مشارکت و جلسات مبتنی بر وب
( مشارکت و جلسات مبتنی بر وب ) مشارکت محرک اصلی عملکرد در شرکتهای سراسر دنیا محسوب میشود، طبق تحقیق “جلسات در سراسر دنیا: تأثیر مشارکت در عملکرد کسب و کار” که توسط فراست و سالیوان ارائه و توسط Verizon Business و Microsoft Corp حمایت شد. تأثیر مشارکت در عملکرد دو برابر مهمتر از ستیزهجویی شرکت در دنبال کردن فرصتهای بازار جدید و پنج برابر مهم از محیط بازار خارجی است. این تحقیق نشان میدهد در حالی که فرهنگ جهانی مشارکت وجود دارد، تفاوتهای ناحیهای هست در این که چگونه مردم در کشورهای مختلف ارتباط برقرار میکنند. در تمام فناوری های مشارکت که مورد بررسی قرار گرفتهاند، برگزاری کنفرانس وب (تحت عنوان جلسات مبتنی بر وب) به طور گستردهای در شرکتهای سطح بالا نسبت به شرکتهای سطح پایین مورد استفاده قرار گرفته است. این نتایج توسط Networkworld برآورد شده است که ۹۰ درصد کارمندان دور از اداره مرکزی خود و ۴۰ درصد در یک مکان دور از سرپرستان خود کار میکنند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو میتوانید پیرامون موضوعهای فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را بهدست بیاورید.
پیام رسانی و مشارکت
چندین عامل نیازهای مربوط به پیام رسانی و مشارکت را برآورده میکنند. افراد نیاز دارند با یکدیگر کار کنند و اسناد را به اشتراک بگذارند. گروهها بیشتر تصمیمگیریهای پیچیده در سازمانها را بر عهده دارند و هنگامی که اعضای تیم به لحاظ جغرافیایی پراکندهاند و در مناطق زمانی مختلف کار میکنند، تصمیمگیری سازمانی کار دشواری است. حدود ۸۷ درصد کارمندان در سراسر دنیا در ادارات راه دور کار میکنند. ابزارهای پیام رسانی و مشارکت شامل رسانه های ارتباطاتی قدیمی نظیر پست الکترونیکی، برگزاری کنفرانس ویدئویی، نمابر و IM و رسانه های جدیدتر نظیر وبلاگ ها، پادکست ها، RSS، ویکی ها، VoIP، جلسات وب و torrentها (برای اشتراک گذاری فایل های خیلی بزرگ) میشود. همانطور که رسانه ها تا IP پیش رفتهاند، دیگر چیزی باقی نمانده که در شبکه های داده متمرکز نشده باشد. یکی از بزرگترین اجزای بسیاری از سایت های ۲/۰ Web و فناوری ها، مشارکت است. بیشتر ۲/۰ Web درباره مهار کردن دانش و عملکرد افراد است برای ایجاد ارزش.
نتایج حاصل از نظر سنجی “CIO Role” در آوریل ۲۰۰۶ نشان میدهد که سرمایه گذاریهای IT با پشتیبانی از “دستاوردها” نه صرفا “بقا” موفقیتآمیز خواهد بود. CIOها نسبت به برنامه های کاربردی جدید بیشتر روی زیرساخت جدید و ابزارها متمرکز شده اند. نتایج نظرسنجی حاکی از آن است که شرکتها فناوری ها (معماری، زیرساخت و ابزارهای کیفیت داده) را برای رسیدن به اهداف کسب و کار در بهبود فرآیندها و استفاده بهتر از اطلاعات به کار میبرند. به طور کلی، IT که بیشتر مورد استفاده قرار گرفته (بیش از ۴۷ درصد)، ابزارهای مشارکت تیمی بوده است که برای افزایش بهرهوری به کار میروند و به کاربران کمک میکنند تا با داده ها کار کنند.
مشارکت مجازی
بنگاههای اصلی به سرعت پیش رفتند تا جایی که از مزایای مشارکت الکترونیکی بهرهمند شدهاند. به عنوان مثال، RE/MAX نمایندگی املاک و مستغلات از یک محیط مشارکت الکترونیکی برای بهبود ارتباطات و مشارکت در بین شبکه بومی خود استفاده میکند. به همین ترتیب، Marriott International بزرگترین شرکت مهماننوازی دنیا: کار خود را با یک بروشور Online شروع کرد و سپس یک سیستم تجارت الکترونیکی مشترک را توسعه کرد که علاوه بر مشتریان از سراسر دنیا، شرکتها، نمایندگیها، شرکا و تأمین کنندگان را لینک میکند.
مثالهای زیادی از مشارکت الکترونیکی وجود دارد. در اینجا، برخی از آنها را نشان میدهیم.
اشتراک گذاری اطلاعات بین خرده فروشها و تأمینکنندگان آنها: P&G و WatMart. یکی از بارزترین نمونههای اشتراک گذاری اطلاعات، بین Procter & Gamble P&G و WatMart است. WatMart امکان دستیابی به اطلاعات فروش هر کالایی را که از P&Gمیخرد فراهم میکند. این اطلاعات توسط P&G به طور روزانه از هر فروشگاه WatMart جمعآوری میشوند و P&G از این اطلاعات برای مدیریت تهیه و ندارد مجدد فهرست موجودی برای WatMart استفاده میکند.
مشارکت خرده فروشی- تأمینکننده: Asda Corporation. سوپر مارکت زنجیرهای Asda فناوری تبادل داده های الکترونیکی (EDI) مبتنی بر وب را به ۶۵۰ تأمینکننده عرضه کرد. فناوری Web-EDI برمبنای استاندارد AS2 است، پروتکل مبتنی بر HTTP در عرضه بین المللی مورد قبول واقع شده و برای ارسال داده های بلادرنگ به فرمتهای مختلف در اینترنت مورد استفاده قرار گرفته است. این عملکرد و سرعت ارتباطات EDI قدیمی را افزایش میدهد، در نتیجه داده ها به شبکه های با ارزش افزوده (VANها)ی دیگر ارسال میشوند.
کاهش هزینههای انتقال و فهرست موجودی: Unilever ۳۰ شرکت حمل و نقل قراردادی Unilever، سالانه ۲۵۰۰۰۰ کامیون محموله خود را تحویل میدهند. پایگاه داده مبتنی بر وب Transportation Business Center TBC, Unilever، الزامات مشخصه سایت را برای این شرکتهای حمل و نقل فراهم میکند، درست هنگامی که آنها محمولهای را در مرکز تولید و توزیع انتخاب میکنند یا کالاهایی را به خرده فروشها تحویل میدهند. TBC تمام اطلاعات مهم و مورد نیاز را در اختیار شرکتهای حمل و نقل قرار میدهد از قبیل اسامی و شماره تلفنها، Operating hous، تعداد dock door در یک مکان، ارتفاع dock doorها، نحوه تحویل یا انتخاب محموله ها، پیکربندی Pallet و الزمات خاص دیگر. تمام اطلاعات مهمی که شرکت های حمل و نقل Unilever برای انتخاب، ارسال و تحویل کالاها نیاز دارند، اکنون به طور الکترونیکی و به صورت ۷/۲۴ در دسترس میباشند.
کاهش زمان توسعه محصول: Caterpillar, Inc . شرکت Caterpillar, Inc، سازنده ماشینآلات سنگینچند ملیتی است. در حالت قدیمی، زمان چرخه در زنجیره تأمین طولانی بود زیرا این فرآیند با انتقال سند کاغذی بین مدیران، فروشندگان و کارمندان فنی سروکار دارد. برای رفع مشکل، Caterpillar بخشهای مهندسی و تولیدی خود را به تأمینکنندگان فعال، توزیعکنندگان، کارخانههای خارجی و مشتریان از طریق یک سیستم مشارکتی جهانی مبتنی بر اکسترانت محول کرده است. با استفاده از این سیستم مشارکتی، مثلا درخواست برای یک قطعه تراکتور سفارشی را میتوان از مشتری به دلال Caterpillar و سپس به طراحان و تأمینکنندگان انتقالدار که همه اینها در یک زمان خیلی کوتاه رخ میدهد. مشتریان نیز میتوانند از اکسترانت برای بازیابی و اطلاح اطلاعات سفارش استفاده کنند، در حالی که این وسیله هنوز در مرحله اسمبلی است.
بعدا درباره فرآیندهایی تصمیمگیری گروهی و روشهای بهبود آنها بحث میکنیم. آنگاه پیشرفتهای حاصل در فناوری های پیام رسانی و مشارکت را مورد بررسی قرار میدهیم.
ماهیت کار گروهی
مدیران و کارکنان به طور همزمان تصمیم میگیرند: آنها محصولات را طراحی کرده و سپس میسازند، خطمشیها و راهبردها را توسعه میکنند، صورت حسابهای مالی را تهیه کرده، نرم افزاری را طراحی میکنند و غیره. به طور پیش فرض، فرآیندهای گروهی با عملکردهای مختلف شکل میگیرند.
فرآیندهای تصمیمگیری گروهی – وقتی افرادی به صورت گروهی کار میکنند، آنها کار گروهی انجام میدهند که این یعنی کاری توسط دو یا چند نفر صورت بگیرد. در حین اینکه خیلی موضوع سادهای است، ولی چنین فرآیندی میتواند برحسب نوع وظیفه، عوامل انسانی و پشتیبان تصمیمگیری موجود بسیار پیچیده باشد. برخی از مشخصات کار گروهی در زیر آمده است:
- * ممکن است اعضای گروه در مکانهای مختلف باشند یا در زمانهای مختلف کار کنند.
- * ممکن است اعضای گروه برای یک یا چند سازمان مختلف کار کنند.
- * گروه میتواند در یک سطح مدیریتی باشد یا در سطوح مختلف پراکنده باشد.
- * میتواند همیاری یا تضاد در کار گروهی وجود داشته باشد.
- * کار گروهی میتواند بر پمنفعت یا پر زیان باشد.
- * ممکن است برخی از داده ها یا اطلاعات مورد نیاز در منابع بسیاری واقع شده باشند، که برخی از آنها خارج از سازمان باشند.
- * ممکن است به مهارت و تخصص اعضای غیرتیم نیاز باشد.
- * ممکن است گروهها وظایف بسیاری را انجام دهند؛ به هر حال، گروههای مدیران و تحلیلگران غالبا به تصمیمگیری میپردازند.
علیرغم تاریخچه طولانی و مزایای کار مشارکتی، گروهها همیشه موفق نبودهاند. دلیل اصلی آن این است که فرآیندهای کار مشارکتی را میتوان نه تنها بر حسب مزایای آنها، بلکه بر حسب اختلالات آنها نیز توصیف کرد.
مزایای کار کردن در گروهها
- * امکان آموزش فراهم میشود. برای تشخیص مشکلات، به صورت گروهی کار کردن را بهتر از انفرادی است.
- * افراد به راحتی مالکیت یا مسئولیت مشکلات و راه حلهای آنها را بر عهده میگیرند.
- * اعضای گروه عزت نفسشان در تصمیمشان معطوف شده ( مشارکت )، بنابراین آنها خود را برای ارئه راه حل موظف میدانند.
- * برای پی بردن به خطاها، به صورت گروهی کار کردن بهتر از انفرادی است.
- * یک گروه اطلاعات (دانش) بیشتری نسبت به یک عضو دارد. گروهها میتوانند این دانش را برای ایجاد دانشهای جدید به کار ببرند. میتوان راه حلهای خلاقانهتری را جهت رفع مشکلات تولید کرد و راه حلهای بهتری را به اجرا در آورد.
- * ممکن است یک گروه در طی رفع مشکلات، همیاری داشته باشند. عملکرد یا کیفیت کار گروهی میتواند بیشتر از کار انفرادی باشد.
- * ممکن است کار کردن در یک گروه خلاقیت شرکا را شکوفا کند.
- * یک گروه در حین کار کردن با یکدیگر ارتباطات دقیقتر و بهتری دارند.
اختلالات فرآیند گروهی (زیانهای فرآیند)
- * فشارهای اجتماعی برای سازگاری افراد ممکن است به فشارهای انطباق منجر شوند.
- * فرآیندهایی سرمایی مقرون به صرفه (فقط یک عضو میتواند در هر لحظه صحبت کند).
- * عدم هماهنگی جلسات و برنامه ریزیهای ضعیف.
- * اثرات نامطلوب (سیطره زمان، عنوان و عقیده یک یا چند نفر و غیره).
- * گرایش اعضای گروه به تسلط بر دستور جلسه با تکیه بر دیگران در انجام بیشتر کارها.
- * زمان غیر مفید (معاشرت و غیره).
- * تمایل به تکرار آنچه که قبلا گفته شده به خاطر خرابی.
- * هزینه زیاد سفر، مشارکت و غیره.
بهبود فرآیندهای جلسه و فعالیتهای گروهی اندک- جلسات در سراسر دنیا بخشی از زندگی تجاری محسوب میشوند. بیشتر و بیشتر شرکتها مبتنی بر تیم (مثلا، تیمهای مدیریت پروژه) هستند که بدین ترتیب بیشتر کارها به صورت گروهی و در جلسات انجام میشوند. جلسات میتوانند مثمر ثمر باشند، البته اگر فردی بداند که چه چیزی اشتباه است و هوشمندانه فرآیندهای تصمیمگیری و فعالیتهای گروهی را مدیریت کند تا از بروز مشکلات جلوگیری به عمل آید ( مشارکت ). به عنوان مثال، در گروههایی که به تازگی تشکیل شدهاند، اعضای آن یکدیگر را نمیشناسند و فعالیتهای متفاوتی دارند بنابراین، برای این که ثمربخش باشند به زمان جامعهپذیری بیشتری نیاز دارند. پژوهشگران روشهایی را برای بهبود فرآیندهای کار گروهی توسعه کردهاند، یعنی مزایای جلسات افزایش یافته و ضررهای آنها کاهش یافته است. برخی از این روشها به عنوان فعالیتهای گروهی شناخته شدهاند. چالشهای فرآیندهای کار گروهی برای تیمهای مجازی شدیدتر است که در IT در عمل ۱-۵ شرح داده شده است. تیمهای مجازی ( مشارکت )، گروههایی از افرادی هستند که با یکدیگر و با اهدافی مشترک با محدودیت های مکانی، زمانی و سازمانی با استفاده از فناوری برای برقراری ارتباط و مشارکت کار میکنند.
محصولات مشترک فروشندگان- فروشندگان بسیاری فناوری های مشترکی را ارائه میدهند. در اینجا چند فروشنده و محصولات آنها مطرح شدهاند:
- * نرم افزار محیط مشترک IBM بر مبنای راه حل UC2 (ارتباطات و مشارکت یکدست) برای کسب و کار، Lotus Sametime است.
IT در عمل ۱-۵
تیمهای مجازی در sabre, Inc
Sabre, Inc یکی از موسسات پیشرو در ارائه خدمات اسکان مسافران در سراسر دنیا است. در این مؤسسه بیش از ۶۰۰۰ نفر در ۴۵ کشور مشغول به کار هستند و بیش از ۲ میلیارد دلار در سال درآمد دارد. شصت هزار آژانس مسافرتی در ۱۱۴ کشور به Sabre متکی هستند تا ترتیب سفر را برای مشتریان خود فراهم کنند. تعداد کل استانهای پردازش شده توسط سیستم هر سال بیش از ۴۰۰ میلیارد است که نشان میدهد ۴۰ درصد کل اسکانهای مسافران در سراسر دنیاست ( مشارکت ). ممکن است مشتریان با Travelocity آشنایی داشته باشند، که سایت مسافرتی B2C بنگاه به مصرف کننده Sabre است؛ آژانسهای مسافرتی مشارکتی متوجه شدهاند که تأمینکننده سیستم های اسکان مسافرتی Online بنگاه به بنگاه در دنیا توسط Sabre عمل میکند.
از آنجایی که کارمندان در ادارات مرکزی و منطقهای در دنیا پراکندهاند و کار میکنند، Sabre تصمیم گرفت از تیمهای مجازی استفاده کند تا توجه مشتریان بیشتر جلب شود، بهرهوری افزایش یابد و سهم بازار و سوددهی رشد کند. این شرکت متوجه شد که تیمهای چند عملکردی (با عملکرد متقابل) برای تقاضاهای مرکز داد و ستد مناسبتر از تیمهای یک عملکردی است که در گذشته مورد استفاده قرار میگرفتند. یک تیم مجازی معمولی در Sabre دارای نمایندگیهایی از نواحی مختلف است: مدیران اجرایی حساب سیستم های رزرو اسکان را میفروشند، متخصصان سیستم ها را نصب و سرویسدهی میکنند ( مشارکت )، مربیان به آژانسهای مسافرتی نحوه استفاده از سیستم ها را آموزش میدهند، متخصصان مدیریت حساب، صورت حسابها و اعانهها را مدیریت میکنند و نمایندگیهای خدمات مشتری به سؤالات گوناگون پاسخ میدهند.
این مقدمهای درباره تیمهای مجازی بود، چالشهای گوناگونی که Sabre با آنها مواجه است به مدیریت و کار کردن در تیمها مربوط میشود. یکی از چالشهای اصلی، بنای اعتماد در بین اعضای تیم است مدیران و کارکنان خیلی زود پی بردند که بنای اعتماد مستلزم سطح بالای تفاهم یا ارتباطات الکترونیکی از اعضای دیگر تیم، عملکرد مالی و رویکردی فعال برای تکمیل وظایف تیم است ( مشارکت ). چالش دوم درباره ایجاد همیازی در تیمهای مجازی است. برای رفع این مشکل Sabre فعالیتهای سازنده تیم را علاوه بر آموزشهای مبتنی بر کامپیوتر و کلاس درسهای طولانی را پیشنهاد کرد که قبل از ایجاد تیمهای مجازی جدید ضروری هستند. چالش سوم این بود که اعضای تیم باید از انزوا و بیتفاوتی که مشخصه کار گروهی مجازی است، کناره بگیرند. این شرکت پی برده بود که کارمندان خاصی ترجیح میدهند به صورت انفرادی کار کنند و بدون ارتباط اجتماعی فعالیت کنند. بنابراین، Sabre با اعضای تیم مصاحبهای کرد تا با خواستههای آنها برای کار گروهی مجازی آشنا شود. به علاوه، تیمهای شرکت فقط مجازی هستند و ممکن است لازم باشد روابط در طی جلسات و فعالیتهای سازنده تیمی به صورت رو در رو باشد. از این گذشته، کارکنان باید انتخاب کنند یا از خانه یا از اداره کار کنند، جایی که بتوانند با کارکنان دیگر ارتباط برقرار کنند ولی ممکن است هم گروهیشان باشند یا نباشند.
چالش چهارم برقراری توازن در مهارتهای فنی و اجتماعی بین اعضای تیم است ( مشارکت ). Sabre متوجه شد که با وجود ارتباطات رو در رو متوالی، تواناییهای فردی بسیار ارزشمند و برای تیمهای مجازی حائز اهمیت است. در نتیجه، شرکت تغییری در نحوه استخدام و انتخاب اعضای تیم ایجاد کرد و بیشتر به مهارتهای فردی تأکید داشت تا مهارتهای فنی.
چالش پنجم به ارزیابی کارکنان و میزان عملکرد آنها مربوط میشود. در تمام این مدت ( مشارکت )، شرکت یک سیستم با متریکهای فردی و گروهی را پیاده سازی کرد تا بتوان فعالیتها و تلاشهای هر عضو تیم و عملکرد تیم مجازی را در کل سنجید. با این وجود، شرکت اذعان داشت که برقراری توازن درست بین معیارهای تلاشهای فردی و عملکرد گروه کار دشوار است.
در نتیجه، ایجاد تیمهای مجازی در Sabre بسیار موفقیتآمیز بود. بیشتر مدیران و کارکنان شرکت موافقت کردند که از تیمهای رو در روی یک عملکردی به تیمهای مجازی چند عملکردی متقل شوند.
جهت بررسی بیشتر: آیا چالشهایی که تیمهای مجازی Sabre با آنها مواجه شدهاند برای این شرکت منحصر به فرد است یا در تمام بنگاههای سراسر دنیا متداول است؟ ممکن است تیمهای مجازی Sabre در آینده با چه چالشهای دیگری مواجه شوند؟ اگر کارمندی از Sabre هستید، ترجیح میدهید در یک محیط رو در روی فیزیکی کار کنید یا در یک تیم مجازی؟
نرم افزار Lotus Sametime Standard، قابلیتهای پیام رسانی آنی سازمانی یکپارچه ( مشارکت )، VoIP، گپ زنیهای ویدئویی و برگزاری کنفرانس وب را با ویژگیهای امنیتی مورد نیاز برای کسب و کار را فراهم میکند. این نرم افزار میتواند در موارد زیر به سازمانها کمک کند:
- * رفع مشکلات و پاسخ دادن به سؤالات با برقراری ارتباط به طور آشکار و مؤثر.
- * دستیابی تیمهای جهانی به صورت بلادرنگ.
- * برقراری ارتباط سریع با هر فردی با صدور مجوز و کنترلهای خط مشی.
- * کار کردن با دیگر به گونهای که انگار در یک اتاق هستند.
- * ارائه دستیابی به مهارت و دانش در سازمان.
- * WebEx برنامه های کاربردی کسب و کار مشترک و جلسات وب مورد تقاضا را فراهم میکند. با ترکیب برگزاری کنفرانس صوتی با برگزاری کنفرانس ویدئویی به طور مستقیم از دسکتاپ، WebEx یک رویداد تعاملی کاملا شخصی را ایجاد میکند.
- * ۲۰۰۷ Microsoft Office Groove یک برنامه نرم افزاری مشارکتی است که به تیمها کمک میکند تا به طور پویا و موثر با یکدیگر کار کنند، حتی اگر اعضای تیم برای سازمانهای مختلف ( مشارکت )، راه دور یا به صورت offline کار کنند. با کار کردن در فضاهای کاری Grooove، به علاوه که در وقت صرفجویی میشود، بهرهوری افزایش یافته و کبفبت کار بیشتر میشود.
- * Oracle Collaboration Suite 10g جزئی از محصولات Oracle Fusion Middleware است و اولین محصول برای اعمال یک پایگاه داده رابطهای است تا ارتباطات کسب و کار به طور مطمئن و مقرون به صرفه به آسانی صورت بگیرند و اطلاعات با کاهش هزینههای سخت افزاری نرم افزاری و مدیریت تقویت شوند.
ویژگیهای مهم در پشتیبانی از کار گروهی و این که معمولا کدام یک در خط تولید فروشندگان قرار میگیرند ( مشارکت )، بعدا شرح داده میشوند.
مشارکت بلادرنگ – جلسات IM مشترک Online (که برگزاری کنفرانس وب نیز نامیده میشود) و اشخاص مؤلفههای اصلی راهبردهای مشارکت و ارتباطات محسوب میشوند.
جلسات فوری مشارکتی – همانطور که شرکتها با کار کردن کارمندان در خانه و راه دور کنار آمدهاند، این یعنی IM که بیشتر از پست الکترونیکی، کارکنان را به هم پیوند میدهد و از تیمهای پروژهای پراکنده پشتیبانی میکند. پیدا کردن کارگران کار دشواری است. نسل بعدی IM فقط گپ زنیهای متنی نیست، بلکه با صوت و تصویر ویدئویی عجین شده است ( مشارکت ). با وجود ویژگیهای بلادرنگ IM و توانایی پیدا کردن افراد، دیگر اهمیتی ندارد که افراد در کجا قرار دارند و این برای مشتریان، شرکا و تأمینکنندگانی که به روش ضمانت شدهای برای برقراری ارتباط نیاز دارند، جالب است.
برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینههای مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.