نوشته‌ها

کارآفرین کیست؟ و کارآفرینی چیست؟

 

 

( کارآفرین کیست؟ و کارآفرینی چیست؟ ) ریچارد کانتیلون (۱۷۳۰) اولین کسی بود که این واژه را در علم اقتصاد ابداع نمود و آن را این چنین تعریف نمود: «کارآفرین فردی است که ابزار تولید را به صورت محصولاتی قابل عرضه به بازار خریداری می‌کند. کارآفرین در هنگام خرید از قیمت نهایی محصولات اطلاع ندارد».
جان باپتیست سی (۱۸۰۳) کارآفرین را فردی می‌داند که مسئولیت تولید و توزیع فعالیت اقتصادی خود را بر عهده دارد.
فرانک نایت (۱۹۲۱) کارآفرینان را کسانی می‌شناسد که در شرایط عدم قطعیت به اتخاذ تصمیم می‌پردازند و پیامدهای کامل آن تصمیمات را نیز شخصأ می‌پذیرند.
طبق نظر کاسون (۱۹۸۲)، کارآفرین فردی است که تخصص وی تصمیم‌گیری عقلایی و منطقی در مورد ایجاد هماهنگی در منابع کمیاب می‌باشد. وی داشتن توان داوری و قضاوت را عنصری مشترک در تمامی کارآفرینان تشخیص داده است. از دیدگاه کارلند (۱۹۸۴) کارآفرین فردی است که شرکتی را به منظور سود و رشد تأسیس می‌نماید، آن را مدیریت کرده و از آن برای پیشبرد اهداف شخصی استفاده می‌کند.
به تعاریف پیشرو نیز می‌توان اشاره کرد؛ کارآفرین کسی است که توانایی آن را دارد تا فرصت‌های کسب و کار را ببیند و آن‌ها را ارزیابی کند، منابع لازم را جمع‌آوری و از آن‌ها بهره برداری نماید و سپس عملیات مناسبی را برای رسیدن به موفقیت پی‌ریزی نماید.
واژه کارآفرینی از کلمه فرانسوی Entreprendre به معنای “متعهد شدن” نشئت گرفته است. کارآفرینی فرایندی است که منجر به ایجاد رضایت‌مندی با تقاضای جدید می‌گردد. کارآفرینی عبارت است از فرایند ایجاد ارزش از راه تشکیل مجموعه منحصر به فردی از منابع به منظور بهره گیری از فرصت‌ها. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.
کارآفرینی مفهومی است که تاکنون از دیدگاه‌های مختلف مورد بررسی قرار گرفته و همه بر این باورند که کارآفرینی موتور محرکه توسعه اقتصادی کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه است. به دلیل مهم کشورها برای توجه به مقوله کارآفرینی: تولید ثروت، توسعه فناوری و اشتغال مولد است. در حالی که در کشور ما این مفهوم به اشتباه صرفا با اشتغال زایی مترادف شده و فقط برای حل مشکل اشتغال به آن تمسک می‌کنیم. در اواخر دهه‌ی ۷۰ در بسیاری از کشورهای پیشرفته به علت تغییر در ارزش‌ها و گرایش‌های جامعه و البته تغییرات جمعیت شناختی، موجی از کسب و کارهای کوچک و افراد خود اشتغال به وجود آمد. اقتصاددانان نخستین کسانی بودند که در نظریه های اقتصادی خود به تشریح کارآفرین و کارآفرینی پرداختند. ژوزف شومپیتر کارآفرین را نیروی محرکه اصلی در توسعه اقتصادی می‌داند و باور دارد که نقش کارآفرین نوآوری است. از دیدگاه وی ارائه کالایی جدید، ارائه روشی جدید در فرایند تولید، گشایش بازاری تازه، یافتن منابع جدید و ایجاد هرگونه تشکیلات جدید در صنعت و… از فعالیت‌های کارآفرینان است. از نظر وی نوآوری در هر یک از زمینه‌های ذیل کارآفرینی محسوب می‌شود:

۱- ارائه کالای جدید؛

۲ – ارائه روش جدید در فرایند تولید؛

۳- گشایش بازاری جدید

۴- یافتن منابع جدید و

۵ – ایجاد هر گونه تشکیلات جدید در صنعت.

کرزنر نیز که از استادان اقتصاد دانشگاه نیویورک می‌باشد کارآفرینی را این گونه تشریح می‌کند: کارآفرینی یعنی ایجاد سازگاری و هماهنگی متقابل بیشتر در عملیات بازارها، به طور ساده کارآفرین به شخص حقیقی یا حقوقی‌ای گفته می‌شود که توانایی تحمل ریسک – اغلب مالی – را دارد و می‌تواند یک ایده اولیه را به یک فعالیت اقتصادی تبدیل کند.
به دلیل نقش و جایگاه ویژه کارآفرینان در روند توسعه و رشد اقتصادی، بسیاری از دولت‌ها در کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه تلاش می‌کنند با حداکثر امکانات و بهره برداری از دستاوردهای تحقیقاتی، شمار هر چه بیشتری از جامعه را که دارای ویژگی‌های کارآفرینی هستند به آموزش در جهت کارآفرینی و فعالیت‌های کارآفرینانه تشویق و هدایت می‌شوند.
کارآفرینان با مهارتی که در تشخیص فرصت‌ها و موقعیت‌ها و ایجاد حرکت در جهت توسعه این موقعیت‌ها دارند. پیشگامان حقیقی تغییر در اقتصاد و تحولات اجتماعی محسوب می‌شوند. آن‌ها تصدیق می‌کنند که موفقیت و بقاء در چشم‌اندازهای برخواسته از فردا نیازمند چالاکی، قوه ابتکار و خلاقیت است. علاوه بر این کارآفرینی به ریسک‌پذیری، نوآوری و کنش کارآفرینانه هم نیاز دارد. بر اساس نظریات اقتصادی و تجارب حاصله در اقتصادهای رو به رشد، کارآفرینان موتور محرکه توسعه و رشد اقتصادی محسوب می‌شوند و بالطبع اشتغال‌زایی یکی از ره آوردهای مهم کارآفرینی می‌باشد.

کارآفرین

کارآفرینان کسانی هستند که با ایجاد محصولات و خدمات نوین مورد نیاز مردم، درآمد خوبی کسب می‌کنند. معمولا گمان می‌رود که کارآفرینان در راه اندازی شرکت‌ها تبحر دارند. در هر حال، آن‌ها، از هیچ، کسب و کار جدید خلق می‌کنند. آن‌ها به رغم مخاطرات بسیار، پیشگام کارهای جدید می‌شوند
بنا بر تعریف واژه نامه دانشگاهی وبستر، کارآفرین کسی است که متعهد می‌شود مخاطره‌های یک فعالیت اقتصادی را سازماندهی، اداره و تقبل کند. کارآفرین مستقل فردی است که مسئولیت اولیه وی جمع‌آوری منابع لازم برای شروع کسب و کار است یا کسی که منابع لازم برای شروع با رشد کسب و کاری را بسیج می‌نماید و تمرکز او بر نوآوری و توسعه فرایند، محصول یا خدمات جدید می‌باشد. به عبارت دیگر، کارآفرین فردی است که یک شرکت را ایجاد و اداره می‌کند و هدف اصلی‌اش سودآوری و رشد است. مشخصه اصلی یک کارآفرین، نوآوری می‌باشد. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

کارآفرینی سازمانی

کارآفرینی سازمانی فرایندی است که در آن محصولات یا فرایندهای نوآوری شده از طریق القاء و ایجاد فرهنگ کارآفرینانه در یک سازمان از قبل تأسیس شده، به ظهور می‌رسند. به تعریفی دیگر، فعالیت‌های کارآفرینانه فعالیت‌هایی است که از منابع و حمایت سازمانی به منظور دست‌یابی به نتایج نوآورانه برخوردار می‌باشد و کارآفرین سازمانی کسی است که تحت حمایت و تعهد یک شرکت، محصولات، فعالیت‌ها و فناوری جدید را کشف و بهره برداری می‌رساند.

ویژگی‌های شخصیتی کارآفرینان

دیوید مک کللند از استادان روانشناسی دانشگاه هاروارد آمریکا که اولین بار نظریه روانشناسی توسعه اقتصادی را مطرح نمود، معتقد است که عامل عقب‌ماندگی اقتصادی در کشورهای در حال توسعه مربوط به عدم درک خلاقیت فردی است. بنا بر عقیده ایشان با یک برنامه صحیح تعلیم و تربیت می‌توان روحیه کاری لازم را در جوامع تقویت نمود، به گونه‌ای که شرایط لازم برای صنعتی شدن جوامع فراهم آید.

کارلند و همکارانش اهم ویژگی‌هایی را که در مورد کارآفرینان تأیید شده بودند، جمع‌آوری نمودند که اهم آن‌ها عبارت‌اند از:

  • * نیاز به توفیق
  • * تمایل به مخاطره پذیری
  • * نیاز به استقلال
  • * کنترل درونی
  • * خلاقیت

در ادامه به دیگر ویژگی‌های یک کارآفرین اشاره می‌شود. خوداتکابی از دیگر خصوصیات یک کارآفرین می‌باشد. با کمک این نیرو کارآفرین می‌تواند به مبارزه با سختی‌ها بپردازد. بنابراین اگر می‌خواهید کارآفرین باشید باید این توانایی را در خود تقویت کنید. نیاز به انجام دادن و به دست آوردن از دیگر خصوصیات یک کارآفرین می‌باشد. این‌گونه اشخاص به صورت دائم نیاز به آن دارند که محصول یا خدمتی را ایجاد کنند. از ساده‌ترین نوع آن مثلا در فعالیت‌های خانگی گرفته تا پیچیده‌ترین کارهایی که ممکن است در تولید یک محصول یا خدمت به آن لازم باشد. استفاده از نهایت بهره وری از دیگر ویژگی‌های یک کارآفرین است یک کارآفرین همواره می‌خواهد از وقت خود بهترین استفاده را بکند.
تحمل ریسک؛ یک کارآفرین می‌تواند ریسک ناشی از شکست را پذیرفته و تحمل کند. این ریسک ممکن است مالی، حیثیتی یا … باشد. آن‌ها شکارچی فرصت‌ها هستند. کارآفرین به سادگی می‌تواند میان یک اتفاق عادی و اتفاقی که در دل آن فرصت شکوفایی نهفته است، تمایز قائل شود و دومی را شکار کند.
نیاز به پیشرفت دائمی از دیگر ویژگی‌های این افراد می‌باشد. هنگامی که کارآفرین یک فعالیت اقتصادی را راه اندازی می‌کند متوقف نمی‌شود؛ او علاقه دارد که همواره به پیشرفت‌های جدیدی دست پیدا کند. کارآفرین توانایی بالایی در کنترل خود دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که اغلب کارآفرینان بیشتر از آن‌که بتوانند محیط بیرون را کنترل و مدیریت کنند بر خود تسلط دارند. اثر جنبی این خاصیت می‌تواند همان قدرت کنترل بر محیط نیز باشد.
کارآفرینان همواره به هدف نگاه می‌کنند و شب و روز فکرشان رسیدن به هدف می‌باشد. دقت کنید که تمرکز بر هدف برای بسیاری از مردم دشوار است. آن‌ها اغلب به کاری که در حال انجام دادن آن هستند فکر می‌کنند نه بر هدف مورد نظر.
کارآفرین توانایی تشخیص اولویت‌ها را دارد. خوب می‌داند چه کاری، چه موقع باید انجام شود و حاضر است بر سر آن با دیگران مبارزه کند
خوش‌بینی از ویژگی‌های مهم و بارز یک کارآفرین است. برای همین بسیاری از کارآفرینان جوان هستند. چرا که آن‌ها معمولا به هر کاری خوش‌بین می‌باشند. کارآفرین در برخورد با مشکل بدون آن‌که ذهن خود را مخدوش کند مبارزه می‌کند تا آن را از میان بردارد. به این مثال توجه کنید: مدیر کارآفرین یک شرکت را در نظر بگیرید او همواره در حال ایجاد تغییر در شرکت می‌باشد تا به هدف های خود نزدیک شود. اگر شکست بخورد باید ریسک یا همان هزینه آن را بپردازد.
فرض کنید که پول و امکانات هم دارد و می‌پردازد. چیزی که این فرد نیاز دارد صفتی است به نام “شجاعت” او باید دل انجام تغییرات و به نوعی بازی با سرنوشت خود، کارمندان و شرکت را داشته باشد. کارآفرین معمولا قدرت تحمل بالایی دارد. این قدرت تحمل از مسائل کاری شروع شده و یقین به مسائلی که در اجتماع با خانواده او رخ خواهد داد کشیده خواهد شد. قدرت تحمل جاذبه ایجاد می‌کند در حالی که عدم داشتن آن فرد را مجذوب می‌کند. مثال ساده آن‌که فردی که قدرت تحمل بالایی ندارد معمولا در یک شرکت دولتی مشغول به کار عادی می‌شود.
کارآفرین انگیزه داخلی بالابی برای انجام کار دارد. دقت کنید که اگر فردی دارای انگیزه بسیار قوی برای انجام کاری باشد و آن انگیزه درونی نشده باشد در هر لحظه ممکن است که فرد آن کار را رها کند. نیروی انگیزشی در کارآفرین در درون خود او وجود دارد و تا زنده هست به کار و فعالیت ادامه می‌دهد. تفاوت گرمای زمین و خورشید را مقایسه کنید، اگر خورشید برود زمین سرد خواهد شد اما اگر زمین برود خورشید همچنان گرم خواهد ماند.

آیا همه می‌توانند کارآفرین باشند؟

همه ما می‌توانیم یک کارآفرین باشیم، چه کارمند، چه کشاورز و… در هر پست و مقامی که باشیم در راه انجام فعالیت‌های خود می‌توانیم کارآفرین بوده و ایده های خود برای بهبود انجام کارها را به واقعیت تبدیل کنیم. یک کشاورز می‌تواند با راه اندازی روش‌های جدید کاشت، آبیاری، نگهداری و… کمیت با کیفیت محصولات خود را بالا ببرد. یک کارمند می‌تواند برای انجام فعالیت‌های روزانه و البته در چهارچوب اختیارات خود روش‌های جدیدی را اختیار کند تا انجام کارها برای خود و ارباب‌رجوع سریع‌تر و با کیفیت بالاتری صورت پذیرد.
همان‌طور که مشاهده می‌کنید در تمام مثال‌هایی که آورده شد نوعی ریسک وجود دارد. این ریسک ممکن است باعث از بین رفتن محصول کشاورز شود یا باعث شود تا کارمند توبیخ یا اخراج شود یا سرمایه گذاری آن مهندس یا شرکت به هدر رود. و دست آخر آن‌که مربی تیم ممکن است جایگاه با اعتبار خود را از دست دهد. بنابراین مشاهده می‌کنید که به سادگی می‌توان این نتیجه را گرفت که کارآفرینی بدون ریسک امکان‌پذیر نیست. شاید از همین جمله بتوان فهمید که چرا در کشور ما در میان جوانان کارآفرینی جایگاه والایی ندارد.

چه تفاوتی بین کارآفرین و یک بازرگان با یک مدیر وجود دارد؟

یک کارآفرین به منظور تحقق ایده اش عوامل مورد نیاز مانند زمین، نیروی کار، مواد مصرفی و سرمایه را فراهم آورده و با استفاده از قدرت تصمیم‌گیری، مهارت‌ها و استعدادهای فردی‌اش در طراحی، سازمان دهی، راه اندازی و مدیریت واحد جدید، ایده اش را محقق می‌سازد و از این راه به کسب درآمد می‌پردازد. همچنین در این راه یک عدم موفقیت را به دلیل فعالیت در محیط غیرقابل کنترل و مبهم و با موانع پیش‌بینی نشده می‌پذیرد. از نظر علم اقتصاد، کارآفرین فردی است که با صرف زمان و انرژی لازم، منابع، نیروی کار، مواد اولیه و سایر دارائی ها را به گونه‌ای هماهنگ می‌سازد که ارزش آن‌ها با محصولات حاصل از آن‌ها نسبت به حالت اولیه‌اش افزایش یابد (ایجاد ارزش افزوده کند).
کارآفرین یک سرمایه دار نیست ولی قادر است از سرمایه های راکد به خوبی استفاده کند. او یک مخترع، عالم، متخصص و هنرمند نیست ولی توان بهره برداری مناسب از علم، تخصص و هنر دیگران را دارد. کارآفرینان با مهارتی که در تشخیص فرصت‌ها، موقعیت‌ها و ایجاد حرکت در جهت توسعه این موقعیت‌ها دارند، پیشگامان حقیقی تغییر در اقتصاد و تحولات اجتماعی محسوب می‌شوند. آن‌ها تصدیق می‌کنند که موفقیت و بقاء در چشم‌اندازهای برخواسته از فردا، نیازمند چالاکی، قوه ابتکار و خلاقیت است. علاوه بر این کارآفرینی به ریسک‌پذیری، نوآوری و کنش کارآفرینانه هم نیاز دارد. بر اساس نظریات اقتصادی و تجارب حاصله در اقتصادهای رو به رشد: کارآفرینان موتور محرکه توسعه و رشد اقتصادی محسوب می‌شوند و بالطبع اشتغال زایی یکی از ره آوردهای مهم کارآفرینی می‌باشد.
کارآفرینان نقش کلیدی در توسعه اقتصادی و تحولات اجتماعی دارند. کارآفرینان به عنوان عناصر اصلی در تسریع پیشرفت کشورهای درحال توسعه و در تجدید حیات و استمرار توسعه کشورهای صنعتی مورد توجه و مطالعه بوده‌اند.

کارآفرینی به معنی اداره مشاغل کوچک نیست

برخی از مردم به اشتباه واژه کارآفرین را در معنی صاحب مشاغل کوچک به کار می‌برند. در آمریکا مشاغل کوچک به کارخانه‌هایی گفته می‌شود که کمتر از ۵۰۰ کارمند دارند؛ بنابراین، واژه صاحب مشاغل کوچک به شخصی گفته می‌شود که صاحب حق مالکیت کارخانه‌ای با کمتر از ۵۰۰ کارگر است.
اداره مشاغل کوچک یک نهاد دولتی است که مسئول حمایت از فعالیت‌های مشاغل کوچک است. این نهاد منابع سودمند زیادی برای کسانی که چنین مشاغلی را ایجاد کرده و آن را به خوبی مدیریت می‌کنند ارائه می‌دهد. بر اساس آمارهای سازمان SAB در سال ۲۰۰۰ در آمریکا ۲۴ میلیون شغل کوچک وجود داشته که این تعداد ۴۰% کارخانه‌های آمریکا و %۷۵ تمام مشاغل جدید ایجاد شده است.
بسیاری از کارآفرینان برای مدت کوتاهی صاحبان مشاغل کوچک هستند. اما تمام صاحبان مشاغل کوچک کارآفرین نخواهند شد به عبارت دیگر همه صاحبان مشاغل کوچک وارد یک فعالیت شغلی جدید نمی‌شوند. افراد با خرید کارخانه‌ها صاحب مشاغل کوچک می‌شوند اما بسیاری از این صاحبان مشاغل تمایل دارند مشاغل خود را کوچک نگه دارند و آن‌طور که کارآفرینان عمل می‌کنند شغل‌شان را توسعه ندهند.
این طبیعی است که اعتقاد داشته باشید کارکردن برای خودتان ممکن است بهتر از کارکردن برای دیگران باشد اما حتی اگر شما صاحب شغل نباشید کارکردن در یک کارخانه کوچک متفاوت از کار کردن برای یک کارخانه بزرگ است. یک اختلاف بزرگ در میزان رضایت است. در رأی‌گیری اخیر انجام شده، کارخانه‌هایی با کمتر از ۵۰ کارمند دارای کارمندان راضی‌تری هستند. مشاغل کوچک ضررهایی شامل حقوق کم و امکانات پزشکی و بیمه‌ای کم یا صفر دارند. اما برای اکثر افراد این زبان‌ها با رضایت ناشی از فضای خوب کاری خنثی می‌شود. در مشاغل کوچک از افراد انتظار می‌رود تمام مهارت‌های خود را به نمایش بگذارند. آن‌ها به راحتی می‌توانند ببینند چگونه کارشان روی تبلیغات شرکت اثر می‌گذارد یا چگونه عمل آن‌ها روی سودآوری شرکت مؤثر است.

کارآفرینی به عنوان سبک زندگی

کارآفرین کسی است که بتواند ارزشی را در جامعه خلق نماید؛ چه ارزش مادی، چه ارزش معنوی، سیاسی، فرهنگی یا اجتماعی، بنابراین کارآفرینان اجتماعی کسانی هستند که درصدد شناسایی و رفع نیازهای جامعه‌اند و در این راه از اعتبار اجتماعی خود مایه می‌گذارند و برای رسیدن به هدف و مأموریت خود دست به ایثار و از خودگذشتگی می‌زنند. کارآفرینان سیاسی درصدد شناسایی نیازها و خلأهای سیاسی جامعه هستند و می‌کوشند تا موانع سیاسی موجود را جهت رشد و توسعه جامعه و استقرار عدالت و دموکراسی شناسایی کنند و از سر راه بردارند. البته از طریقی نو و کارآفرینانه.
کارآفرینان فرهنگی افرادی هستند که ارزش‌ها فرهنگی را در جامعه خلق، کشف یا احیا می‌نمایند. در هر صورت هر یک از کارآفرینان اجتماعی، سیاسی و فرهنگی همچون کارآفرینان اقتصادی دائما در جستجوی نیازها و فرصت‌ها هستند تا از طریق خلاقیت، ریسک‌پذیری و رهبری ارزشی را در جامعه ایجاد و خلأ یا نقصی را اصلاح نمایند. می‌توان گفت کارآفرینی یک شغل نیست که فقط در بعد اقتصادی و آن هم در حوزه کسب و کار مطرح باشد بلکه فراتر از آن یعنی یک سبک زندگی با یک فرهنگ است که همواره همراه کارآفرین است و بر تمام شئون زندگی او تأثیر می‌گذارد؛ از جهان‌بینی و ایدئولوژی و انتخاب دین وی گرفته تا انتخاب همسر، شغل و حرفه و روش انجام کارهایش.
لذا کسی که دارای ویژگی‌های کارآفرینانه است الزاما نباید وارد حوزه کسب و کار و بعد اقتصادی کارآفرینی شود. همان‌طور که افراد زیادی در حوزه‌های فرهنگی، اجتماعی و سیاسی فعالیت می‌کنند و دارای ویژگی‌های کارآفرینانه هستند الزاما نباید وارد حوزه کسب و کار و بعد اقتصادی کارآفرینی شوند. همان‌طور که افراد زیادی در حوزه‌های فرهنگی، اجتماعی و سیاسی فعالیت می‌کنند و دارای ویژگی‌های کارآفرینانه هستند ولی صاحب کسب و کاری نیستند یا برعکس افراد زیادی هستند که در موقعیت‌های کارآفرینانه قرار دارند یعنی صاحب کسب و کاری هستند اما رفتار کارآفرینانه ندارند.
لذا یک خانم خانه‌دار، یک محصل، یک نویسنده، یک خبرنگار، یک استاد دانشگاه، یک سیاست‌مدار، یک کارخانه‌دار، یک روحانی، یک تاجر یا یک کارگر می‌تواند رفتار کارآفرینانه داشته باشد یا نداشته باشد. به طورکلی می‌توان گفت کارآفرینان به سبک خاصی زندگی می‌کنند، با عینک خاصی به جهان نگاه می‌کنند و به روش خاصی با مسائل و مشکلات و پدیده‌ها برخورد می‌کنند. آن‌ها یک زندگی کارآفرینانه دارند که ممکن است در این زندگی کسب و کار کارآفرینانه‌ای داشته باشند یا نداشته باشند. مشخصات چنین زندگی ذیلا توضیح داده می‌شود.

زندگی کارآفرینانه

زندگی کارآفرینانه زندگی است که جستجوگری، تکاپو و تلاش مستمر و بی‌وقفه برای رسیدن به کمال، اساس آن است. زندگی‌ای که در آن باید دائما در جستجوی میان‌برها باشی و خلاقیت جوهره آن است. زندگی که هیچ‌گاه به وضع موجود اکتفا نمی‌کند. در حالی که باید با یک چشم به آینده بنگری با چشم دیگر به دنبال شکار ایده ها و فرصت‌ها از گذشته و حال باشی، زندگی که در آن شوق و صراحت و نشاط و صداقت و مثبت‌اندیشی آذوقه راه و سفر است. سفری سخت و خطرناک و مهیج و پایان ناپذیر، در ادامه به ویژگی‌های مهم زندگی کارآفرینانه اشاره می‌شود، در زندگی کارآفرینانه:

  • * ارزش فرصت‌ها بسیار بیشتر از ارزش طلاست و در آن امروزت با فردایت یکسان نیست و هر لحظه باید تصمیمی جدی و سرنوشت ساز بگیری.
  • * بی‌توجهی به شرایط محیطی، هرلحظه نقاط قوت تو را تبدیل به نقاط ضعف می‌کند. شکست مفهومی دیگر دارد و گاهی باید عمدأ راه اشتباه را طی کنی تا به جواب درست برسی.
  • * ارزش‌ها و قواعد آن را همواره باید زیر ذره‌بین قرار دهی و از نو ارزیابی و ارزش‌گذاری کنی.
  • * اغلب با حیرت و ابهام همراه است و گاهی با وجود آن‌که هدفی، داری تا رسیدن به آن از آن بی خبری.
  • * تا آن‌جا باید احساساتی شوی که منطقت اجازه می‌دهد. در این زندگی باید پازلی را حل کنی که تصویر نهایی آن را ندیده‌ای، با این وجود امیدوار هستی و ندایی از درون همواره تو را به سمت چشم‌انداز هدایت می‌کند.
  • * عشق رسیدن به مقصد، خواب را از چشمانت می‌گیرد و برای موفقیت حتما باید اول طعم شکست را بچشی.
  • * اگر برای آینده‌ات برنامه ای نداشته باشی دیگران برایت برنامه‌ریزی می‌کنند.
  • * برای پول درآوردن اول باید از پول چشم‌پوشی کنی تا بتوانی نانی به کف آری و به غفلت نخوری.
  • * موفقیت بذر شکست را با خود نمی‌پاشد، بلکه برعکس شکست‌ها بذر موفقیت را با خود می‌باشند، در آن اساسا شکست به معنی واقعه‌ای است که معیارهای موفقیت با معیارهای رایج سنجیده نمی‌شود.
  • * شوخی و مزاح و بازی گاهی جدی‌تر از جدی است و امور بسیار جدی گاهی شوخی‌تر از شوخی است.
  • * بیشتر فکر می‌کنی که چگونه فکر کنی.
  • * یک سؤال خوب و به جا بهتر از هزار پاسخ خوب و به جا ارزش دارد و بیشتر از آن‌که به موضوع فکر کنی به انتخاب موضوع و تعریف صحیح آن فکر می‌کنی.
  • * برای بقا، در کسب و کار باید حرف نویی برای گفتن داشته باشی و بدون خلاقیت محکوم به فنا خواهی بود. ضمن این‌که همواره نگران این هستی که مبادا اختراع‌هایت وسیله‌ای تکامل یافته برای رسیدن به هدفی تکامل نیافته باشد.
  • * چیز تازه‌ای به دست نمی‌آید مگر این‌که تازه‌ای برایت کهنه شود. در این زندگی تصور و خیال برتر از دانش است.
  • * خلاقیت به معنویت می‌انجامد و معنویت به خلاقیت.
  • * خودشناسی یعنی خداشناسی و خودشناسی یعنی آگاهی از کارکرد سیستم فراشناختی ذهن و کنترل آن، در این زندگی است که افراد به فرا آگاهی می‌رسند و با دقت در فهم خود و رسیدن به خویشتن خویش یک ساعت تفکرشان بهتر از سال‌ها عبادت می‌شود.
  • * سازمان ها پاسخ‌های درست به سؤال‌های غلط نمی‌دهند و هر مدیر و کارمندی چگونه یاد گرفتن و فراموش کردن را یاد می‌گیرد، در این زندگی سازمان ها می‌دانند که فراتر از کارکنان‌شان نمی‌توانند قدم بردارند و به خوبی یاد گرفته‌اند تا زمانی که به روش‌های قبلی تفکر می‌کنند نمی‌توانند پیش بروند و نمی‌توانند سبک مدیریت و سازمان خود را توسعه و بهبود بخشند.
  • * تنها از سمت چپ مغز استفاده نمی‌شود، بلکه سمت راست مغز به طور مستمر و فعال مورد استفاده قرار می‌گیرد و سبک‌های مختلف تفکر به طور آگاهانه انتخاب و در حل مسائل به کار می‌رود.
  • * عقل به اندازه‌ای رشد می‌یابد که دست خود را به عاقل‌تر از خود می‌دهد و بعضی اوقات دستش را به دل می‌دهد و می‌گوید از این‌جا به بعد کار من نیست.
  • * کل نگری و جزء نگری، محافظه کاری و ریسک‌پذیری، واقعیت‌ها و آرمان‌ها، نظم و نوآوری و بسیاری از این قبیل اضداد، با هم جمع می‌شوند و کارآقریت کامل جمع اضداد نامیده می‌شود.
  • * سازمان ها بر اساس شایسته‌سالاری کارکنان خود را انتخاب می‌کنند و از بوروکراسی اداری، مقررات خشک و کنترل سخت‌گیر و جزءنگر و همچنین روابط رسمی و از بالا به پایین و انحصار اطلاعات پرهیز می‌شود.
  • * کانون توجه افراد بیشتر به سمت فرصت‌ها هدایت می‌شود تا تهدیدها و با مهارت‌های خاصی تهدیدها به فرصت تبدیل می‌شوند و افراد به خوبی می‌دانند که فرصت‌ها دیر به دست می‌آیند و زود از دست می‌روند.
  • * همه کارها به نحو احسن انجام می‌شود حتی اگر آن کار ساختن سنگ لحد باشد و سازمان ها حقیقتا مشتریان خود را دوست دارند و در ارضای نیازهای آن ها اکتفا به اظهارات آن ها نمی‌کنند بلکه در جستجو و کشف نیازهای پنهان مشتریان خود هستند، نیازهایی که مشتریان دارند ولی از آن بی‌خبرند.
  • * دیدن یعنی تجربه تفسیر نشده واقعیت، و افراد می‌دانند که گاهی چشم‌ها به دارنده خود دروغ می‌گویند اما خرد خیانت نمی‌کند کسی را که از او پند و اندرز بخواهد، به عبارت دیگر افراد مراقب هستند تا فقط چیزهایی را نبینند که دلشان می‌خواهد ببینند با آمادگی دیدن آن را دارند، بلکه با چشمان خود بدون تعبیر و تفسیر ببینند.
  • * مغز مزرعه آخرت است و دروغگو دشمن خدا، ضمیر ناخودآگاه منبع با ارزشی است که ارتباط با آن و استفاده از اطلاعات نهفته در آن یک مهارت محسوب می‌شود، البته مهارتی قابل آموزش.
  • * افراد می‌دانند که نمی‌توانند باد را کنترل کنند اما می‌توانند بادادنشان را تنظیم کنند و با پوست و گوشت و استخوان معنی این جمله را درک کرده‌اند که در بند آنی که در پی آنی.
  • * کارآفرینان گاهی تقلید را بدتر از اشتباه می‌دانند و برعکس دیگران، اگر به حد کافی به مشکل نزدیک شوند خود را قسمتی از مشکل نمی‌بینند، چون با ذهنی آگاه مسائل و مشکلات را شناسایی و تعریف کرده‌اند.
  • * حتما حق با اکثریت نیست و وقتی همه بر ضد شما هستند شما یا کاملا برحق هستید یا کاملا در اشتباه.
  • * معیار موفقیت در کسب و کار با معیارهای رایج تفاوت دارد یعنی اگر پولی از کارتان به دست نیاورید تا زمانی که کاری را انجام می دهید که آن را دوست دارید یک موفق حقیقی محسوب می‌شوید و گاهی در این زندگی می‌توانید بدون سخت کار کردن، شرافتمندانه پولدار شوید.
  • * همواره باید در تلاش برای تشخیص و تفکیک واقعیت‌ها از واقعیت نماها بود و جایی که مدارا درشتی باشد، درشتی باید کرد و جایی که عقل به کار ناید دیوانگی.
  • * کسی از ریسک‌های معقول و متوسط نمی‌ترسد چون همه برای بارش باران دعا کرده‌اند لذا از رعد و برق یکه نمی‌خورند. آن‌ها فقط وقتی جهت و مسیری موجود باشد حرکت نمی‌کنند بلکه خیلی اوقات صرفا حرکت می‌کنند تا یک جهت و مسیری را تولید کنند. آن‌ها می‌گویند: تو پای در راه بنه هیچ مگوی خود راه گویدت چون باید رفت.
  • * تولید راه های جدید از انتخاب راه های موجود مهم‌تر است و علاوه بر درست بودن موضوعات، به پر مایگی آن‌ها نیز توجه می‌شود لذا فقط به قسمت‌های “آه” به موضوعات توجه نمی‌شود بلکه قسمت “وه” آن‌ها نیز اهمیت خاصی دارد.
  • * هیچ کس به هیچ چیز بسنده نمی‌کند و کسی را پیدا نمی‌کنی که بجوید و بلاخره نیابد، اما به یافته‌ها نیز اکتفاء نمی‌شود.
  • * ترتیب امور مهم نیست بلکه نتیجه کار اهمیت دارد و طبقه‌بندی، علامت‌گذاری و تعاریف پدیده ها ثبات و اهمیت چندانی ندارد یا به عبارت دیگر برای پدیده ها یک جامه برای همیشه دوخته نمی‌شود، بلکه با تفکر خلاق مرتب جامه آن‌ها دریده می‌شود.
  • * همه افراد فرایند خلاقیت را طی کرده‌اند و به خوبی می‌دانند که چه وقت و چطور از ضمیر ناخودآگاه خود استفاده کنند. آن‌ها می‌دانند که ضمیر ناخودآگاه، حقایق، داده ها آثار و نشانه‌های زیادی را از محیط دریافت می‌کند که ضمیر آگاه به دلیل قالب‌های ذهنی به آن‌ها بی‌توجه است و از این منبع به نحو احسن استفاده می‌کنند.
  • * هیچ چیز مثل سودمندترین و درست‌ترین منبع برای خلاقیت نیست و افراد به خوبی می‌دانند که خیلی چیزها قبل از این‌که خواص‌شان شناخته شود، چیزهای بی‌ارزشی بوده‌اند و لذا از چیزهایی که در حال حاضر بی‌ارزش تلقی می‌شوند بی‌تفاوت و به راحتی نمی‌گذرند و لذا قادرند چیزهای با ارزشی از هیچ ایجاد کنند.
  • * ریشخند کردن، طعنه زدن و چوب‌کاری کردن را کمتر می‌بینید و از بی‌انصافی، خودخواهی و احساس زرنگی کردن دیگران بیشتر در امانید. یکی از نشانه‌های بارز این زندگی نشاط است که موجب از بین رفتن افسردگی و بدبینی و غم و ترس می‌شود.
  • * به سبب تفکر مثبت، از بد زبانی، تهمت و بی‌حرمتی به مقدسات افراد پرهیز می‌شود و از عصبانیت، کینه‌توزی، آزار و انتقام خبری نیست.
  • * افراد مشغول ریزبینی و نکوهش و قضاوت دیگران نیستند. در سبک‌های زندگی دیگر، افراد چیزهایی را می‌بینند و می‌گویند “چرا؟” اما در زندگی کارآفرینانه افراد یاد می‌گیرند که چیزهایی که هرگز وجود نداشته است را ببینند و بگویند “چرا که نه؟”
  • * باید چراهای دوران کودکی را دوباره آغاز کنید، اما نه در مورد چیزهای ناشناخته بلکه در امور بدیهی؛ تحلیل امور عادی، احتیاج به ذهنی غیر عادی دارد. کشف ناشناخته‌ها، عملی جسورانه است اما از آن جسورانه‌تر زیر سؤال بردن ناشناخته‌ها است.
  • * مغز انسان به مثابه یک سیستم انبارداری است که همواره اولین خروجی از آن، اولین ورودی به آن است که کار نمی‌کند بلکه قابل تغییر و کنترل است.
  • * اولین نگاه به موضوعات و پدیده‌ها به معنی درست‌ترین نگاه و بهترین موضع نیست، بلکه در هر نفس جهان نو می‌شود، بهار و خزان توأمند و بهار در اوج این زندگی مصداق واقعی بیت زیر خواهی شد: سبزه گردی، تازه گردی در نویی / گر تو خاک اسب جبرئیلی شوی.
  • * بازی و بازی گوشی فقط اختصاص به بچه‌ها ندارد و خیال‌پردازی به معنی وقت تلف کردن یا تنبلی و دیوانگی نیست و همچنان که جدی بودن یک ارزش است، شوخی و تفریح و مزاح هم با ارزش است.
  • * هر مشکلی با پول و تفکر علمی حل نمی‌شود و همچنان که عقل و منطق و عملگرایی و عدد و رقم و محاسبه خوب است، احساس و هیجان و بصیرت و کشف و شهود هم لازم است، چون می‌دانی که نو ز کجا می‌رسد کهنه کجا می‌رود، گرنه ورای نظر عالم بی‌منتهاست.
  • * خلاقیت شرط انسانیت است.
  • * افراد در فرایند امکان سنجی ایده هایشان دچار وسوسه اقتصادی نمی‌شوند و قبل از این‌که مسائل فنی و امور مربوط به بازار طرح هایشان را بررسی کنند، مسائل مالی و اقتصادی را مطرح نمی‌کنند. آن‌ها اگر پنج ساعت برای قطع درختی وقت داشته باشند، چهار ساعت و نیم آن را صرف تیز کردن تبرشان می‌کنند.
  • * اموری که افراد درباره آن‌ها تعصب به خرج می‌دهند، بدون چون و چرا پذیرفته نشده‌اند. در این زندگی مردم یک عمر بدبختی نمی‌کشند تا به دیگران ثابت کنند خوشبختند.
  • * ریسک معقول و حساب شده جایگاه خاصی دارد.
  • * افراد کارهایی را که ضرر ندارد انجام می‌دهند چون ممکن است سود داشته باشد و کارهایی را که سودی ندارند انجام نمی‌دهند چون ممکن است ضرر داشته باشد. اما در مورد کارهایی که به ضرر دارد و نه سود یا هم ضرر دارد و هم سود، بررسی و مشورت می‌کنند.
  • * افراد بیشتر از آن‌که به قدرت نیاز داشته باشند، به موفقیت نیاز دارند و لذا می‌کوشند کارهایشان را به بهترین وجه انجام دهند، در این راه به استانداردها و انتظارات و رضایت دیگران اکتفاء نمی‌کنند.
  • * افراد به هنگام مواجه شدن با مشکلات، علت آن را ابتدا در خود جستجو می‌کنند نه در دیگران یا محیط.
  • * پیشقدم بودن در امور سخت و پیچیده بسیار مورد توجه است.
  • * افراد خودانگیخته بار می‌آیند و از کاری که به آن مشغولند انگیزه می‌گیرند نه از محیط، پول یا دیگران.
  • * هر چه سن بیشتر می‌شود خلاقیت و کارآفرینی افزوده می‌شود چون با مهارت‌های فکری که افراد پیدا می‌کنند قادر می‌شوند تجربه‌هایشان را به امور دیگر تعمیم ندهند.
  • * افراد متوجه می‌شوند که اگر کارها را با یقین شروع کنند در پایان به شک می‌رسند، اما اگر با شک شروع کنند به یقین خواهند رسید و به خوبی فهمیده‌اند که شک منزلگاه خوبی نیست بلکه یک سکوی پرش مناسب است.

زندگی کارآفرینانه مثل رانندگی با سرعت بالا در جاده یخبندان است، زندگی که هر کس پا در آن بگذارد سنگ‌های زیادی از همه سو به طرفش پرتاب می‌شود: سنگ‌هایی از طرف همه کسانی که کلیشه‌ای فکر می‌کنند. اما اگر کسی با این سیک آشنا شده باشد و آن را پذیرفته باشد به مرور یاد می‌گیرد که چطور با این سنگ‌ها خانه بسازد، خانه‌ای که وقتی ستون‌های آن زده شد همه مخالفین برای نوشتن نام خود بر سر در آن به صف می‌شوند.
در زندگی کارآفرینانه افراد منتظر نمی‌مانند که ایده طلایی به ذهن‌شان خطور کند یا جرقه‌ای سهمگین و پر تلالو در ذهن‌شان زده شود و بعد کار را شروع کنند بلکه کار را با ایده ای نسبتا کوچک که تنها بتواند آن‌ها را در آغاز کار از خطر محفوظ دارد شروع می‌کنند تا بتوانند به تدریج آن را بزرگ و بزرگ‌تر و کامل و کامل‌تر نمایند. در این زندگی به لباس‌های کهنه وصله نو دوخته نمی‌شود. کارآفرینی یک سبک زندگی است.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

فرایند طراحی سیستم کیفیت

 

 

(فرایند طراحی سیستم کیفیت ) یک سیستم کیفیت، متشکل از استانداردها و رویه‌هایی است که برای حفظ سطح کیفیت مطلوب در هر بار تولید کالا یا خدمت ایجاد شده‌اند. این قسمت از سیستم کیفیت بسیار منسجم، قابل اندازه‌گیری و مدیریت می‌باشد. پیش از آغاز کار، سازمان شما باید یک تیم مرکزی تشکیل دهد که فرایند طراحی سیستم عملکرد را به جلو پیش ببرد.
هشت گام فرایند طراحی عبارت‌اند از:

۱- فهم فرایند ها و ساختارهای کسب و کار و ترسیم نقشه های آن‌ها

این کار کمک می‌کند که طراحان سیستم ارزیابی عملکرد، به کل سازمان و فرایند های تجاری آن، وضعیت رقابتی و محیطی که در آن فعالیت می‌کند، فکر کنند. علاوه بر این کمک می‌کند که نقطه نظرات مشتریان به درستی شناخته شده و اثر فعالیت‌های مختلف بر انتظار مشتری از کیفیت به خوبی مشخص شود.

۲- اولویت بندی عملکرد کسب و کار

سیستم ارزیابی عملکرد همواره باید نیازهای ذی‌نفعان را از مرحله طراحی راهبرد سازمان گرفته تا فرایند های کسب و کار پشتیبانی کند. قبل از آن‌که فرایند ها وارد مرحله طراحی واقعی شوند، این اولویت‌بندی باید به خوبی صورت گرفته باشد.

۳- درک سیستم ارزیابی عملکرد موجود

در هر سازمان نوعی سیستم ارزیابی عملکرد وجود دارد. به همین علت، اساسا دو راه برای طراحی و پیاده سازی یک سیستم ارزایابی عملکرد جدید وجود دارد. یا شما باید سیستم قدیمی را دور انداخته و یک سیستم جدید را به عنوان جایگزین معرفی نمایید: یا می‌توانید سیستم فعلی را توسعه دهید. هر دو راه حل ممکن است به نتیجه برسند ولی احتمال بروز مشکل در راه حل اول بیشتر است. افراد ممکن است به سیستم ارزیابی قدیمی وفادار باقی بمانند و از هر دوی سیستم ها به صورت همزمان استفاده کنند یا از سیستم قدیمی استفاده کنند و تنها تظاهر کنند که از سیستم جدید استفاده می‌کنند. بنابراین با انتخاب راه حل دوم می‌توانید از بروز این مشکل جلوگیری نمایید.

۴- ایجاد شاخص‌های عملکردی

مهم‌ترین عنصر یک سیستم ارزیابی عملکرد، مجموعه شاخص‌های عملکردی آن است که شما برای سنجش عملکرد سازمان و فرایند های تجاری خود به کار می‌برید. این نقطه جایی در فرایند طراحی است که در آن رویکرد بالا به پایین با رویکرد پایین به بالا تلاقی پیدا کرده و به مشارکت بخش عمده‌ای از افراد سازمان نیاز دارد. هدف از این مرحله آن است که برای سیستم ارزیابی عملکرد تعدادی شاخص عملکردی مناسب و دقیق تهیه شود.

۵- در تعیین روش جمع‌آوری داده های لازم

تهیه تعدادی شاخص عملکردی عالی که به شما هر چه نیاز دارید درباره سازمان تان بدانید را ارائه کند موضوع مهمی است اما این‌که شما بتوانید داده های لازم را برای محاسبه شاخص‌های عملکردی جمع‌آوری کنید خود موضوع متفاوتی است. این مسأله در هنگام تعیین شاخص‌های فرایند باید مورد توجه قرار گیرد، در غیر این صورت شما شاخص‌هایی را ایجاد می‌کنید که هیچ وقت قابل سنجش نیستند. در این مورد هزینه و زمان در مقابل مزایای جمع‌آوری داده ها قرار می‌گیرد اما می‌توان میان بهترین داده ها / بیشترین هزینه و کمترین داده / کمترین هزینه یک حد وسط را انتخاب نمود.  

۶- طراحی گزارش‌ها و قالب نمایش داده های مربوط به عملکرد

در این گام، شما تعیین می‌کنید که داده های مربوط به عملکرد چگونه برای کاربران به نمایش گذاشته شود، چگونه کاربران این داده ها را در مدیریت، پایش و بهبود به کار برند، و چه کسانی به این داده ها دسترسی داشته باشند. در پایان این مرحله شما به یک سیستم ارزیابی عملکردی دست یافته‌اید که جای خود را در سیستم مدیریت مبتنی بر ارزیابی سازمان محکم کرده است.

۷- آزمایش و تنظیم سیستم ارزیابی عملکرد

اولین اقدامات شما در سیستم ارزیابی عملکرد احتمالا کامل نخواهند بود. ممکن است برخی از شاخص‌های عملکردی وجود داشته باشند که در حد انتظار نبوده، یا با یکدیگر تقابل داشته، یا رفتارهای نامطلوب دیده شوند یا مشکلاتی در خصوص در دسترس بودن داده ها بروز کند. انتظار این وضعیت را داشته باشید. در این گام شما باید سیستم را به صورت کامل آزمایش کنید و عناصری که طبق برنامه کار نمی کنند را اصلاح نمایید.

۸. پیاده‌سازی سیستم ارزیابی عملکرد

حال زمان راه اندازی سیستم تان فرا رسیده است. این زمانی است که سیستم به صورت رسمی تکمیل شده باشد و همه بتوانند از آن استفاده نمایند. این مرحله شامل مسائلی مانند مدیریت سطح دسترسی کاربران، آموزش و نمایش سیستم نیز می‌باشد.

برای صحیح کار کردن این فرایند نیازی نیست که تمام گام‌های ذکر شده دقیقا آن‌طور که ذکر شد انجام شود. در برخی موارد، یک یا چند گام ممکن است لازم نباشد یا این‌که احتیاج به گام‌های دیگری باشد، این شما هستید که باید تصمیم بگیرید برای افزایش شانس موفقیت سیستم چه تغییراتی را به فرایند دهید. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

طراحی قسمت دوم سیستم کیفیت

این بخش از سیستم کیفیت یک بخش مفهومی است که بیشتر به نقش مدیریت در افزایش انگیزه و اراده افراد برای تسهیل اجرای قسمت اول می‌پردازد و ریشه در ارتباط مدیریت و کارکنان دارد، که پیش از این مورد بحث قرار گرفت. در بیشتر موارد کارکنانی که فعالیت‌ها و فرایند را اجرا می‌نمایند، می‌دانند که چگونه کیفیت را بهبود دهند. این قسمت از سیستم باید به کارکنان اجازه دهد که پیشنهادهای خود را ارائه دهند و آن‌ها را تشویق کند که خواستار بهبود کیفیت باشند.

مشتری

به شمار آوردن مشتریان در برنامه کیفیت به صورت‌های مختلفی از جمله هزینه از دست دادن یک مشتری، انتظار مشتری از کیفیت و سطح رضایت مشتری دیده می‌شود. بخش مربوط به مشتریان در یک برنامه کیفیت در هر سازمان و صنعت منحصر به فرد است اما همه آن‌ها باید مشخص کنند که کیفیت چه اثری در سیستم ارزش مشتری داشته و چگونه مشتری را به خرید ترغیب می‌کند.
به خصوص، کیفیت در صنایع خدماتی، با میزان حفظ مشتریان و هزینه از دست دادن یک مشتری سنجیده می‌شود. اگر معیارهای معمول حسابداری قادر بودند میزان دقیق هزینه از دست دادن یک مشتری را محاسبه کنند برای مدیران بسیار آسان‌تر بود که میزان دقیق منابع را برای حفظ مشتریان  اختصاص دهند. طبق بررسی هاروارد بیزنس ریویو شرکت‌ها می‌توانند با حفظ مشتریان خود تنها ۵ درصد بیشتر نسبت به گذشته سودآوری خود را به اندازه ۱۰۰ درصد افزایش دهند هر چقدر مشتریان بیشتر از محصولات یک شرکت استفاده کنند با گذشت زمان سود بیشتری برای شرکت خواهند داشت.
کیفیتی که نظر مشتریان را جلب نماید، می‌تواند به تبلیغات زبانی منجر می‌شود در صنایع خدماتی، این نوع تبلیغات معادل بیش از ۶۰ درصد یک کسب و کار جدید است. اگر یک شرکت بتواند با بهبود کیفیت، میزان این تبلیغات را بیشتر کند، می‌تواند اثر قابل توجهی بر درآمد خود داشته باشد.

خرید

در حوزه خرید، تنها با پیاده‌سازی چند سیاست و رویه مربوط به کیفیت می‌توان به منفعت چشمگیری دست یافت. تأمین کنندگان امروزی باید در تلاش‌ها و اقدامات مربوط به کیفیت با شرکت شریک باشند. کالاها یا خدمات یک شرکت تنها زمانی خوب است که ترکیب ورودی‌های شرکت خوب باشد.
اولین گام برای مشارکت دادن واحد خرید در سیستم کیفیت آن است که همه استانداردهای مربوط به مواد اولیه را در اختیار آن بگذارید. اگر استانداردها و رویه‌های سیستم کیفیت همان گونه که در مرحله طراحی تشریح شد تکمیل شده باشند، استانداردهای مورد نیاز بخش خرید نیز وجود دارند.
گام دوم، آموزش پرسنل خرید درباره اهمیت استانداردها برای جریان فرایند های سازمان است. اگر استانداردها رعایت نشود، کیفیت کالا خدمت به خطر می‌افتد. علاوه بر این کارکنان باید فرا بگیرند که چگونه با استانداردهای لازم ارتباط برقرار کنند و آن‌ها را ارزیابی کنند. به این منظور ممکن است لازم باشد، آموزش‌های مربوط به کنترل فرایند آماری و کنترل مواد صورت پذیرد. این آموزش‌ها ممکن است به سادگی یک دوره آموزشی برای پرسنل خرید در مورد چگونگی تناسب مواد اولیه و ورودی با محصول تولیدی باشد.
زمانی که واحد خرید بداند چگونه از کالاها استفاده می‌شود و چه مشکلاتی ممکن است بروز کند، بهتر می‌تواند ورودی‌ها را از لحاظ دارا بودن همه مشخصات لازم، ارزیابی کند. پس از پایان گام‌های اول و دوم، این وظیفه واحد خرید است که الزامات را به تأمین‌کنندگان منتقل نماید و آن‌ها را در کیفیت مسئول بداند. ایم وظیفه همیشه آسان نیست و ممکن است لازم باشد تأمین‌کنندگان جدیدی پیدا شوند یا با تأمین کنندگان فعلی برای بهبود استانداردهای کیفیت شان کار کرد. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

آموزش

آموزش کارمندان به منظور رسیدن به استانداردهای بالاتر کیفیت، جنبه‌های مختلفی دارد. برای مثال، آموزش کیفیت برای مدیریت متفاوت از آموزش برای نیروی کار، معمولی است چرا که آن‌ها نقش های متفاوتی در فرایند بازی می‌کنند.
از آن‌جا که بیشتر مشکلات کیفی از سطوح بالایی سرچشمه می‌گیرند، آموزش هم باید از این سطوح آغاز شود. این آموزش باید ابتدا با مباحث کلی درباره سیستم های کیفیت و نقش مدیریت در برنامه های کیفی آغاز شود. با وجود احترام به دانش مدیران، باید تاریخچه‌ی جنبش کیفیت، نقش آفرینان اصلی در این جنبش و چگونگی تأثیر برنامه های کیفی بر دنیای کسب و کار را بدانند. به خصوص، مدیریت باید بداند که مدیریت کیفیت چگونه در گذشته بر صنعت آن‌ها تأثیر گذاشته است و نقش کیفیت در آینده صنعت‌شان چیست.
علاوه بر این مدیریت باید از پیشرفت‌های جدید در مقوله کیفیت آگاه باشد. مهم‌ترین بحث آموزش، نقشی است که مدیریت باید در سیستم کیفیت بازی کند. مدیران باید بدانند که کارمندان چگونه شاهد فعالیت یا سستی آن‌ها هستند، چگونه هر یک از اقدامات شخصی‌شان بر کیفیت مؤثر است و چقدر توجه‌شان به کیفیت اهمیت دارد. مدیریت باید آگاه باشد که بدون رهبری قوی و توجه به کیفیت، یک برنامه کیفیت هیچ معنی نخواهد داشت.
آموزش کارمندان برای برنامه کیفیت باید چگونگی تأثیر این برنامه ها بر فعالیت روزانه آن‌ها را برای‌شان تشریح کند. کیفیت را به صورت کلی معرفی کند و ابزارهایی که آن‌ها برای سنجش خروجی‌هایشان استفاده خواهندکرد را شرح دهد. علاوه بر این باید بدانند که چگونه نقش‌شان می‌تواند به اهداف کلی کیفیت در سازمان کمک کند.

تهیه داده ها و آمار

تحلیل آماری یکی از جنبه‌های مهم در سیستم های کیفیت است. تحلیل آماری را می‌توان سنگ بنای فرایند ارتقاء کیفیت دانست که کاملا با ممیزی یک سیستم کیفیت گره خورده است. آقای دوران کنترل فرایند آماری یا SPC را یک عامل تصمیم گیرنده در سیستم های کیفیت به شمار می‌آورد. تحلیل آماری بخش محاسباتی سیستم های کیفیت است و از این طریق می‌توان آن سیستم را مدیریت کرد. یک گفته معروف در رابطه با کیفیت این است که «آن‌چه نمی‌توانی محاسبه کنی را نمی‌توانی مدیریت کنی» و تحلیل آماری مقادیر لازم برای تعیین تصمیم را به شما ارائه می‌دهد.
آمار ابزار کلیدی دمینگ برای تمیز دادن علل خاص و علل سیستماتیک بود و کلید مدیریت کیفیت به صورت کلی کنترل فرایند آماری (SPC) محسوب می‌شد. SPC توسط والتر شوارت در دهه ۱۹۳۰ و وقتی در آزمایشگاه‌های بل کار می‌کرد، ابداع شد. دمینگ از ایده شوارت، در مدیریت کیفیت استفاده کرد. دمینگ اعتقاد داشت که استفاده از SPC لازم است چرا که انحراف واقعیت زندگی در هر فرایندی وجود دارد. او عقیده داشت که احتمال این‌که دو کالا / خدمت که توسط یک رویه و اپراتور ایجاد شده است، مشابه باشند، بسیار کم است.
نمودارهای کنترلی و نقش آن‌ها در سیستم های کیفیت. نمودارهای کنترلی معمول‌ترین ابزار در سیستم های کیفیت هستند. نمودارهای کنترل، اطلاعات را به صورت مؤثری منتقل می‌کنند. پیش از این، دو نوع مختلف خطا یعنی خطای (۱) سیستماتیک و (۲) خطا با علل خاص را بررسی کردیم. خطاهای سیستماتیک خود را به صورت یک یا دو نقطه خارج از حدود کنترل نشان می‌دهند و بقیه نقاط در داخل حدود قرار دارند، اما علل خاص خود را به صورت نقاط متعدد خارج از محدوده حدود کنترل نشان می‌دهند. مورد استفاده مقادیر آماری در هر سازمان متفاوت است. برای مثال، می‌توان طول یا وزن یک قطعه خاص را اندازه‌گیری کرد و با تحلیل آن نشان داد که آیا قطعات در حدود مورد نیاز قرار دارند یا خیر. در صنایع خدماتی مفهوم تحلیل آماری، انتزاعی‌تر ولی به همان اندازه ارزشمند است. برای مثال یک نفر می‌تواند از مشتریان سؤال کند که در مقیاس ۱ تا ۱۰ به خدمت مورد نظر چه امتیازی می‌دهید؟

ویژگی‌های معمول معیارهای آماری موجود در سیستم های کیفیت عبارت‌اند از:

  • * به وسیله مشتریان تعیین می‌شوند
  • * منعکس کننده چشم‌انداز و ارزش‌ها هستند
  • * با رقبا مقایسه می‌شوند
  • * قابل دست‌یابی هستند

ممیزی

ممیزی یک سیستم مدیریت کیفیت مانند جنبه‌های دیگر این سیستم اهمیت دارد. فرایند ممیزی به هر فرد که در سیستم درگیر است، نشان می‌دهد که سیستم مدیریت کیفیت به خوبی کار می‌کند و این‌که سیستم به اهداف کوتاه و بلند مدت خود دست یافته است یا خیر. علاوه بر این، ممیزی نقش مهمی را در انگیزش کارمندان و ارزیابی معیارها در نظام پاداش بازی می‌کند.
ممیزی سیستم های مدیریت کیفیت می‌تواند به روش‌های مختلفی انجام شود و هر سازمانی می‌تواند فرایند ممیزی منحصر به فردی که مناسب سیستم اش است داشته باشد. سیستم ممیزی صنایع خدماتی بسیار متفاوت از صنایع تولیدی است اما نتیجه کار همیشه یکسان است. چند مورد سیستم های ممیزی در صنایع خدماتی عبارت‌اند از:
خریداران پنهانی. این خریداران به صورت مستقیم به کارمندان مراجعه می‌کنند و سطح کلی کیفیت خدمات را می‌سنجند و گزارش آن را به مدیریت ارائه می‌دهند. این کار اغلب به صورت معمول انجام می‌شود و بر مبنای این گزارش‌ها، گزارش‌هایی نیز برای کارمندان ایجاد می‌شود.
نظرسنجی‌های مشتریان. نظرسنجی‌های مشتریان امروزه ابزار خوبی برای دریافت نظر مشتریان در مورد کسب و کار شما است. این نظرسنجی‌ها می‌تواند به صورت فرم‌های پستی باشد یا فرم‌های کوچکی که مشتریان در زمان خرید پر می‌کنند یا سؤالاتی که فرد فروشنده در هنگام خرید از مشتری می‌پرسد. دریافت اطلاعات به صورت مستقیم از مشتری بسیار ارزشمند است و باید در هر سازمانی به شکل خاصی صورت گیرد.
مشتریان جدید. معیار تعداد مشتریان جدید در یک بازه زمانی مشخص می‌تواند وسیله بسیار مؤثری برای اندازه‌گیری سطوح کیفیت باشد. مشتریانی که از خدمات شما کاملا راضی هستند، به دیگران نیز انتقال می‌دهند. ۶۰ درصد مشتریان جدید از همین طریق به شرکت مراجعه می‌کنند. مشتریان جدید تست تورنسل خوبی برای سنجش سطح کیفیت هستند.
کیفیت در خدمات. کیفیت در صنایع خدماتی به تازگی متداول شده است و سازمان هایی که برنامه های مدیریت کیفیت یکپارچه را آغاز کرده‌اند، به منافع چشمگیری دست یافته‌اند. مبنای سیستم های مدیریت کیفیت در سازمان های خدماتی، اندازه‌گیری و مدیریت سطح کیفیت خدمات است. برخی معیارها که به عنوان مبنای کیفیت خدمت هستند عبارت‌اند از:

  • * اصل کوه یخی که عنوان می‌کند، یک شرکت خدماتی متوسط از بیشتر از ۹۰ درصد مشتریان ناراضی‌اش هیچ وقت بازخوردی دریافت نمی‌کند. در ازای هر شکایت دریافتی، بیش از ۲۰ مشتری وجود خواهد داشت که احساس می‌کنند با خدمات ارائه شده مشکل داشته‌اند و حداقل ۲۵ درصد این نوع مشکلات، آن قدر جدی هستند که نیازمند بررسی باشند.
  • * درصورتی که مشکل مشتریان بررسی و بر طرف شود، بیش از ۵۰ درصد از آن‌ها باز هم از خدمات شرکت استفاده می‌کنند. اگر مشکل به سرعت بر طرف شود، مشتری احساس می‌کند که شرکت به مشتریانش اهمیت می‌دهد. در این صورت درصد مشتریانی که به استفاده از خدمات شرکت ادامه می‌دهند به ۱۰۰ درصد می‌رسد.
  • * درصورتی که مشکل بر طرف نشود، یک مشتری معمولی، تجربه منفی خود را حداقل به هشت نفر می‌گوید، اگر مشکل بر طرف شود، مشتری تجربه مثبت خود را حداقل برای پنج نفر دیگر تعریف می‌کند.
  • * به صورت متوسط هزینه پیدا کردن یک مشتری جدید حداقل شش برابر بیشتر از نگه داشتن یک مشتری قدیمی است.

همان‌طور که می‌بینید، کیفیت در صنایع خدماتی می‌تواند اثر چشم‌گیری بر درآمد داشته باشد. یک سیستم کیفیت که به خوبی طراحی و مدیریت شود می‌تواند کیفیت خدمات را به حد مورد انتظار برساند.

چکیده

جنبش کیفیت و سیستم های کیفیت در دهه‌های گذشته، نام‌ها و مراجع مختلفی داشته‌اند و ممکن است در نگاه اول یک گرایش کوتاه مدت و مد روز برای مدیریت کسب و کار به نظر برسند. با فضای رقابتی فزاینده و خواسته‌های مصرف‌کنندگان که روز به روز افزایش می‌یابند، متخصصان و مدیران کسب و کار نمی‌توانند مسائل مربوط به کیفیت را نادیده گرفته و انتظار داشته باشند که کماکان جایگاه رقابتی خود را بهبود دهند یا حتی حفظ نمایند. سیستم های کیفیت همواره مسئول افزایش درآمد در کسب و کارهای هر صنعتی بوده‌اند و به سازمان ها کمک کرده‌اند که به اهداف خود دست یابند. سازمان هایی که نمی‌توانند بپذیرند بهبود کیفیت در آینده به یک جزء ثابت در هر قسمت از سازمان بدل خواهد شد حتی آن‌قدر باقی نمی‌مانند که آینده را ببینند.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

کیفیت و مدیریت کیفیت در دنیای کسب و کار

 

 

کیفیت و مدیریت کیفیت، بیش از دو دهه از واژه‌های کلیدی در دنیای کسب و کار بودند. مشاوران بسیاری در این زمینه مشغول به کار شدند و سازمان ها و حتی صنایع جدیدی مانند «جامعه کیفیت و شش سیگمای آمریکا»، در این زمینه ایجاد شدند. مفهوم کیفیت در کسب و کار بیشتر بر صرفه‌جویی و درآمد مضاعفی که سازمان ها می‌توانند با حذف خطاها در عملیات و در نتیجه تولید کالا و ارائه خدمات در بهینه‌ترین سطح مطلوب مشتری کسب کنند، متمرکز است.
خطاها می‌توانند به هر شکلی باشند – برای مثال، تولید تعداد اشتباهی از قطعات، ارسال صورت وضعیت به مشتریانی که حساب‌هایشان را بسته‌اند با ارسال صورتحساب اشتباه به یک مشتری. معمولا همه این خطاها اتفاق می‌افتند و هزینه ناشی از آن‌ها ناچیز به نظر می‌آید. اما با گذشت زمان، زمانی که خطاها مرتبا تکرار می‌شوند، هزینه ها بالا می‌رود بنابراین حذف این خطاها می‌تواند به صورت قابل توجهی درآمد یک کسب و کار را | افزایش دهد. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

کیفیت چیست؟

طبق تعریف «جامعه کیفیت آمریکا»، کیفیت را می‌توان به روش‌های زیر تعریف کرد:

  • * بر مبنای انتظارات مشتری از طراحی کالا / خدمات و این‌که طراحی چقدر با مشخصات اولیه مطابقت دارد.
  • * توانایی یک کالا / خدمت برای ارضای نیازهایی که به صورت مستقیم یا ضمنی بیان شده‌است.
  • * آن‌چه با پیروی از الزامات مشخص سازمان به دست می‌آید.

سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

سیستم مدیریت کیفیت، یک تکنیک مدیریتی برای انتقال نیازمندی‌های تولید کالا / خدمات با کیفیت مطلوب به کارمندان، و اثرگذاری بر فعالیت آن‌ها در تکمیل کارها مطابق معیارهای کیفیت است.

هدف سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

  • * ایجاد یک چشم‌انداز برای کارمندان
  • * تعریف استاندارد برای کارمندان
  • * ایجاد انگیزش در سازمان
  • * تعیین هدف برای کارمندان
  • * کمک به جلوگیری از مقاومت در مقابل تغییر
  • * کمک به جهت‌دهی به فرهنگ سازمانی

چرا کیفیت مهم است؟

سطحی که سازمان شما می‌تواند با یک قیمت رقابتی کالایی با خدمتی را با کیفیتی بیشتر از رقبا تولید کند می‌تواند همان میزان موفقیت تجاری شما باشد. زمانی که کیفیت، یکی از ارکان موفقیت شرکت باشد، سیستم های مدیریت کیفیت کمک می‌کنند که سازمان ها به سطح کیفیت مورد نیاز برسند، الزامات کیفی مشتری را برآورده و کارمندان را از طریق برنامه های رقابتی حفظ کنند و همواره از به روزترین فناوری ها استفاده نمایند.

تاریخ‌چه جنبش کیفیت

در دهه ۱۹۵۰، شرکت‌های ژاپنی متوجه سود حاصل از تمرکز بر کیفیت در سازمان هایشان شدند و از یک آمریکایی به نام ادواردز دمینگ درخواست کمک کردند که وی به دلیل کمک به شرکت‌های ژاپنی در جنبش کیفیت، اعتبار یافته است. روش‌های دمینگ، شامل کنترل آماری فرایند (SPC) و تکنیک های حل مسأله، توانستند در سازمان هایی که نیاز به تولید کالاها یا خدمات کیفی‌تر داشتند، یک نیروی محرکه برای تغییر نگرش افراد ایجاد کنند.
دمینگ روش ۱۴ امتیازی خود را برای آموزش ارتقای کیفیت در سازمان به مدیران ایجاد کرد. وی عقیده داشت که ۸۵ درصد از تمامی مشکلات مربوط به کیفیت، ناشی از اشتباهات مدیران است و برای پیشرفت، مدیران باید رهبری را بر عهده گرفته و منابع و سیستم های لازم را فراهم می‌نمودند. برای مثال، نمی‌توان انتظار داشت که وقتی به مأموران خرید شرکت، ابزارهای لازم برای فهم الزامات کیفی مواد داده نشده باشد، کیفیت مستمر را در مواد ورودی مشاهده کرد. مأموران خرید باید کاملا با چگونگی ارزیابی کیفیت کالاها و خدمات ورودی و الزامات کیفی آن‌ها آشنایی داشته باشند و همچنین بتوانند این الزامات را به تأمین کنندگان منتقل نمایند. در یک سیستم مدیریت کیفیت که به خوبی مدیریت می‌شود، مأموران خرید باید از نزدیک با تأمین کنندگان تعامل داشته باشند و به آن‌ها کمک کنند که کیفیت لازم را به حد متناسب و فراتر از آن برسانند.
طبق نظر دمینگ، سیستم های مدیریت کیفیت باید بتواند دو مفهوم متفاوت از بهبود فرایند را پوشش دهند: (۱) علل معمول (سیستماتیک) ایجاد خطاها و (۲) علل خاص ایجاد خطا. علل معمول مربوط به انبوه پرسنل ماشین آلات یا کالاهاست اما علل خاص مربوط به تک‌تک کارمندان یا تجهیزات خاص می‌باشد. علل سیستماتیک ایجاد خطاها شامل طراحی ضعیف کالا / خدمت، مواد نامناسب، اسناد نامناسب بارگیری و شرایط ضعیف فیزیکی و علل خاص شامل کمبود آموزش‌های مهارت‌های لازم، مواد ورودی با کیفیت نامناسب یا خرابی دستگاه‌ها می‌باشد.
یکی دیگر از افراد تأثیرگذار در توسعه کنترل کیفیت، جوزف ام، یوران بود که مانند دمینگ با کار در سازمان های ژاپنی متمرکز بر کیفیت، مشهور شده بود. او مؤسسه یوران را نیز در سال ۱۹۷۹ تأسیس کرد که اهدافش متمرکز بر کمک به سازمان های دیگر برای افزایش کیفیت کالاها یا خدمات‌شان بود.
یوران کیفیت را «مناسب بودن برای استفاده» معرفی می‌کرد. به این معنا که کاربران کالاها / خدمات باید بدون نگرانی از خرابی با مشکل، ۱۰۰ درصد اوقات به آن کالا / خدمت اطمینان داشته باشند. در این صورت، می‌توان گفت که کالا برای استفاده مناسب است.
کیفیت طراحی را می‌توان این گونه تعریف کرد: آن‌چه می‌تواند میان یک ژیان و یک مرسدس بنز تفاوت ایجاد کند، یعنی مفهوم طراحی و مشخصات آن. کیفیت کالا یا خدمت تنها به اندازه طراحی آن می‌تواند خوب باشد. بنابراین مهم است که کیفیت در فرایند طراحی مورد توجه قرار گیرد و علاوه بر آن به مشکلاتی که ممکن است برای تولید این کالا / خدمت برای رسیدن به حد کیفی مورد نظر وجود داشته باشد، توجه کرد.
کیفیت انطباق به قابلیتی گفته می‌شود که بتوان هر ویژگی از یک کالا / خدمت را در هر بار تولید با همان کیفیت که در طراحی در نظر گرفته شده است تولید کرد. این مسئولیت بر عهده طراحان فرایندهای تولید، نیروی کار و آموزش آن‌ها، سرکارگرها و جدیت آن‌ها در برنامه آزمون محصولات است. در دسترس بودن عبارت است از آزادی فرایند از مشکلاتی که در فرایند از هم گسیختگی ایجاد می‌کنند. این ویژگی را می‌توان با میزان تواتر یا احتمال ایجاد ضایعات در فرایند سنجید یک زمان انجام دهد و مجبور باشد کیفیت هر دو کالا خدمت را نیز حفظ کند.
ایمنی، براساس توصیف جوران، با میزان ریسک آسیب دیدگی در اثر استفاده از کالا سنجیده می‌شود. برای مثال، حتی اگر یک کالا / خدمت تمام انتظارات و استانداردهای کیفیت را داشته باشد، اما همچنان خطر آسیب بر اثر استفاده نادرست آن وجود داشته باشد، نمی‌توان آن کالا را یک کالای با کیفیت خیلی بالا محسوب کرد.
کاربرد عملی نشان دهنده توانایی کالا در ارضای نیازهای کاربر نهایی با وضعیت و چگونگی مورد انتظار است که شامل بسته‌بندی، حمل، انبار و قابلیت ارائه خدمات در محل و سرعت نیز می‌شود. علاوه بر این یوران یک رویکرد جامع کیفیت ایجاد کرد که چرخه حیات کالا خدمت را از مرحله طراحی تا روابط مشتری و تمام مراحل مابین آن‌ها گسترش داد. یوران سازمان ها را راهنمایی می‌کرد که تمام فرایندها و رویه‌هایشان را از دیدگاه کیفیت بشکنند و مناسب بودن برای استفاده را در هریک از آن‌ها بسنجند. زمانی که این کار در سازمان انجام شود، سازمان می‌تواند تغییرات را براساس مدل مناسب بودن برای استفاده آغاز کند.

انقلاب کیفیت به آمریکا می‌آید

حرکت به سمت کیفیت بیشتر، در صنعت آمریکا در دهه ۱۹۸۰ با دنباله روی از صنایع ژاپنی آغاز شد. شرکت‌های ژاپنی با تولید کالاها و خدمات با کیفیت‌تر و ضایعات کمتر، به صورت چشم‌گیری از شرکت‌های آمریکایی پیشی گرفتند. شرکت فورد اولین شرکتی بود که از دمینگ دعوت کرد تا به آن‌ها در تبدیل شرکت به یک شرکت مبتنی بر کیفیت کمک کند. در نتیجه، فورد توانست بیش از هر شرکت دیگری در صنعت خودروسازی به استانداردهای کیفیت دست یابد و با وجودی که رونق بازار خودرو در اواخر دهه ۸۰ کمتر شده بود، فورد توانست فروش خود را به صورت قابل ملاحظه‌ای افزایش دهد، شرکت فورد به کمک استانداردهایی که برای کیفیت بالا تدوین کرده بود، توانست فروش سالیانه تاوروس خود را از هوندا آکورد بالاتر ببرد. کنگره آمریکا با توجه به نیاز شرکت‌های آمریکایی به افزایش کیفیت، جایزه ملی کیفیت مالکوم بریج را با الگوبرداری از مدل جایزه ژاپنی دمینگ بنا نهاد.
این اقدام باعث شد، منابعی که کسب و کارهای آمریکایی برای بهبود کیفیت تخصیص می‌دادند، افزایش یابد و در طی ۱۰ سال، شرکت آمریکایی فلوریدا پاور اند لایت توانست جایزه کیفیت دمینگ را نیز نصیب خود کند.
از ابتدای دهه ۸۰ و در ادامه آن در قرن بیست و یکم، موضوع کیفیت در همه صنایع و تقریبا در همه سازمان ها در آمریکا مطرح شد. جنبش کیفیت در تولید آغاز و سپس به صنایع خدماتی کشیده شد. در ابتدا انتظار نمی‌رفت که بتوان سیستم های کیفیت را به سادگی از صنایع تولیدی به صنایع خدماتی انتقال داد اما امروزه این صنایع با پیاده سازی برنامه های کیفی، درآمدهای هنگفتی به دست آورده‌اند. در تاریخ جنیش کیفیت، رویکردهای مختلفی برای کیفیت به وجود آمد و حتی سازمان های متعددی تنها برای تنظیم استانداردهای کیفیت به وجود آمدند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

سیستم های استاندارد

ISO 9000 مجموعه‌ای از استانداردهای سیستم های مدیریت کیفیت QMS است که توسط سازمان بین المللی استاندارد – متشکل از ۱۳۲ سازمان ملی استاندارد – ایجاد شده است. استانداردهای ISO 9000 مربوط به کالا یا خدمات خاصی نیستند بلکه به فرایندهایی اختصاص دارند که این کالاها و خدمات را تولید می‌کنند. این استانداردها عمومی هستند تا در هر صنعت تولیدی یا خدماتی در دنیا بتوان از آن استفاده کرد.
سازمانی که بخواهد گواهی ISO داشته باشد، باید تمامی معیارهای ذکر شده در استاندارد ISO را رعایت کند و توسط یک ممیز ISO به صورت کامل ممیزی شود. در برخی از صنایع، داشتن گواهی ISO اجباری شده است: برای مثال برخی صنایع بزرگ از تمام تأمین کنندگان‌شان می‌خواهند که ISO داشته باشند.
با وجودی که گواهی ISO از احترام خاصی برخوردار است، اگر در صنعت خاص شما گرایش به سمت آن وجود نداشته باشد، هزینه های دریافت گواهی ممکن است برای بسیاری از مدیران وحشت‌آور باشد. اما می‌توان بدون استفاده از گواهی ISO و با یک سیستم کیفیت که به خوبی طراحی شده باشد، به حد مطلوب کیفیت در سازمان دست پیدا کرد.
– QS 9000 که در سال ۱۹۹۴ منتشر شد، استانداردی برگرفته از ISO  ۹۰۰۰ برای تأمین کنندگان سه تولید کننده بزرگ خودرو: دایملر کرایسلر، فورد و جنرال موتورز می‌باشد. این استاندارد سیستم مدیریت کیفیت شامل استاندارد ISO  ۹۰۰۰: ۱۹۹۴ به صورت کامل، تمام الزامات مشتری در حیطه خودروسازی، سه  تولید کننده ذکر شده و سایر تولیدکنندگان تجهیزات است.

مدیریت کیفیت فراگیر (TQM)

مدیریت کیفیت فراگیر یک روش مدیریتی است که بر کیفیت در هر جنبه کسب و کار و در همه جای سازمان تمرکز دارد و هدف آن افزایش کیفیت کالاها / خدمات در بلند مدت است. مدیریت کیفیت فراگیر، هر فرایند یا فعالیت را به اجزای کوچک‌تر می‌شکند و تأکید می‌کند که هر یک از این اجزا می‌توانند از کیفیت و بهره‌وری سازمان کم کنند یا به آن بیفزایند.
نقش مدیریت در مدیریت کیفیت فراگیر آن است که بر مبنای نیازهای ذی‌نفعان و مشتریان و مطابق با اهداف تجاری سازمان، یک راهبرد کیفیت انعطاف‌پذیر تعریف کند که بتوان از آن در هر واحدی استفاده کرد. پس از تعریف این راهبرد باید آن را به عنوان نیروی محرکه در سازمان گسترش داد و آن را در تمام سطوح منتشر کرد تا در سازمان مؤثر واقع شود.
راهبرد مدیریت کیفیت فراگیر به منظور ایجاد راهبردهای بهبود برای حل مشکلات وضعیت و چگونگی و ارائه پیشنهادهای بهبود، شامل برخی مدل های تفویض اختیار به کارکنان نیز هست که معمولا به صورت واحدی یا بین تیمی می‌باشد.

بهبود کیفیت مستمر (CQI)

بهبود کیفیت مستمر به عنوان یک رویکرد متفاوت به کیفیت و سیستم های وضعیت و چگونگی وارد عرصه تولید شد. بهبود کیفیت مستمر مانند سایر روش‌ها، بر ایجاد یک فرهنگ کیفیت سازمانی تمرکز ندارد بلکه بیشتر اصرار دارد که فرایند بهبود کیفیت توسط تیم ها یا گروه‌هایی انجام شود که با رسیدن به اهداف کیفیت، مورد تشویق و پاداش قرار گیرند. پیاده‌سازی بهبود کیفیت مستمر یک سیستم کیفیت را به وجود می‌آورد که هیچ‌گاه ارضاء نمی‌شود و در جهت ایجاد نوآوری مستمر در فرایندها می‌کوشد تا بتواند با حذف فعالیت‌های زمان بر با ارزش افزوده کم، کارها، فرایندها و سیستم ها را بهبود دهد. این صرفه‌جویی در زمان و منابع را می‌توان صرف برنامه ریزی و مشارکت بیشتر نمود.
از بهبود کیفیت مستمر می‌توان در صنایع مختلفی استفاده کرد. برای مثال در خدمات درمانی و سایر بخش‌های خدماتی روی FOCUS – PDCA کار شده است:

Find – یافتن یک فرایند برای بهبود

Organize – سازمان دهی برای بهبود یک فرایند

Clarify – شفاف سازی آن‌چه که شناخته شده است

Understand – درک انحرافات

Select – انتخاب یک بهبود برای فرایند

سپس حرکت به سوی طرح بهبود فرایند

Plan – ایجاد یک برنامه زمانی، شامل همه منابع، فعالیت‌ها، ضرب الاجل‌ها و آموزش‌های مورد نیاز کارمندان

Do – اجرای طرح و جمع‌آوری داده ها

Check – تحلیل دستاوردهای فرایند

Act – اقدام بر اساس آن‌چه آموخته شده است و شناسایی گام‌های بعدی

Foucus – PDCA یک سیستم ساده برای ارتباط مدیریت با تیم هاست و کمک می‌کند که آن‌ها سازمان یافته و طبق برنامه باقی بمانند و نتایج نهایی را فراموش نکنند. آن طور که به تجربه ثابت شده است، این سیستم برای رویکرد تیمی بهبود کیفیت مستمر بسیار موفقیت آمیز بوده است.

شش سیگما

شش سیگما به عنوان روشی برای اندازه‌گیری و بهبود فرایندهای تولیدی با تولید بالا توسط شرکت موتورولا در دهه ۱۹۸۰ ابداع شد. هدف کلی این روش، سنجش و کاهش ضایعات از طریق دست‌یابی به نتایجی نزدیک به ایده آل بود. عبارت شش سیگما به یک روش سنجش آماری اشاره دارد که کمتر از ۳٫۴ خطا در یک میلیون دارد. شرکت‌های زیادی از جمله جنرال الکتریک، فورد، دایملر کرایسلر و … از شش سیگما استفاده کرده‌اند و توانسته‌اند میلیاردها دلار ذخیره کنند.

معرفی کتاب شش سیگما در حاشیه

شش سیگما یک روش مبتنی بر آمار برای بهبود فرایند است که از ابزارهای بسیاری از جمله کنترل کیفیت آماری SPC، مدیریت کیفیت فراگیر TQM و طراحی آزمایش‌ها DOE استفاده می‌کند. این روش را می‌توان با سایر سیستم ها و اقدامات مانند طراحی محصول جدید، برنامه ریزی مواد لازم MRP و کنترل موجودی به هنگام JIT نیز به کار برد. شش سیگما ابتدا سیستمی برای فرایندهای تولیدی محسوب می‌شد ولی امروزه ثابت شده است که در فرایندهای غیر تولیدی مانند حسابداری، مالی، بازاریابی و سیستم های اطلاعاتی نیز موفقیت آمیز بوده است.
در نگاه اول ممکن است ساختاربندی قوی شش سیگما، در رابطه با تحلیل فرایندهایی که مانند فرایندهای تولیدی استاندارد و تکراری نیستند ناکارآمد جلوه کند اما تئوری منعطف شش سیگما مناسب با هر فرایندی است. اگرچه بسیاری از درس‌هایی که در خطوط تولید یاد گرفته می‌شوند، قابل تعمیم به سایر فرایندها نیز هستند.

در موارد زیر گام‌های شش سیگما به صورت کلی ذکر شده است:

۱- شکستن فرایند کسب و کار به گام‌های مجزا

۲- تعریف ضایعات موجود

۳- اندازه‌گیری تعداد ضایعات

۴- تعیین علت ریشه‌ای

۵- اعمال تغییرات برای بهبود

۶- اندازه‌گیری مجدد

۷- در نظر گرفتن اهداف بلند مدت

عناصر یک سیستم کیفیت

عناصر مختلفی برای یک سیستم کیفیت وجود دارند و هر سازمان می‌تواند سیستم منحصر به فرد خود را داشته باشد. مهم‌ترین عناصر یک سیستم کیفیت عبارت‌اند از مدیریت فعال، طراحی سیستم کیفیت، مشتریان، خرید، آموزش، آمار، ممیزی و فناوری.

مدیریت فعال

کل فرایند کیفیت، از زمان آغاز، مانند هر واحد دیگری در سازمان از جمله بازاریابی و امور مالی، یک جزء پویا از سازمان است که نیازمند تمرکز مستمر مدیریت می‌باشد. پیاده سازی و مدیریت یک سیستم موفق کیفیت طیف وسیعی از مسائل را در بردارد که باید به صورت مستمر به آن‌ها پرداخته شود.
چشم انداز و ارزش‌ها: تعریف صحیح چشم‌انداز و بیانیه ارزش‌ها، نقطه شروع مدیریت و رهبری فرایند است. مهم نیست که یک سازمان بخواهد رضایت مشتری را افزایش دهد یا به ضایعات صفر برسد، در هر صورت ار این بیانیه به منظور تأکید بر اهمیت سیستم کیفیت و ایجاد انگیزه برای اعمال تغییرات استفاده می‌شود. این واقعیت که چشم‌انداز و ارزش‌ها در سازمان اعلان عمومی شود و همه افراد مشارکت کننده آن‌ها را بدانند، بیشتر از شکل خود چشم‌انداز و ارزش‌ها اهمیت دارد. چشم‌انداز و بیانیه ارزش‌ها، نیروی محرکه برای شکل‌گیری فرهنگی هستند که برای حرکت به سوی وضعیت و چگونگی در سازمان به آن نیاز داریم. این محتویات بیانیه ارزش‌ها نیست که کیفیت را برای کالاها و خدمات به وجود می‌آورد، بلکه افراد و فرایندها هستند که تغییر در کیفیت را به وجود می‌آورند. بیانیه چشم‌انداز و ارزش‌ها در ایجاد دستورالعملی برای کلیه فرایندهای مدیریت سیستم چگونگی و وضعیت بسیار اهمیت دارند.

تهیه برنامه: برنامه سیستم کیفیت برای هر سازمانی متفاوت است اما ویژگی‌های مشترکی نیز میان آن‌ها وجود دارد. در هر برنامه سیستم کیفیت:

  • * باید اهدافی واضح و قابل اندازه‌گیری وجود داشته باشد.
  • * منابع مالی برای پیشبرد کیفیت وجود داشته باشد.
  • * برنامه کیفیت همسو با چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان باشد

علاوه بر این، برنامه سیستم کیفیت ممکن است شامل پروژه های آزمایشی باشد که مستلزم راه اندازی پروژه های کیفی کوچکی در داخل سازمان است. بدین وسیله مدیریت می‌تواند میزان مقبولیت سیستم کیفیت را در سازمان بسنجد، از اشتباهات درس بگیرد و اطمینان بیشتری در اجرای فراگیر سیستم کیفیت در سازمان داشته باشد. برنامه باید در اعطای اختیارات به کارمندان انعطاف‌پذیر باشد چون همان طور که نشان داده شد، موفق‌ترین سیستم های کیفیت به کارمندان در همه سطوح اجازه فراهم کردن ورودی را می‌دهند.
ارتباطات: در میان گذاشتن مفهوم تغییر با کارمندان، خصوصا برای حرکت به سوی کیفیت بالاتر، بسیار چالش برانگیز است. با این حال فرایند ارتباطات برای رهبران شرکت جهت پیشروی سازمان، یکی از ابزارهای اصلی محسوب می‌شود. ارتباطات، پیوند اصلی میان مدیریت، کارمندان، مشتریان و ذی‌نفعان است. این خطوط ارتباطی یک حس همکاری و همدلی میان افراد شرکت کننده ایجاد می‌کند و به حفظ یک نیروی محرکه تا تکمیل موفق اهداف بلند مدت کیفیت کمک می‌کند.
علاوه بر این، سیستم های ارتباطی به کارمندان اجازه می‌دهند بازخورد بدهند و راه حل‌های قابل اجرایی را برای مشکلاتی که سازمان با آن‌ها روبرو می‌شود، ارائه دهند. مدیریت باید اجازه دهد این ارتباطات به صورت رسمی و غیررسمی به عنوان مثال از طریق برگه‌های پیشنهاد یا میزگردهای بازخورد صورت پذیرد.
مسئولیت پرورش فرهنگی که برای ارتباطات، ارزش قائل باشد، بر عهده مدیریت ارشد سازمان می‌باشد. آن‌ها به تنهایی باید تضمین نمایند که اهداف سازمان به خوبی منتقل می‌شود همچنین مسئول راه اندازی سیستم انتقادات و پیشنهادها در میان کارمندان نیز محسوب می‌شوند.
پاداش و تشویق: سیستم پاداش و تشویق یکی از روش‌های مؤثر در انگیزش کارمندان برای رسیدن به موفقیت در چگونگی است. پاداش و تشویق در پایان روز به کارمندان نشان می‌دهد که مدیریت دقیق برای رسیدن به چه هدفی تلاش می‌کند. این خود نوعی روش ارتباطی نیز می‌باشد: روشی ملموس که مدیریت ارشد به کار می‌گیرد تا اهمیت کیفیت را به کارمندان منتقل کند. پاداش ممکن است به صورت فردی با گروهی داده شود. سیستم تشویق ممکن است شکل‌های مختلفی داشته باشد و این وظیفه مدیریت است که تضمین کند این نوع برنامه هم راستا با اهداف سیستم کیفیت و اهداف سازمان است. سازمان ها طبق تجربه نشان داده‌اند که بهترین و به صرفه‌ترین برنامه های پاداش و تشویق آن‌هایی هستند که در مقابل برآورده ساختن الزامات و معیارهای خاصی اعطا می‌گردند. این برنامه ها انگیزه لازم را به مدیران می‌دهند  و آن‌ها نیز کارمندان‌شان را تشویق می‌کنند که برای دست‌یابی به اهداف تعیین شده تلاش کنند.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

تجارت الکترونیک و به کارگیری اینترنت

 

 

( تجارت الکترونیک و به کارگیری اینترنت ) اینترنت نقطه آغازین توسعه تجارت الکترونیک می‌باشد. شبکه جهانی اینترنت، مجموعه‌ای جهانی از شبکه های رایانه ای است که با هدف تبادل داده ها و اطلاعات و با استفاده از یک استاندارد نرم افزاری مشخص با یکدیگر همکاری دارند، با این‌که بسیاری از افراد اینترنت را به عنوان یک فناوری جدید به حساب می‌آورند، از شکل‌گیری این شبکه جهانی چندین دهه می‌گذرد. اینترنت در سال ۱۹۶۹، با نام اولیه «آرپانت»، به وسیله وزارت دفاع آمریکا به عنوان شبکه ای ملی ایجاد شد با این ویژگی که در صورت منهدم شدن بخش عمده‌ای از آن در جریان یک جنگ هسته‌ای یا یک بلای طبیعی، باز هم بتواند به فعالیت خود ادامه دهد. در سال ۱۹۹۲، سازمان های تجاری شروع به ارائه دسترسی اینترنت به عموم مردم نمودند و از آن زمان به بعد، دنیای تجارت و کسب و کار تغییرات بسیاری را تجربه کرده است. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

تأثیر اینترنت بر کسب و کار

در طی دهه گذشته، دسترسی به اینترنت و ایمیل به طور قابل توجهی گسترش یافته و تغییراتی اساسی را در نحوه انجام کسب و کار شرکت‌ها و ارتباط آن‌ها با کارکنان، فروشندگان و مشتریان شان ایجاد نموده است. مصرف کنندگان و نهادهای تجاری محصولات و خدماتی مانند یک لپ تاپ ۲۰۰۰ دلاری یا بلیت‌های هواپیما را از طریق اینترنت و با پرداخت به وسیله کارت‌های اعتباری، بدون حتی رویارویی با فروشنده در شرکت مورد نظر خریداری می‌کنند. بسیاری از شرکت‌ها به مشتریان خود این امکان را می‌دهند که وضعیت سفارش خود را به صورت آنلاین بررسی و دنبال نموده و از تاریخ حمل محصولات و زمانی که محصول به دست‌شان می‌رسد اطلاع حاصل نمایند که در این صورت حتی نیازی به صحبت با نماینده فروش شرکت نیست.
هنگامی که شرکت‌هایی مانند آمازون و پرایس لاین ظهور کردند، مدل های کسب وکار آن‌ها بر مبنای فعالیت‌های تجاری صد در صد آنلاین و حذف نیاز به فروشگاه‌های فیزیکی هزینه را بنا نهاده شد. روز به روز به تعداد مصرف کنندگانی که صورت‌حساب‌های خود را به صورت آنلاین پرداخت می‌کنند اضافه می‌شود زیرا افراد نسبت به امنیت آنلاین احساس بهتری پیدا نموده و بنابراین نیاز به پرداخت هزینه‌های پستی و پشت نویسی برای هر صورت‌حساب (روش سنتی پست) از بین می‌رود. امروزه بسیاری از دانشجویان مدرک‌های کارشناسی و کارشناسی ارشد خود را به صورت آنلاین، حتی بدون شرکت در یک کلاس واقعی یا ملاقات همکلاسی‌ها یا استادانی که کلاس‌های آنان را به صورت آنلاین ارائه می‌دهند، دریافت می‌کنند، سازمان ها و فعالیت‌های تجاری اندکی هستند که از این موج تغییردهنده فناوری و نوآوری به دور مانده باشند.

حقایق و آمار مرتبط با اینترنت

براساس اطلاعات سایتinternetworldstats ، مجموع کاربران اینترنت در جهان در فوریه سال ۲۰۰۴، به ۷۱۹٫۳ میلیون نفر می‌رسید. این عدد در حدود ۱۱٫۱ درصد کل جمعیت ۶٫۴۵ میلیاردی جهان است. تحقیقات IDC پیش‌بینی می‌کند که این عدد در انتهای سال ۲۰۰۵، از یک میلیارد کاربر خواهد گذشت. آمریکا همچنان با دارا بودن ۱۸۶٫۵ میلیون کاربر اینترنت که ۶۳٫۳ درصد از جمعیت در ۲۹۵ میلیون نفری این کشور را تشکیل می‌دهند، در رتبه اول تعداد کاربران اینترنت در جهان قرار دارد. آسیا در بین دیگر قاره‌های جهان با داشتن ۸۲/۲۲۹ میلیون کاربر اینترنت در رتبه نخست ایستاده است. آمریکای شمالی با ۳۸/۲۰۳ میلیون کاربر بالاتر از اروپا با ۲۸/۲۰۳ میلیون کاربر در رتبه دوم قاره‌های جهانی از نظر تعداد کاربران اینترنت قرار دارد. همچنین، کشورهایی که بیشترین درصد جمعیت‌شان از اینترنت استفاده می‌کنند عبارت‌اند از سوئد (۷۶٫۹ درصد)، هلند (۶۶ درصد) و استرالیا (۶۴٫۲ درصد).

توصیف عمومی کاربران اینترنت

بنا بر یافته‌های پروژه جهانی اینترنت در دانشگاه UCLA، بر مبنای اطلاعاتی که طی سال‌های ۲۰۰۲ تا ۲۰۰۳ جمع‌آوری شد، به طور کلی مردها گرایش بیشتری به استفاده از اینترنت نسبت به زن‌ها دارند. (در کشورهایی مثل ایتالیا و اسپانیا این گرایش بسیار بیشتر است.) با این حال در کشورهایی مثل ایالات متحده، سوئد و تایوان، نسبت استفاده مردان و زنان از اینترنت تقریبا ۱:۱ است.
جالب توجه است که بنا بر یافته‌های این تحقیق، کاربران معمول اینترنت در مقایسه با افرادی که از اینترنت استفاده نمی‌کنند، زمان کمتری را به دیدن تلویزیون اختصاص می‌دهند. برای مثال در آمریکا، کاربران اینترنت نسبت به افرادی که از اینترنت استفاده نمی‌کنند، در هفته به طور متوسط ۲/۵ ساعت کمتر تلویزیون می‌بینند. همچنین کاربران اینترنت تمایل بیشتری به خواندن کتاب و مشارکت در فعالیت‌های اجتماعی دارند. به علاوه این افراد تحصیلات بالاتری داشته و از درآمد ماهیانه بالاتری برخوردار می‌باشند.

تعریف سیستم های مبتنی بر وب و تجارت الکترونیک

یک سیستم تحت وب، فرایندی تجاری است که به صورت آنلاین پشتیبانی شده و در دسترس قرار می‌گیرد. برای مثال تجارت الکترونیک به عنوان یک سیستم تحت وب که شامل خرید محصولات به صورت آنلاین است. ممکن است دارای خصوصیاتی از قبیل سیستم های بررسی و پذیرش کارت‌های اعتباری و سیستم های ردیابی سفارش مشتریان باشد که برای شرکت‌ها این امکان را فراهم می‌کند که محصولات و خدمات خود را به صورت آنلاین و به نحوی اثربخش‌تر به فروش برسانند. همچنین بسیاری از سیستم های تحت وب برای کارمندان داخلی سازمان ها، مانند پرداخت حقوق، انتخاب فروشندگان و سفارش دهی، ثبت ساعات کاری و پذیرش گزارش هزینه ها نیز به عنوان نمونه هایی از سیستم های بر پایه وب شناخته می‌شوند.
به عنوان نمونه، برای نمایش این‌که چگونه سیستم های بر پایه وب، نحوه استفاده سازمان ها را از اینترنت تغییر می‌دهند، بیایید نگاهی به عملیات پرداخت حقوق کارکنان در یک سازمان داشته باشیم. سازمان ها موظف‌اند تا در هر بار پرداخت حقوق، اطلاعات حقوقی، مالیات های پرداخت شده، تعداد روزهای باقیمانده از تعطیلات یا مرخصی استعلاجی و … را ارائه نمایند. همچنین پیمانکار و پاره وقت بودن برخی کارمندان درحالی که سایرین به عنوان کارمندان عادی مشغول به کار هستند، بحث محاسبه و پرداخت حقوق را پیچیده‌تر می‌کند. در صورتی که سیستم محاسبه و پرداخت حقوق سازمان به صورت اینترنتی باشد، این امکان وجود دارد که در صورت نیاز، اطلاعات به وسیله واحدهای مختلف، در محدوده جغرافیایی وسیع و مایل‌ها دور از بخش حسابداری و حقوق و مزایای دفتر مرکزی، وارد سیستم شوند. سیستم آنلاین قادر خواهد بود تا به نحوی بهتر و دقیق‌تر، مواردی مانند تعداد روزهای مرخصی، بیمه بازنشستگی و کسری‌های مربوط به بیمه بهداشت و درمان را در محاسبه فیش حقوقی هر یک از کارکنان در نظر گیرد.
فرایند گزارش‌گیری از ساعات کاری کارکنان نیز می‌تواند به صورت خودکار انجام گردد. تا نیاز به جمع زدن دستی ساعات کاری و کارت‌های زمانی را از بین برده و میزان خطا را کاهش دهد. همچنین این کار باعث می‌شود تا مدیران به اطلاعات به روز و لحظه‌ای دسترسی داشته باشند و بتوانند تصمیمات دقیق‌تر و اختصاصی‌تری را با توجه به شرایط هر بخش اتخاذ نمایند. سیستم پرداخت حقوق تحت وب، نه تنها برای کارکنان بخش منابع انسانی سودمند است بلکه برای تمامی کارکنان شرکت نیز تسهیلات بسیاری را به همراه دارد. دیگر لازم نیست هنگام تحوبل برگه‌های ساعت کاری از آن‌ها کپی تهیه کنند زیرا تمامی گزارش‌های کاری آن‌ها در اینترنت قابل دسترسی است و دیگر لازم نخواهدبود نگران اشتباهات محاسباتی در حقوق خود باشند زیرا محاسبات به صورت خودکار و آنلاین صورت می‌گیرد. از مزیت‌های دیگر این سیستم فراهم نمودن امکان پرکردن برگه‌های ساعت کاری در شرایطی است که کارمندان از دفتر کاری خود دور باشند. این امکان، کار کارکنانی را که زمان زیادی را در سایت پروژه های شرکت‌ها می‌گذرانند بسیار ساده می‌کند.
همچنین تأمین کنندگان کالا و خدماتی که از سیستم های تحت وب استفاده می‌کنند، عموما به وسیله مشتریان خود تحسین می‌شوند. فراهم سازی اطلاعات برای مشتریان از طریق وب سایت نه تنها باعث صرفه جویی در زمان آن‌ها می‌شود، بلکه از هدر رفتن زمان خود شما نیز جلوگیری می‌نماید. با ایجاد امکان دسترسی آنلاین مشتریان به اطلاعات و گزارش‌های قدیمی پروژه های انجام شده و جاری با استفاده از یک رمز عبور، دیگر لازم نیست که بخشی از وقت ارزشمند روزانه خود را اختصاص به چاپ کردن و فرستادن گزارش‌ها برای مشتریان نمایید. مشتری می‌تواند به صورت آنلاین وارد سیستم شده و خود وی از گزارش‌های مورد نیازش کپی تهیه کند. سود این کار برای مشتری، امکان دسترسی آنی به اطلاعات می‌باشد. دیگر لازم نیست که وی مثلا منتظر بازگشت شما از خارج از شهر برای چاپ مدارکش بماند و پس از آن نیز یکی دو روز دیگر صبر کند تا مدارک به وسیله پست برایش ارسال شود. همچنین مشتریان می‌توانند از تغییرات روزانه پروژه و بودجه ها آگاهی یافته، در کنفرانس‌ها و نشست‌های مجازی شرکت نموده و صورت‌حساب‌های خود را به صورت آنلاین دریافت کنند. فرایند آنلاین برای مشتریان شما بسیار سریع‌تر و راحت‌تر بوده و شرکت شما نیز، زمان و هزینه زیادی را به دلیل به وجود آمدن عامل «چسبندگی» صرفه جویی می‌کند. این بدین معنی است که هنگامی که یک مشتری به دسترسی به اطلاعات با استفاده از سیستم شما عادت کند، امکان بسیار کمی وجود دارد که کسب و کار خویش را از سمت شما روی گردانده و به سراغ رقیبانتان برود. مسأله هزینه‌های تغییر یکی از محرک‌های اصلی وفاداری مشتریان و یکی از مزیت‌های مهم رقابتی است. پس از آن‌که مشتریان سیستم شما را درک نموده و به آن اطمینان پبدا کنند. امکان این‌که این ریسک را بکنند که با شرکتی دیگر که این‌گونه خدمات را ارائه نمی‌دهد کار کنند یا زمانی را صرف یادگیری کار با سیستمی جدید بنماید بسیار کاهش می‌یابد. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.
مثالی از سازمانی که از عامل چسبندگی استفاده بسیاری می‌کند، بانک آمریکا می‌باشد. در گذشته، این سازمان از مشتریان خود برای ارائه خدمات بانکداری آنلاین هزینه دریافت می‌کرد اما اکنون این گونه خدمات را به صورت رایگان ارائه می‌دهد. بانک متوجه شد که پس از آن‌که مشتریان زمان زیادی را صرف وارد کردن تمامی اطلاعات مورد نیاز برای بانکداری آنلاین نموده و سیستم آن را یاد می‌گیرند، امکان بسیار کمی وجود دارد که حساب خود را به سازمان مالی دیگری منتقل کنند.
یک سیستم دیگر مبتنی بر اینترنت که بسیاری از سازمان ها آن را پیاده نموده‌اند، امکان ارائه پیشنهادهای مناقصه برای محصولات و خدمات به صورت آنلاین می‌باشد. بدان معنی که پروپوزال‌ها و پیشنهادهای شرکت‌ها به جای پست و سیستم های کاغذی، به صورت الکترونیکی فرستاده می‌شوند. فواید سیستم ارائه پیشنهادها به صورت آنلاین برای سازمان های به کارگیرنده آن عبارت‌اند از دریافت پیشنهادهای تجاری در قالبی مشخص، همسان، قابل فهم و به دور از خطاهای محاسباتی و همچنین کاهش میزان نفر ساعت و دیگر منابع مورد نیاز برای چاپ، انتشار و ویرایش پیشنهادها. تأمین کنندگانی که پیشنهاد ارائه می‌دهند نیز منافع بسیاری را از این فرایند می‌برند زیرا به صورت ۲۴ ساعته به اطلاعات مناقصه یا مزایده دسترسی خواهند داشت و خواهند توانست تا پیشنهادها و پروپوزال خود را حتی از خارج از دفتر کار خود برای کارفرما بفرستند. علاوه بر این، تعداد خطاهای موجود در فرم ها نیز کاهش می‌یابد زیرا سیستم آن‌ها را شناسایی نموده و زمانی اجازه پذیرش پیشنهادها را خواهد داد که به طور کامل تکمیل و عاری از خطا باشند. از دیگر فواید سیستم ارائه الکترونیکی مناقصات می‌توان به حذف هزینه‌های سفر و تأیید تحویل به موقع پیشنهادها از طرف تأمین کننده اشاره نمود.
با بیشتر شدن اطمینان مشتریان از مسائل مرتبط با امنیت خرید محصولات به صورت اینترنتی، موسسه تحقیقاتی ژوپیتر پیش بینی می‌کند که داد و ستد الکترونیکی – خرید و فروش محصولات و خدمات به صورت آنلاین – تا ۵ سال آینده به رشد خود ادامه دهد. به ویژه در میان کسب و کارهای کوچک‌تری که اعتباری در میان مشتریان خود به عنوان سازمان هایی مشروع و قابل اعتماد، دست و پا کرده‌اند. به علاوه، موسسه تحقیقاتی ژوپیتر پیش بینی می‌کند که داد و ستد الکترونیکی از رقم ۶۵ میلیون دلار در سال ۲۰۰۴، تا رقمی معادل ۱۱۶ میلیون دلار تا سال ۲۰۰۸ رشد خواهد نمود و درصد مصرف کنندگان آمریکایی که محصولات مورد نیاز خود را به صورت آنلاین می‌خرند از ۳۰ درصد در سال ۲۰۰۴ به ۵۰ درصد تا سال ۲۰۰۸ خواهد رسید.

منافع و معایب تجارت الکترونیک

با وجود این‌که پیش بینی می‌شود تجارت الکترونیک در طول سال‌های آینده رشد نموده و به عنوان روشی برای فروش محصولات و خدمات، مورد استفاده عموم قرار گیرد، اما چالش‌های بسیاری وجود دارد که قبل از پیاده‌سازی سیستم فروش آنلاین برای سازمان خود باید به آن‌ها توجه کنید.
یکی از مهم‌ترین نگرانی‌های مشتریان، بحث امنیت و محرمانه ماندن اطلاعات شخصی است. مشتریان می‌خواهند اطمینان حاصل کنند اطلاعات شخصی که در سایت یک شرکت وارد می‌کنند، برای مقاصد بازاریایی به شرکت‌های دیگر فروخته نشود. برخی دیگر از افراد در باره فناوری هایی که اطلاعات شخصی مانند سایت های مشاهده شده یا اقلام خریداری شده به وسیله مشتری را ردیابی می‌کنند، بسیار محتاط و حساس‌اند. یکی از موانع اصلی برای مصرف کنندگانی که محصولات مورد نیاز خود را به صورت آنلاین خریداری نمی‌کنند ترس از این‌که وب سایت مورد نظر امنیت خوبی نداشته و شماره کارت اعتباری با دیگر اطلاعات شخصی آن‌ها در دسترس هکرها قرار گیرد.
یکی از دلایل دیگری که باعث می‌شود مصرف کنندگان از اینترنت برای خرید استفاده نکنند، ویروس‌ها می‌باشند. با این‌که در گذشته ویروس‌ها عموما با باز کردن یک ایمیل آلوده منتقل می‌شدند، امروزه صرفأ گشت و گذار در اینترنت کافی است تا امکان ویروسی شدن سیستم شما وجود داشته باشد. زمان‌های از کارافتادگی سیستم ها نیز یکی از مشکلات دیگر در ارتباط با سایت های تجارت الکترونیک است. خواه این ازکارافتادگی دلیل نگهداری نامناسب سیستم، مشکلات سرور، هکرها یا مدیریت ضعیف سیستم باشد، می‌‌تواند اثراتی منفی را بر فروش سایت داشته باشد. اگر مشتریان به دلیل مشکلات فنی سایت نتوانند از آن خرید کنند ممکن است ناراضی شده و به سایت رقیب شما سر بزنند.
با این‌که مشکلات و مسائل بسیاری در ارتباط با تجارت الکترونیک وجود دارد، اما فروش محصولات به صورت آنلاین، منافع بسیاری را نیز برای شرکت‌ها و مشتریان به همراه دارد. یکی از منافع مهم برای شرکت‌ها صرفه جویی در هزینه‌های مدیریت موجودی، خدمات مشتریان، راهبری و مدیریت ارتباطات، ردیابی سفارشات و یکپارچه سازی با سیستم حسابداری شرکت است. می‌توان سفارشات اینترنتی را به طور مستقیم به بخش انبار فرستاد. این امر به نمایندگان بخش خدمات مشتریان اجازه می‌دهد تا تمرکز خود را بر روی سفارشات با حجم بیشتر معطوف نمایند در حالی که سفارشات کوچک‌تر را می‌توان به نحوی اثربخش‌تر به صورت آنلاین اداره نمود.
گزارش‌های مفصل خریدهای مشتریان به شرکت‌ها این اجازه را می‌دهد که برای مشتریانی که چندی است از سایت شرکت خرید نکرده‌اند پیشنهادهای اختصاصی خرید طراحی کنند یا برای مشتریانی که محصولات خاصی را به طور منظم خریداری می‌کنند خرید و سفارش این محصولات را یادآوری نمایندو گزارش‌های آنلاین لحظه‌ای درباره سطح موجودی‌ها می‌تواند در پیش بینی اتمام موجودی‌ها و زمان سفارش دوباره مواد و کالاهای مورد نیاز، مورد استفاده قرار گیرد.
فروش آنلاین برای تولیدکنندگان این فایده را دارد که می‌توانند محصولات خود را به طور مستقیم به مشتریان فروخته و واسطه‌ها را کنار بزنند. در این صورت می‌توانند برخی از صرفه جویی‌های صورت گرفته را به صورت کاهش قیمت محصولات‌شان به مشتریان منتقل نمایند. یکی دیگر از فواید این روش برای شرکت‌ها ارسال پست الکترونیکی به مشتریان، به عنوان روش اثربخش و کم هزینه‌ای است که پیام‌های اختصاصی درباره محصولات جدید، پیشنهادهای اختصاصی خرید آنلاین یا تأیید سفارش و حمل کالا را ممکن می‌سازد. همچنین با ذخیره اطلاعات اختصاصی مشتریان مکرر و با سابقه، می‌توان گروه‌های مشتریان را تحلیل نمود. منافع روش فروش آنلاین برای مشتریان شامل خرید ۲۴ ساعته، راحتی، قیمت‌های پایین‌تر، فرصت‌های ویژه آنلاین امکان مقایسه اقلام و آگاهی به موقع از کمبود موجودی با تأخیرهای حمل می‌باشد.

روندهای تجارت الکترونیک

میچل لوی از شرکت «سی‌ای‌اونتورکینگ» فهرستی از مهم‌ترین روندهای مرتبط با فناوری را در سال ۲۰۰۴ تهیه نموده است. در بین ۱۰ روند اول فهرست وی، در روند مرتبط با تجارت الکترونیک می‌باشند: رشد ایمیل های ناشناس (اسپم) و ویروس‌ها، و همچنین رشد تجارت الکترونیک. بنا بر روزنامه واشنگتن پست، اسپم یا ایمیل های تبلیغاتی ناخواسته در حدود ۵۰ درصد کل ایمیل ها را تشکیل می‌دهد. با استفاده از نرم افزارهای خاص، افرادی که این گونه ایمیل ها را می‌فرستند (اسپمرها) می‌توانند با ایجاد ترکیبات مختلفی از حروف و اعداد و قرار دادن نام یکی از فراهم کنندگان معتبر سرویس پست الکترونیک و اینترنت مانند AOL پس از حرف @ فهرستی از میلیون‌ها آدرس پست الکترونیکی تهیه کنند که بسیاری از آن‌ها آدرس‌های واقعی می‌باشند.
با این‌که از سال ۲۰۰۳، ۲۶ ایالت آمریکا قوانین ضد اسپم را تصویب نموده‌اند، اما بسیاری از افراد هنوز هم به فرستادن اسپم ادامه می‌دهند زیرا راهی بسیار ارزان برای دسترسی به مشتریان بوده و احتمال شناسایی و دستگیر شدن آن‌ها بسیار پایین می‌باشد. حقیقت این است که با این‌که تعداد اندکی از بین هزاران نفری که ایمیل اسپم را دریافت می‌کنند، مبادرت به باز کردن آن و در نهایت خرید می‌کنند، اما باز هم اسپمرها حاضرند وقت خود را صرف آن کنند زیرا فروش به وجود آمده بالاتر از هزینه‌های پخش اسپم است. این مسأله مشکلاتی را برای شرکت‌های قانونی که ایمیل هایی را برای مشتریان کنونی یا قدیمی خود می‌فرستند به وجود می‌آورد زیرا مشتریان ممکن است با این فکر که این گونه ایمیل ها نیز اسپم هستند، آن‌ها را پاک کنند.
با این‌که بسیاری از افراد بر این عقیده‌اند که باید ایمیل های اسپم نیز همانند دورنگارهای ناخواسته‌ای که در سال ۱۹۹۱ باب شده بودند تحریم شوند، برخی نیز بر این عقیده‌اند که این کار حق اسپمرها را برای داشتن آزادی بیان زیر پا می‌گذارد. با افزایش روزافزون استفاده از سرویس‌های آنلاین به وسیله کسب و کارهای کوچک، تجارت الکترونیک نیز به رشد خود در سال‌های آتی ادامه خواهد داد. بنا به گفته نشریه‌ای مارکتر، در سال ۲۰۰۳ در حدود ۸۰ درصد کسب و کارهای کوچک به صورت آنلاین اداره می‌شدند.

به دلیل پذیرش عمومی گسترده‌تر، قابلیت اعتماد بالاتر و امنیت بیشتر، تجارت الکترونیک به رشد خود ادامه خواهد داد و سرعت این رشد نیز ضریبی از روند ترمیم و بهبود اقتصادی خواهد بود. این بدان معناست که تجارت الکترونیک به عنوان مسیری به سوی بازارها، به سرعت و به صورت غیرخطی، از بهبود اقتصاد سود خواهد برد. جف داست، مدیر بخش تجارت الکترونیک، شرکت اتودسک

افزایش روزافزون فروش آنلاین ادامه خواهد داشت. در این میان دو عامل راحتی و آشنایی موثر هستند. آن‌هایی که خرید نکرده‌اند این کار را انجام خواهند داد و آن‌هایی که قبلا خرید کرده‌اند، بیشتر خرید خواهند کرد. جیم استرن، مدیر عامل شرکت تارگت مارکتینگ

گام‌های ایجاد راهبرد تجارت الکترونیک

بسته به این‌که شرکت شما هم اکنون خدمات فروش آنلاین را ارائه می‌دهد یا خیر، این بخش می‌تواند به شما کمک کند تا وب سایت موجود خود را توسعه داده و موفق‌تر نمایید یا یک وبسایت جدید راه اندازی کنید. اولین کاری که قبل از راه اندازی وب سایت خود باید انجام دهید این است که مشخص کنید از راه اندازی وب سایت چه انتظاری دارید. بدون مشخص نمودن محدوده و اهداف پروژه، کسب آمادگی برای اجرای گام‌های این فرایند غیرممکن خواهد بود. حتما موارد زیر را در نظر بگیرید:  

  • * مقاصد و اهداف شما از ایجاد این وب سایت چیست‌اند؟
  • * چه محصولات و خدماتی ارائه خواهندشد؟
  • * بازار اهداف چه کسانی خواهندبود؟
  • * آیا می‌خواهید شرکتی دیگر را مأمور کنید تا کار توسعه و نگهداری وب سایت را انجام دهد یا ترجیح می‌دهید آن را به صورت داخلی در سازمان خود انجام دهید؟
  • * اگر می‌خواهید سیستم را به صورت داخلی اداره کنید، ایا استطاعت آن را دارید که یک مدیر سیستم مسئول سایت و تبلیغات، طراحان وب، مدیر پروژه یا مهندس نرم افزار استخدام کنید؟
  • * چگونه فروش آنلاین می‌تواند روابط کنونی شما را با فروشندگان، کارکنان بخش فروش و کارمندان‌تان تحت تأثیر قرار دهد؟
  • * آیا وجود یک وب سایت باعث «تداخل در کانال‌های فروش» یا افزایش نگرانی واسطه‌های فروش از دور زده شدنشان به وسیله مشتریانی نخواهد شد که مستقیما به شما دسترسی خواهند داشت؟
  • * سرمایه مورد نیاز برای وب سایت از کجا تأمین خواهد شد؟
  • * پیش بینی شما از هزینه کل پروژه چقدر است؟
  • * آیا سیستم های کنونی خرید، حسابداری و سیستم های تامین کنندگان شما را می‌توان با سیستم وب سایت ترکیب و یکپارچه نمود؟
  • * آیا زیربنای لازم برای اداره و ظرفیت پاسخگویی به مشتریان جدیدی که از طریق اینترنت اضافه خواهند شد را دارید؟

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

کسب و کار ، فناوری اطلاعات و داده ها

 

 

( کسب و کار ، فناوری اطلاعات و داده ها ) می‌توان گفت که ایمیل وسیله ارزشمندی است که در محیط کسب و کار امروز جایگاه مطمئنی برای خود یافته است، ولی نباید از محدودیت‌های آن از لحاظ امنیت، دزدی و فیلترینگ غافل شد. با استفاده از ایمیل نه تنها شرکت خود را در معرض خطر قرار می‌دهد بلکه جرائم رایانه ای، تروریسم مجازی و ویروس‌ها نیز تهدیدی برای سیستم عامل های کسب و کار شما هستند.
دارایی‌های فکری ارزشمندترین بخش هر کسب و کارند و به این دلیل که از نوع دارائی‌های غیرقابل لمس هستند، محافظت از آن‌ها دشوار است. رایانه ها و برنامه های نرم افزاری، نه تنها روش‌های اثربخشی برای برقراری ارتباط در اختیار ما می‌گذارند، بلکه دروازه‌های اشتراک غیرقانونی اطلاعات را که کنترل شان نیز دشوار است، باز می‌نمایند.
موسسه امنیت رایانه ای، یک بررسی در سال ۲۰۰۳ انجام داده که نتایج ناخوشایندی را فاش نموده است. این بررسی نشان داده است که ۱۵% از شرکت‌ها نمی‌دانند که آیا سیستم هایشان در سال گذشته مورد حمله قرارگرفته است یا خیر و بیش از نیمی از آن‌هایی که از این موضوع آگاه بودند، مشکل را به جایی گزارش نکرده‌اند. جرائم رایانه ای نیز نظیر جرائم خیابانی دارای قوانین و مسئولان مشخصی هستند که بر امور نظارت داشته و آن‌ها را کنترل می‌کنند.
ممکن است باور این قضیه مشکل باشد، ولی تصور نمایید که کارکنان یا افراد خارج از شرکت بتوانند با تغییر یا ایجاد داده های جدید برای برنامه های رایانه ای، منجر به تولید اطلاعات نادرست و فریبنده یا تراکنش‌های غیرقانونی شوند یا باعث ورود و پخش ویروس در سیستم گردند. به علاوه، افرادی نیز هستند که برای منافع یا اطلاعات شخصی، یا فقط برای آزمایش داشتن یا نداشتن جواز ورود به سیستم، سعی می‌کنند وارد آن شوند که ما این کار را هک کردن می‌نامیم، در چند سال اخیر، هک را مسئول بسیاری از جرائم در کسب و کار می‌دانند. یکی از تکنیک های هک که آن را تروجان می‌نامند، به هکر اجازه می‌دهد که بدون اطلاع کاربر به رایانه اش دسترسی بافته و به عنوان مثال، رمز عبور یک حساب سرمایه گذاری آنلاین را به دست آورد. این‌ها مسائل امنیتی هستند که مشتریان و شرکت‌ها در اموری مانند سرمایه گذاری، بان‌کداری و مدیریت حساب‌ها به صورت آنلاین با آن‌ها روبه‌رو هستند.
دزدی هویت، کلاهبرداری‌های مالی بین‌المللی، دزدی از اطلاعات مخفی کسب و کار، کلاهبرداری در حراجی‌ها، کلاهبرداری شبکه ای و اخاذی‌های اینترنتی، همه از جمله روش‌هایی هستند که در سال ۲۰۰۲ مورد استفاده قرار گرفته و نزدیک به ۱۲۵۰۰۰ قربانی و بیش از ۱۰۰ میلیون دلار خسارت در برداشته‌اند. اما این جرائم در بررسی جرائم رایانه ای و امنیت که توسط موسسه امنیت رایانه ای انجام شده است نیامده‌اند.
ویروس‌های رایانه ای، برنامه هایی هستند که به صورت مخفیانه خود را به سایر برنامه های رایانه ای یا فایل‌ها چسبانده و به تغییر، انتقال یا نابودی داده ها می‌پردازند. از آن‌جا که بسیاری از ویروس ها از طریق ایمیل گسترش می‌یابند باید پیش از باز کردن ایمیل ها به نام فرستنده آن توجه کنیم. بهترین کار استفاده از برنامه های ضد ویروس است. با استفاده از این برنامه ها می‌فهمیم که آیا فایل مورد نظر دارای ویروس است و آیا باید آن را حذف نمود یا خیر. ویروس ها نه تنها برای کمیسیون تجارت فدرال مهم هستند بلکه مایکروسافت، به همراه اف‌بی‌آی سرویس مخفی و پلیس بین‌الملل یک پاداش بر ضد ویروس را در نوامبر سال ۲۰۰۳ ترتیب دادند. مایکروسافت روی برنامه ای سرمایه گذاری کرده‌است که به مراجع قضایی امکان شناسایی و محاکمه افرادی که به انتشار کرم‌ها، ویروس ها و سایر انواع کدها بر روی شبکه می‌پردازند، را بدهد.
سایر جرائم رایانه ای عبارت‌اند از دزدی حقیقی از تجهیزات رایانه ای (لپتاپها و PDA ها به دلیل اندازه کوچک‌شان بسیار در معرض خطرند)، استفاده از فناوری رایانه ای برای جعل پول یا سایر اسناد رسمی (گذرنامه، روادید، کارت شناسایی و …) و نیز استفاده از این فناوری برای ذخیره غیرقانونی موسیقی و فیلم‌هایی که دارای کپی رایت هستند، با وجود ظرفیت بالای جرائم رایانه ای، شرکت‌های کوچک چگونه می‌توانند از خود محافظت کنند؟

در صورتی که نگران مورد حمله قرار گرفتن سیستم هایتان هستید، اداره امنیت ملی آمریکا، استفاده از موارد زیر را توصیه می‌کند:

  • * به اتفاقات سریعا واکنش نشان دهید.
  • * اگر نمی‌دانید که چه اقدامی باید بکنید، فعالیت‌های سیستم را متوقف نکنید و به فایل‌ها دست نزنید.
  • * رویه‌ها و سیاست‌های شرکت را دنبال کنید.
  • * از تلفن برای برقراری ارتباط استفاده نمایید.
  • * با تیم واکنش به حوادث در اتحادیه خود تماس بگیرید.
  • * قابلیت مشاهده تماس‌های ورودی تمام خطوط را فعال کنید.
  • * با مشاوران عمومی، متخصصان حل مشکلات اضطراری و مراجع قانونی در تماس باشید.
  • * نسخه‌ای از فایل‌هایی تهیه کنید که مزاحمان روی سیستم های کپی کرده‌اند یا برجا گذاشته‌اند.
  • * نقطه ورود احتمالی را شناسایی کرده تا بتوانید شواهد مورد میاز را جمع‌آوری کنید.
  • * با مقصر احتمالی تماس نگیرید.

به علاوه بسیار مهم است که دسترسی به سیستم و مشاهده داده ها برای کاربران غیر مجاز، مسدود شده باشد. در این زمینه، استفاده از رمز عبور، دیواره‌های آتش و نرم افزارهای رمزنگار مفید است.
در نهایت، نگهداری نسخه پشتیبان از داده ها و سیستم های رایانه ای در شرایطی که ممکن است سیستم مورد حمله قرار گرفته یا نیاز به بازیابی داده های تغییر یافته یا از بین رفته طی پردازش ها باشد، اهمیت بالایی دارد.
سیستم ها و روش‌های زیادی برای تهیه نسخه پشتیبان از داده ها وجود دارند. مهم نیست کدام یک را انتخاب می‌کنید ولی مهم است که این کار به صورت دقیق و پیوسته انجام شود. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

اینترنت، اینترانت و اکسترانت

کسب و کارها و فعالیت‌های تخصصی از فناوری و سیستم های اطلاعات مدیریت استفاده می‌کنند. اتصال این ابزار به یکدیگر و تأمین وسیله‌ای برای مرتبط شدن ماشین‌ها و همچنین موضوع کاربران این حوزه‌ها، اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است، بنابراین، رایانه ها شبکه هایی را تشکیل می‌دهند تا تبادلات را آسان کنند.
ممکن است از کسی کلمه “اکس‌ترانت” را شنیده باشید و تصور کرده باشید که منظورش همان “اینترنت” است، زیرا بیشتر مردم اینترنت را وسیله‌ای برای یافتن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات می‌دانند؛ ولی سه نوع مختلف از شبکه ها برای به اشتراک گذاشتن و دست‌یابی به اطلاعات وجود دارد.
اینترنت، چیزی است که شرکت برای اتصال به شبکه گسترده جهانی WWW و برقراری ارتباط با مشتریان و دنیای وسیع‌تر بیرونی استفاده می‌کند. این ارتباط از طریق ایمیل، وب سایت ها، پژوهش و دست‌یابی به اطلاعات همگانی صورت می‌پذیرد. از سوی دیگر، اینترنت شرکت آن را به دنیای خارج متصل نمی‌کند بلکه فقط یک شبکه داخلی ایجاد می‌نماید. این شبکه گسترده منطقه‌ای همه رایانه های شرکت را به یکدیگر متصل نموده و به این ترتیب به آن‌ها اجازه می‌دهد تا به حافظه یکسانی دسترسی داشته باشند و بتوانند فایل‌ها و اطلاعات را از یک محل مرکزی، داخل شرکت به اشتراک بگذارند.
اکس‌ترانت زمانی کاربرد دارد که کسب و کار با استفاده از شبکه به تعدادی از ذی‌نفعان نظیر تأمین‌کنندگان، واسطه‌ها، تولیدکنندگان با توزیع کنندگان متصل گردد. این نوع شبکه، بین مجموعه‌ای انتخابی از کسب و کارها ایجاد می‌شود که با یکدیگر همکاری نزدیک داشته و برای برنامه ریزی کار و انجام کسب و کار خود نیاز دارند که اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
این شبکه های بزرگ‌تر، تعیین می‌کنند که اطلاعات در کجا به اشتراک گذاشته شود و چه کسی به آن دسترسی یابد؛ اهمیت سایر شبکه های رایانه ای از آن جهت است که تعیین می‌کنند که اطلاعات چگونه به اشتراک گذاشته شود

شبکه های رایانه ای و اهمیت آن‌ها

سیستم های رایانه ای متشکل از سخت افزار، نرم افزار و شبکه ها هستند. یک شبکه داخلی LAN قابلیت اتصال رایانه ها را به شبکه از یک محل و نیز در ساختمان‌های مختلف دارد. در آن محل افراد می‌توانند سخت افزار و نرم افزار را به اشتراک بگذارند. شبکه های LAN در حال تغییرند و به سوی بی سیم شدن یا تبدیل شدن به WLAN می‌روند. به این ترتیب منافع تجهیزات شبکه بدون کابل در اختیار ما خواهدبود. قبل از تصمیم‌گیری درباره بهترین انتخاب برای کسب و کارتان باید تعداد تجیزات دسترسی به شبکه بی سیم، نوع داده یا اطلاعاتی که منتقل می‌شود. پهنای باند مورد نیاز و نیز قابلیت به روز شدن سیستمی که خریداری می‌کنید با توجه به پیشرفت مستمر فناوری را بررسی نماید.
همچنین باید در نظر داشته باشید که سرعت WLAN در زمان خرید، لزوما برابر با سرعت دنیای واقعی نخواهد بود، زیرا WLAN یک واسطه مشترک است و به جای این‌که از سرعت اختصاصی برای دستگاه های متصل به آن انظیر ارتباط Dial – up استفاده نماید، توان خروجی را بین دستگاه ها تقسیم می‌نماید. این محدودیت‌های محاسبه مقدار سرعت مورد نیاز را دچار چالش می‌کنند. بنابراین، خرید مدلی که قابل ارتقا باشد حیاتی است.
به این دلیل که شبکه های بی سیم، برای انتشار داده از راه هوا به جای سیم‌ها استفاده می‌کنند، مسئله امنیت این‌گونه سیستم ها مطرح می‌شود. با انتخاب یک سیستم بی سیم، باید مقیاس‌های امنیت داخلی را به گونه‌ای تنظیم کرد که مطمئن شویم داده ها در طول مسیر دزدیده یا هک نمی‌شوند. مسئله اصلی در تجهیزات سیستم بی سیم، توان خروجی آن است. انواع مبادلات احتمالی در WLAN را مانند ایمیل، مرور وب، برنامه های منابع سازمانی یا برنامه های طراحی رایانه ای در نظر بگیرید. با پراکنده شدن کاربران نسبت به نقاط دسترسی، سرعت‌های شبکه افت فراوانی می‌یابد، بنابراین با نصب نقاط دسترسی کافی، نه تنها همه کاربران خود را تحت پوشش قرار دهید بلکه سرعت اتصال مورد نیاز آن‌ها را نیز فراهم کنید.
امر مسلم این است که با ظهور شبکه بی سیم، نیاز به نشستن در یک‌جا و اتصال به دیوار برای دسترسی به اینترنت کاملا منسوخ شده‌است. در آینده‌ای نه چندان دور، دفتر کار مجازی، واقعیتی قابل لمس برای همگان خواهد بود. نوع دیگری از شبکه های منطقه‌ای با باند پهن هستند. این شبکه ها قوی‌تر از سایرین هستند و به وسیله آن‌ها می‌توان رایانه ها را در مناطق مختلف جغرافیایی با استفاده از امواج مایکروویو، ماهواره یا تلفن به یکدیگر متصل نمود. این نوع شبکه ها به ویژه در کسب و کار رستوران‌ها در حال گسترش‌اند. رستوران‌ها با به کارگیری آن‌ها، شبکه مجازی اختصاصی برای مدیریت یکپارچه زنجیره تأمین، سفارش غذا به صورت آن‌لاین و عملیات پشتیبانی به وجود می‌آورند. برخی رستوران‌ها نیز برای کارکردهای در ارتباط با مشتری نظیر استفاده از کارت‌های اعتباری، از آن‌ها استفاده می‌کنند. به علاوه، آن‌ها تمایلاتی نیز برای استفاده از ماهواره برای انتقال داده هایشان نشان داده‌اند و طبق نظر اسپیس نت که یک تأمین کننده خدمات WAN است، می‌توان این امر را روندی در حال رشد نامید، عجیب نیست اگر می‌بینیم که سرعت و قابلیت اطمینان ماهواره‌ها پیوسته در حال بهبود است.
اما هنوز محدودیت‌های WAN ها برطرف نشده‌اند. بهینه سازی‌های در حال انجام نوید کارکردهای سطح بالاتر را می‌دهند. این فناوری برتر، گران است. این سیستم ها، برحسب میزان فشردگی، شتاب و سرعت مورد نیاز برای کسب و کارتان هزینه های متفاوتی دارند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

انواع سیستم های اطلاعات مدیریت

سه نوع اصلی سیستم اطلاعات مدیریت وجود دارد: سیستم های پردازش تراکنش‌ها، سیستم های پشتیبانی مدیریت، سیستم های اتوماسیون اداری.
سیستم های پردازش تراکنش‌ها، با عملیات کسب و کار روزانه سروکار دارند که به جمع‌آوری و سازماندهی داده های عملیاتی حاصل از فعالیت شرکت می‌پردازند. سیستم های پشتیبانی مدیریت برای کمک به تجزیه و تحلیل داده های جمع‌آوری شده و سازماندهی شده، به کار می‌روند این سیستم ها با پیش بینی‌ها، تهیه گزارش ها و انجام تحلیل های دیگر در امر تصمیم‌گیری به مدیر کمک می‌کنند. سیستم های اتوماسیون اداری، ارتباطات را توسط ایمیل، واژه‌پردازها، دستگاه های فکس و سایر انواع فناوری بین افرادی که از سیستم عامل های یکسان استفاده می‌نماید تسهیل می‌کنند.  

سازمان ها چگونه فناوری اطلاعات را به نفع خودشان مدیریت می‌کنند

ضروری است قبل از اقدام به خرید، نگاهی به برنامه های مورد نیاز شرکت یا کسب و کار کوچک خود داشته باشید تا مناسب‌ترین فناوری را مورد استفاده قرار دهید.
نخستین گام این فرایند، ارزیابی آرمان‌ها و اهداف‌تان در مورد فناوری است. می‌توان مجموعه‌ای از نیازهای مدیران اجرائی، مدیران IT و سایر مدیران را که دارای نیازها و ایده های خاصی در رابطه با استفاده از فناوری هستند، تهیه نمود؛ این کار، کمک مؤثری در تغییر دیدگاه سنتی حسابگر به دیدگاه از بالا به پایین و راهبردی و افزایش ارزش فناوری از دیدگاه کارکنان به شمار می‌رود.
آن‌گاه، می‌توان نقشه جریان اطلاعات را تهیه نمود و از آن برای نمایش چگونگی انتقال اطلاعات از یک نقطه سازمان به نقطه دیگر، استفاده کرد. درک این نکته مهم است که تهیه این نقشه، برخلاف سادگی آن، باعث ایجاد یک سیستم رتبه‌بندی جهت تعیین ارزشمندترین کاربران خدمات مرکز منابع اطلاعاتی (IRC)، ایجاد دور نمای رقابتی و کمک در شناسایی اقدامات لازم با توجه به بودجه کوتاه مدت و بلند مدت می‌گردد.
تهیه نقشه جریان اطلاعات دارای سه مزیت اصلی است. نخست این‌که می‌دانیم چه کسانی و چگونه از اطلاعات استفاده می‌کنند، سؤال اساسی که باید از خود بپرسید این است که چه اطلاعاتی در سازمان شما موجودند، این اطلاعات در کجا قرار دارند و چگونه می‌توان به آن‌ها دسترسی یافت. دوم آن‌که، مشتری نهایی و ذی‌نفعان اصلی انواع مختلف خدمات اطلاعاتی در سازمان که به این اطلاعات دسترسی می‌یابند به دقت شناسایی می‌شود. سومین مزیت اصلی، کمک به تمرکز خدمات اطلاعاتی بر فرصت‌های بالقوه ارزشمندتر می‌باشد. به بیان دیگر به شما کمک می‌کند اطلاعاتی را که بیشترین ارزش را دارند شناسایی کرده و به بهترین نحو آن‌ها را در اختیار بگیرید. درک ایم موضوع ارزش مرکز اطلاعات را بارزتر می‌سازد. مشاوران متخصص بسیاری وجود دارند که در تهیه نقشه جریان اطلاعات به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کنند؛ در این‌جا پنج قدم پذیرفته شده معمول که در تهیه این نقشه توسط مشاوران به کار می‌رود را می‌آوریم:

۱- وضعیت کنونی را توصیف کنید. نمودار سازمانی شرکت چگونه است؟ کاربران چه کسانی هستند؟ چه کسانی به غیر از کاربران از سیستم استفاده می‌کنند؟ زمانی که ایده کلی شکل گرفت، باید عمیق‌تر به موضوع نگاه کنید و از خود بپرسید تا چه حد با نیازهای کاربران آشنا هستید. کاربران با چه بخش‌هایی از سازمان در ارتباط هستند؟

۲- کاربران بالقوه سایر واحدهای کسب و کار را توصیف نمایید و نیازهای اطلاعاتی‌شان را به بحث بگذارید. این امر در شناسایی نیازهایی که در حال حاضر رفع شده یا رفع نشده به شما کمک می‌کند.

۳- در قدم بعدی، شبکه کاربران بالقوه را ترسیم کنید. این امر، تصویری از حوزه‌های دارای هم‌پوشانی و ترکیب منابع و نیز راه حل هایی برای جریان بهینه اطلاعات به دست می‌دهد.

۴- محیط‌های کاری پیچیده، رقابتی و پویا تصمیم‌گیری اثربخش را مشکل می‌سازند و اولویت‌بندی راه حل‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. با این روش، می‌توانید راه حلی را که پاسخ‌گوی اکثر نیازهای شرکت با استفاده از منابع بودجه باشد، انتخاب کنید. فرایند رتبه‌بندی را می‌توان با ارزیابی مخاطرات در سازمان انجام داد. حتی تنها با طبقه‌بندی فعالیت‌ها به فعالیت‌های با ریسک کم، متوسط و بالا نیز طرحی از اولویت‌ها در سازمان را در اختیار شما قرار می‌دهد که امکان یافتن بهترین راه حل را در حداقل زمان و با کمترین تلاش برایتان فراهم می‌کند.

۵- آخرین گام این فرایند: تهیه نقشه اطلاعات است. ترسیم راه حل نهایی، نمایش هر بخش و فهرستی از نیازهای اطلاعاتی آن، درک خوبی از زیر مجموعه‌های سازمان ایجاد نموده، کاربر نهایی را تعیین می‌نماید و در نهایت برای هر یک، راه حل‌های اطلاعاتی خاصی را پیشنهاد می‌دهد.

زیر ترسیم جریان اطلاعات، مدیریت دانش قرار گرفته است. بسیاری از شرکت‌ها دریافته‌اند که با رشد سازمان اطلاعاتی که برای موفقیت آن ضروری است، گم می‌شود یا هیچ‌کس نمی‌داند که این اطلاعات باید در اختیار چه کسی باشد و کجا می‌توان به آن‌ها دسترسی یافت. در نتیجه، به ترسیم جریان اطلاعات توجه مضاعفی می‌شود، در حالی که به مدیریت دانش به قدر کافی توجه نشده است.

روندهای مهم در فناوری اطلاعات

کارشناسان پیش‌بینی می‌کنند هزینه های فناوری پس از یک افت دوره‌ای افزایش یابند. با افزایش هزینه تعمیرات سیستم های کهنه به جا مانده از دوره‌های پیشین، از کار افتادن رایانه های قدیمی و افزایش آگاهی در مورد مزایای سیستم های موبایل، انتظار می‌رود که فناوری جدید با سرعت تازه‌ای وارد دنیای کسب و کار شود. با ورود تدریجی نوآوری‌های فناوری به بازارها، هزینه های مخابراتی و خدمات ذخیره سازی نیز به طور همزمان کاهش می‌یابند.
مایکل جی. میلر ، سردبیر مجله PC معتقد است که بزرگ‌ترین فرصت رشد برای فناوری سیستم های اطلاعات مدیریت، در خدمات وب است. او پیش‌بینی می‌کند که استانداردهای نو ظهور خدمات وب، یکپارچگی را تشویق نموده و به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا کاربردهای موجود در سازمان را به یکدیگر مرتبط کرده، به کاربردهای بیرون سازمان متصل نموده یا کاربردهای کاملا جدیدی ایجاد نمایند. به علاوه میلر معتقد است با توجه به تعداد فزاینده برنامه های کاربردی در دنیای شرکت‌های تجاری، امکان چیرگی یک بازیگر (مانند مایکروسافت یا سان‌مایکروسیستمز) بر بازار وجود نخواهدداشت. میلر با پیش کشیدن موارد امنیتی که پیش‌تر مورد بحث قرار گرفت، امنیت را بزرگ‌ترین مانع در راه رشد مستمر این بخش می‌بیند و معتقد است که هم مشتریان و هم کسب و کارها باید پاسخ بهتری در مقابل مسائل امنیتی آماده نمایند.
روند دیگر در MIS، مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) نامیده می‌شود. همان‌طور که در این بخش نشان داده شد، کاربردها و بسته‌های نرم افزاری بی‌شماری برای علاقه‌مندان به IT وجود دارد. ولی روند جدیدی که در این بخش در حال شکل گرفتن است، مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد. مدیریت فرایندهای کسب و کار سریع‌ترین رشد را در دنیای نرم افزار داشته که ارزش بازار آن در سال ۲۰۰۳ بیش از ۶۰۰ میلیون دلار (طبق نظر تحلیل گر گروه دلفی) بوده است. نوآوری موجود در این فناوری ریشه در اتوماسیون فرایندهایی داشت که توسط انسان ها انجام می‌شد که شامل استفاده از قابلیت‌های مدل سازی فرایند، کنترل فرایند، یکپارچگی نرم افزار و استفاده از ابزارهای تولید سریع نرم افزار می‌باشد.
به علاوه، روندی در راستای یکپارچه کردن فناوری های مختلف نیز وجود دارد. همان‌طور که قبلا گفته شد، PDA ها امروزه شامل تلفن و دوربین بوده، اما “palmtop”ها و تلفن‌های تحت وب نیز به وجود آمده‌اند. این نوآوری‌ها در فناوری در حال خروج از قلمرو ارتباطات هستند و به سمت کاربردهای متداول خانگی نظیر شستشو کننده‌ها، یخچال‌ها و حتی مایکروفرها می‌روند.
یکی از مهم‌ترین روندها در سیستم های اطلاعاتی، کمبود افرادی است که می‌توانند در یکپارچه سازی، نصب و راه ندازی این سیستم ها کمک کنند. شرکت‌ها، استفاده از آخرین فناوری ها را مشکل یافته و با کمبود نیروی IT مواجه‌اند. این امر را می‌توان فرصتی عالی برای شرکت‌های مستعد در استفاده از فناوری و نیز مانعی رقابتی برای شرکت‌هایی که قادر به دسترسی به منابع مورد نیاز برای ماندن در صنعت و نیز حفظ مشتری نیستند، دانست. در آینده روند برون‌سپاری فرایندهای IT ادامه خواهد داشت و به احتمال قوی، اتکا بر مشاوران نیز بیشتر خواهدشد.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

سیستم های اطلاعات مدیریت

 

 

( سیستم های اطلاعات مدیریت ) آیا می‌دانید سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) و فناوری اطلاعات (IT)، چرا و چگونه چنین اثر عمیقی بر کسب و کار در ده سال اخیر داشته‌اند؟ شاید بهتر باشد که سؤال را این گونه مطرح کنیم، که آیا فناوری اطلاعات، کسب و کارها را تغییر داده یا کسب و کار سبب به وجود آمدن فناوری اطلاعات شده‌است؟ با نگاهی به کسب و کار در دهه ۱۹۹۰، در کمال تعجب می‌بینیم که اصل مهم رقابت است و نه فناوری ، تمرکز مستمر بر افزایش تولید و کارایی، رقابت شدیدی را ایجاد نموده و کسب و کارها را به سوی فناوری کشانده است. با این وجود، دایانا فارل در مجله تحلیل کسب و کار هاروارد می‌گوید: “اکنون که فناوری به اجزای ریز تقسیم شده است، عده‌ای معتقد هستند IT تغییر کمی در کسب و کار داشته است.”
متخصصان و صاحبان کسب و کار در دنیای امروز بر این باورند که فناوری ، نقش اصلی را در عملیات روزانه ایفا می‌نماید. در واقع، برخی از کسب و کارها هیچ گونه حضور ملموسی ندارند و فقط در دنیای مجازی می‌توان آن‌ها را یافت. با این که تب تبدیل کسب و کارهای سنتی به کسب و کار الکترونیکی، تا حدودی خوابیده است ولی نقش فناوری و سیستم اطلاعات مدیریت، انکارناپذیر است. در این بخش به مرور الزامات محیط مجازی و سازمان های فناوری محور امروزی می‌پردازیم و به طور ویژه به MIS می‌پردازیم.
سیستم های اطلاعات مدیریت را می‌توان ابزارهایی برای کمک به مدیران در سازماندهی و تصمیم‌گیری با استفاده از داده ها، تعریف نمود. به عبارت ساده‌تر، یک MIS اثربخش، به ارتباطات سازمان کمک می‌کند. به علاوه، هنوز هم می‌توان گفت که چنان‌چه افراد با یکدیگر کار کنند بسیار بهتر از آن است که به صورت انفرادی کاری را انجام دهند و همچنان همان مفاهیم قدیمی، نظیر همکاری و ارتباطات، در هسته کسب و کار قرار دارند. MIS به جمع‌آوری کارآمد داده ها پرداخته، آن‌ها را دسته‌بندی نموده و اطلاعات به دست آمده را در اختیار افراد متفاوتی می‌گذارد. در ادامه این بخش، تعدادی از نرم افزارهای طراحی شده برای کمک به همکاری بیشتر و ارتباطات بهتر، مورد بررسی قرار می‌گیرند. نخست، باید فهم اولیه از سخت افزارهای محاسباتی را به دست آورد، زیرا آن‌ها ابزارهای پردازش و ارتباط مورد استفاده در MIS هستند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

اجزای اصلی ابزارهای سخت افزاری محاسباتی

سخت افزار رایانه، همان چیزی است که با نگاه کردن به میز کار یک نفر، می‌بینید: خود رایانه، نمایشگر ورودی‌ها نظیر صفحه کلید، دیسک خوان، سی دی رام و دی وی دی رام، موس و …. اجزایی نیز در داخل آن قرار دارند که کار ذخیره‌سازی و پردازش داده را به محض ورود به سیستم بر عهده دارند. گستره وسیعی از رایانه ها وجود دارند، از رایانه های پردازنده مرکزی تا رایانه های دستی، پردازنده‌های مرکزی، رایانه های بزرگی هستند که بیشتر توسط شرکت‌ها و برای پردازش حجم بالای اطلاعات، مورد استفاده قرار می‌گیرند. آن‌ها بسیار قوی و گران هستند. رایانه های دستی یا دستیاران دیجیتال فردی کوچک، بسیار ارزان و قابل حمل‌اند که امکان استفاده از تقویم‌ها، پست الکترونیکی، دفترچه تلفن بازی‌های دوربین و بسیاری موارد دیگر را برای مصرف کننده فراهم می‌آورند.

نرم افزار

قدرت و کاربرد اصلی یک رایانه، در عملیاتی است که نرم افزارهای نصب شده روی آن انجام می‌دهند. مهم‌ترین عملکرد نرم افزاری، سیستم عامل است که رایانه را راه اندازی می‌کند. برخی از انواع سیستم عامل‌ها عبارت‌اند از Mac OC، Linux ، ۲۰۰۰ windows Windows XP و Unix. این سیستم عامل‌ها، فرایندهای مختلفی را در اختیار ما می‌گذارند و ما می‌توانیم از این طریق از رایانه خود استفاده نماییم.
رایانه با استفاده از نرم افزار، وظایف خاصی را انجام می‌دهد، نظیر ایجاد صفحه گسترده‌ها، صورت حساب‌ها، مدل های مالی، آماده‌سازی اسلاید برای ارائه مطالب، نوشتن یک سند با استفاده از برنامه واژه پرداز. برخی از نرم افزارهای کاربردی عبارت‌اند از Microsoft word (واژه پرداز)، Power Point (ارائه‌ها) و Excel (صفحه گسترده مالی).
مدیریت نرم افزارها و سخت افزارهای مورد استفاده در هر کسب و کار، وظیفه سختی است، زیرا لازم است از عملکرد و هدف هر یک از آن‌ها آگاه باشیم.

نقش مدیر ارشد اطلاعاتی

شما به عنوان یک متخصص یا صاحب یک کسب و کار، احتمالا به امید یافتن راهی برای یادگیری هدف و نقش سیستم های مدیریت اطلاعاتی و در نتیجه تبدیل شدن به مدیر ارشد اطلاعاتی (CIO) در کسب و کار خود، به مطالعه این بخش مشغولید. CIO مسئولیت مدیریت تمام اطلاعات به دست آمده از سخت افزارها و نرم افزارها و نیز کنترل کافی بودن جریان اطلاعات و ارتباطات جهت برآوردن اهداف سازمان را بر عهده دارد.
شرکت تحقیقاتی CIO Insight، نقش‌های یک مدیر ارشد اطلاعاتی را شناسایی نموده است. CIO مسئول ارزیابی تناسب بین راهبرد شرکت و فناوری مورد استفاده برای اجرای این راهبرد می‌باشد. وظایف این شرکت تحقیقاتی عبارتند از: مصاحبه و استخدام افراد، مراقبت از فرصت‌ها و خطرات فناوری اطلاعات، نظارت بر سرمایه گذاری‌های بزرگ، ممیزی زیرساختارهای IT از حیث قابلیت اطمینان و درجه ریسک و ارائه مشاوره در مورد مسائل راهبردی به کارکنان بخش IT. این وظایف، به هیچ وجه کار کوچکی نیستند.
در مقاله‌ای در مجله تحلیل کسب و کار هاروارد، دایانا فارل می‌نویسد که یک CIO باید قادر باشد ۱۰ سؤال زیر را پاسخ دهد:

۱- آیا شرکت، در اصلی‌ترین اقدامات کسب و کار خود از فناوری اطلاعات استفاده می‌نماید؟

۲- آیا اطلاعات مدیریت و سهام‌داران، از صحت و صداقت بالا برخوردار است؟

۳- آیا از فناوری برای تضمین پایداری کسب و کار خود استفاده می‌کنیم؟

۴- آیا مخارجی که صرف فناوری می‌کنیم، بهترین بازگشت سرمایه را به دست می‌آوریم؟

۵- آیا کارکنان ما قادرند اطلاعات و فناوری را به صورت اثربخش به کار گرفته و مدیریت کنند؟

۶- آیا از فناوری اطلاعات برای آموزش و نوآوری استفاده می‌کنیم؟

۷- آیا روی ظرفیت‌های تجاری اینترنت، سرمایه گذاری می‌کنیم؟

۸- آیا تأمین خدمات فناوری اطلاعات به صورت بهینه است؟

۹- آیا همکاران مناسبی در حوزه فناوری اطلاعات داریم؟

۱۰- انتظار ما از CIO و ساختار IT چیست؟

احتمال این‌که در طی جریان مدیریت کسب و کارتان یا مشغولیت به حرفه خود، حداقل یکی از این سؤالات به ذهن‌تان خطور کرده باشد، وجود دارد. اطلاعات موجود در این بخش، به شما کمک خواهد کرد تا به این سؤالات بهتر پاسخ داده و به یک CIO اثربخش‌تر تبدیل شوید.

کارکردهای MIS: ابزارهایی برای به اشتراک گذاشتن همسان داده ها

مایکروسافت یکی از ابتدایی‌ترین و مورد استفاده‌ترین ابزارهای نرم افزاری است. این نرم افزار، امکان ایجاد، ذخیره، بازیابی، ویرایش، چاپ و به اشتراک گذاشتن انواع مختلف استاد را فراهم می‌آورد. این اسناد را می‌توان به سادگی به پیام های الکترونیکی ضمیمه نمود و به محل‌های گوناگون فرستاد تا در آن‌جا سایر همکاران روی آن‌ها کار کنند. Microsoft Word دارای ابزار ویراستاری است که امکان ویرایش متن را بدون تغییر در یکپارچگی سند فراهم می‌آورد. به عنوان مثال، این بخش با استفاده از Microsoft Word تحریر شده‌است ابتدا نویسنده متن را می‌نویسد سابر اعضا و ویراستاران کار تغییر، قالب‌بندی و ویرایش را بر عهده دارند. سپس متن این بخش با سایر بخش‌ها به صورت یکپارچه درمی‌آید. به این ترتیب Word ابزار اثربخشی در سیستم مدیریت اطلاعات به شمار می‌آید زیرا روش انجام کار را تسهیل می‌نماید.
به زمان و تلاشی که با استفاده از این نرم افزار و از طریق تسهیل اشتراک، ذخیره سازی، انتقال، چاپ و کار بر روی اسناد صرفه‌جویی می‌شود، بیندیشید. با رشد توانایی‌های چنین نرم افزارهایی، به تدریج از تعداد اسناد کاغذی کاسته شده و به سمت شرکت‌های بدون کاغذ پیش می‌رویم، با وجود روند گسترده‌ای که در این مسیر شاهد آنیم، هنوز هم بسیاری از صاحبان مشاغل و متخصصان، بدون داشتن کپی‌های کاغذی، احساس خوبی ندارند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.
یکی دیگر از نرم افزارهایی که بسیار مورد استفاده است، محصولی از شرکت Adobe می‌باشد. ممکن است با نام Adobe Acrobat آشنا باشید، که از کاربردهای آن می‌توان به امکان استفاده دیگران از اسناد روی شبکه بدون تغییر نسبت به فایل اولیه، اشاره نمود، ولی برخلاف اسناد موجود در Word، نمی‌توان قالب‌بندی و محتوای این اسناد را تغییر داده یا بخشی از آن را جدا نمود.
یکی دیگر از ابزارهای مفید در کسب و کارهای کوچک، برنامه های صفحه گسترده نظیر Microsoft Excel هستند. این نرم افزار، ابزاری پویا و قوی برای تهیه گزارش‌ها و صفحه‌های کاری به شمار می‌آید که توسط آن، کاربر می‌تواند با استفاده از فرمول‌های ساده نظیر جمع و تقسیم و نیز مدل های پیچیده برای اتصال صفحه‌ها به یکدیگر، به کار روی اطلاعات بپردازد. همچنین، می‌توان برحسب نیاز، این صفحات را به هم مربوط نمود تا با هم روی داده ها کار کنند. این برنامه قادر به انجام کارهای آماری، به کارگیری مدل های مالی، تهیه نمودارهای متنوع و نظارت بر عملکرد است. با وجود این‌که بسیاری از مردم از اعداد واهمه دارند، صفحه گسترده‌ها قادرند داده ها را به صورتی که کاربرپسند باشند، خلاصه و دسته‌بندی کنند برنامه های صفحه گسترده می‌توانند با استفاده از داده ها، اشکال ترسیمی و نمودار ایجاد کنند. این اشکال را می‌توان در اسناد مختلف وارد نمود یا از آن‌ها برای ارائه گزارش‌ها استفاده کرد.
پست الکترونیکی با ایمیل، انقلابی در ارتباطات فردی و حرفه‌ای به وجود آورده است. ایمیل ابزار ارتباطی سریعی است که توسط آن می‌توان اطلاعات را به اشتراک گذاشت، به جدیدترین چیزها دست یافت و در بیشتر موارد، داده ها را فوری منتقل نمود. از ایمیل برای ارتباطات درون و برون سازمانی استفاده می‌شود؛ می‌توان اسناد مهم، نظیر قراردادها و موافقت نامه‌ها را به آن ضمیمه نمود با پیام های ساده و معمولی نظیر تأیید یک قرار جلسه را با آن ارسال کرد. به علاوه نرم افزارهایی طراحی شده‌اند که می‌توان توسط آن‌ها، اطلاعات صندوق پست الکترونیکی را مدیریت نمود.
یکی از این ابزارها، Microsoft Outlook است که به کاربر امکان ارسال، دریافت و مدیریت مواردی نظیر پست الکترونیکی، تقویم کاری، شماره تلفن‌ها، وظایف یادداشت‌ها را می‌دهد. نرم افزارهایی مانند Outlook کاغذبازی را کاهش داده و از اتلاف وقت ناشی از تماس‌های تلفن جلوگیری می‌کند و در نتیجه منجر به افزایش تولید و سودآوری می‌شود.
در شرکت‌های کوچک، یکی از ساده‌ترین راه ها برای ارائه یک وجهه خوب، ایجاد پرستیژ حرفه‌ای در ارتباطات با تمامی ذی‌نفعان است. یکی از فرصت‌هایی که برای ایجاد تمایز با رقبا قابل استفاده است، ارائه مطالب به صورت زیبا و تأثیرگذار است. نیاید ارائه ها را فقط بر مبنای دستور کار یادداشت‌ها تهیه کنید، بلکه باید هم زمان با استفاده از فناوری، از جاذبه‌های بصری نیز برای همراهی با ایده هایتان سود بجویید. نرم افزارهای موجود در این زمینه مانند PowerPoint امکان استفاده از اشکال ترسیمی، صوت و تصور متحرک، افکت‌های متنوع و جذاب و حتی ابزار اندازه‌گیری زمان مورد نیاز برای ارائه را برای کاربر فراهم می‌کنند. در نهایت می‌توان متن را با طرح ها و امکانات چند رسانه ای ترکیب نمود تا وجهه حرفه‌ای مورد نظرتان را به مخاطب القا نماید.
اگر PowerPoint قادر به ارائه امکانات چند رسانه ای مورد نظرتان نیست، می‌توانید از سایر فناوری های موجود برای ایجاد یک ترکیب یکپارچه از صدا، تصویر، اشکال ترسیمی و متحرک سازی استفاده نموده و پس از تبدیل آن‌ها به یک فایل رایانه ای، آن‌ها را همراه با سایر فایل‌ها به کار برد. از فایل‌های چند رسانه ای می‌توان در ارائه مطالب برای کارکنان و مشتریان، کنفرانس‌ها و کلاس‌های درس در مؤسسات آموزش پیشرفته استفاده نمود. نرم افزارهای ارائه مطلب، اگر به صورت اثربخش مورداستفاده قرار گیرند، قادر هستند در مخاطب تمرکز ایجاد کنند، ذهنیت خاصی به وجود آورند و به برقراری ارتباط کمک کنند.
یکی دیگر از نرم افزارهای مهم، می‌تواند اطلاعات را از طریق یک پایگاه داده ترکیب نموده و به وسیله ایمیل آن‌ها را با سایرین به اشتراک گذارد تا با همکاری یکدیگر، روی آن کار کنند. این گروه افزار، امکان کار مشترک بر روی یک سند را به طور همزمان فراهم می‌آورد و در عین حال افراد قادرند تغییرات اعمال شده توسط سایر همکاران را نیز مشاهده کنند.
گروه افزار برای شرکت موقعیتی فراهم می‌کند تا مقیاس و بازده کسب و کار خود را افزایش دهد. نرم افزار، به کاربر اجازه می‌دهد که با سرعت بالایی به استفاده، کپی، ویرایش و ردیابی داده بپردازد و امکان انتشار و دسترسی به آن را به صورت نمایی افزایش می‌دهد. طبق قانون مت کاف، استفاده از نرم افزارهای یاد شده با افزایش تعداد کاربران افزایشی نمایی دارد. به عنوان مثال، اگر فقط یک نفر دارای پست الکترونیکی باشد، آن‌گاه می‌توان ایمیل را ابزاری بلااستفاده نامید. ارزش ایمیل با افزایش استفاده کاربران از آن برای برقراری ارتباط و اشتراک اطلاعات بالا رفته است. دانستن شیوه‌های ارتباطی ذی‌نفعان کسب و کارتان بسیار مهم است، آن‌ها از چه ابزاری برای دسترسی به اطلاعات استفاده می‌کنند؟ در انتخاب ابزار و فناوری، همواره باید چیزی را انتخاب کنید که مورد استفاده اکثریت ذی‌نفعان است تا از قابل درک بودن و اثربخشی خروجی‌های شرکت مطمئن گردید.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری

MIS برای برقراری ارتباط به کار می‌رود ولی آرمان نهایی ما، استفاده از این ابزار برای اتخاذ تصمیمات بهتر است. به این ترتیب، نرم افزار مورد استفاده در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی باید متناسب با ویژگی‌های فرد، وظیفه مورد نظر و چگونگی ارائه اطلاعات باشد.
جین کری و چارلز کاکمر، به بیان طیف وسیعی از فاکتورهای مهم در انتخاب فناوری مورد استفاده متناسب با شرایط تصمیم‌گیری می‌پردازند. این ابزار و فرایندها، نقش ها و اهداف متفاوتی دارند که از مدیریت مشتری با نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری CRM تا نقش مدیریت دانش (به اشتراک گذاشتن و انتشار “یادبودهای سازمانی”) و ارسال و ردیابی محصولات و خدمات شرکت را در بر می‌گیرند.
به عنوان مثال، سیستم های پشتیبانی از تصمیم (DSS) عبارت‌اند از سیستم های اطلاعاتی که قادرند داده های مرتبط را به سرعت در اختیار فرد بگذارند تا از آن‌ها در تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین اقدام استفاده شود. DSS می‌تواند به شبیه‌سازی یک موقعیت بپردازد و بر اساس متغیرهای شناخته شده، خروجی‌های مختلف آن را پیش‌بینی کند. مثلا درآمد یک خط هوایی با توجه به تعداد پروازهای داده شده ( و نیز با در نظر گرفتن تأخیرها به دلیل تغییرات آب و هوایی و سایر مشکلات غیرقابل پیش بینی) چقدر خواهد بود، تعداد مسافران هر پرواز و تعداد صندلی‌های فروخته شده با توجه به قیمت هر یک چقدر خواهد بود؟
DSS می‌تواند همه متغیرهای گفته شده را در نظر گرفته و با توجه به خروجی‌های متفاوت، درآمدهای مختلفی را برآورد کند. در ابتدا، درک لزوم به کارگیری چنین ابزارهایی مشکل به نظر می‌رسد ولی میزان صرفه‌جویی در زمان و منابع مالی در بلند مدت، توجیه خوبی به نظر می‌رسد.
سیستم های اطلاعاتی خبره EIS امکان دسترسی مدیران به پایگاه های داده اصلی شرکت، که در اختیار مدیران ارشد هستند، را فراهم می‌آورد. این سیستم ها را می‌توان به شکل دلخواه مورد استفاده قرار داد و آن‌ها را در یک صنعت خاص به کار گرفت، به عنوان مثال، یکی از این سیستم ها در معرفی خود می‌گوید:
نخستین سیستم جامع پشتیبانی از تصمیم، که برای شرکت‌های بیمه دارائی و تصادفات طراحی شده است. شما می‌توانید نتایج مالی را برآورد کرده، ریسک‌های غیرقابل قبول را شناسایی و ساختارهای تمدید قراردادهای بیمه را بهینه کنید، همچنین می‌توانید راهبردهای مختلف سرمایه گذاری را آزمایش کرده، اختصاص بودجه را مدیریت نموده و نیز منابع ارزش را در سازمان تان مشخص کنید. زمان خود را صرف مدل سازی نکنید بلکه به اصلاح راهبردها بپردازید. تصمیم‌گیری مالی نیازمند برآوردهای دقیق و قابل اعتماد اقتصاد کلان و بازارهای مالی است. ابزار ما جامع‌ترین تولید کننده سناریوهای اقتصادی است که اطلاعات سرشماری، شاخص‌های تورم و متغیرهای کلان را به کار می‌گیرد. این ابزار، به مدل سازی ارتباط بین بازارها براساس تاریخچه آماری آن‌ها برای شبیه‌سازی واقع‌گرایانه می‌پردازد. این مدل ها بر خلاف مدل های ساده‌تر قادرند تحت آزمایش فشار قرار بگیرند.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

پروژه ، مدیریت بودجه و ریسک‌پذیری

 

 

( پروژه ، مدیریت بودجه و ریسک‌پذیری ) تخمین‌های بودجه پروژه را می‌توان با استفاده از طیفی از فنون (از تخمین محض مبتنی بر تجربه و دانش گرفته تا مدل های مالی پیچیده) به‌دست آورد. به محض این‌که پروژه به تصویب می‌رسد، باید تخمینی دقیق و پرجزئیات از هزینه زده شود. تخمین هزینه، معیاری برای حفظ هزینه‌های پروژه در مسیر صحیح خود خواهد بود و می‌تواند مورد استفاده مشتری، مدیریت، مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه قرار گیرد.
بودجه بندی دقیق و پرجزئیات همچنین می‌تواند امکان پیش‌بینی بودجه های مورد نیاز برای هر مرحله از پروژه را فراهم کند. به تدریج که پروژه پیش می‌رود، می‌توان از اطلاعات مربوط به هزینه برای کنترل پروژه، پایش پیشرفت، شناسایی مشکلات احتمالی یافتن راه‌حل‌ها استفاده کرد. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.
محاسبه بودجه چندان دشوار نیست. همه ما می‌دانیم با جمع‌کردن چندین عدد که مربوط به هزینه های مختلف در مراحل مختلف است، می‌توان بودجه را محاسبه کرد. نکته اینجاست که این اعداد باید تا حد امکان دقیق باشند. بنابراین، منبع داده برای فرایند بودجه بندی جاهایی خواهد بود که بیشترین زمان کار به آن‌ها اختصاص داده می‌شود.
اولین موردی که باید به آن توجه کرد هزینه های مربوط به نیروی کار داخلی است. یکی از بزرگترین اشتباهاتی در طول فرایند بودجه بندی رخ میدهد، نادیده گرفتن هزینه نیروی کار داخلی است. این هزینه را می‌توان با استفاده از مدل برنامه ریزی پرجزئیات به‌دست آورد تا مشخص شود هر نفر چه مقدار وقت باید بگذارد تا کار تکمیل شود. پس از آن می‌توانید مبلغ حقوق کاری را تخمین بزنید. اگرچه، حقوق ساعتی افراد مختلف، متفاوت است اما می‌توانید به بخش مالی شرکت خود مراجعه کنید و میانگین آن‌ها را به‌دست آورید. این میانگین شامل دستمزد، مزایا و سایر هزینه ها می‌شود. در بیشتر سازمان‌ها، بخش‌های مالی چنین اطلاعاتی را در اختیار دارند و نیازی نیست که مدیر پروژه با رویکرد خودش، این مبالغ را محاسبه یا بازمحاسبه کند.
محاسبه دقیق هزینه تجهیزات درون سازمانی پیچیده‌تر است. اگر شما قصد داشته باشید از تجهیزاتی در تنها یک پروژه استفاده کنید، به راحتی می‌توان هزینه این کار را به سایر هزینه‌های دیگر پروژه اضافه کرد. اما اگر می‌خواهید از این تجهیزات در چندین پروژه استفاده کنید، باید از رویکرد محاسبه هزینه به طور مجزا برای هر پروژه استفاده کنید تا تخمین بزنید که چه مقدار از هزینه‌ها مربوط به هر یک از پروژه ها است. یکی از روش‌ها، تقسیم هزینه ها در طول یک بازه زمانی است. آیا قصد دارید از این تجهیزات در پنج یا ده یا پنجاه پروژه استفاده کنید؛ بر اساس این فرض‌ها، می‌توانید هزینه ها را به صورت ساعتی یا پروژه ای تقسیم بندی کنید.
معمولا محاسبه‌ی هزینه‌ های کاری و تجهیزاتی برون‌سازمانی آسان‌تر است زیرا پیمانکاران پیشاپیش هزینه‌های محصولات و خدمات خود را حساب کرده‌اند.گاهی مبالغ این هزینه‌ها قابل مذاکره است.در یک قرارداد راس‌المالی (مبتنی برقیمت تمام شده)، مبالغ هزینه‌های نیروی کار و تجهیزات در قرارداد نوشته می‌شود و فروشنده یا عرضه کننده‌ی خدمات هزینه‌های اضافه شده‌ی مربوط به نیروی کار، تجهیزات و مواد خام را در آخربه  قرارداد اضافه خواهد کرد. هنگامی که این مبلغ مشخص شد، می‌توانید به راحتی آن را به تخمین کلی خود از هزینه پروژه اضافه کنید.
نکته آخر که باید به‌آن توجه کرد، هزینه های مرتبط با مواد خام است. نوع مواد خام براساس ماهیت پروژه ای که روی آن کار می‌کنید، کاملا متغیر است. گستره این مواد شامل مصالح ساختمانی تا مواد لازم برای ایجاد یک نرم افزار می‌شود. درصد هزینه های مربوط به مواد خام نیز کاملا متغیر است. برای اطلاع از هزینه های مربوط به مواد خام، ابتدا باید به خصوصیات محصول یا نوع خدمت‌رسانی توجه شود.
هنگامی که زمان‌بندی و محاسبه هزینه انجام شد، می‌توانید یک پیش‌بینی از جریان نقدی شرکت خود داشته باشید. شایان ذکر است که تخمین هزینه و بودجه، مسئولیت مشترک تمام ذینفعان پروژه است و داشتن یک رویکرد تعاملی، ریسک‌ها و تردیدهای پروژه را کاهش می‌دهد.

مدیریت ریسک

پس از مرحله تعیین بودجه، مرحله مدیریت ریسک وجود دارد. بسیاری از مدیران نمی‌دانند که مسئولیت اصلی آن‌ها مدیریت ریسک است و حتی تمایل دارند به آن فکرهم نکنند. مدیریت ریسک به فرایند کلی شناسایی، کنترل و کمینه‌کردن تأثیر رویدادهای غیرمنتظره است. هدف برنامه مدیریت ریسک، کاهش نظام‌مند ریسک برای بالابردن احتمال دستیابی به اهداف پروژه است. در واقع، یک مدیر پروژه می‌داند که مدیریت پروژه همان مدیریت ریسک است. همان‌طور که قبلا گفته شد، موانع و مشکلات خارجی یا برون‌سازمانی، هنگام برنامه‌ریزی پروژه بررسی می‌شود.
تعریف پروژه بسیاری از اقدامات مرتبط با مدیریت ریسک را دربر می‌گیرد و تعیین‌کننده اهداف و محدودیت‌های پروژه می‌باشد. در این فرآیند، بسیار ضروری است که ریسک‌های پروژه خود را بشناسید. شما باید با ارزیابی ریسک‌های احتمالی و میزان احتمال وقوع آن‌ها، برای هریک واکنش‌ مناسبی در نظر بگیرید.
درنهایت، باید راهبردهایی را عملیاتی کنید که برای واکنش و پایش تاثیرات این ریسک‌ها مناسب باشند. اگر قرار است تغییراتی صورت گیرد، اطمینان حاصل کنید که همه ذی‌نفعان از وضعیت مطلع و با تغییرات موافق هستند.
در پایان این فرایند، یک برنامه پروژه مدون خواهید داشت. شما پرسنل و افراد کلیدی را مشخص نموده‌اید؛ ریسک‌ها و محدودیت‌های اصلی را شناسایی کرده‌اید و برای هریک، واکنش‌های لازم را درنظر گرفته‌اید؛ برنامه‌ها و جدول زمانی را آماده کرده‌اید؛ نمایه پروژه و توصیفی از رویکرد مدیریت پروژه با راهبرد فراهم شده است؛ بیانیه محدوده (شامل تحویل دادنی‌های پروژه و اهداف پروژه) اعلام شده است. ساختار شکست کار مشخص شده است؛ تخمین‌های مربوط به هزینه و تاریخ‌های شروع کار مشخص و مسئولیت‌های مختلف به افراد مختلف واگذار شده است؛ راه‌های سنجش عملکرد و در نهایت، نقاط عطف پروسه و تاریخ هریک از آن‌ها نیز معین شده است.

تخمین های پروژه

اگرچه تخمین به معنی تلاش برای پیش‌بینی آینده و مدت زمان و پول لازم برای دستیابی به نتایج است، اما برای ذی‌نفعان مهم است که بدانند تخمین های شرکت شما از دقت بالایی برخوردار است. بنابراین، لازم است از افراد صلاحیت‌دار برای انجام این کار استفاده کنید، تخمین ها را بر اساس تجربیات شخصی و سازمانی صورت دهید و به اندازه کافی وقت و انرژی لازم برای رسیدن به یک تخمین دقیق درنظر بگیرید.
یکی از فنون تخمین زدن، تخمین مرحله‌ای است. در تخمین مرحله‌ای، هزینه و تعهدات کاری تنها برای یک مرحله از کار درنظر گرفته می‌شود. عجیب نیست که این فن تخمین زدن، یک فن محبوب در میان مدیران پروژه ها باشد زیرا در این فن، لازم نیست کل جدول زمانی و هزینه ها به‌صورت یک‌جا و احتمالا به نخوی غیرواقعی مشخص شده باشد. مدیران پروژه ها ترجیح می‌دهند مراحل بعدی پروژه خود را بر اساس نحوه انجام مراحل اول یا دوم تنظیم کنند. عدم قطعیتی که در ابتدای هر پروسه وجود دارد، با پیشرفت پروژه از بین می‌رود.
این رویکرد با تخمینی با یک مرتبه بزرگی برای کل پروژه آغاز می‌شود و سپس با تخمین مفصل و پرجزئیات برای مرحله اول پروژه، ادامه پیدا می‌کند.
جمع‌بندی مرحله اول به معنی قرارگرفتن در آستانه ورود به مرحله دوم است. در این زمان باید تصمیم گرفت که آیا می‌توان کار را برای ورود به مرحله دوم ادامه داد یا خیر. هنگامی که پایان کار برای مرحله اول اعلام شد، تخمین دیگری با مرتبه بزرگی دیگر زده می‌شود. همچنین در کنار آن یک تخمین پرجزئیات برای مرحله دوم ارائه می‌شود و روند به همین ترتیب پیش می‌رود. در جریان این فرایند، تخمین دائما دقیق‌تر می‌شود و درحین پیشرفت کار، هر مرحله ارزیابی می‌شود.
فن دیگر برای برآورد پروژه، سرشکن کردن است. در این روش، تخمین کلی پروژه زده می‌شود و سپس درصدی برای هر یک از مراحل با کارهای خاص پروژه اختصاص داده می‌شود. ساختار شکست کار می‌تواند مبنای خوبی برای این نوع تخمین زدن باشد.
هرچند، برای این‌که این روش تا حد امکان دقیق باشد، برآورد اولیه پروسه باید صحیح باشد. در غیر این صورت، برآوردهای پروسه در مورد قسمت‌های کوچک‌تر دقیق نخواهد بود. علاوه بر این، سرشکن کردن بر اساس فرمولی گرفته شده از داده‌ها و تجربیات مربوط به پروژه های مشابه است. بنابراین، ضروری است که پروژه های قبلی، بسیار شبیه به پروژه‌ی در دست باشد. دقت این فن نمی‌تواند مانند دقت رویکرد جز به کل باشد ولی می‌تواند هنگام تصمیم‌گیری برای قبول یا رد یک پروژه، بسیار ارزشمند باشد.
تخمین های پارامتری زمانی زده می‌شود که یک واحد پایه‌ای کار به عنوان مقیاسی برای کل پروسه درنظر گرفته می‌شود. این نوع تخمین برای محاسبه هزینه و محدوده پروژه در مقیاس کوچک و تعمیم آن به کل پروژه مفید است. این تخمین براساس داده‌های قبلی در مورد پروژه‌ها و منابع مورد نیاز آن‌ها زده می‌شود و مستلزم این است که تخمین زننده، یک فرمول پارامتری ایجاد کند. فرمول‌های پارامتری متغیرهایی را دربر می‌گیرد که ممکن است در طول فرایند کار رخ نماید. برای مثال، آیا فرایند کاری در زمان‌هایی مشخص به دلیل تعطیلات تأثیرات فصلی یا تأثیر پروژه های دیگر، سریع‌تر یا کندتر پیش خواهد رفت؟ آیا احتمال کمبود مواد خام به هر دلیلی وجود دارد؟ تخمین های پارامتری در سطوح پایین‌تر، از دقت بیشتری برخوردارند اما برای تخمین های مربوط به مرتبه بزرگی هم مفید خواهند بود.
دقیق‌ترین نوع تخمین، تخمین جز به کل است. هرچند، این تخمین نیازمند جمع‌آوری حداکثر اطلاعات است زیرا باید همه کارها را به صورت جزئی در نظر بگیرد و سپس همه آن‌ها را با هم ترکیب کند تا به یک کل برسد. اگرچه این نوع تخمین دقیق‌ترین نوع تخمین است اما معمولا این سطح از جزئیات در ابتدای پروژه ها موجود نیست.

تیم پروژه

طی مرحله تخمین زدن، ضروری است که مهارت‌های تیم کاری خود را به خوبی بشناسید، شما باید از تخصص‌های مختلف افراد تیم خود آگاه باشید (حتی اگر از نظر شخصی آن‌ها را خوب نمی‌شناسید) و از آن‌ها برای پیشبرد کارها استفاده کنید. همچنین مهم است که بدانید چه نوع فناوری‌هایی برای انجام پروژه مورد نیاز است. آیا فناوری‌های جدیدی مورد نیاز است؟ آیا باید به اعضای تیم خود مهارت‌های جدیدی برای استفاده از فناوری آموزش دهید؟ فناوری مورد استفاده شما چقدر قابل اتکاست؟
تیم افرادی که با آن‌ها روی مدیریت پروژه کار می‌کنید، بسیار مهم است. این مسئولیت مدیر پروسه است که تیم را به سمت انجام کامل پروژه سوق دهد. به همین دلیل، مدیر پروژه باید از فنون مختلف مدیریتی برای  تشکیل یک تیم منسجم استفاده کند. تغییر در فرایندها نیز باید به خوبی مدیریت شود. مدیریت اجرای پروژه نیازمند آگاهی دائمی از تحویل دادنی‌های پروژه، اهداف پروژه، زمان‌بندی پروژه، هزینه های پروژه و کیفیت پروژه است. نظارت بر تمام این‌ها به مدیر اجازه می‌دهد تا چنانچه عدولی از برنامه اصلی صورت گرفت. او بتواند کار را به مسیر اصلی خود برگرداند.
مدیران پروژه کار بزرگی را برعهده دارند. آن‌ها باید کیفیت را تعریف و آن را در سراسر پروژه حفظ کنند. باید بتوانند به دقت الزامات منابع انسانی را تعیین و نیروی انسانی را مدیریت کنند. باید بدانند چگونه برنامه‌ریزی و هزینه های پروژه را با استفاده از فنون مطرح شده، مدیریت کنند. باید ارتباط‌های موفقی با ذی‌نفعان، مدیران ارشد، اعضای تیم، مشتریان، پیمانکاران و … برقرار کنند و با فنون مدیریتی مربوط عرضه محصولات و بستن قراردادها آشنا باشند.
در هر صورت، یک نکته مهم در اینجا وجود دارد و آن این است که موفق‌ترین مدیران، کسانی هستند که تیم‌های خوبی را تشکیل می‌دهند. در یک تیم موفق ارتباط‌های خوبی بین اعضا وجود دارد. این نکته مهم است که بیش از حد روی یک فرد متکی نباشید و همه اطلاعات یا داده‌ها را در اختیار یک فرد قرار ندهید. به همین اندازه، ضروری است که در تیم شما فردی وجود نداشته باشد که ارتباطات بین اعضا یا تصمیم‌گیری‌ها را کند یا مختل کند. بهترین شرایط این است که پیوسته امکان تشکیل جلسه و همفکری برای تصمیم‌گیری‌ها وجود داشته باشد. درنهایت، شما باید همواره تلاش کنید که به فراتر از اعتقادات خود بنگرید و دیدگاه‌های دیگران را هم درنظر بگیرید. رهبری صحیح به این معناست که به فراتر ازعلایق خود نگاه کنید و دیدگاهی بی‌طرفانه داشته باشید. البته این کار آسان به‌نظر می‌رسد اما سخت‌تر از آن چیزیست که فکرش را می‌کنید.
برای داشتن ارتباطات موفق بین اعضای تیم، باید مسئولیت‌ها و مهلت‌ها از همان ابتدای کار به خوبی مشخص شود. ارتباط با ذی‌نفعان باید به خوبی برقرار شود و مدیران و مشتریان باید در جریان انجام پروژه به خوبی با هم ارتباط داشته باشند. انتظارات باید به خوبی در طول فرایند کاری، مطرح و مدیریت شود تا غافل‌گیری‌ها یا نا امیدی‌ها به حداقل ممکن برسد. همچنین لازم است که پس از اتمام کار، پروژه به خوبی بسته شود.

گزارش دهی

گزارش دهی پس از اتمام کار، معمولا در مدیریت پروژه نادیده گرفته می‌شود. پس از این‌که پروسه کامل شد، مدیران منتظر این هستند که خود محصول گویای کار باشد. اما آنگونه که معلوم شده است، اقدامات پس از اتمام پروژه ها می‌تواند برای مدیران بسیار سودمند باشد. پس از اتمام کار می توان موفقیت کار را به خوبی به ذی‌نفعان نشان داد و فرصت آموزشی بسیار خوبی را برای آن‌ها فراهم کرد و افراد شرکت کننده در پروژه را جمع کرد و نظرات و تجربیات آن‌ها را در مورد فرایند کار جویا شد. همچنین می‌توان فهمید که برای بهتر انجام دادن کار بعدی به چه مسائلی باید بیشتر توجه کرد؟ آیا از تخمین های خود درسی گرفته‌اید؟ به نظر مشارکین پروژه، چه چیزهایی خیلی خوب پیش رفته است؟
یک راه برای درس‌گرفتن از انجام پروژه ها این است که پیشرفت کار سنجیده شود. به این کار کنترل پروژه نیز گفته می‌شود. بخشی از کنترل موفق یک پروژه، داشتن ابزارهایی برای سنجش عملکرد است. این سنجش‌ها نشان می‌دهد که کارها در چه زمانی به پایان رسیده است و نیز به شما کمک می‌کندتا پی ببرید آیا کار مد نظر در زمانی که انتظارش را داشته‌اید، به پایان رسیده است یا خیر.
همچنین می‌توانید از فن مدیریت یا تحلیل ارزش کسب‌شده استفاده کنید. مدیریت ارزش کسب‌شده روشی برای سنجش عملکرد پروژه است. در این روش، هزینه های برنامه‌ریزی شده و واقعی مربوط به همه‌ی کارهای انجام‌شده، درنظر گرفته و باهم مقایسه می‌شوند.همچنین هزینه ها وجدول زمانی باهم ترکیب می‌شوند تا تصویر کاملی از پروژه به دست آید. این روش مشخص می‌کند در مقایسه با کاری که انجام شده، چقدر بودجه باید مصرف می‌شده است. راه‌های مختلفی برای محاسبه ارزش کسب‌شده وجود دارد. این راه‌ها متغیرهایی از جمله بودجه در نظر گرفته شده، هزینه واقعی کار انجام شده، درصد واریانس هزینه و تخمین در مورد اتمام پروسه را در نظر می‌گیرند.

چکیده

مدیریت پروژه در بیانی بسیار ساده، همان برنامه ریزی است. برنامه ریزی صحیح می‌تواند تا حدی پیچیده باشد. برای انجام این کار باید از همان ابتدا الزامات کاری مشخص شود.
اگرچه مدیریت پروژه به طور عملی برای قرن‌ها وجود داشته است اما نظریه‌پردازان و متخصصان آن هنوز مشغول مطالعه برای ارتقای مدیریت پروژه هستند. ارزش تعاملات چهره به چهره حتی با وجود استفاده از امکانات مجازی مدیریت پروژه از بین نخواهد رفت. پروژه ها به رهبرانی نیاز دارند که هم از لحاظ کسب وکار و هم از لحاظ فناوری، آموزش دیده باشند و بتوانند در صورت امکان، تیم‌های متخصصی را تشکیل دهند. همچنین، ترجیحات و ارزش‌های فرهنگی متفاوتی وجود دارد که بر فنون برقراری ارتباط و مهارت‌های بین فردی تأثیر می‌گذارد. درک و استفاده از این فنون، تأثیر زیادی بر مصرف‌کننده نهایی و محصول پروژه خواهد داشت و لازم است این مسائل در ابتدای کار روشن شود.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

مدیریت پروژه، ساختار و سیستم ها

 

 

( مدیریت پروژه، ساختار و سیستم ها ) در این  بخش مفاهیم و عملکردهایی مورد بررسی قرار می‌گیرند که با توجه به پیچیده‌تر شدن سازمان ها و ظهور ایده‌ها، محصولات و خدمات جدید، اهمیت بیشتری پیدا کرده‌اند. یک سازمان برای متمرکز کردن منابع خود روی یک فرصت یا موضوع یا برای ساماندهی تلاش‌های خود جهت دستیابی به هدفی خاص، اقدام به تعریف پروژه می‌کند. در یک شرکت با کسب وکار کوچک، یک پروژه ممکن است به معنای نصب یک نرم افزار جدید حسابداری با معرفی محصول یا خدمات جدید باشد اما در سازمان های بزرگ، چندین پروژه می‌تواند به‌طور همزمان عملیاتی شود. بنابراین، مدیران میان پایه‌ای تعیین خواهند شد که هریک تنها مسئولیت یکی از این پروژه ها را برعهده دارد. در محیط سازمانی پویا و متغیر امروزی، مدیریت پروژه یک مفهوم و ابزار مهم است.
به گفته مؤسسه آمریکایی مدیریت پروژه، ۷۴درصد از پروژه‌ها با شکست مواجه می‌شود. این شکست می‌تواند ناشی از فرایند (آغاز کار، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل یا جمع‌کردن) یا ناشی از ضعف در پویایی پروژه (محدوده پروژه، مدیریت زمان، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، ارتباطات با ریسک) باشد. مدیریت پروژه طیف وسیعی از موضوعات را دربر می‌گیرد و طبق تعریف، استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنون مختلف برای رسیدن به هدف از پیش‌تعیین‌شده است. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

 نقش مدیر پروژه

 شمار قابل توجهی از پروژه ها به دلیل نبود یک مدیر پروژه مجرب و ماهر با شکست مواجه می‌شود. البته اخیرا این مشکل به خوبی مورد توجه قرارگرفته است و شرکت‌ها متوجه شده‌اند که پروژه های برخوردار از یک مدیر موفق، بهره‌وری بالایی دارند، باعث بازگشت بیشتر سرمایه می‌شوند، سود بیشتری را سبب می‌شوند و خدمت‌رسانی به مشتری را ارتقا می‌دهند.
اما مدیریت پروژه چیز جدیدی نیست. از مفهوم مدیریت پروژه و مهارت‌های برنامه‌ریزی برای قرن‌ها (حتی در زمان امپراتوری رم ) استفاده می‌شده است، مدیریت پروژه همواره با چالش‌های مشابهی مواجه بوده است:
تعریف و مشخص کردن ناقص جزئیات، نیروی کار ناکافی، چالش‌های غیرمنتطره یا بودجه‌بندی نامطمئن، البته، نقش و عنوان شغلی «مدیر پروژه» به شکل کنونی تا قرن بیستم به‌رسمیت شناخته نشده است.
دلیل دیگر برای اهمیت نقش مدیر پروژه، افزایش تغییرات در کار است. مهارت‌های مدیریت پروژه فراتر از شرکت‌ها و صنایع می‌رود زیرا تغییرات زیادی در فناوری، کسب و کار و کارهای عمرانی روی می‌دهد که مدیران پروژه ها باید دائمأ خود رابا آن‌ها سازگار کنند.
هرچند، همه افراد درگیر در پروژه باید در مورد فرایند مدیریت پروژه آگاهی داشته باشند. همزمان با بروز تغییرات در طول پروژه، اگر آن‌ها (از اعضای پاره‌وقت گرفته تا پشتیبان مالی پروژه) فرایند مدیریت پروژه را به خوبی درک کنند، کارایی بیشتری در طی پروژه خواهند داشت.

محدوده پروژه و ساختار شکست کار

با بحثی پیرامون واژگان و فرایندهایی آغاز می‌کنیم که در برگیرنده مدیریت پروژه است. محدوده پروژه مربوط به تقسیم‌بندی تحویل‌دادنی‌های پروژه به بخش‌های کوچک‌تر و مدیریت‌پذیر می‌شود. این کار اغلب شامل ساختار شکست کار می‌شود. محدوده پروژه به دسته‌بندی مبتنی بر تحویل‌دادنی‌های پروژه گفته می‌شود که کل گستره پروژه را تعریف می‌کند. ساختار شکست کار، لیستی بزرگ از کارهایی است که باید انجام شود تا پروژه باموفقیت به اتمام برسد. از این ساختار اغلب برای نمایش تفاهم در مورد محدوده پروژه استفاده می‌شود. این ساختار میتواند یک کار بزرگ، بی‌نظیر و حتی خارق‌العاده را تبدیل به تعداد زیادی از کارهای کوچک و مدیریت‌پذیر کند.
ساختار شکست کار کمک می‌کند تا تحویل‌دادنی‌های پروژه تعریف و کارهای مقرر انجام شود. ساختار شکست کار همچنین ابزاری مفید برای پایش پیشرفت کار، راستی‌آزمایی تخمین برنامه‌ها و تشکیل تیم‌های لازم برای انجام پروژه است. این ساختار، کارهایی را که باید انجام شود، به صورت اولویت‌بندی شده، سلسله مراتبی و در ارتباط با یکدیگر لیست می‌کند. هر یک از این کارها باید به اندازه کافی مشخص شده باشد تا بتوان یک نفر را برای انجام آن در نظر گرفت و نام او را در کنار آن کار نوشت.
برخی از کارهای موجود در لیست، کارهای انتهاآزاد هستند. کارهای انتها آزاد فعالیت‌هایی هستند که با انجام آن‌ها آشنایی داریم اما مشخصا به یک محصول با تحویل‌دادنی قابل لمس منتهی نمی‌شوند، از جمله این کارها که می‌توانند در ساختار شکست کار وجود داشته باشند، می‌توان به «پژوهش»، «تحلیل» یا «مصاحبه » اشاره کرد. نوع دیگری از کارها وجود دارند که در لیست هستند ولی نیازمند شفافیت بیشتری می‌باشند. برای مثال، ممکن است « پایگاه داده» در لیست وجود داشته‌باشد ولی منظور از این عبارت، دقیقا چیست؟ آیا به معنی مرتب کردن پایگاه داده است؟ آیا به معنی تمیزکردن پایگاه داده است؟ آیا به معنی بارگذاری در پایگاه داده است؟ آیا به متنی آزمایش پایگاه داده است؟ ملاحظه می‌کنید که قراردادن این عبارت در لیست می‌تواند به چندین فعالیت اشاره داشته‌باشد. بنابراین، باید جزئیات بیشتری در مورد این کار ارائه شود.
ساختار شکست کار باید برنامه‌ای را برای کیفیت پروژه و برونداد کاری درنظر بگیرد. بنابراین، به اندازه کافی برای بالا بردن کیفیت کار وقت درنظر بگیرید. طراحی و تولید صحیح یک محصول در ابتدای کار، ارزان‌تر از تعمیر آن پس از تولید است. استیو مک کونل در کتاب با عنوان “توسعه سریع” بیان می‌کند که اگر قرار باشد محصولی در مرحله‌ی ساخت یا نگهداری تعمیر شود، هزینه‌ی ۵۰ تا۲۰۰ برابری نسبت به هزینه‌ی اصلاح آن در مرحله‌ی طراحی دارد. صرف کردن هر ساعت در حین تایید کیفیت، به اندازه‌ی ۳تا ۱۰ ساعت، در ادامه‌ی فذآیند کاری صرفه‌جویی خواهد شد.
محدوده محصول (خصوصیات محصول) و محدوده پروژه، ویژگی‌های متفاوتی دارند. محدوده محصول در طی پروژه می‌تواند ثابت بماند اما محدوده پروژه می‌تواند تغییر و گسترش یابد. پروژه همچنین می‌تواند بر تولید و تحویل یک خدمت خاص تمرکز کند. اگر توصیف چندانی در مورد محصول وجود ندارد، آنگاه نگارش توصیف درمورد آن می‌تواند یک تحویل‌دادنی به‌حساب آید. تعریف محدودیت‌های پروژه (هزینه، برنامه، منابع، مواد خام) تنها در صورتی معنادار خواهد بود که توصیف خصوصیات محصول کامل شده باشد. این کار، منطقی است زیرا اگر تیم انجام دهنده پروژه در مورد خصوصیات محصول اطلاعات نداشته باشد، نمی‌داند که مشغول ساختن چه محصولی است و به چه سمتی پیش می‌رود.
پس از این‌که محدوده و خصوصیات محصول درک شد، ضروری است تا تحویل‌ دادنی‌ها تعریف شود. چه چیزی قرار است تولید شود؟ آیا یک محصول است؟ آیا یک خدمت است؟ آیا یک طرح جدید است؟ آیا اصلاح یک عیب قدیمی است؛ بنابراین، ضروری است که تیم بداند دقیقه مشغول انجام چه کاری است. این کار باع می‌شود مرزها مشخص شود و تمرکز تیم روی نتایج قرار گیرد.
تحویل‌دادنی‌ها به دو نوع “نهایی و میانی” تقسیم می‌شوند. تحویل‌دادنی‌های نهایی، نتایج نهایی پروژه هستند. تحویل‌دادنی‌های میانی، بخش‌های کوچکی از یک جورچین هستند که کمک می‌کنند تا تیم به هدف خود برسد. برای مثال، تحویل‌دادنی میانی می‌تواند ایجاد و توصیف یک بازار هدف باشد در حالی که تحویل‌دادنی نهایی می‌تواند کارزار تبلیغاتی رسانه‌های جمعی در مورد یک محصول یا خدمت باشد.
تعیین اهداف پروژه، بسیار حیاتی است. این اهداف می‌توانند معیارهای قابل اندازه‌گیری باشند که برای موفقیت پروژه باید رعایت شوند. اهداف‌ پروژه باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند تا بتوانند مبنایی را برای ارزیابی پروژه فراهم کنند. قابلیت اندازه‌گیری، جزئیات لازمی را فراهم می‌کند که برای دست‌یابی به نتایج موردنظر ضروری است.

 برنامه مدیریت محدوده پروژه

هنگامی‌که محدوده محصول مشخص شد، لازم است یک برنامه مدیریت برای محدوده پروژه نیز تدوین شود. این برنامه توصیف می‌کند که محدوده پروژه چگونه مدیریت خواهدشد و تغییرات چگونه در پروژه اعمال خواهدگردید. برنامه مدیریت محدوده پروژه همچنین می‌تواند ارزیابی کنند، ثبات مدنظر محدوده پروژه باشد. به‌عبارت دیگر، این برنامه، ویژگی‌های محصول یا خدمت مورد نظر پروژه را به‌صورت مستند و مکتوب در می‌آورد. برنامه مدیریت محدوده پروژه با ابتکار آغازین پروژه شروع می‌شود و با برنامه ریزی برای محدوده، تعریف محدوده، تأیید محدوده و کنترل تغییرات (در صورت لزوم) پیش می‌رود.
مرحله آغاز شامل نگارش بیانیه محدوده است. بیانیه محدودهscope statement مرزهای پروژه را مشخص می‌کند و مانع از گسترش بیش از حد پروژه در جریان انجام آن می‌شود. بیانیه محدوده باید به طوری روشن اقدامات اصلی پروژه را توصیف کند تا بتواند در صورت لزوم مشخص کند که چه کارهای اضافی باید صورت بگیرد تا پروژه پیش رود. بیانیه محدوده همچنین مشخص می‌کند که از ابتدای کار، انجام چه کارهایی مورد توافق قرارگرفته است. این نکته قابل توجه است که تغییرات در محدوده پروژه، مستلزم تغییرات در هزینه، برنامه و منابع است و باید طی نگارش برنامه و تعیین محدوده مورد توجه قرارگیرد. افزون بر این بیانیه محدوده نشان خواهد داد که پروژه در تصویر بزرگ در چه جایگاهی قرار می‌گیرد. این جایگاه می‌تواند به خوبی رابطه پروژه با سایر پروژه ها را روشن کند.
در مرحله آغاز، همچنین برنامه راهبردی کلی سازمان وجود دارد. همه برنامه‌ها باید پشتیبان دستیابی به اهداف سازمان باشند. داشتن یک برنامه راهبردی این امر را ممکن می‌سازد. معیارهای انتخاب پروژه در این مرحله بسیار مهم هستند. این مرحله زمان خوبی برای نگریستن به اطلاعات تاریخی و پروژه ها و عملکردهای مشابه درگذشته است.
از عناصر موجود در مرحله آغاز پروژه، نمای پروژه است. نمایه پروژه، توصیف محصول و آن دسته از الزامات کاری است که پروژه مدنظر قرار میدهد. شناسایی و گماشتن مدیر پروژه نیز باید یکی از نتایج این مرحله باشد.
همچنین در این مرحله باید محدودیت‌های پیش روی تیم پروژه، شناسایی و فرضیه‌های مناسب درنظر گرفته‌شود. فرضیه‌ها شامل عواملی می‌شوند که می‌توانند درست، واقعی یا قطعی باشند و به نحوی جدی‌تر در مرحله تحلیل ریسک موردبررسی قرارگیرند.
مرحله برنامه ریزی محدوده، شامل بیانیه محدوده (توجیه محدوده، توصیف محدوده پروژه، تحویل‌دادنی‌های پروژه، اهداف پروژه و جزئیات پشتیبانی‌کننده) می‌شود.
هنگامی که تحویل‌دادنی‌های اصلی پروژه به قسمت‌های کوچک و مدیریت‌پذیر تقسیم شوند، تعریف محدوده صورت گفته است، مرحله تعریف محدوده، مرحله‌ای است که در آن ساختار شکست کار نیز وجود دارد.
تأیید محدوده نیز یکی از بخش‌های سیستم مدیریتی است. این مرحله زمانی انجام می‌شود که تحویل دادنی مورد نظر، کامل، اندازه‌گیری و آزمایش شود. هنگامی که تأیید صورت گرفت، می‌توانید به مرحله بعدی پروژه بروید.
پس از پذیرش رسمی محدوده (تایید محدوده)، مرحله کنترل تغییر محدوده انجام می‌گیرد. این احتمال همواره وجود دارد که در حین انجام یک پروژه، اعمال تغییرات روی آن ضروری باشد. در این مرحله باید مشخص شود که آیا تغییرات مفید خواهدبود یا خیر.
نظام کنترل تغییرات شامل موارد زیر می‌شود:

  • * تشخیص این‌که تغییرات، ضروری است.
  • * بازبینی تغییرات اعمال شده.
  • * اطمینان از ‌این‌که تغییرات سودمند خواهد بود.
  • * ارزیابی منافع تغییرات مورد نظر
  • * شناسایی جایگزین‌های ممکنی که می‌تواند همان نتایج را داشته‌باشد.
  • * شناسایی همه کارهای تاثیرگذار
  • * تحلیل این‌که عوامل تاثیرگذار بر پروژه، چگونه بر عملکرد پروژه در طول زمان و با احتساب بودجه و محدوده پروژه، موثر خواهند بود.
  • * تأیید یا رد درخواست
  • * انتقال موضوع تغییرات پذیرفته شده به همه ذی‌نفعان
  • * به انجام تغییرات لازم برای نظارت بر عملکرد
  • * به روزرسانی تعریف محدوده پروژه
  • * اعمال تغییرات
  • * مستندسازی تغییرات

این بسیار ضروری است که تمام تغییرات قبل از اعمال، مستند شود. توافقنامه اعمال تغییرات باید نه‌ تنها دربرگیرنده تغییرات موردنظر باشد بلکه باید شامل نحوه اعمال تغییرات و تاثیرات آن بر کل محدوده پروژه باشد.
جب ریوردان از روندنمای مفیدی برای توصیف فرایند معمول کنترل تغییرات استفاده می‌کند، به تصویر کشیدن چگونگی انجام تصمیمات در یک نمودار، کار را آسان و فرایند کنترل تغییرات را بسیار روان خواهد کرد.
هنگامی‌که به تغییر احساس شد، درخواست تغییر باید بررسی شود. اگر تغییر در آن زمان نادرست به‌نظر رسید، اقدامی صورت نخواهد گرفت اما ایم موضوع باید ثبت شود. اگر تغییر درست به‌نظر رسید، باید مشخص شود که تعبیر پیش‌رو در برنامه ریزی پروژه چه تاثیری خواهد داشت. اگر آن تغییر در برنامه ریزی پروژه تأثیری نداشت، می‌توانید تغییر را اعمال و کار خود را پیش ببرید اما اگر تأثیر داشت، باید آن تأثیر به خوبی شناسایی و ارزیابی شود. همچنین باید یک روند تغییر ترسیم و تغییرات بعدی پیش‌بینی شود و قبل از اجرا مورد تأیید قرار گیرد.

زمان بندی پروژه

برای سازگارشدن با اموری از قبیل تغییرات محدوده‌ی پروژه، باید حتما یک جدول زمانی برای پروژه داشته باشیم. فرایند زمان‌بندی پروژه مستلزم تعریف اقدامات، ترتیب‌بندی اقدامات، تدوین جدول زمانی و کنترل جدول زمانی است.
از مثال‌های مربوط به ابزارهای اولیه برای زمان‌بندی پروژه می‌توان به نمایه‌های گانت، روش مسیر بحرانی و فن ارزیابی و بازبینی برنامه اشاره کرد. روش مسیر بحرانی و فن ارزیابی و بازبینی برنامه، ابزارهای قدرتمندی هستند که به شما کمک می‌کنند پروژه های پیچیده را زمان‌بندی و مدیریت کنید. این ابزارها در دهه ۱۹۵۰  برای کنترل پروژه های دفاعی بزرگ ایجاد شدند و استفاده از آن‌ها از آن زمان تا به حال مرسوم است.
نمایه‌های گانت تنها یک تصویر از اقدامات اصلی در یک پروژه است و به نحوی ترتیب‌ داده شده که بیننده بتواند روابط زمان پایه بین اجزای مختلف پروژه را ببیند.
روش مسیر بحرانی به شما کمک می‌کند تا تمام فعالیت‌های لازم برای تکمیل یک پروژه را برنامه ریزی کنید. همچنین مبنایی برای تدوین جدول زمان‌بندی و تخصیص منابع خواهد بود. این ابزار به شما کمک می‌کند در حین مدیریت، بر دستاوردهای پروژه خود نظارت داشته باشید، همچنین به شما کمک می‌کند تا بتوانید هنگامی که پروژه از مسیر اصلی خود خارج شد، اقدامات لازم را انجام دهید.
روش مسیربحرانی مفید است زیرا:

  • * کارهایی را شناسایی می‌کند که باید به موقع تکمیل شوند تا کل پروژه تکمیل شود.
  • * مشخص می‌کند اگر قرار است منابع به جاهای دیگر یا رفع اشکالات اختصاص یابد، چه کارهایی می‌تواند به تأخیر بیفتد.
  • * کمک می‌کند تا کمترین زمان برای تکمیل پروژه مشخص شود.

فن ارزیابی و بازبینی برنامه، گونه‌ای از روش مسیر بحرانی است که نگاهی موشکافانه‌تر در مورد تخمین‌های زمانی برای هر مرحله از پروژه دارد. برای استفاده از این فن، شما کوتاه‌ترین زمان، محتمل‌ترین زمان و طولانی ترین زمان ممکنی را تخمین می‌زنید که فعالیت می‌تواند در آن انجام شود.
تعریف زمان‌بندی پروژه اساسا این است که پروژه چگونه به بخش‌های کوچک‌تر و مدیریت‌پذیر تقسیم می‌شود. همچنین در این تعریف روابط بین این بخش‌ها با یکدیگر لحاظ می‌شود. این جدول زمانی تمام اقداماتی را درنظر می‌گیرد که باید برای تکمیل پروژه انجام شود. همچنین ترتیب و طول زمانی آن‌ها را با توجه به محدودیت‌های خارجی احتمالی درنظر می‌گیرد. سرانجام، جدول زمانبندی پروژه تضمین می‌کند که مهلت‌ها با احتساب محدودیت‌های مربوط به نیروی‌کار، مواد خام و سایر منابع، رعایت خواهدشد.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

مؤلفه های ارائه مناسب چیست؟

 

 

( مؤلفه های ارائه مناسب چیست؟ ) مؤلفه های ارائه را دوباره مرور کنید. همان‌طور که قبلا گفتیم، بعضی مؤلفه ها پیش از ارائه تعیین می‌شوند؛ مابقی کم کم تا روز ارائه تغییر می‌کنند. با نگاه به مؤلفه ها مطمئن شوید هیچ یک از تغییرات، ارائه شما را به شدت تحت تأثیر قرار نخواهند داد. مؤلفه ها را مرور و هر مشکل یا نگرانی را حل کنید. آیا تغییری در برنامه یا دستور کار اتفاق افتاده است؟ آیا ارائه شما در این برنامه جابه‌جا شده است؟ آیا کسی شما را معرفی می‌کند؟ این فرد کیست، و آیا چیزی پیش از معرفی شما لازم است بداند؟ آیا از مخاطبین می‌خواهند که موبایل‌ها و پیجرهایشان را خاموش کنند؟ در صورت امکان شما این را بخواهید.


مؤلفه دیگری که اغلب در روز ارائه تغییر می‌کند تعداد شرکت‌کنندگان است، که می‌تواند در چگونگی رسمیت جلسه و شیوه ارائه شما بسیار مؤثر باشد. برای گروه‌های کوچک ۵ تا ۱۰ نفری، ارائه اغلب غیررسمی است. شما می‌توانید بنشینید و ارتباط فردی با مخاطبین برقرار کنید. برای شنوندگان بین ۱۰ تا ۳۰ نفر، ایجاد ارتباط کماکان ممکن است، اما شیوه احتمالا رسمی خواهد بود. برای این تعداد شنونده، کمک‌های بصری ارائه مفید هستند. زمانی که تعداد شنوندگان نزدیک به ۱۰۰ نفر باشد، کمک‌های ارائه مناسب کارآمدتر خواهند شد. این تعداد مخاطب رسمیت را افزایش داده و ایجاد ارتباط را دشوارتر می‌سازد. زمانی که تعداد شنوندگان از ۱۰۰ نفر فراتر رود، ارائه شما بیشتر شبیه یک نمایش خواهد بود، بهتر است از میکروفن استفاده کرده و سعی کنید ژست‌های صورت و حرکت‌های آرنج خود را اغراق آمیزتر کنید.
تغییرات و مشکلات مکان ارائه شما می‌تواند یک دردسر واقعی باشد. حداقل دو ساعت پیش از ارائه، زمانی را برای معاینه مجدد منابع صوتی – تصویری موجود در مکان اختصاص دهید. آیا کار می‌کنند؟ آیا هنوز می‌توانید لپ‌تاپ‌تان را به سیستم صوتی تصویری متصل کنید ؟ آیا لازم است که برنامه ارائه تان را روی رایانه مستقر نصب کنید؟ آیا تمام برنامه های صوتی و تصویری رایانه ای‌تان با پروژکتور کار می‌کنند؟ آیا برای رد کردن اسلایدها به کنترل از راه دور نیاز دارید ؟ در صورت بروز مشکل در وسایل صوتی – تصویری چه کسی به شما کمک خواهد کرد؟ در ادامه، ببینید دقیقا کجای اتاق شما ارائه خواهید داشت. پیش از ارائه تان کجا خواهید بود؟ آیا یک لیوان آب در دسترس هست؟ اتاق استراحت کجاست؟
تریبون سخنگو و مورداستفاده آن. تریبون همواره اصلی‌ترین وسیله تالارهای سخنرانی و همایش بوده است. در بیشتر اوقات، اگر تریبونی در اتاق باشد ارائه کننده غالبأ مثل یک آهن‌ربا به سمت آن کشیده می‌شود البته همیشه این در بهترین حالت نیست گرچه تریبون می‌تواند حس اقتدار ایجاد کند و مکان مناسبی است تا لیوان آب روی آن گذاشته شود اما همچنین می‌تواند به عنوان مرز نیز عمل کند و مانع تلاش‌های ارائه دهنده برای ارتباط با مخاطب شود. اگر در تالار تریبون وجود دارد از مسئول جلسه سؤال کنید که کجا باید ارائه خود را ایراد کنید. در صورتی که انتخاب با شما است به تعداد و نوع مخاطبانتان فکر کنید با گروه کوچک‌تر و غیر رسمی‌تر از تریبون فاصله بگیرید تا بتوانید ارتباط شخصی و فردی با مخاطبانتان برقرار کنید با گروه بزرگ‌تر مخاطبین رسمی‌تر یک تریبون می‌تواند به عنوان ابزاری برای کاهش دلهره سخنرانی ایفای نقش کند و به مخاطب کمک کند تا روی ارائه کننده تمرکز نماید.
آرایش سخنرانی. برای ارائه خود چه می‌خواهید بپوشید؟ با تمام فکری که برای آماده سازی و این‌که چه می‌خواهید بگویید و چه مدت می‌خواهید صحبت کنید کرده‌اید، ممکن است که این مورد تا آخرین دقیقه کنار گذاشته شده باشد. مهم‌ترین چیزی که باید به یاد داشته باشید این است که انتخاب پوشش‌تان نباید پیامی را که می‌خواهید برسانید تحت‌تأثیر منفی قرار دهد. پوشش معمولی و آراسته، رسمیت ارائه شما را می‌رساند. چند دقیقه پیش از ارائه تان حتمأ ظاهر خود را دوباره کنترل کنید. آیا به یاد داشته‌اید که موبایل و پیجر خود را خاموش نمایید؟ در حالت کلی، در مورد این‌که برای ارائه تان چه بپوشید، این پرسش‌ها و فهرست بایدها و نبایدها را مدنظر داشته باشید. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

«بایدهای» لباس پوشیدن

  • * همیشه رسمی باشید.
  • * به تناسب شنونده، محیط، فرهنگ شرکت، و خودتان لباس بپوشید.
  • * لباس‌های متناسب و اندازه بپوشید.
  • * مطمئن شوید که لباس‌هایتان اطو شده‌اند ( ارائه ).
  • * دکمه‌های کت‌تان را ببندید (رسمی).
  • * به یک پوشش محافظه‌کارانه متمایل باشید.
  • * موهای خود را آراسته و منظم نگه دارید.
  • * موی پریشان روی چشم نداشته باشید.
  • * برای خانم‌ها: مانیکور ساده، آرایش معمولی.
  • * عطر ملایم (یا هیچی).
  • * کراوات باید معمولی بوده و به وسط سگک کمربند برسد.
  • * بند کفش‌هایتان را با رنگ کت‌تان جور کنید (معمولا سیاه).
  • * یک پیراهن نخی آهارزده رسمی، ترجیحا سفید با کت و شلوار.
  • * لباس‌هایی با یقه و سرآستین ساده.
  • * یک ساعت رسمی اما ساده.
  • * موها، معمولا به یک طرف شانه شوند، به بالای یقه لباس‌تان نیز نرسند.
  • * جوراب ساق‌دار برای مردان برای خانم‌ها جوراب باید رنگ پوست یا تیره‌تر باشد ( ارائه ).

«نبایدهای» لباس پوشیدن

  • * پوشیدن لباس‌هایی که بلندتر از خود شما صحبت کنند!
  • * باز گذاشتن دکمه‌های ( ارائه ) لباس یا بلوزتان.
  • * پوشیدن لباس‌هایی که اندازه‌تان نیستند.
  • * پوشیدن لباس‌های چین‌دار.
  • * پوشیدن مدل‌هایی که درخشندگی قابل توجهی دارند.
  • * ریختن موها روی صورت.
  • * استفاده از مدل مویی که نیازمند توجه مداوم باشد.
  • * استفاده از عطری که از دور به مشام برسد.
  • * پوشیدن لباس آرم‌دار در حین ارائه.
  • * پوشیدن طرح‌های شلوغ.
  • * استفاده از کراوات زرق و برق‌دار.
  • * مدل موی نامرتب اسپرت (در برخی سازمان ها، هر گونه مدل ریش بی‌انضباطی شغلی محسوب می‌شود).
  • * استفاده از سنجاق بقه نامرتب برای آقایان، و آویز، النگو یا هر چیزی که صدا بدهد برای خانم‌ها.
  • * باز گذاشتن دکمه بالایی با کراوات.
  • * پوشیدن پیراهن آستین کوتاه.
  • * پوشیدن جوراب کوتاه.
  • * پوشیدن کفش راحتی با کت وشلوار برای آقایان ( ارائه )، یا کفش‌های جلوباز یا خیلی پاشنه بلند برای خانم‌ها.

سایر ملاحظات ظاهری. مخاطب شما باید بتواند چشم‌های شما را به راحتی و واضح ببیند. اگر عینک می‌زنید، از لنزهای با پوشش ضد درخشش استفاده کنید که دیدن چشم‌های شما را آسان‌تر می‌کند. از هرگونه قاب رنگی (به جز این‌که از نظر پزشکی لازم باشد) یا قاب سنگین که چشم شما را پنهان کند اجتناب کنید. هرگونه، عطر، ادوکلن، یا محصولات آرایشی معطر در محیط‌های کسب و کار نباید قابل توجه باشد، این یعنی اگر شما از آسانسور خارج شوید کسی که وارد شود نتواند حدس بزند که شما آن‌جا بوده‌اید. همچنین، اگر تحت مراقبت پزشکی هستید، از هیچ ماده معطری نباید استفاده کنید زیرا ادوکلن‌ها می‌توانند آلرژی‌ها و شرایط پزشکی خاص ایجاد کنند.

اهمیت نقشه های جایگزین و برنامه ریزی پیش از اجرا

اشتباه بزرگ شما این است که تجهیزات کمکی ارائه را در خانه یا دفتر جا بگذارید. مطالبی که برای ارائه تان به آن‌ها نیاز دارید را در مکانی جدا و امن قرار دهید. روز قبل و صبح روز ارائه به دقت آن‌ها را کنترل کنید تا مطمئن شوید چیزی کم یا شکسته نباشد. یک کپی از کمک‌های بصری را برای زمانی که اتفاقی برای نسخه اصلی بیفتد در یک پوشه یا روی یک سی‌دی با خود بیاورید. آیا طی ارائه یا پس از آن چکیده‌ای به مخاطبان‌تان می‌دهید؟ اگر چنین است، مطمئن شوید که کپی‌های بیشتر از تعداد لازم برای روز ارائه خواهید داشت. برای کنترل دقیقه آخر مؤلفه ها، زودتر در محل ارائه حاضر شوید. دانستن این‌که لپ‌تاپ‌تان و وسایل صوتی – تصویری به خوبی کار می‌کنند ذهن شما را آرام می‌کند و اعتماد به نفس‌تان را در ارائه افزایش می‌دهد. یک دقیقه به یادداشت‌های خود نگاه کنید و کلمات و عبارات کلیدی خود را کنترل کنید. در ادامه، و اگر تعداد و رسمیت شنوندگان‌تان اجازه می‌دهد، ایفای نقش میزبان پیش از ارائه تان می‌تواند راه خوبی برای شروع رابطه با شنوندگان‌تان باشد. به شنوندگان‌تان هنگام ورود خوشامد بگویید، و از آن‌ها بپرسید که آیا در صندلی‌شان راحت هستند و می‌توانند صفحه نمایش را ببینند، ایجاد ارتباط شخصی با شنوندگان‌تان به این شکل همچنین به سبک کردن هراس ارانه شما کمک می‌کند.

اجرای ارائه

و سرانجام زمان ارائه شما فرا می‌رسد. چند قدم مهم مانده که مخاطبین‌تان را درگیر کرده و ارائه شما را جالب و آموزنده نماید. برای غلبه بر هراس از سکوی اجرا، به یاد داشته باشید که در اغلب موقعیت‌ها مخاطب می‌خواهد ارائه دهنده موفق شود. شنونده آن‌جا حضور یافته تا آن‌چه شما می‌گویید را بشنود. زمانی که به مخاطبین معرفی می‌شوید، یک دقیقه صبر کنید تا حضور خود را اثبات کنید. این مشکل نیست، اما نیازمند صبر و کمی اعتماد به نفس است و با یک نفس عمیق، نگاه در چشمان مخاطبان، شل کردن عضلات، و از همه مهم‌تر، لبخند حاصل می‌شود.

معرفی

حتی اگر کسی پیشاپیش شما را معرفی کرده است. در نظر گرفتن دقایقی برای معرفی خودتان می‌تواند کمک کند. این کار در همان ابتدا دو نکته مهم را روشن می‌کند. به مخاطبانتان اجازه می‌دهد بدانند شما چه کسی هستید برای صحبت راجع به چه موضوعی آمده‌اید و چه اعتباری به شما اجازه می‌دهد که در این مورد صحبت کنید. همچنین انتظار مخاطبین از ارائه شما را شکل می‌دهد.
بهترین ارائه ها، هم اطلاع‌رسانی می‌کنند و هم مخاطب را درگیر می‌سازند. برای این‌که شنونده را درگیر کنید، باید با او ارتباط برقرار کنید. توجه مخاطبان را با نشان دادن میزان درکنان از مشکلات و دغدغه‌هایشان آگاهی از انتظارات‌شان، و احترام به نقطه نظرات‌شان؛ جلب کنید. می‌توانید این را با پرسیدن یک سؤال درگیرکننده انجام یک کار غیر منتظره، با نشان دادن یک کمک بصری منحصر به فرد انجام دهید. این نه تنها یخ بین شما را می‌شکند بلکه کمی از توجه را از شما به مخاطبین منتقل می‌کند. یکی از موثرترین ابزارها برای ایجاد رابطه با مخاطبین تعریف کردن یک داستان است. این کار همیشه آسان نیست، اما داستانی درگیرکننده که به ارائه شما مربوط است می‌تواند توجه مخاطب را به سرعت و به طور مؤثر جلب کند.
برخی اوقات، به خصوص در ارائه های طولانی مدت، ممکن است توجه مخاطب از سخنرانی منحرف گردد. تردید نکنید که در زمان مناسب استراحتی را در حین ارائه منظور کنید. پنج دقیقه استراحت می‌تواند برای بقای مخاطبین‌تان معجزه کند. حتی باید در برنامه ریزی اولیه ارائه تان برای استراحت نیز برنامه ای در نظر بگیرید.
مهم است که در هنگام برقراری ارتباط با دیگران باید خودتان باشید. از احساس خود نیز در کنار اطلاعات ارائه تان برای انتقال پیام استفاده کنید. ایمان داشتن به چیزی که می‌گویید نه تنها برای تقویت روابط‌تان با مخاطب ضروری است، بلکه مقداری از هراس أولبه‌ای شما را کاهش می‌دهد.
برخی اوقات، بدون این‌که اشتباهی از شما سر زده باشد، خود را مقابل مخاطبین منفعل و بدون واکنش می‌یابید که شاید به خاطر کیفیت پایین کار ارائه کنندگان قبلی باشد با این واقعیت که حضور آن‌ها در تالار اجباری بوده‌است. شاید فقط این‌که ساعت ۷ صبح شنبه است، بعد از ۳ روز تعطیلات بدون توجه به دلیل آن و این‌که شما چه تلاشی می‌کنید شنونده از نشان دادن هرگونه احساسی نسبت به ارائه شما طفره می‌رود. در این حالت بهتر است که با واقعیات روبرو شده و ادامه دهید. روی مطالب‌تان تمرکز کنید و با احساس و متقاعدکننده صحبت کنید.
به یاد داشته باشید که تنها به این خاطر که گروه مخاطبین به طورکلی سرد و بدون واکنش است، الزاما برای همه فرد فرد کسانی که حضور دارند این گونه نمی‌باشد. در زمان یا مکانی دیگر و برخوردهای رو در رو، ممکن است بفهمید که مخاطبین تا چه حد نسبت به موضوع، قالب، و هدف ارائه شما پذیرا بوده‌اند.

تأثیر بدن و صدا

متقاعدکننده بودن در مورد چیزی که می‌گویید نه تنها با کلماتی که استفاده می‌کنید، بلکه با شیوه‌ای که می‌ایستید و صحبت می‌کنید نیز منتقل می‌شود. برای اثبات حضور خود نفس عمیقی بکشید، کمی آرام باشید، و لبخند بزنید. این فرایند برای این است که بدن و صدای شما را برای ماموریت پیش‌رویتان آماده می‌کند. در طی ارائه طرز ایستادن شما باید استوار و متمرکز باشد. پاهای‌تان باید به اندازه عرض شانه باز باشد و متعادل بایستید. یادتان نرود که دست‌های‌تان را بیرون از جیب نگه دارید و به چشم‌های مخاطب‌تان نگاه کنید. اگر کارت کوچک خود را در روبروی‌تان داشته باشید، طی ارائه این را فراموش نخواهید کرد. پشت‌تان را به حضار نکنید، به تریبون یا میز به شکل نامعمول تکیه نکنید، و با لباس‌ها و جواهرات خود بازی نکنید. طرز ایستادن نامعمول ممکن است نشانه بی‌علاقگی، نا آمادگی، و بی احترامی شما باشد. این تأثیری نیست که شما علاقه داشته باشید حاضرین را پس از اتمام ارائه با آن بدرقه کنید.
اگر با نگاه در چشم مخاطبین مشکل دارید، در راستای سر کسی که در آخرین ردیف نشسته است نگاه کنید با این روش این طور به نظر حضار می‌رسد که شما دقیقا به آن‌ها نگاه می‌کنید راه دیگر این است که به جای چشم‌ها به وسط صورت فرد نگاه کنید همچنین می‌توانید چند نفر را که راحت‌تر با آن‌ها ارتباط چشمی برقرار می‌کنید انتخاب کنید و روی آن‌ها تمرکز کنید روشی را که با راحتی شما همخوان‌تر است انتخاب کنید.
علاوه بر ژست قائم و متمرکز زبان بدنی شما نیز باید مثبت و تا حد ممکن طبیعی باشد. زمانی که سعی می‌کنید اطلاعات مهمی را با اعضای خانواده یا دوستان در میان بگذارید چگونه با آن‌ها روبرو می‌شوید؟ آیا این طرف و آن طرف می‌روید و از حرکات دست و حالت‌های صورت استفاده می‌کنید؟ آیا گاهی لبخند می‌زنید و می‌خندید؟ این روش را با مخاطبین‌تان نیز تکرار کنید. این به آن‌ها می‌فهماند که شما با اعتماد به نفس، صمیمی و قابل احترام هستید.
اگر نسبت به ژست و زبان بدنی خود طی ارائه مطمئن نیستید، طی تمرین یک ویدئو از خود تهیه کنید. ویدئو را ببینید و به دنبال حرکت ضعیف یا زبان بدنی و هر رفتاری که از تمرکز ارائه تان بکاهد باشید.
برای این‌که یک ژست با اعتماد به نفس و استوار در ترکیب با یک حالت طبیعی و مثبت واقعأ تأثیرگذار باشد باید با استفاده مؤثر از صدا همراه شود. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که افراد در ارائه تجربه می‌کنند این است که خیلی سریع شروع به صحبت می‌کنند. مطالب به سرعت و مبهم بیان می‌شوند و شنونده بی گناه چپ چپ به کمک های بصری نگاه کرده و تلاش می‌کند بفهمد دقیقا چه چیزی گفته شد. سریع صحبت کردن، همچنین تمایل به افزایش تن صدای شما دارد و شما را زود خسته می‌کند. چند گام برای محافظت در برابر تمایل به صحبت سریع وجود دارد. اول، یک نفس عمیق بکشید و آرام باشید. تنفس طبیعی به گام‌های صحبت‌تان کمک می‌کند. دوم، به خودتان گوش کنید. آیا به نظر می‌رسد که در جمله‌هایتان عجله می‌کنید؟ آیا احساس تنگی نفس می‌کنید؟ آیا تن صدای شما افزایش می‌یابد؟ اگر چنین است، آرام باشید، سعی کنید صدای‌تان را پایین بیاورید، و نفس عمیق بکشید. سوم، اگر با وجود هشدارهای قبلی و تمرین، می‌بینید که هنوز خیلی سریع صحبت می‌کنید، یک همکار مورد اعتماد، دوست یا عضو خانواده را بیاورید که در طول ارائه شما در ردیف اول بنشیند هر چند دقیقه با نگاه با او چک کنید و از او بخواهید زمانی که نیاز دارید سرعت خود را کاهش دهید با حرکت دست این را به شما بگوید.
مشکل دیگری که اغلب مردم در حین ارائه خود تجربه می‌کنند تردید و به کار بردن متناوب «اوووووووم» و «ا…..» است مثلا هنگامی که رشته افکارشان را گم می‌کنند. یک راه بهتر این است که مکث کنید، نفس بکشید، و دوباره تمرکز کنید. متوجه باشید که آیا این انحرافات را دارید یا نه. اگر مطمئن نیستید، هنگام ارائه صدای خود را ضبط کنید. زمانی که به صدای ضبط شده گوش می‌کنید، با متن اولیه خود پیش بروید. چند بار می‌شنوید که «اوووم» و «ا…» گفته باشید؟ آیا جای مشخصی در ارائه شما هست که بیش از جاهای دیگر دچار اشتباه می‌شوید؟ نسبت به این مشکلات آگاه باشید و برای تصحیح‌شان بکوشید.
مؤلفه مهم دیگری که درباره استفاده از بدن و صدای‌تان طی ارائه باید مورد توجه قرار دهید نوسان است. این بخشی از فرایند انتقال احساس به مخاطبین است. زمانی که ارائه تان را تمرین می‌کنید، به این فکر کنید که زبان بدنی خود با صدای‌تان را تغییر دهید تا اهمیت مطلب خاصی را متذکر شوید. سرعت و تن صدای‌تان را تغییر دهید و از تأکید استفاده کنید. یکی از مؤثرترین راه های خاطرنشان کردن یک نکته در ارائه استفاده از مکث و سکوت است. پس از بیان یک نکته مهم یا خلاصه کردن چند نکته قبلی، لحظه‌ای مکث کنید و به شنونده اجازه دریافت و واکنش نسبت به آن‌چه گفته‌اید، بدهید. ژست‌ها و سایر عناصر زبان بدنی‌تان را برای انتقال پیام های مشابه تغییر دهید.

شوخ طبعی

استفاده از شوخ طبعی در ارائه تان راه جالبی برای ایجاد رابطه بیشتر با مخاطب و تلطیف و تغییر حالت فضا است. مطمئن شوید برای استفاده از شوخی‌هایتان اعتماد به نفس کامل دارید و برای پشتیبانی از مطالب ارائه از آن‌ها استفاده کنید. شوخی‌هایتان باید با اعتماد به نفس، مناسب و طبیعی باشند. از به کار بردن شوخی جهت تحقیر یا خندیدن به حضار خودداری کنید. چرا که تأثیر منفی بر رویکرد، موضوع و هدف ارائه شما خواهد داشت. بخ یاد داشته باشید به عنوان ارائه کننده، شما و نه فرد دیگری تنها موضوع قابل شوخی در جلسه هستید.

انتظار اتفاقات غیرمنتظره را داشته باشید

همان‌طور که یک بار دوایت دی. آیزنهاور گفت: «در آماده‌سازی برای جنگ همواره دریافته‌ام که برنامه ریزی‌ها بالا استفاده‌اند، اما برنامه ریزی ضروری است.» با وجود اهمیت و الزام همه برنامه ریزی‌ها و تمرین‌هایی که برای یک ارائه موفق انجام داده‌اید، یاد بگیرید که منتظر اتفاقات غیرمنتظره باشید. باید انعطاف‌پذیری لازم را هم در رابطه با مخاطب‌تان و هم شیوه ارائه تان داشته باشید. زمانی که اشتباهی رخ می‌دهد، که زیاد هم رخ می‌دهند، سعی نکنید که آن‌ها را نادیده بگیرید: این تنها باعث می‌شود که آن‌ها آشکارتر شوند. آن‌ها را بشناسید، با آن‌ها کنار بیایید، و ادامه دهید. می‌توانید با یک شوخی ظریف با آن‌ها مقابله کنید. به هرحال، زیاد هم به اشتباهات حساس نباشید. در بسیاری موارد اشتباهات به اندازه کافی کوچک هستند که شنونده حتی آن را لحاظ نکند.
انعطاف‌پذیری باید در نحوه ارائه نیز وجود داشته باشد. ارائه کننده‌ای که بسیار آراسته بوده، به شدت اعتماد به نفس دارد، یا خیلی آماده است می‌تواند توجه مخاطب را منحرف کند. نسبت به چگونگی ارتباط با مخاطب حساس باشید و به اندازه کافی انعطاف‌پذیری در ارائه تان داشته باشید تا فضا را تلطیف کنید یا شیوه ارائه را تغییر دهید. حاضرجوابی، تازگی، واقع گرایی، و صمیمیت به ارائه شما اضافه می‌کند.
انعطاف‌پذیری در صورتی که مشکلی با کمک‌های ارائه تان پیش بیاید نیز می‌تواند مهم باشد. به جای گیرکردن در مشکلات، سعی کنید آن‌ها را بیان کنید، اگر نمی‌توانید به سرعت حل‌شان کنید، با یک شوخی از کنار آن بگذرید و مستقیما با شنوندگان خود صحبت نمایید به یاد داشته باشید که ارائه در کمک‌های بصری خلاصه نمی‌شود در شما خلاصه می‌شود. شما آمادگی لازم را دارید و برای ارائه حاضر هستید.  

جمع‌بندی ارائه

در ایجاد چهارچوب برای ارئه تان مطالب را با توجه به این‌که چه چیزی برای شروع، میانه و انتهای ارائه مناسب است در قالب‌ها و عناوین سازماندهی نموده‌اید. در طول ارائه با دقت این قالب‌ها و عناوین را در پرتو هدف ارانه بیان کرده‌اید. در انتهای ارائه اطمینان حاصل کنید که با یک جمع‌بندی تأثیرگذار و دقیق ارانه تان را به پایان می‌برید. جمع‌بندی باید مختصر باشد تا مخاطب با پیامی روشن در مورد عناوین و قالب‌های اصلی مواجه باشد. متن اصلی را تکرار نکنید؛ خلاصه‌اش کنید. به علاوه، با انرژی و اعتماد به نفس روی یک نکته مثبت ارائه را تمام کنید. این کار مخاطب را علاقه‌مندتر می‌کند تا در مورد عناوین و قالب‌های ارائه بیشتر بداند.

زمان پرسش و پاسخ

برخورد با پرسش‌ها می‌تواند به اندازه خود ارائه رعب‌آور باشد، و برخی از ارائه کنندگان ترجیح می‌دهند که کلا از این فرایند فرار کنند. برای این‌که کاملا از ارائه تان نتیجه‌گیری کنید و به ارتباطی که با مخاطب‌تان برقرار کرده‌اید احترام بگذارید، باید به سؤالات آن‌ها مجال دهید. زمانی که به سؤالات پاسخ می‌دهید، از پرسشگر تشکر کرده و سؤال او را تکرار نمایید تا همه بشنوند. از ورود به بحث یا کشمکش خودداری کنید، و اگر جواب سؤال را نمی‌دانید، به آن اعتراف کنید. شماره تماس یا ایمیل پرسشگر را بخواهید و پیشنهاد کنید که در آینده با او تماس بگیرید.

ملاحظات پس از ارائه

پس از ارائه، متن و کمک‌های بصری اغلب درون پوشه‌ای قرار گرفته و روی میز پرتاب و فراموش می‌شوند وقت آن است که به کارهای دیگر برسید، و اگر لازم شد که بار دیگر آن ارائه را تکرار کنید، می‌توانید همواره پوشه را بیرون بکشید و همان مطالب را استفاده کنید. این روش اشتباه است و یک فرصت ارزشمند را برای سود بردن از ارزیابی اولیه هدر می‌دهد حتی اگر چند روز بین ارائه و مرور آن باعث می‌شود که نکات ارزشمندی را فراموش کنید. اگر خوش شانس باشید و یک نسخه ویدئویی از ارائه تان داشته باشید، از آن به عنوان ابزاری برای بررسی محتوا و شیوه ارائه تان استفاده کنید. اگر امکان دارد ویدئو را دو بار ببینید، و هر بار روی جنبه‌های متفاوت آن تمرکز کنید. پوشش دو جنبه در یک زمان دشوار خواهد بود.

چکیده

ارائه ها و ارتباطات در محیط رقابتی سازمانی امروز فاکتورهای حیاتی موفقیت هستند. مدیران امروز زمان بیشتری را جهت آماده شدن برای ارائه، و تبادل نظرات با همکاران، مشتری ها، سرمایه گذاران، و سایر سهام‌داران صرف می‌کنند. مدیران باید اهمیت این فرصت‌های ارائه را در راستای پیشبرد اهداف سازمان و دست‌یابی به موفقیت درک کنند. مدیران می‌توانند از ارائه با آمادگی کامل، به عنوان یک ابزار تأثیرگذار برای موفقیت و ایجاد فرصت استفاده کنند.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

ارائه چیست و چگونه در آن بهترین باشیم؟

 

 

( ارائه چیست و چگونه در آن بهترین باشیم؟ ) یک ارائه می‌تواند از صحبتی کوتاه برای گروه کوچکی از همکاران و آشنایان، تا یک سخنرانی طولانی برای گروهی از افراد غریبه متغیر باشد. نوع و تعداد حضار، رسمی یا غیررسمی بودن، کوچک یا بزرگ بودن فرقی نمی‌کند؛ بهترین ارائه قادر است شنوندگان را نسبت به موضوع مطلع و علاقه‌مند نماید. آن‌ها می‌خواهند راجع به موضوع بیشتر بدانند و اغلب نظرات و سوالاتی دارند. برعکس، یک ارائه بد شنونده را خسته یا گیج کرده و اغلب باعث می‌شود فکر کند که چرا وقت خود را این‌گونه هدر داده است. ارائه ضعیف از اهمیت موضوع می‌کاهد و می‌تواند برای شهرت ارائه کننده زیان‌بار باشد.
ارائه ها علاوه بر تفاوت در مدت و شکل، می‌توانند در شیوه نیز متفاوت باشند. هدف اصلی یک عرضه مبادله نظرات و اطلاعات است. ابزار مؤثر مبادله نظرات و اطلاعات می‌تواند متفاوت بوده و شامل ترغیب، راهنمایی، القاء، یا سرگرمی باشد.
بدون توجه به مدت، شکل، یا هدف، ارائه ها ابزار مهم و مفیدی در تمام عرصه‌های کسب و کار هستند. با وجود اهمیت آن‌ها، تعجب برانگیز است که تنها کلاس‌های معدودی در رابطه با چگونگی ارائه مؤثر در دسترس هستند.
در شرکت‌ها معمولا عرضه به یک نفر محول شده، و سپس وی را به میل خود می‌گذارند. تعجبی ندارد که بسیاری از افراد از صحبت در یک جمع عمومی به عنوان بزرگ‌ترین ترس‌شان یاد می‌کنند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

ارائه کردن یا ارائه نکردن

اولین و مهم‌ترین سوال این است که آیا این عرضه اختیاری است یا الزامی. اگر اختیاری است شما باید پیش از موافقت برای عرضه چند سوال مهم از خود بپرسید.
آماده سازی برای یک ارائه زمان می‌برد. یک تخمین ساده برای یک ارائه مؤثر این است که برای هر دقیقه عرضه به ۳۰ تا ۶۰ دقیقه زمان آماده‌سازی نیاز داریم. آیا پیش از ارائه زمان کافی برای آماده‌سازی کامل دارید؟
به علاوه، آیا در مورد موضوع علاقه‌مند، هیجان‌زده، و به اندازه کافی مطلع هستید تا ارائه مؤثر و هیجان‌انگیزی داشته باشید؟
اگر پاسخ به هر یک از این سؤالات به وضوح «نه» است، شما جدا باید پیشنهاد ارائه را رد کنید.

پیش از ارائه

از زمانی که برای برنامه ریزی صرف کرده‌اید نتیجه خواهید گرفت. نه تنها عرضه بهتری آماده می‌شود، بلکه فرایند برنامه ریزی، اعتماد به نفس شما را افزایش داده و در یک ارائه قدرتمند بازتاب می‌یابد.

مؤلفه های ارائه خود را تعریف کنید

آگاهی قبلی از مؤلفه ها، عدم قطعیت‌ها و شگفتی‌ها را کم کرده و ارائه شما را هدف‌مند، آگاهانه و جذاب می‌نماید. مهم‌ترین مؤلفه های یک ارائه عنوان و قالب، زمان، نوع برنامه، چگونگی مستندسازی، مخاطبین مکان ارائه، و پرسش‌های احتمالی است. برخی از این مؤلفه ها را می‌توان پیش از ارائه تعیین نمود.
تعدادی از موارد تا روز ارائه قابل تغییر هستند. لازم است که کمی مانده به عرضه، مؤلفه ها را دوباره تعریف کنید تا مطمئن شوید که هیچ یک از تغییرات ارائه را تحت تأثیر قرار نخواهند داد.
عنوان و قالب. در مورد چه چیزی می‌خواهید صحبت کنید؟ آیا می‌خواهید دیدگاه کلی از این موضوع عرضه کنید یا نمونه‌هایی از فعالیت‌های اخیر را مورد اشاره قرار دهید؟ از این مباحث به کجا می‌خواهید برسید؟
زمان. برای ارائه خود چقدر زمان دارید؟ این سؤال ساده‌ای است، اما بسیار اتفاق می‌افتد که عرضه کننده خود را تنها در قالب یک شماره یا یک نام در برنامه زمانی جلسه می‌بیند. احساس کلی وی این خواهد بود که صحبتش ممکن است بین ۱۰ دقیقه تا یک ساعت طول بکشد، اما هیچ چیز مشخص نیست.
برنامه. آیا سخنرانان دیگری ارائه خواهند داشت؟ اطلاعات ارائه شما در مقایسه با عناوینی که سایر سخنرانان پوشش داده‌اند چگونه است؟ ترتیب ارائه ها چگونه است؟ آیا از شما انتظار می‌رود که شروع جذابی برای مراسم رقم بزنید یا یک گزارش مشروح ارائه دهید؟
مستندسازی. در دوران ضبط ویدئویی و تلویزیون کابلی، عرضه ها اغلب ضبط می‌شوند یا روی آنتن می‌روند تا در آینده دیده شوند یا به مصرف عمومی برسند. اگر فکر می‌کنید چنین عرضه ای خواهید داشت، در مورد آن بپرسید. اگر عرضه شما روی کاست ضبط می‌شود، یک نسخه از آن را بخواهید. این می‌تواند مرجع ارزشمندی برای مرور ارائه تان و شیوه آن باشد و اگر بعدها برای عرضه مشابهی از شما دعوت شد، می‌تواند به عنوان ابزار مناسبی مورد استفاده قرار گیرد.
مخاطبین. برای چه کسانی ارائه می‌کنید؟ صحبت در مورد درختان برای عوامل اجرایی در صنایع چوب بسیار متفاوت از ارائه همان سخنرانی برای اعضای گروه طرف‌دار محیط زیست خواهدبود. پیشتپیش در مورد شنوندگانتان تحقیق کنید پیش‌زمینه آن‌ها چیست و چقدر در مورد موضوع صحبت آگاهی دارند؟ از ارائه چه انتظاری دارند و چگونه می‌توانید به تجربه آن‌ها بیفزایید؟ آیا انتظار دارند که در مورد موضوع آگاه گردند از آن لذت ببرند یا با آن درگیر شوند؟ چند نفر قرار است در ارائه شما شرکت کنند؟ اگر برای یک جمع یا سازمان صحبت می‌کنید به خصوص اگر با آن جمع ناآشنا هستید چند لحظه برای شناخت بیشتر وقت بگذارید برخی اطلاعات ساده و کارآمد را می‌توان در وب‌سایت سازمان یا در نشریات اخیر آن یافت. چه مسائلی برای اعضا مهم‌تر است؟ اگر گروه معمولا پذیرای ارائه کنندگان است به دنبال عرضه کنندگان قبلی باشید این ارائه کنندگان راجع به چه چیزی صحبت کرده‌اند، و چگونه با ارائه آنان برخورد شده است؟
مکان. عرضه کجا صورت می‌پذیرد؟ شرایط صوتی (آکوستیکی) فضا چطور است؟ چه امکانات صوتی و تصویری در مکان وجود دارد؟ آیا شما می‌توانید لپ تاپ خود را به سیستم صوتی – تصویری آن‌جا متصل کنید یا لازم است که برنامه تان را در رایانه مستقر در آن‌جا نصب کنید؟ آیا کسی آن‌جا هست که در مورد ابزار صوتی – تصویری به شما کمک کند؟ آیا تالار سخنرانی سکو، بالکن، میکروفن، میز و صندلی دارد؟ آیا شنوندگان روبروی شما می‌نشینند، یا دور میز می‌نشینند؟ (در صورت امکان از ایجاد فاصله زیاد بین خود و شنوندگان خودداری کنید. جایگاه‌ها را تا حد امکان صمیمی کنید.) اگر از یک صفحه نمایش برای عرضه خود استفاده می‌کنید، این صفحه نمایش کجا قرار خواهد داشت؟ (سعی کنید صفحه نمایش در یک گوشه قرار بگیرد. این به شما امکان می‌دهد که راحت‌تر به آن ارجاع دهید.)
بخش پرسش و پاسخ. آیا در پایان ارائه بخش پرسش وجود خواهد داشت؟ آیا مسئول جلسه‌ای برای جمع‌آوری پرسش‌ها وجود دارد یا خود شما باید آن‌ها را جمع کنید؟ اگر چندین عرضه کننده وجود دارند، پرسش‌ها در پایان عرضه شما پرسیده خواهد شد یا پس از این‌که همه ارائه کنندگان صحبت کرده‌اند؟

هدف

واضح است که دانستن قالب و عنوان در برگزاری مؤثر ارائه تان اهمیت دارد. دانستن این‌که چرا عرضه می‌کنید نیز همان‌قدر مهم است. پس از این‌که زمانی را برای تحلیل مخاطبین صرف کردید و نیازهایشان را تشخیص دادید تصمیم بگیرید که چگونه به بهترین نحو این نیازها را برآورده سازید. معمولا چهار هدف برای یک ارائه وجود دارد: مجاب کردن، راهنمایی و آموزش، ایجاد انگیزه و سرگرمی. مجاب کردن روشی است برای این‌که مخاطب را به نقطه نظرات خود نزدیک کنید. راهنمایی و آموزش برای تسهیم اطلاعات اساسی در مورد یک موضوع مورد استفاده قرار می‌گیرد ایجاد انگیزه زمانی که پای تغییر فرایند، روش، یا جهت در میان است به کار می‌رود. سرگرمی فضا را تلطیف می‌کند همه این اهداف اغلب در شدت‌های مختلف در یک عرضه به کار گرفته می‌شوند. نکته مهم این است که در آماده‌سازی برای عرضه تان لحظه‌ای فکر کنید که چه هدفی برای مخاطبان‌تان و عرضه تان مهم‌تر و موثرتر است برای کمک به تعیین هدف عرضه تان از خود بپرسید که از مخاطبان‌تان انتظار دارید به عنوان خروجی حضور در ارائه شما چه بکنند. می‌خواهید مخاطبان‌تان با چه تصوراتی از تالار خارج شوند؟

آماده کردن ارائه

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، برای ایراد هر دقیقه از یک ارائه مؤثر ممکن است ۳۰ تا ۶۰ دقیقه وقت بگذارید. این بدین معناست که برای یک ساعت ایراد، به ۳۰ تا ۶۰ ساعت آماده‌سازی نیاز دارید. تحقیقات، آماده‌سازی و تمرین عناصر تهیه یک عرضه مؤثر هستند.
در فضای فعلی کسب و کار اغلب دشوار است که زمانی را برای تمرکز روی یک پروژه خاص بیابیم. اختلال و وقفه در کار عادی هستند و همیشه مقداری زمان اضافی برای درگیری ذهنی دوباره و تمرکز روی چیزی که انجام می‌دادید صرف می‌شود. اگر می‌خواهید ارائه منحصر به فردی داشته باشید باید تمام توجه خود را به ارائه تان مبذول کنید. نزدیک به تاریخ عرضه، زمانی را برنامه ریزی کنید که مطمئن باشید فرصت کافی دارید؛ در آن زمان تماس‌هایتان را منتقل کنید، پیجر و موبایل خود را خاموش کنید، چک کردن ایمیل را فراموش کنید، و علامت مزاحم نشوید روی در اتاق خود نصب کنید. بعضی اوقات بهترین راه شاید بافتن مکانی خارج از محیط معمول دفترتان است تا بتوانید روی عرضه خود کار کنید.
مطالب. پس از این‌که مؤلفه ها را تعیین کردید و درباره موضوع و هدف ارائه سؤالات مهمی پرسیدید، زمان آن است که مطالب لازم برای ارائه تان را جمع‌آوری، سازمان دهی ، نوشتن چهارچوب و پیش نویس، ویرایش و سپس مرور یادداشت‌ها.

۱- جمع‌آوری. وقتی هدف ارائه تان را مشخص کردید، اطلاعاتی که فکر می‌کنید بیشترین همخوانی را با عنوان شما دارند جمع‌آوری کنید. چه اطلاعاتی در دست دارید؟ آیا در میان آن‌ها اطلاعاتی وجود دارند که قدیمی شده باشند یا نیاز داشته باشند که با مطالب اضافی تجهیز شوند؟ آیا کسی هست که بتواند اطلاعات مفید بیشتری در اختیار شما بگذارد؟

۲- سازمان دهی. سراغ مطالبی که جمع‌آوری کرده‌اید بروید و بر اساس قالب‌ها و عناوین آن‌ها را دسته‌بندی کنید.

۳- چهارچوب ارائه و پیش نویس. چهارچوب اولیه ای از عرضه تان تنظیم کنید. چه عناوین و قالب‌هایی برای شروع، میانه، و پایان ارائه مناسب هستند؟ چهارچوب خود را گسترش دهید و پیش‌نویس ارائه تان را آماده کنید. به یاد داشته باشید، این یک یادداشت اولیه است. سعی کنید بفهمید که نکات کلیدی عرضه شما چه چیزهایی خواهند بود. جملات زیادی بنویسید که هر یک به قالب با عنوان‌هایی که در چهارچوب‌تان وجود دارد مرتبط باشند. سعی کنید حداقل پنج نکته کلیدی بیابید. وجود بیش از هفت نکته کلیدی بیانگر این است که شما تلاش می‌کنید اطلاعات بسیار زیادی در ارائه نان بگنجانید. آیا این نکات کلیدی می‌توانند به مخاطبین شما بگویند که شما راجع به چه صحبت می‌کنید؟ آیا این نکات با هم می‌توانند خلاصه‌ای از ارائه شما به دست دهند؟

۴- ویرایش. برای بسیاری از ارائه کنندگان تازه کار، این قسمت از فرایند ارائه کمترین توجه را به خود جلب می‌کند. در محدودیت زمان و انرژی، شاید فرد تصمیم بگیرد که عرضه را با پیش‌نویسی که در دست دارد تمام کند. اما برای بسیاری، وقت گذاشتن برای ویرایش یادداشت‌های اولیه به زمان و تلاش آن می‌ارزد. این، تفاوت بین یک ارائه خوب و یک عرضه عالی است. بهتر است ویرایش یادداشت‌های اولیه با فاصله زمانی بین نوشتن و ویرایش انجام شود تا رویکرد تازه‌ای در ذهن شکل گیرد. در فرایند ویرایش به این فکر کنید که چگونه عرضه از کلمات نوشتاری به گفتاری تبدیل می‌شود. برای این منظور از ساده‌سازی و یکپارچه سازی متن استفاده کنید؛ کلمات و مطالب غیر ضروری را حذف کنید. واژگان تخصصی را حذف کرده یا معنی‌شان را توضیح دهید و جملات را کوتاه کنید به علاوه مطالب خود را با مثال‌ها همراه نمایید. در انتهای فرایند شما باید یک نسخه نوشته شده از چیزی که می‌خواهید بگویید و چگونگی بیان آن داشته باشد.

۵- مرور. زمانی را برای مرور کامل یادداشت‌های ویرایش شده خود اختصاص دهید، چند بار با صدای بلند آن را بخوانید. اگر امکان دارد این کار را مقابل دوستان یا همکاران‌تان انجام دهید. از آن‌ها بخواهید در مورد نحوه ارائه، محتوا و شیوه صحبت شما نقد کنند. آیا طول عرضه مناسب زمان تخصیص یافته می‌باشد؟ آیا مطالب به روشنی ارائه شده‌اند؟ آیا قالب و هدف کلی در طول ارائه مد نظر بوده است؟

آماده شدن برای ارائه

زمانی که مطلب به شکل گفتاری درآمد و البته با هدف و قالب عرضه نیز همسان بود، نوبت به پالایش فرایند ارائه می‌رسد. این با تعیین کلمات و عبارات کلیدی، انتخاب کمک‌های مناسب ارائه، تمرین، و آماده شدن برای سؤالات انجام می‌شود.
کلیدهای یک ارائه مؤثر. یکی از مهم‌ترین کلیدهای ارائه موفق ارتباط چشمی است. برخی ارائه کنندگان، یادداشت در دست، تماما چشم‌شان را به کاغذ می‌دوزند و فراموش می‌کنند که با شنوندگان‌شان ارتباط چشمی برقرار کنند. به جز در مواردی که ارائه سخنرانی بسیار رسمی دارید یا در یک نشست خبری صحبت می‌کنید، التزام به کلمات دقیق یادداشت‌تان غیرضروری و خفه کننده است. برای اینکه عرضه تان فی‌البداهه و طبیعی به نظر برسد، که شامل ارتباط چشمی بیشتر با شنونده نیز می‌شود، لازم است که واژگان و عبارات کلیدی را در یادداشت مشخص کنید. این ارجاعات سریع، مبنای یادداشت‌های شما یا تجهیزات کمک بصری شما را تشکیل می‌دهند. از متن خود دور شوید و ارائه خود را با استفاده از این ارجاع‌های سریع تمرین کنید. این کلمات  و عبارات کلیدی چه چیزی را می‌رسانند؟ چگونه با کل عرضه همراه می‌شوند؟ این ارجاع‌های سریع را روی کارت‌های کوچکی بنویسید و تمرین کنید که با استفاده از این کارت‌ها ارائه نمایید. با تمرین این ارجاع‌های سریع را در ذهن‌تان به هم مربوط کنید تا کمتر و کمتر نیاز به استفاده از کارت‌ها به وجود آید. این تمرین را ادامه دهید.
ابزار کمکی. گرچه یادداشت‌های اولیه که از مطالب جمع‌آوری شده تشکیل شده‌اند ساختار اصلی عرضه شما را تشکیل می‌دهند، تجهیزات کمکی بسیاری وجود دارند که می‌توانند برای پشتیبانی موضوع، قالب و هدف شما مورد استفاده قرار گیرند؛ از جمله گرافیک های رایانه ای، امکانات چند رسانه ای و اسلایدهای روی پرده.
با این وجود هیچ چیز ناهمگون‌تر از این نیست که ارائه ای با تجهیزات کمکی ضعیف ارائه شده باشد. چرا که به جای پشتیبانی از ارائه شما، با منحرف کردن ذهن مخاطب از چیزی که می‌گویید آن را تضعیف می‌کنند. یک اسلاید پاورپوینت پر از متن یکی از دو کار زیر را انجام می‌دهد: یا مخاطب را به سرعت به خواب می‌برد یا تمام چشم‌ها را برای پنج دقیقه بعدی به صفحه می‌دوزد؛ چون مردم با دقت سعی می‌کنند معنی کلمات را پیش از بیان‌شان بفهمند.
از کمک‌های ارائه برای پشتیبانی و تشویق ارتباط دو طرفه بین شنونده و ارائه کننده استفاده کنید. زمانی که مشکل فنی پیش می‌آید و شما مجبورید به عدد یا نکته مهمی اشاره کنید، از وجود یک نسخه چاپی از هر کمک بصری ارائه خود اطمینان حاصل کنید. بدون توجه به این‌که از چه کمکی در ارائه تان استفاده می‌کنید، باید همه تجهیزات کمکی شرایط زیر را داشته باشند:

  • * با متنی که از روی یادداشت‌های اولیه‌تان آماده کرده‌اید همسان باشند. یک قسمت خاص از عرضه شما را خلاصه کرده یا چیزی به آن بیفزایید.
  • * با متن پیش بروید آیا کمک‌ها با موضوع، قالب و هدفی که در متن شما وجود دارد همخوانی دارند؟
  • * آیا با تعداد و نوع مخاطبین و مکانی که عرضه انجام می‌شود همخوانی دارند؟ آیا پنج نفر مخاطب غیر رسمی نیاز به ارائه تصویری دارند؟
  • * از تمام نقاط مکانی که ارائه انجام می‌شود واضح، خوانا و ثابت به نظر برسند.
  • * مطالب را به سادگی و به شکل موثر نشان دهند. اسلایدهای فشرده و پارازیت‌دار توجه را از شما دور می‌کند.
  • * از گرافیک های مناسب مثل شکل‌ها، جدول‌ها، و آیتم‌های گرافیکی برای پشتیبانی موضوع یا یک نکته خاص استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که ساختار اصلی ارائه، متن است. هرچه کمک‌های ارائه تان را بتوانید ساده‌تر، واضح تر، و دقیق‌تر بسازید در پشتیبانی موضوع، قالب و هدف شما مؤثرتر خواهند بود. اگر در مورد کیفیت وضوح هر یک از کمک‌های عرضه سؤالاتی دارید، ارائه تان را برای یک همکار مورد اعتماد، خانواده، یا دوست بازگو کنید و از او بخواهید نقد مفید انجام دهد

نقش پاورپوینت چیست؟

پیشرفت در فناوری، باعث بالا رفتن درصد اطلاعاتی شده است که ما از طریق بینایی دریافت می‌کنیم؛ به ویژه از زمانی که شرکت مایکروسافت نرم افزار پاورپوینت را وارد زندگی ما کرد و ارائه ها را دچار تغییرات شدید کرد. شرکت مایکروسافت نرم افزار پاورپوینت را در ۱۹۸۷ منتشر کرد و از آن زمان بیش از میلیون‌ها کپی از آن در سرتاسر جهان روی رایانه ها نصب شده است. تخمین‌ها حاکی از آن هستند که روزانه تقریبا در ۳۰ میلیون ارائه از آن استفاده می‌شود. تا حدی که اگر در یک ارائه از پاورپوینت استفاده نشود موجب شگفتی برخی از مردم می‌شود. با این وجود بسیاری از ما ارائه با پاورپوینت را با وقت عصب کشی دندان مقایسه می‌کنیم. یک اتاق تاریک، صفحه آبی تیره با کلمات سفید: و ما که با خودمان سروکله میزنیم تا بیدار بمانیم و با تعجب به تمام اطلاعاتی که چند دقیقه پیش روی صفحه نمایش ظاهر شدند فکر کنیم! پاورپوینت یک مؤلفه الزامی برای ارائه نیست، اما می‌تواند ابزار مفیدی باشد. به یاد داشته باشید که خود اسلایدها به اندازه محتوا و چگونگی استفاده عرضه کننده‌ها از آن مشکل‌زا نیستند.
یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پاورپوینت این ایت که با این‌که برخی استفاده از آن را تشویق می‌کنند به ندرت تأکیدی بر آموزش به کارگیری مفید از آن وجود دارد. به علاوه برخی شرکت‌ها و سازمان ها استفاده از یک قالب و مشخص را الزامی می‌دانند یا بر استفاده از لوگوی سازمان در هر اسلاید پافشاری می‌کنند که منجر به طراحی ضعیف و عدم اثربخشی کمک‌های ارائه می‌شود و از قابلیت ارائه کننده در برقراری رابطه فردی با شنونده می‌کاهد. با برخی از این مشکلات می‌توان کنار آمد. اما روی بقیه آن باید کار کرد.
یک راه برای مقابله با این مشکلات، تمرکز بر اصول پاورپوینت به جای متن‌های متحرک، تصویرها، کلیپ‌های ویدیویی، و پس زمینه‌های رنگی است. هرچه ارائه پیچیده‌تر باشد، بیشتر ارائه کننده را خجالت‌زده می‌کند. برای این‌که اسلایدها از لحاظ بصری ساده‌تر باشند، محدودیت شش کلمه برای هر خط و پنج خط برای هر اسلاید را در نظر بگیرید. همچنین بیش از سه رنگ در یک اسلاید استفاده نکنید.
پاورپوینت باید برای ایجاد یک نقشه از آن‌چه که درباره‌اش صحبت می‌کنید مورد استفاده قرار بگیرد و به فضای مورد نیاز برای ادامه عرضه کمک کند. از پاورپوینت به عنوان جانشین صحبت‌تان استفاده نکنید. پاورپوینت یک تله فومپرت نیست. در واقع، قرار دادن مطالب کمتر روی اسلاید فرصت منحصر به فردی برای بحث ایجاد می‌کند، اما مطمئن شوید که مطالب را در حدی می‌دانید که وارد جزئیات شوید. زمان کار با برنامه اطمینان حاصل کنید که فناوری را به خوبی می‌شناسید: کدام کابل کجا می‌رود؟ چگونه یک اسلاید را رد می‌کنید؟ این سؤالات باید پیش از ورود به اتاق، پاسخ داده شوند. از امکان یادداشت‌های پاورپوینت استفاده کنید تا چیزهایی را که می‌خواهید در ارائه بگویید بنویسید. این راه ارزشمندی است برای اطمینان از این‌که آن‌چه در اسلاید نشان داده می‌شود مستقیما به چیزهایی که می‌گویید مربوط است. به علاوه، یک نسخه با جزئیات بیشتری از ارائه را برای مرورهای آتی ایجاد می‌کند. زمان بیش از حد برای پاورپوینت صرف نکنید زیرا بدون تخصص در این برنامه بهتر است زمان را برای کار روی مغز مطالب ارائه و تمرین نحوه ایراد آن صرف کنید. تعداد اسلایدهای مورد استفاده را کم کنید هرچه اسلایدها کمتر باشند بهتر است برای بیان مطالب اضافی از نسخه چاپی اسلایدها به صورت جزوه استفاده کنید. یاد بگیرید که از دکمه برجسته کردن حروف استفاده کنید که به مخاطب‌تان این امکان را می‌دهد که تمرکز خود را از صفحه نمایش به مهمترین بخش ارائه معطوف کند: یعنی شما.
اگر با پاورپوینت راحت هستید و احساس می‌کنید که مبانی ارائه شما به اندازه کافی پوشش داده شده است یکی دو گام از ساختار سنتی پاورپوینت فاصله بگیرید. جایگزین‌های بی‌شماری وجود دارند، و این می‌تواند به ارائه تان معنا و عمق ببخشد. برخی از این مثال‌ها استفاده از جعبه‌های متن پاورپوینت، ابزار نمودار، و شکل‌های آن است. برای استفاده از گرافیک بیشتر در ارائه، از پاورپوینت برای اضافه کردن عکس‌ها، جدول، نقشه، یا نمودار استفاده کنید. به نمادها و تمثیل‌هایی که بتوانند برای تأکید بر نکته مورد نظرتان مورد استفاده قرار بگیرند، فکر کنید.
تمرین ارائه. شبیه فرایند ویرایش پیش‌نویس که قبلا ذکر شد، تمرین عرضه بخش دیگری از فرایند ارائه است که اغلب جا می‌ماند. برخی ارائه دهندگان با یک متن، تعدادی ارجاع سریع، و تجهیزات کمک ارائه هوشمندانه آماده اجرا هستند. با این حال، زمان گذاشتن برای تمرین روی ارائه، ارزش خود را در بلندمدت نشان می‌دهد. تکه‌های ارائه را به خوبی به هم متصل می‌کند، قسمت‌های مهم را مشخص می‌سازد، و برای اجرای ارائه احساس راحتی بیشتری به شما می‌دهد. به ویژه، تمرین در مقابل دیگران بسیار سودمند است و می‌تواند چیزهای مهمی را که قبلا مورد غفلت قرار گرفته‌اند نشان دهد، از جمله ارتباط چشمی محدود، فراموش کردن لبخند، قرار دادن دست‌ها در جیب‌ها، یا پشت کردن به شنوندگان. اگر می‌خواهید مطمئن شوید که این موضوعات را طی عرضه در ذهن خواهید داشت آن‌ها را روی یک کارت کوچک بنویسید و در حین ارائه جلوی چشم‌تان بگذارید. طی فرایند تمرین لحظاتی را برای تفکر درباره شیوه و محتوای ایرادتان کنار بگذارید. آیا عرضه تان متمرکز و به دور از انحراف بوده است؟ آیا پیام روشنی به مخاطب‌تان منتقل کرده است؟ از این‌که ارائه تان را اصلاح کنید تا برخی نقایص رفع گردند، هراس نداشته باشید. این کار به تمرکز و توجه مخاطب‌تان کمک می‌کند.
آماده شدن برای پرسش‌ها. برخی از پرسش‌های احتمالی مخاطبان‌تان را پیش‌بینی کنید. آیا این پرسش‌ها با ارجاع به عرضه با کمک‌های بصری‌تان می‌تواند پاسخ داده شوند؟ آیا پرسشی هست که لازم باشد کمی بیشتر روی آن تحقیق کنید؟

دقیقه آخر

پس از تعریف مؤلفه ها، تهیه متن، و آماده سازی ارائه، نهایتا نوبت به اجرای ارائه می‌رسد. چیزهای مهم زیادی هستند که در ساعات پیش از رسیدن این لحظه به آن فکر کنیم. برای پوشش همه مسائل دقیقه آخر، باید مؤلفه ها را دوباره تعریف کنید، خودتان را چک کرده، مطالب‌تان را دوباره بازبینی کنید، و زودتر در مکان ارائه حاضر شوید.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.