مدیریت داده ، چالشی دشوار

( مدیریت داده ، چالشی دشوار ) مدیریت داده یکی از دشوارترین چالش‌های رو به روی سازمان‌های امروزی است. شرکت‌های امروزی از طریق برخی انواع روش‌های ذخیره‌سازی، حجم انبوهی از داده ها را ایجاد و روی هم انباشته می‌کنند. مدیریت داده ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند بهره‌وری را به وسیله حصول اطمینان از این امر بهبود بخشند که افراد بتوانند چیزی را که به دنبال آن هستند بدون نیاز به جستجوی طولانی و دراز مدت پیدا کنند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

اهمیت مدیریت داده ها

چرا مدیریت داده ها دارای اهمیت است؟ و اهمیت آن چقدر است؟ این‌ها سؤالات سرنوشت‌سازی هستند، چرا که مدیریت داده ها میزان بهره‌وری مدیران و کارکنان را مشخص می‌کند. هدف از مدیریت داده ها فراهم آوردن زیرساخت و ابزارهایی برای تغییر شکل داده های خام به اطلاعات شرکتی قابل استفاده با بالاترین کیفیت است. داده ها دارایی‌های اطلاعاتی سازمان به شمار می‌آیند. همان‌گونه که شما درباره مدیریت داده های مالی در دروس مرتبط با حسابداری و مالی مطالعه می‌کنید (به معنای شناسایی، کنترل، محافظت، تحلیل و سرمایه گذاری دارایی مالی (سرمایه)) تا ارزش آن را در واحدهای مالی و حسابداری بالا ببرید، در این‌جا هم چگونگی مدیریت دارایی‌های اطلاعاتی را فرا می‌گیرید. شما متوجه خواهید شد که مفاهیم اساسی برای مدیریت دارایی‌های مالی و غیرمالی مشابه هم هستند. قانون اصلی آن است که شرکت‌ها در راستای به حداکثر رساندن ستانده‌ها روی فناوری‌های مدیریتی داده هایی سرمایه گذاری می‌کنند که موارد زیر را افزایش دهد:

• * فرصت برای کسب درآمدها (به عنوان مثال مدیریت ارتباط با مشتریان و یا CRM).
• * توانایی کاهش هزینه‌ها (به عنوان مثال مدیریت موجودی).

هنگامی که سازمان داده ها را تحلیل می‌کند باید تمامی هزینه‌های مرتبط شامل هزینه‌های مورد انتظار مشتریان از دست رفته و دستاوردها، جریمه‌ها برای عدم سازگاری با قوانین و جریمه‌های قانونی و خسارات منجر از شکست در محافظت داده های محرمانه از دزدان هویت را در نظر گیرد. آن‌ها این هزینه‌ها را با ضرب کردن در میزان احتمال هر رخداد و با توجه به خسارت آن محاسبه می‌کنند.
مدیران و دیگر تصمیم‌گیرندگان اگر به دنبال بهبود فرآیندهای کسب و کار و عملکرد سازمان باشند، نیاز به دست‌یابی سریع به داده های صحیح، جامع و منسجم در خلال سازمان دارند. آن‌ها ارائه خدمات به مشتریان و تصمیم‌گیری را بر پایه داده های در دسترس صورت می‌دهند. آن‌ها بر داده های بازیابی شده از مخزن داده ها نظیر پایگاه داده ها و یا انبار اطلاعات تکیه می‌کنند. پایگاه‌های داده، اطلاعات سازمان را که برنامه های کاربردی کسب و کار ایجاد و یا تولید می‌کنند نظیر داده های فروش، حسابداری و داده های کارکنان ذخیره می‌کنند. اطلاعات وارد شده به پایگاه‌های داده از ترمینال‌های POS فروش های Online و منابع دیگر بر طبق فرمت سازمانی ذخیره شده تا بتوانند مدیریت و بازاریابی شوند. انبار داده نوعی از پایگاه داده تخصصی است که داده هایی را از پایگاه‌های داده تراکنشی یکپارچه ساخته تا بتوان آن‌ها را تحلیل کرد. به عن.ان مثال مدیریت ممکن است موشکافانه این داده ها را بررسی کند تا به شناسایی و آزمایش روندهای موجود در کسب و کار پرداخته و برنامه ریزی و تصمیم‌گیری را پشتیبانی کند.

عدم قطعیت: یک محدودیت روی مدیران

ارزشمندی تصمیمات کسب و کار به دسترسی به داده های دارای کیفیت بالا و کیفیت این اطلاعات نیز به رویکردهای اثربخش برای مدیریت داده ها بستگی دارند. اغلب اوقات مدیران و اطلاعات ورزان در حقیقت با داده هایی محدود می‌شوند که نمی‌توان به آن‌ها اعتماد کرد چرا که این داده ها ناقص، دارای ابهام، قدیمی، نادقیق، غیر قابل دسترس و یا آن‌قدر گیج‌کننده هستند که نیازمند هفته‌ها زمان برای تحلیل می‌باشند. تصمیم‌گیرنده در این حالت با عدم قطعیتی بیش از حد روبه رو است تا بتواند تصمیمات کسب و کار هوشمندانه‌ای را اخذ کند.
خطا در داده ها و ناسازگاری آن‌ها منجر به اشتباهات و فرصت‌های از دست رفته‌ای نظیر عدم تحویل موفق، اشتباه در صورت حساب‌ها و مشکلاتی در هماهنگ ساختن اطلاعات از چندین محل می‌شود. به علاوه خطا در تحلیل اطلاعات که از استفاده از فرمول‌های نادقیق و یا مدل های آزمایش نشده ناشی می‌شود، به ستانده‌ها و مشاغل آسیب می‌رساند. موارد زیر شامل سه نمونه از خسارات به بار آمده ناشی از عدم موفقیت در تحلیل داده ها است:

• * TransAlta یک شرکت تولید برق در کانادا است. یک خطا در صفحه گسترده منجر به آن شد تا TransAlta قراردادهای انتقال نیروی بیشتری با قیمت‌های بالاتری با طرف آمریکایی منعقد کند که این امر در صورتی که تصمیم مربوطه بر پایه اطلاعات دقیق بود صورت نمی‌پذیرفت. هزینه این خطا در داده ها بالغ بر ۲۴ میلیون دلار برآرود شده است.  
• * در بخش خرده فروشی، هزینه خطاهای ناشی از داده های غیر قابل اعتماد و ناصحیح به تنهایی سالانه ۴۰ میلیارد دلار برآورد شده است (Snow، ۲۰۰۸).
• * در صنعت بهداشت و درمان، یکی از بزرگ‌ترین صنایع موجود در آمریکا، خطا در داده ها نه تنها منجر به افزایش میلیارد دلاری هزینه‌ها می‌شود، بلکه حتی جان هزاران نفر را نیز قربانی خود می‌کند، این مقوله در نگاه نزدیک‌تر ۱ – ۱ بحث شده است.

نگاه نزدیک‌تر ۱-۱

خطا در داده ها منجر به خسارات میلیارد دلاری شده و جان انسان‌ها را به خطر می‌اندازد

همه روزه ۲۴ تا ۳۰ درصد وقت مسئولان در سیستم بهداشت و درمان و همچنین در زنجیره تأمین بهداشت و درمان صرف اصلاح خطاهای موجود در داده ها می‌شود. اصلاح هر تراکنش نادرست ۶۰ تا ۸۰ دلار، هزینه در بردارد. به علاوه قریب به ۶۰ درصد تمامی صورت حساب‌ها در بین شرکای زنجیره تأمین دارای خطا بوده و اصلاح هرگونه خطا در صورت حساب ۴۰ تا ۴۰۰ دلار هزینه در بردارد. در مجموع خطاها و اطلاعات ناسازگار هزینه ها را ۳ تا ۵ درصد افزایش می‌دهند. به عبارت دیگر همه ساله میلیاردها دلار در زنجیره تأمین بهداشت و درمان به دلیل قطعی داده ها در این زنجیره به هدر می‌رود که به معنای آن است که سیستم اطلاعاتی یک سازمان اطلاعات سیستم اطلاعاتی دیگر را نمی‌تواند درک کند. تا هنگامی که سیستم بهداشت و درمان یک ابزار همگام سازی اطلاعات را برای جلوگیری از قطعی داده ها تدوین نکرده بود، هرگونه تلاشی برای پربازده کردن زنجیره تأمین و کاهش هزینه‌های آن توسط پیاده‌سازی فناوری های جدید نظیر شناسایی از طریق امواج رادیویی (RFID) برای جمع‌آوری خودکار اطلاعات توسط داده های کثیف حتی پیش از پیاده سازی آن‌ها خنثی می‌شد. RFID به معنای انتقال داده ها با استفاده از امواج رادیویی است. داده های کثیف که به معنای اطلاعات با کیفیت پایین است، فاقد یکپارچگی بوده و قابل اطمینان نیستند. نیازمندی‌های مقرراتی جدید نظیر Florida Pedigree Act، این الزام را به همراه آورده‌اند که اطلاعات مهم هر دارو در خلال زنجیره تأمین به همراه آن باشد. شرکت‌های درمانی و بهداشتی با استفاده ازRFID می‌توانند اطلاعات مورد نیاز نظیر نام دارو، دوز، اندازه پیمانه، تعداد پیمانه‌ها و غیره را از آن‌ها به دست آورند.
به عنوان ذکر نمونه‌ای از مشکلات ایجاد شده از ناسازگاری در داده ها می‌توان به مشتریان (Defense Supply Center Philadelphia (DSCP، یک تأسیسات بهداشتی و درمانی تحت نظر دپارتمان دفاع (DOD)، اشاره کرد که موارد نادرست بهداشتی و درمانی را در کمیت‌های نادرست و یا با قیمت بالا دریافت می‌کردند. هرگاه که یک تأمین کننده و DSCP (و یا هر کدام از تأسیسات بهداشتی و درمانی DOD) به یک مورد مشابه (به عنوان مثال تجهیزات لوازم عمل جراحی) ارجاع می‌کردند، خطاهای بسیاری در ارتباط با نام‌ها و یا شماره اقلام صورت می‌پذیرفت. این مشکلات به طور عمده به دلیل داده های نادقیق و یا مشکل در مدیریت اطلاعات بود.
سه سال تلاش صورت پذیرفت تا داده های دارویی / درمانی با اطلاعات مورد استفاده توسط تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان صنعت دارویی همگام شوند. نخست صنعت بهداشت و درمان باید مجموعه‌ای از کدها و با اطلاعات استاندارد جهانی را تدوین می‌کرد و هر مورد به صورت منحصر به فرد شناسایی می‌شد. این کدها به سازمان‌ها امکان می‌دادند اطلاعات را به صورت الکترونیکی و دقیق به اشتراک گذارند تا همه به یک مورد مجزا به صورت مشابه ارجاع دهند. ابزار استفاده شده برای هماهنگ سازی تحت عنوان data sync شناخته می شد که انسجام داده ها را از تهیه کاتالوگ تا خرید و صدور صورت حساب حفظ می‌کرد. نتایج حاصل از این تلاش‌ها حاشیه سود DSCP را افزایش خواهد داد و به کارکنان آزادی عمل بیشتری برای رسیدگی به بیماران به جای صرف زمان آن‌ها به جستجو برای داده های پراکنده محصولات می‌دهد. برخی مزایا و بهبودهای بالقوه تلاش برای همگام سازی اطلاعات را می‌توان در موارد زیر برشمرد:  

• * اطلاعات دقیق و منسجم هر آیتم که منجر به Product Sourcing آسان‌تر و سریع‌تر می‌شود. Product Sourcing به معنای پیدا کردن محصولات برای خرید است.
• * انطباق فایل‌ها برای حصول اطمینان از کمترین قیمت قراردادی خریدهایی برای موارد ورودی سریع‌تر و خودکارتر. اگر کمترین قیمت‌های قراردادی را نتوان به صورت خودکار مقایسه کرده و تطبیق داد، آن‌گاه این کار باید به طور دستی صورت پذیرد.
• * کاهش قابل ملاحظه خریدهای غیرمجاز و موجودی‌های غیرضروری.
• * داشتن برتری قدرت خرید برای به دست آوردن قیمت‌های کمتر، چرا که حجم خرید هم اکنون مشخص است.
• * امنیت بیشتر بیمار.
• * بهبود بهره وری عملیات و خطاهای کمتر در صورت حساب‌ها.

طراحی زیرساخت‌های داده ها به منظور فراهم آوردن داده های کامل، به روز، دقیق، قابل دسترس، قابل درک و مرتبط برای کارکنان موضوع اصلی مدیریت اطلاعات است. تصمیمات مبتنی بر مدیریت اطلاعات نیازمند تعاملات دشواری بین بسیاری از عوامل پیچیده به خصوص در زمان‌هایی است که کاهش هزینه‌ها ابزاری قوی به شمار می‌آید. تلاش برای کاهش هزینه‌ها نباید ایجاد درآمدها را مشکل‌تر سازد، اما این دقیقا همان چیزی است که در بخش‌هایی از کسب و کار و صنعت بهداشت و درمان اتفاق می‌افتد. در زمان‌های رکورد، غرامت انجام برنامه ریزی و استراتژی کارآمد IT ، بسیار مشهود می‌شود. ما هم اینک روی مدیریت اطلاعات و زیرساخت تمرکز می‌کنیم.

مدیریت داده ها

مدیریت داده ها یک رویکرد ساختار یافته برای به دست آوردن، ذخیره‌سازی، پردازش، یکپارچه سازی، توزیع، ایمن سازی و آرشیو اثربخش داده ها در خلال چرخه حیات آن‌ها است. چرخه حیات چگونگی گذر اطلاعات در سازمان را از به دست آوردن یا ایجاد آن‌ها تا استفاده از آن‌ها برای پشتیبانی از راه حل‌های مبتنی بر اطلاعات نظیر مدیریت زنجیره تأمین (SCM)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و تجارت الکترونیکی (EC) شناسایی می‌کند. CRM ، SCM و EC برنامه های کاربردی سازمان هستند که نیازمند اطلاعات موجود و در دستری برای کارکرد مناسب می‌باشند. یکی از ساختارهای بنیادین راه حل‌های کسب و کار، انبار داده است. ما در این مقاله به مدیریت داده ها و استفاده از آن‌ها برای حل مشکلات کسب و کار می‌پردازیم.
سه اصل کلی داده ها که در زیر به آن‌ها اشاره شده است نشان دهنده اهمیت دورنمای چرخه حیات داده ها و کمک به اخذ تصمیمات سرمایه‌گذاری مرتبط با IT است.

۱- اصل کاهش ارزش داده ها. بررسی داده ها به صورت چرخه حیات آن‌ها، توجه را به این نکته جلب می‌کند که با گذشت زمان از تولید داده ها، ارزش آن‌ها چگونه کاهش می‌یابد. هرچه داده ها به روزتر باشند، ارزشمندتر هستند. این یک اصل ساده اما در عین حال قدرتمند است. اغلب سازمان‌ها قادر به عملکرد در سطح عالی بیش از ۳۰ روز با وجود نقاط کور (فقدان در دسترس بودن داده ها) نیستند.

۲- اصل ۹۰/۹۰ استفاده از داده ها. توانایی انجام اقدام مقتضی با توجه به داده های عملیاتی بلادرنگ یا نسبتا بلادرنگ می‌تواند دارای مزایای چشمگیری باشد. با توجه به اصل ۹۰/۹۰ استفاده از اطلاعات اکثر اطلاعات ذخیره شده، قریب به ۹۰ درصد، پس از ۹۰ روز به ندرت قابل دسترسی هستند (به استثنای موارد ممیزی). به عبارت دیگر اطلاعات پس از مدت زمان ۳ ماه بیشتر ارزش خود را از دست می‌دهند. به خاطر آورید که مدیران Applebee ‘ s روز بعد به داده های تفصیلی فروش رستوران دسترسی داشتند، این اطلاعات در آن زمان دارای بیشترین ارزش برای فرآیند برنامه ریزی بود. با توجه به طبیعت فاسدشدنی غذاها، به دست آوردن داده های فروش هفته‌ها بعد می‌تواند منجر به فروش های از دست رفته از دو جنبه غیر قابل پاسخگو بودن در مقابل علاقه و عدم علاقه مشتریان و هزینه‌های بالاتر غذاها به دلیل هدررفت‌ها شود.

۳- اصل داده ها در موضوع. قابلیت ذخیره سازی، پردازش، بازآرایی (فرمت) و توزیع اطلاعات در زمان واقعی و یا حتی سریع‌تر، نیازمند سرمایه گذاری عظیم روی زیرساخت مدیریت داده است تا سیستم‌های POS مکان‌های دیگر را به ذخیره اطلاعات، سیستم‌های تحلیل اطلاعات و برنامه های کاربردی گزارش‌گیری پیوند دهند. سرمایه‌گذاری روی این اصل به این صورت می‌تواند توجیه شود که اطلاعات باید یکپارچه، پردازش و تحلیل شده و به صورت اطلاعات عملی در آیند. اگر اطلاعات به منظور راهنمایی کاربران نهایی در تصمیمات و طرح های آن‌ها به وجود آمده‌اند، آن‌ها باید اطلاعات را به شکل و ساختاری معنادار مشاهده کنند.

۴- بصری سازی داده ها. برای فرمت‌بندی اطلاعات در زمینه‌های با معنی برای کاربران، بنگاه‌ها از ابزارهای بصری سازی داده ها و تصمیم یار استفاده می‌کنند. بصری‌سازی داده ها با اطلاعات همان‌گونه که از نامش پیداست، به ارائه اطلاعات به روش‌هایی برمی‌گردد که درک آن‌ها برای کاربران سریع‌تر و آسان‌تر است. جدول اطلاعات دقیق‌تری را فراهم می‌کند، در حالی که درک گراف تلاش و وقت کمتری می‌گیرد. ابزارهای بصری سازی و ارائه دانش هر دو گزینه نمایش را ارائه می‌دهند.

فناوری و ابزارهای بصری‌سازی داده ها به دلیل کاهش قیمت و سادگی کار با آن‌ها روز به روز دارای محبوبیت بیشتری شده و مورد استفاده گسترده‌تری قرار می‌گیرند. به عنوان مثال (Royal Shakespeare Company (RSC متوجه شد که تلاش‌های آن‌ها برای بازاریابی RSC به آن اندازه که باید اثربخش نبوده، به همین دلیل آن‌ها در راستای کاهش فرصت‌های از دست رفته روی ابزارهای تصویرسازی داده ها سرمایه‌گذاری کردند تا بتوانند خود بر آن چه خواهان آن هستند مدیریت کنند. همان‌گونه که در نگاه نزدیک‌تر ۲-۱ توضیح داده شده است، این ابزارها به شرکت امکان می‌دهند از داده های خود حداکثر بهره را ببرد. به آن معنا که آن‌ها می‌دانستند کی و کجا زمان خود را سرمایه‌گذاری کنند تا بازگشت سرمایه را در آن زمان به حداکثر رسانند. ارزش ابزارهای بصری سازی اطلاعات را می‌توان توسط رشد درآمدی RSC که در نتیجه این کار به وجود آمد، دریافت.

نگاه نزدیک‌تر ۲-۱

آمارهای متقاعدکننده عمومی: پروژه تحلیل داده های Royal Shakespeare Company منجر به افزایش محبوبیت این شرکت در بین عامه مردم شد

ویلیام شکسپیر اظهار می‌کند: “یک دوست کسی است که می‌داند تو کیستی، می‌فهمد کجا بوده‌ای، قبول می‌کند کسی را که به آن بدل شده‌ای و همچنان به آرامی به تو اجازه می‌دهد رشد کنی.” چنین مواردی در روشی که (Royal Shakespeare Company (RSC برای تعامل با افرادی که به تماشای تئاترهای این شرکت می‌روند، اعمال شده است. با وجود موفقیت شرکت، همواره کمبود زیرساخت‌های فناوری، نرم افزاری و مهارتی برای اجرای طرح های بازاریابی بر پایه تحلیل تفصیلی مخاطبان و تقسیم‌بندی آنان در شرکت احساس می‌شد. با این وجود شرکت بزرگ مشاوره مدیریتی Accenture سه سال را صرف کمک به توسعه قابلیت تحلیل مخاطبان، پرداختن به مخاطبین از دست رفته و جذب گروه‌های مخاطبین جدید کرد. پروژه با upload بیش از هفت سال اطلاعات خرید بلیت متشکل از بیش از دو میلیون اطلاعات ورودی شامل نام‌ها، نشانی‌ها، سابقه مراجعه و قیمت پرداخت شده برای بلیت‌ها شروع شد. یک پایگاه اطلاعات جدید مخاطبین RSC ایجاد شد که می‌توانست بر پایه رفتار مشتریان با بیش از ۵۰ متغیر مثل «نمایش و یا اجرای مراجعه شده توسط مشتری» تقسیم‌بندی شود.
ابزارهای تحلیل داده ها به گونه‌ای به کار گرفته می‌شدند تا در پایگاه داده جستجو کرده و گروه‌های خاص مخاطبین و الگوهای رفتاری آن‌ها را شناسایی کنند. اطلاعات از الگوهای رفتاری مشتریان به سرعت با شناسایی تقسیم‌بندی‌های خاص مشخص شد. تیم توسعه استراتژیک RSC چگونگی رشد هر قسمت و تغییرات آن را تحلیل کرده و استراتژی بازاریابی سازگار با آن را مشخص می‌کند. این کار یک وظیفه فنی بزرگ است که RSC به طور معمول فاقد منابع و مهارت‌های IT مورد نیاز برای انجام آن در داخل شرکت بود. نتایج به خودی خود گویا هستند. در سه سال گذشته، تعداد افرادی که به طور مداوم به نمایش‌های RSC می‌آمدند ۷۵% رشد داشته است. درآمدهای به دست آمده از خیریه Shakespeare’s Circle سالانه ۶۷% رشد را نشان می‌دهد.
برگرفته از: Information Age، ۱۹ فوریه ۲۰۰۸
برای مطالعه بیشتر: RSC روی سیستم هوشمند مشتریان خود سرمایه گذاری کرده است و این مقوله برای آن‌ها مزیت کسب و کار به همراه داشته است. چگونه می‌توان با استفاده از پایگاه اطلاعات برای فراهم آوردن ارزش کسب و کار بیشتر در بازاریابی و عملیات شرکت بهره برد؟ چه تحلیل هایی ممکن است به بهبود عملکرد سازمانی RSC کمک می‌کند؟

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید