‌بندی کنید.
ممکن است وسوسه شوید تمام مطالب جالب موجود را در آن جای دهید، اما برای موفقیت، برعکس این باید عمل کنید. بر اولویت‌های بالا تمرکز کنید و رده‌های پایین را حذف کنید تا کاربری و نگهداری گاهشمار آسان‌تر باشد.
برای مثال، فرض کنید برای سازمانی کار می‌کنید که به معلمان مدرسه، خدمات ارائه می‌دهد. در تهیه گاهشمار ویرایش برای وب سایت خود می‌توانید متغیرهای زیر را در نظر بگیرید:

  • * تاریخ.
  • * واسطه ارتباطی (مثلا وب سایت، خبرنامه کاغذی و توییتر).
  • * نوع محتوا (مطلب صفحه اول، ستون کناری خبرنامه و ویدئو).
  • * مشخصات کاربری آموزگاران (آموزگار جدید و آموزگار مهد کودک).
  • * رویدادهای مربوط به آموزگاران (همایش انجمن ملی آموزگاران).
  • * تعطیلات و فصل‌ها.
  • * موضوع‌های جذاب (گرفتن امتحان از دانش آموزان و امنیت مدرسه).
  • * محتواسازان (دبیر وب، فردی، از بخش بازاریابی و تأمین‌کننده برون‌سازمانی محتوا).
  • * محتوا در کدام گام از چرخه‌کاری قرار دارد (زمان‌بندی مصاحبه‌ها، به تصویب رساندن چارچوب کلی و تولید محتوا).
  • * بودجه.

گاهشمار بر اساس الویت‌ها تغییر می‌کند. مثلا اگر هدف از آن پوشش تمام واسطه‌های ارتباطی و موضوع‌های جذاب برای کاربران باشد به یک شکل خاص ارائه می‌شود و اگر گاهشمار شما بیشتر به منظور مدیریت منابع و بودجه تهیه شده باشد ممکن است به شکل دیگری ارائه شود. گاهشمار ویرایش لازم نیست حتما پیچیده یا بسیار زیبا باشد. هر چیزی که هدف شما را برآورده سازد خوب است.

نگهداری محتوا

بعد از این‌که محتوا را جایی روی وب قرار دادید، به ویژه در وب سایت، بسیار مهم است که صحت، یکپارچگی، روزآمدی و مخاطب‌پسند بودن محتوا را در گذر زمان حفظ کنید. محتوا نمی‌تواند خودش مراقب خودش باشد. فرقی نمی‌کند بخواهید محتوا را به روزرسانی بایگانی، یا حذف کنید، در هر حال نیاز به فرایندی مستند برای نحوه نگهداری از محتوا دارید.

وظایف جاری

حفظ محتوا اغلب شامل وظایف زیر است:  

  • * طرح کلی.
  • * زمان‌بندی.
  • * ویرایش.
  • * تعیین مسیر.
  • * بازبینی.
  • * تأیید (تأیید قانونی و حقوقی را نیز در بر می‌گیرد).
  • * افزودن فراداده.
  • * آزمودن.
  • * انتشار در فضای وب.
  • * از رده خارج کردن / حذف.

پرسش‌هایی که باید به آن‌ها پاسخ داد

هنگام طراحی این مرحله از فرایند، لازم است بدانید: 

  • * دلایل بازبینی، بایگانی یا حذف محتوا چیست؟
  • * آیا محتوا در فاصله‌های زمانی مشخصی به روز می‌شود؟ این فاصله زمانی چقدر است؟
  • * آیا فرایندهایی برای به روزرسانی، پس از راه‌اندازی سایت، وجود دارد؟ چنین به روزرسانی‌هایی چه زمانی امکان‌پذیر یا مورد قبول هستند؟
  • * خطاهای محتوای آنلاین به چه شکل شناسایی، پیگیری و تصحیح می‌شوند؟
  • * چه کسی مسئول انجام، تأیید و مدیریت به روزرسانی‌هاست؟
  • * برای گنجاندن تغییرها و تصحیح‌ها در محتوای آنلاین باید چه گام‌هایی برداشت؟
  • * فایل‌های منبع، برای محتوای شنیداری، گرافیکی، ویدئویی و محتوای مبتنی بر فلش کجا ذخیره می‌شوند؟ چه کسانی در نگهداری این محتوای غیر متنی همکاری می‌کنند؟
  • * محتوا چگونه بایگانی یا حذف می‌شود؟ به صورت دستی، یا با فرایندی خودکار در سامانه مدیریت محتوا؟
  • * پس از این که محتوا از رده خارج شد، آیا لازم است (به دلایل قانونی و غیره) برای مدتی نگهداری شود؟ در این صورت کجا باید ذخیره شود؟
  • * تأثیر حذف یا به روزرسانی صفحه‌ها بر بهینه سازی برای موتورهای جست‌وجو چیست؟ چه کسی این فرایند را مدیریت می‌کند؟

ابزارهای مفید

چند ابزار که به این فرایند کمک می‌کنند: 

  • * فهرست کمی محتوا: جدولی رایانه‌ای برای ثبت و پیگیری کل محتوا، شامل عنوان، نویسنده، موضوع، قالب و اطلاعات دیگر.
  • * فهرست بازبینی نگهداری محتوا: فهرستی از معیارهای ارزیابی و اولویت‌بندی محتوا برای نگهداری آن.
  • * دفترچه ثبت تغییرات محتوا: خروجی سامانه مدیریت محتوا یا جدولی رایانه‌ای برای ثبت تاریخ آخرین به روزرسانی و تاریخ بازبینی برنامه‌ریزی شده آتی.

ارزیابی محتوا

کیفیت محتوای وب – و در نهایت، دستاورد کسب و کار شما و رضایت کاربرانتان – نتیجه آزمون‌های مداوم «سلامت و کیفیت» است: ارزیابی‌های منظم برنامه‌ریزی شده‌ای که فرصت افزایش، بهبود، تصحیح یا حذف محتوا را فراهم می‌کنند. بررسی مداوم به شما امکان می‌دهد که ببینید محتوا چگونه با گذشت زمان، همراه با تغییر نیازهای کسب و کار و کاربران، تغییر می‌یابد. همچنین کمک می‌کند دریابید نحوه تهیه و ارائه محتوا چگونه به سبب رویدادهایی چون تعطیلات یا راه‌اندازی محصولات جدید، تغییر می‌کند.
سعی کنید از روش‌های گوناگون برای ارزیابی استفاده کنید. وقتی دو یا چند روش به کار می‌برید، نتایج بهتری به دست می‌آورید. برخی روش‌های معمول برای این کار:

  • * ارزیابی کیفی: نتایج بازنگری را بر اساس معیارهای کیفی معین، بازبینی کنید.
  • * تحلیل: از ابزارهای فناورانه برای گردآوری داده‌ها استفاده کنید.
  • * بررسی کاربردی بودن محتوا برای کاربران: از کاربران بپرسید دقیقا به دنبال چه هستند یا رفتار آن‌ها را مطالعه کنید.
  • * بررسی کارشناسی برون‌سازمانی: از متخصصان محتوا یا هم صنفی‌های خود بخواهید محتوا را بازبینی / ارزش‌گذاری کنند.
  • * بررسی کارشناسی درون سازمانی: از افراد آگاه درون سازمان خود، مثل پرسنل بخش فروش یا خدمات مشتریان، نظر بخواهید.
  • * مقایسه با رقیبان: محتوای رقیبان اصلی و محتوای خود را با معیارهایی معین بسنجید و مقایسه کنید.
  • * ارزیابی عملیاتی: به هزینه‌های (زمانی، مالی و منابع) مربوط به تولید و نگهداری محتوا نگاهی بیندازید.

ارزیابی محتوا تا حدی به ذهنیت ارزیاب بستگی دارد. حتی داده‌های گرد‌آمده با نرم افزارهای تحلیلی هم نیاز به تحلیل ذهنی دارد. هدف از ارزیابی، افزایش قطعیت است. ارزیابی به اعضای گروه شما (و ذی‌نفعان) اطلاعات کافی می‌دهد تا تصمیم‌های هوشمندانه‌ای درباره محتوا بگیرند.

وظایف جاری

ارزیابی محتوا معمولا شامل کارهای زیر است: 

  • * تعیین این که کدام محتوا قرار است ارزیابی شود.
  • * تعریف معیارهایی که محتوا بر اساس آن‌ها ارزیابی خواهد شد.
  • * استخدام بازبینان (برون یا درون‌سازمانی).
  • * طراحی کردن ارزیابی.
  • * اجرای ارزیابی.
  • * ثبت یافته‌ها.
  • * تحلیل داده‌ها.
  • * تهیه گزارش.
  • * ارائه یافته‌ها.

پرسش‌هایی که باید به آن‌ها پاسخ داد

هنگام طراحی این بخش از فرایند، خوب است پاسخ این پرسش‌ها را بدانید:  

  • * کدام شیوه‌های ارزیابی برای سازمان شما مناسب‌تر است؟
  • * چه کسانی در فرایند ارزیابی شرکت دارند؟
  • * آیا فعالیت‌های ارزیابی دیگری هم در سازمان در دست انجام است که لازم باشد از آن‌ها باخبر باشید؟
  • * ارزیابی در چه دوره‌های زمانی ضروری است؟
  • * آیا زمان‌بندی معینی برای ارزیابی وجود دارد، یا ارزیابی‌ها واکنشی به محرک‌های کسب و کاری هستند؟
  • * چگونه یافته‌ها را پیگیری خواهیم کرد و به اطلاع دیگران خواهیم رساند؟
  • * یافته‌ها را به اطلاع چه کسانی باید برسانیم؟ آیا افراد مختلف نیاز به اطلاعات متفاوتی دارند؟
  • * یافته‌های ارزیابی ما چه اثری بر دیگر جنبه‌های فرایند محتوا (مثل مدیریت، تولید و نگهداری) دارد؟

ابزارهای مفید

برخی ابزارهای سودمند برای این فرایند عبارتند از: 

  • * جدول رایانه‌ای و گزارش بازنگری کیفی: یافته‌ها و داده‌های بازنگری.
  • * جدول امتیاز برای ارزیابی: جدول رایانه‌ای با ابزار مشابهی که به ذی‌نفعان برای دیدن نتایج ارزیابی شما یاری می‌رساند.
  • * تاریخچه ارزیابی: ثبت مداوم یافته‌های ارزیابی‌ها (پس از هر بار ارزیابی به روزرسانی می‌شود) که اطلاعاتی درباره نحوه عملکرد محتوا در گذر زمان در اختیار قرار می‌دهد..

نگاهی به ابزارها: جدول امتیاز

برای داشتن تصویری روشن از صحت محتوا، لازم است اطلاعات را از منبع‌های مختلف و به شکل‌های گوناگون، گردآوری کنید. یکی از روش‌های مؤثر برای این کار، استفاده از جدول امتیاز است.

جدول امتیاز چیست؟  

جدول امتیاز، ابزاری برای کنار هم قرار دادن طیف متنوعی از سنجه‌های مالی و غیرمالی در گزارشی چکیده است. جدول امتیاز به شما امکان می‌دهد:   

  • * صدها سنجه را یک‌جا ببینید.
  • * ترکیبی از سود مالی، تحلیل ها، دیدگاه کاربران، بازخورد کارشناسان و غیره را در گزارشی با یافته‌های کمی ارائه دهید.
  • * سنجه ها را به ترتیب اهمیت رده‌بندی کنید.
  • * یافته‌های سنجه‌ها را در قالب امتیازهای عملکردی که برای همه اعضای تیم، فهم پذیر باشد، خلاصه کنید.

چگونه این کار را انجام دهیم؟

برای ساختن جدول امتیاز: 

  • * تعیین کنید چه چیز را می‌خواهید اندازه‌گیری کنید و چرا (عامل‌های اندازه‌گیری). عامل‌ها باید کمی باشند.
  • * شناسایی سنجه‌های هر عامل. سنجه‌ها را می‌توان از منبع‌های مختلف به دست آورد، مانند تجزیه و تحلیل آماری سایت ها، دیدگاه‌های کارشناسی یا آزمون کاربران.
  • * برای هر سنجه، حدی تعیین کنید. «امتیاز» مطلوب برای این سنجه چقدر است؟
  • * در صورت تمایل، به هر یک از سنجه‌ها، وزنی اختصاص دهید. در محاسبه امتیاز، گاه تأکید بیشتر بر برخی سنجه‌ها لازم است.
  • * عملکرد محتوا را ارزیابی کنید. یافته‌های به دست آمده را در جدول امتیاز ثبت کنید.
  • * برای هر عامل، امتیازی محاسبه کنید. امتیازهای مربوط به همه سنجه‌های دخیل را با هم ترکیب کنید تا به امتیاز کلی برای آن عامل برسید.
  • * امتیاز کل همه عوامل را محاسبه کنید.

جدول امتیاز هم مانند هر ابزار ارزیابی دیگر، زمانی بهترین عملکرد را خواهد داشت که به طور منظم از آن استفاده شود. جدول امتیاز اولیه شما «ارزیابی پایه» را نشان می‌دهد. پس از آن، در هر بار استفاده از جدول امتیاز، می‌توانید تغییر امتیازها و میزان پیشرفت حاصل را ببینید.

نظارت بر محتوا

پس از تکمیل استراتژی اصلی، با نظارت می‌توانید از عملیاتی بودن و به روز بودن استراتژی ها و برنامه‌های خود مطمئن شوید. نظارت در ایجاد، نگهداری و به روزرسانی موارد زیر به شما کمک می‌کند: 

  • * استراتژی محوری: سمت و سوی بلندمدت محتوای شما.
  • * سیاست‌های مربوط به سرپرستی و اختیارات: افرادی که اختیار تصمیم‌گیری درباره محتوا و استراتژی محتوا به آنها داده شده است.
  • * روش ها و فرایندها: نحوه انجام کار.
  • * برنامه‌ها و اولویت‌ها: نقشه راه فعالیت‌ها و برنامه‌های کوتاه مدت.
  • * سیاست‌های محتوا: قوانین یا فرایندهای لازم‌الاجرایی که گروه باید از آن‌ها پیروی کند (مانند الزام‌های قانونی).
  • * شیوه‌نامه‌ها: مجموعه تأیید شده‌ای از شیوه‌های برتر که گروه محتوا باید به کار بندد.

وظایف جاری

نظارت بر محتوا معمولا شامل کارهای زیر است: 

  • * بازبینی یافته‌های ارزیابی.
  • * برنامه‌ریزی کارگاه‌ها و نشست‌ها.
  • * برگزاری کارگاه‌ها و نشست‌ها.
  • * تهیه پیش‌نویس (استراتژی، طرح، فرایند و شیوه‌نامه).
  • * بازبینی.
  • * تأیید.
  • * انتقال به دیگران.
  • * گردآوری بازخوردها.
  • * به روزرسانی.

پرسش‌هایی که باید از خود بپرسید

در طراحی این بخش از فرایند، نیاز به دانستن موارد زیر خواهید داشت: 

  • * چه کسانی در فعالیت‌های نظارتی شرکت خواهند داشت؟
  • * سیاست‌ها و فرایندهای نظارتی با چه فاصله زمانی باید به روزرسانی شوند؟
  • * افراد به چه شکل از نسخه‌های به روز شیوه‌نامه‌ها و ضرورت‌های قانونی باخبر می‌شوند؟
  • * از چه ابزارهایی برای تولید محتوا و به روزرسانی آن استفاده می‌کنید (یا دلتان می‌خواست استفاده کنید)؟
  • * آیا قوانین متفاوتی برای محتوای متفاوت (مثلا میان وبلاگ و صفحه محصول) وجود دارد؟

ابزارهای مفید

برخی ابزارهای سودمند برای مدیریت این فرایند عبارتنداز:  

  • * شیوه‌نامه: دستورالعملی که ضامن یکپارچگی محتواست و تمام کسانی که به تهیه، بازبینی یا انتشار محتوا در فضای وب می‌پردازند ( گاهشمار )، از آن پیروی می‌کنند.
  • * ماتریس برنامه ریزی و اولویت‌بندی محتوا: جدولی رایانه‌ای که به شما کمک می‌کند پروژه‌های محتوا را بر اساس معیارهای برگرفته از استراتژی محتوا، ارزیابی و اولویت‌بندی کنید.
  • * شیوه‌نامه مشارکت در نشست‌ها: این ابزار بیش از یک برنامه ساده نشست است؛ سندی است که به شرکت‌کنندگان در نشست‌های مدیریت محتوا درباره آن‌چه از آنان انتظار می‌رود و آن‌چه آنان باید از نشست انتظار داشته باشند، آگاهی می‌دهد.

نگاهی به ابزارها: شیوه‌نامه نگارش

ما تاکنون روی صدها پروژه محتوای وب کار کرده‌ایم. از این میان، فکر می‌کنید چند پروژه، مرجعی با نام شیوه‌نامه داشتند؟ شش پروژه، آن هم نصفه و نیمه که متأسفانه از میان آن‌ها، فقط یکی واقعا به کار می‌آمد. جینی ردیش در راهنمای بسیار مهم خود درباره وب نگاری با عنوان رهاسازی واژه‌ها، بخش کاملی را به تهیه آن‌چه او شیوه‌نامه «ارگانیک» محتوای وب می‌نامد، اختصاص داده است. برخی نکات برجسته آن عبارتنداز: 

  • * از کم شروع کنید. بگذارید شیوه‌نامه شما به مرور زمان و با رخ‌نمودن مشکلات و پرسش‌ها، تکمیل شود.
  • * بر مسائل پر تکرار تمرکز کنید. وب نگاران شما احتمالا پرسش‌های مشابهی را تکرار خواهند کرد. درباره هر یک تصمیم بگیرید، هر تصمیم را ثبت کنید و ادامه دهید.
  • * مسئولیت را به یک نفر بسپارید. شیوه‌نامه به شکل خودکار به روز نمی‌شود ( گاهشمار ). حتما فردی را سرپرست این کار کنید و صحت شیوه‌نامه را به او بسپارید.
  • * شیوه‌نامه را آنلاین کنید. این کار، آسان‌ترین، انعطاف‌پذیرترین و کم هزینه‌ترین گزینه شماست. در واقع شاید ویکی بهترین گزینه برای سازمان شما باشد. فقط حتما فردی را مسئول نظارت بر پیشرفت آن کنید.

چند پیشنهاد برای شیوه‌نامه

در این‌جا چند نمونه از اطلاعاتی که می‌توانید در شیوه‌نامه یا اصول تهیه شیوه‌نامه بیاورید، ارائه می‌شود:

  • * شیوه‌نامه‌های صدا و لحن. توضیح دهید که می‌خواهید صدای برندتان چگونه باشد و چه احساسی به کاربرانتان منتقل کند.
  • * کاربرد درست واژه‌ها. این موضوع در سازمان‌های مختلف، متفاوت است. توصیه ما، انتخاب اصطلاح‌های مشخص و ثبات رویه در کاربرد آن‌ها است (مثلا عضو گروه در مقابل کارمند).
  • * استفاده از مشخصه محصولات. لزوم استفاده از تاریخ‌ها و نمادهای خاص را مشخص سازید.
  • * اصول وب نگاری. مشخصا توصیه کنید که پیوندهای متنی، برچسب گذاری، فراداده‌ها و دیگر عناصر محتوایی که بارها تکرار می‌شوند به چه شکل باید ثبت شوند تا در سراسر محتوای شما هم‌خوان باشند.
  • * شیوه‌نامه مرجع مورد استفاده سازمان. به جای رونویسی از دست‌نامه کامل دستور زبان و گنجاندن آن در شیوه‌نامه محتوای خود، ساده‌تر این است که به شیوه‌نامه مرجع مورد استفاده سازمان‌تان، مثلا کتاب‌چه اسوشیتدپرس یا شیوه‌نامه شیکاگو ارجاع دهید.
  • * شیوه‌های برتر وب نگاری. می‌تواند خلاصه‌ای مختصر و مفید و تک صفحه‌ای از نکات مرتبط با وب نگاری باشد.

مراقب باشید تمام افرادی که در تهیه، بازبینی و تأیید محتوای شما نقش دارند، به راهکارهای مشترکی مراجعه کنند. نباید هرکس برداشت شخصی خود را اعمال کند.

مستندسازی فرایندها

مستندسازی مراحل کار هم در ایجاد فرایندی جدید هم در تغییر فرایندهای موجود، سودمند است ( گاهشمار ). به این ترتیب، همه افراد درگیر می‌توانند فرایند را بفهمند و در خور آن واکنش نشان دهند. از آن‌جا که فرایندها ناگزیر تغییر و تکامل می‌یابند، به روز نگه داشتن اسناد، کاری همیشگی است.
ریچارد شفیلد در کتاب مقدس استراتژیست محتوای وب راه‌کارهای زیر را برای مستندسازی کارآمد فرایندهای محتوا ارائه می‌دهد:

  • * جایی را برای شروع انتخاب کنید. (یادداشت نویسنده: با این که می‌دانیم محتوا چرخه‌کاری مداومی دارد، مستندسازی به جایی برای شروع نیاز دارد. معمولا، آغاز تهیه استراتژی یا هنگام سفارش محتوایی جدید را مناسب می‌دانند.)
  • * پایانی منطقی برای فرایند در نظر بگیرید. (یادداشت نویسنده: شاید برخی بگویند لحظه انتشار محتوا در فضای وب پایان کار است؛ اما به نظر ما فرایند نباید، پیش از بایگانی شدن یا از رده خارج شدن محتوا، پایان پذیرد.)
  • * همه نقش‌آفرینان، از ابتدا تا انتهای فرایند را شناسایی کنید. (یادداشت نویسنده: این جماعت نه تنها ذی‌نفعان محتوا، بلکه معماران اطلاعات، طراحان، برنامه‌نویسان و هرکس دیگری را که نظرش درباره دست‌کم یکی از سفارش‌های مربوط به محتوا اهمیت داشته باشد، دربر می‌گیرد).
  • * شرحی مختصر از وظایف تهیه کنید.
  • * الگوهای تعامل، میان نقش‌آفرینان و وظیفه‌های گوناگون را تعیین کنید.
  • * بازه‌های زمانی به وظایف اختصاص دهید. (یادداشت نویسنده: این بازه‌های زمانی باید مبتنی بر واقعیت باشند، نه بلند پروازی‌های دست نیافتنی).
  • * الگوهای آگاه‌سازی را تعیین کنید: در هر مرحله‌ای از فرایند، چه کسی باید از چه چیز باخبر شود.
  • * الگوهای تأیید را معین کنید.
  • * تمام «مباداهایی را که ممکن است فرایند شما را از مسیر خارج کنند، شناسایی کنید.
  • * وقتی شرحی مختصر برای هر وظیفه نگاشته شد و تمام نقش‌ها، الگوهای آگاه‌سازی و تأیید مشخص شد. چرخه‌کاری را بررسی کنید تا اگر امکانش بود بتوانید آن را ساده‌تر سازید.

پیاده‌سازی فرایند

پس از تعیین و طراحی فرایندها وقت آن است که روشی هوشمندانه برای در میان گذاشتن آن با افراد و انگیزه بخشیدن به آن‌ها برای به کار بستن فرایندها، پیدا کنید. به چند نکته زیر باید توجه داشته باشید:

کاری کنید افراد اهمیت نقش خود را در کار بفهمند

از ابتدا، از شناخت و اطلاعات افراد بهره گرفته‌اید. امیدواریم که بازخوردهای آنان را در طراحی فرایند خود به کار گرفته باشید. اگر چنین باشد، تا همین مرحله از کار، آنان را در فرایندی که برای تسهیل کارشان طراحی کرده‌اید، سهیم کرده‌اید. حتما همگام با تکامل محتوا، همواره آنان را در جریان بگذارید.

منفعت‌های این کار را به افراد بگویید

عادت‌های دیرینه به سختی از بین می‌روند. انتظار نداشته باشید با ارسال فایل پی‌دی‌اف طراحی فرایند برای همکارانتان، همه چیز از فردا آسان شود. مردم کارهایشان را به شکلی انجام می‌دهند که دوست دارند، بدون توجه به این‌که آن روش بهینه باشد یا خیر. فرایندهای نظارت و چرخه کاری را با شرح روشنی از منفعت‌های آن‌ها معرفی کنید؛ نه تنها به کل سازمان، بلکه به تک تک افرادی که موفقیت این تلاش به آن‌ها بستگی دارد.

صبور باشید

افراد برای برقراری با فرایندی تازه، نیاز به زمان دارند، به ویژه اگر هم زمان در حال آموزش کاربری سامانه مدیریت محتوا به آنان نیز باشید. معیارهای موفقیت را تعیین کنید. روند اجرای فرایند را پیگیری کنید. موفقیت‌های مقطعی را جشن بگیرید. تلاش کنید تا آثار مثبت این کار بر محصول نهایی برای افراد روشن شود؛ دقت بالاتر، یکپارچگی و همسویی بیشتر محتوا با چشم‌انداز مطلوب.

ببینید چه کارهایی انجام داده‌اید

شما آموختید که استراتژی محتوا چیست و چرا به آن نیاز داریم. تجزیه و تحلیل آماری جدی از محتوای خود و عامل‌های مؤثر بر آن را انجام دادید. استراتژی محوری ایجاد کردید و تصمیم‌های هوشمندانه‌ای درباره مضمون، ساختار، چرخه‌کاری و نظارت گرفتید. نیروهای خود را در طول راه همواره همسو نگاه داشتید. کارتان عالی بود! تبریک! اما برای موفقیت، شناخت راه کافی نیست. دنیای واقعی منتظر شما است…

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

چهارده + 9 =