بازنگری و کاربرد آن در استراتژی محتوا

( بازنگری و کاربرد آن در استراتژی محتوا ) برخی اوقات، در کنفرانس‌ها از مخاطبان می‌پرسیم: «چند نفر از شما دقیقا می‌دانید که چه محتوایی روی وب سایت خود دارید، در کجای وب سایت قرار دارند و چه کسی سرپرست آن‌هاست؟»
بدون استثناء حتی در سالن‌هایی که چند صد نفر در آن حضور دارند، تنها یک یا دو نفر دستشان را بالا می‌آورند.
دوستان، مشکل همین است. حتی برای گرفتن تصمیم‌هایی بسیار ابتدایی در مورد محتوا مثل تصمیم‌گیری در مورد محل اختصاص منابع و بودجه – لازم است بدانیم که حجم محتوای موجود چقدر است، در کجا قرار دارد، درباره چیست و آیا اصلا کاربردی است؟
و برای دانستن این موارد، نیاز به بازنگری محتوا داریم.

آنچه دیده شود، پذیرفته می‌شود

بازنگری محتوای وب نوعی حساب‌رسی محتوای آنلاین سازمان شماست. اغلب، وقتی کار تمام می‌شود (یا حتی در میانه کار)، نتایج به صورتی باورنکردنی ارزشمند هستند. بازنگری می‌تواند یکی از قوی‌ترین ابزارهای شما در ایجاد انگیزه تجارتی برای هر طرح محتوای وب باشد.
با خواندن این بخش، خواهید فهمید: 

• * چرا بازنگری مهم است.
• * چه نوع بازنگری هایی متداول‌ترند.
• * چگونه یافته‌های بازنگری خود را ثبت کنید.
• * چه مقدار محتوا باید ارزیابی شود.
• * چگونه نتایج خود را ارائه دهید.

شروع کنیم.

به نخواندن این بخش می‌اندیشید؟ این کار را نکنید

«ما از نکات اصلی روی سایت‌مان باخبریم». «افراد دیگری در سازمان باید پیش از این انجامش می‌دادند». «من از جدول‌های رایانه ای متنفرم و نمی‌خواهم وقت ارزشمندم را برای آن‌ها تلف کنم».
قرارمان این باشد: هرقدر هم که بازنگری محتوا به نظرتان غیر ضروری و ناخوشایند باشد، از آن شانه خالی نکنید. این فرایند فقط ساختن یک جدول رایانه ای زیبا از آدرس‌ها و عنوان صفحه ها نیست. بازنگری:

• * به شما کمک می‌کند تا وسعت پروژه محتوا و بودجه لازم برای آن را تخمین بزنید.
• * درکی روشن از محتوای موجود و جایگاه آن به شما می‌دهد، که بعد از آن تازه می‌توانید درباره اصلاح محتوای فعلی یا کنار گذاشتن کل آن تصمیم بگیرید.
• * طی فرایند تهیه محتوا، مرجع شما برای منابع محتوا (یا محتوای موجود)، ابزاری بسیار کارآمد برای وب نگاران و دیگر پدیدآورندگان محتوا برای پیگیری کارهایشان خواهد بود.

دستگاه‌های خودکار نمی‌توانند این کار را انجام دهند؟

در این مرحله ممکن است فکر کنید که، «این بازنگری خیلی وقت‌گیر به نظر می‌آید. قطعا ابزارک‌هایی هستند که می‌توانند وب سایت ما را به صورت خودکار بازنگری کنند!»
جواب مثبت است – «ابزارهای بازنگری می‌توانند سایت را جست و جو کنند و اطلاعات اصلی، مثل عنوان‌ها و پیوندها، را جمع‌آوری کنند. برخی سامانه‌های مدیریت محتوا هم امکاناتی برای بازنگری دارند. در طول فرایند بازنگری، این نوع فناوری می‌تواند بسیار مفید و در برخی موارد لازم باشد. اما توجه کنید. فناوری جایگزین بازنگری انسان نمی‌شود. اگر واقعا می‌خواهید درک عمیقی از محتوای‌تان – یعنی مضمون، کیفیت و صحت آن داشته باشید استفاده از توان انسانی بهترین شیوه ممکن است.
فناوری می‌تواند به شما کمک کند که به موارد زیر دست یابید:

پیروزی‌های سریع: وقتی برای ایجاد انگیزه تجارتی یا آمادگی برای پروژه وب بعدی محدودیت زمانی دارید، فناوری می‌تواند مددرسان باشد. مثلا، اگر بخواهید حجم کل محتوا را روی یک وب سایت بدانید، یک ابزار بازنگری می‌تواند به سرعت برآوردی تقریبی به شما بدهد.

صرفه جویی در زمان: ابزارهای بازنگری خودکار می‌توانند با ارائه فهرستی کامل از محتوای شما، همراه با اطلاعات پایه درباره هر جزء از محتوا، زمان بسیار زیادی را ذخیره کنند، افزون بر این، در سایت های فاقد مسیریاب سنتی، ابزارهای سامانه مدیریت محتوا ممکن است تنها راه تهیه فهرستی کامل باشند، بدون این که انسان عقلش را از دست بدهد. 

داده خام: در سازمان‌های بزرگ و کوچک، بحث‌های مربوط به محتوا می‌تواند رنگ سیاسی بگیرد. در این حالت، داشتن اطلاعات خام تولید شده به وسیله فناوری و بدون جهت‌گیری درباره محتوا، می‌تواند نجاتتان دهد.

حتی با بودن همه میان‌برهای فنی موجود، بسیاری از استراتژیست های محتوا ترجیح می‌دهند که بازنگری را به صورت دستی انجام دهند. در واقع این بهترین راه برای درک کامل همه محتوای موجود است.

انواع متداول بازنگری: روش مورد نظر خود را انتخاب کنید

مهم‌ترین چیزی که شما در مورد بازنگری باید بدانید این است که شیوه بازنگری وابسته به اطلاعاتی است که می‌خواهید به دست آورید. هیچ قالب، اندازه یا زمان‌بندی کاملی برای بازنگری وجود ندارد؛ راه‌های گوناگونی (و همگی معتبر) برای بازنگری محتوا وجود دارد، اما انتخاب شما تابع هدفی است که برگزیده‌اید.

کدام قالب بازنگری برای شما مناسب است؟  

قانونی ثابت و قطعی ندارد. شما می‌توانید یکی از این قالب‌ها را انتخاب کنید، هر سه را به کار بگیرید، یا قالب مخصوص خود را بسازید. انتخاب شما هر چه باشد، با انجام یک بازنگری کامل، اطلاعات ارزشمندی درباره محتوای‌تان به دست می‌آورید.
ابتدا برای بازنگری محتوای خود، اهداف مشخصی تعیین کنید. این کار در روشن شدن این که چه نوع بازنگری را انتخاب کنید و آن بازنگری، باید چه اطلاعاتی را جمع‌آوری کند، کمک‌تان می‌کند. به این موارد فکر کنید 

• * چه چیز را می‌خواهید بفهمید؟ (و چرا)
• * چه چیزی را باید روشن کنید؟ (و برای چه کسی)
• * برای انجام بازبینی چقدر زمان دارید؟ (واقع بین باشید)
• * کجای فرایند استراتژی محتوا هستید؟

بیایید به هر یک از انواع بازنگری نگاهی دقیق تر بیندازیم.

فهرست کمی: فقط اطلاعات

هدف از فهرست کمی این است که بفهمید چه دارید و در کجاست، مقداری آمار اولیه هم کسب کنید. بدون حشو و مختصر، فقط اطلاعات کاربردی.
فهرست کمی آسان‌ترین و سریع‌ترین راه برای کسب دید کلی، درباره محتوا در ابتدای پروژه است. اما با همین فهرست‌برداری ساده از تعداد صفحات، محتوای پی‌دی‌اف قابل دانلود، ماژول‌های محتوای پویا، فیلم‌های کوتاه ویدئویی و دیگر محتوای زنده وب که مسئولیت آن‌ها با سازمان‌تان است، می‌توانید ذی‌نفعان را از حجم محتوای خود و از  بودجه‌ای که برای تولید/ نگهداری/ تثبیت آن لازم است آگاه سازید. جرینگ!

چه چیز را باید ثبت کرد

برخی از معمول‌ترین داده‌های ثبت شده در فهرست‌های کمی را در ادامه مطلب می‌آوریم. وجود عنوان/ موضوع ناگزیر است. دیگر معیارهایی که انتخاب می‌کنید، همان‌طور که حدس زده‌اید، به اهداف بازنگری شما بستگی دارد. 

• * آی‌دی (شناسه): اختصاص شماره یا کد شناسایی به هر جزء از محتوا.
• * عنوان/ موضوع: در مورد صفحه‌های وب، منظور همان عنوان صفحه است. در مورد ماژول‌های محتوا می‌توانید از سرفصل یا سرفصل فرعی استفاده کنید. اگر صفحه یا محتوایی بدون عنوان باشد، شرحی کوتاه از سرفصل‌ها یا مضامین اصلی آن را برای عنوان در نظر بگیرید.
• * نشانی در وب: نشانی‌های موجود را ثبت کنید.
• * قالب: قالب فنی محتوا را یادداشت کنید، مثلا متن، ویدئو، پی‌دی‌اف و مانند آن.
• * منبع: مشخص کنید که آیا محتوا تولید داخلی سازمان است، از جایی برداشته‌اید (خبرخوان‌ها، مقالات، مطالب وبلاگ ها و مانند آن)، یا کاربران‌تان آن را تهیه کرده‌اند.

نکته: برای محتوایی که تیم درون‌سازمانی شما تهیه کرده است، در صورت امکان، مشخص کنید که نویسنده، تأیید کننده و مسئول انتشار آن در فضای وب چه کسانی هستند. این اطلاعات در آینده، زمانی که می‌خواهید بدانید چرا یک محتوای مشخص به این شکل تهیه شده است، یا وقتی می‌خواهید برای تغییر یا حذف محتوایی تأیید بگیرید، بسیار مفید خواهد بود.

• * پایگاه فنی: اگر با سایت بسیار بزرگی سروکار دارید که سرورهای متعدد یا بسترهای فنی گوناگون دارد، باید ببینیم محتوا در کجای زیرساخت فنی مستقر شده است. برای مثال، آیا محتوا در یک سامانه مدیریت محتوا است، در یک سامانه سیاهه موجودی است، یا از روی رابط برنامه‌نویسی نرم افزار فراخوانده شده است؟ محتوا گاهی ممکن است در جاهای عجیب و غریبی ذخیره شده باشد، پس آماده کندوکاوی جدی باشید.
• * فراداده: فراداده‌ها «داده‌هایی هستند درباره داده‌های دیگر». در اینجا منظورمان مشخصه‌هایی است (مثل کلید واژه‌ها و برچسب‌ها) که به هر محتوایی اختصاص داده شده است. این‌ها اطلاعات ارزشمندی هستند که به افراد برای پیدا کردن محتوا در موتورهای جست و جوی سایت و سامانه مدیریت محتوا، یاری می‌رسانند. در مرحله تهیه استراتژی، هنگام برنامه‌ریزی برای محتوای آسان‌یاب و کاربردی، لازم است بدانید چه فراداده‌هایی موجود است. اگر نمی‌دانید فراداده‌ها را کجا باید پیدا کنید، همکار نزدیک‌تان در بخش فناوری اطلاعات، طراح فنی وب، یا مشاور بهینه سازی برای موتورهای جست و جو، می‌توانند به شما کمک کنند.
• * ترافیک/ آمار کاربری: تقریبا آمار کاربری هر نوع محتوای آنلاینی را می‌توان به دست آورد. اگر امکانش بود، ببینید که مخاطبان چگونه از هر جزء محتوا استفاده می‌کنند (یا نمی‌کنند). کسی که تحلیل ترافیک سایت را در داخل شرکت انجام می‌دهد یا نماینده شرکتی که این خدمات را برای‌تان انجام می‌دهد، اغلب می‌تواند در کسب اطلاعات مورد نیاز، شما را یاری کند.
• * آخرین به روزرسانی: آخرین باری که کسی از سازمان، به بخشی از محتوا توجه کرده، چه زمانی بوده است؟ بیش‌تر سامانه‌های مدیریت محتوا دارای سیستم ثبت تاریخ «آخرین – به روزرسانی» محتوا هستند – که اطلاعاتی در مورد اهمیت محتوا، چرخه کار محتوا، و غیره به شما می‌دهد. فقط از ارائه فرضیات عجیب و غریب پرهیز کنید – واقع‌بین باشید.
• * زبان: اگر محتوای چند زبانه دارید، شاید بد نباشد زبان یا گویش به کار رفته برای هر بخش از محتوا را هم ثبت کنید.

نکته: ربات‌ها این‌جا کاربرد دارند

اگرچه بازنگری محتوا به دست خودتان همیشه مفید است، فهرست کمّی جایی است که ربات‌ها می‌توانند واقعا بدرخشند. از آن‌جا که فهرست کمّی محل گردآوری داده‌های خام است (نیازی به قوه تشخیص انسان ندارد)، استفاده از ابزارهای فنی مناسب در زمان و انرژی شما صرفه‌جویی خواهد کرد.

ارزیابی‌های کیفی: کندوکاوی عمیق‌تر

آگاهی از محتوای موجود و جای آن‌ها مفید است، اما این تنها یک مرحله از کار است.
معمولا نقشه سایت، عنوان صفحه‌ها را در بر دارد. اما وقتی می‌خواهیم میزان سودمندی محتوا را ارزیابی کنیم، عنوان صفحه به شما نمی‌گوید که محتوا دقیقا درباره چیست، یا این که اصلا به درد مخاطب می‌خورد یا خیر. این‌جاست که بازنگری کیفی وارد میدان می‌شود.
بازنگری کیفی، کیفیت و کارایی محتوا را تجزیه و تحلیل می‌کند. تفاوت مهم بین فهرست کمی و بازنگری کیفی، داوری انسانی است. بازنگری کیفی جولان‌گاه ربات‌ها نیست. در این‌جا باید فرد واقعی هر جزء محتوا را ببیند و بر پایه معیارهای مشخص ارزیابی کند:

• * مقایسه با شیوه‌های برتر: در این روش که معمولا در اوایل پروژه انجام می‌شود، به محتوای شما از دیدگاهی برون‌سازمانی نگریسته می‌شود. این شیوه محتوای شما را بر مبنای شیوه‌های برتر و نیازهای کاربران می‌سنجد. این روش کمک می‌کند تا بفهمید، آیا محتوای شما برای مخاطبان، مفید، کاربردی، جذاب و قانع کننده است یا خیر یا برای این که چنین شود چه کارهایی باید انجام دهید.
• * ارزیابی استراتژیک: ارزیابی استراتژیک کامل‌ترین نوع بازنگری است. پس از مشخص شدن استراتژی، ارزیابی استراتژیک به شما برآوردی از میزان همسویی محتوای موجود با آن استراتژی را ارائه می‌دهد. شکاف‌ها کجا هستند؟ چه چیزی باید تغییر کند؟ چه چیز همین‌طور که هست، عالی است؟ ارزیابی استراتژیک می‌تواند معیارهایی از روش مقایسه با شیوه‌های برتر را با معیارهای خاص استراتژی ترکیب کند. در نظر داشته باشید که این نوع بازنگری اغلب با نتایج مرحله تحلیل و پیشنهادهای محتوایی تکمیل می‌شود.

نمونه‌هایی از معیارهای بازنگری کیفی  

افزون بر اطلاعاتی که از بازنگری کمی به دست می‌آید، در بررسی کیفی می‌توانید یک دو جین (اگر نگوییم صدها) معیار شخصی را مطالعه کنید. ما معمولا ۵ یا ۶ معیار را، بر اساس شرایط، انتخاب می‌کنیم.

معیارهای خودتان را بسازید

خلاقیت خود را به کار انداخته به معیارهای خاص خودتان بیندیشید. فقط مطمئن شوید که: 

• * هر معیار برای تک‌تک اجزای محتوا امکان ارزیابی داشته باشد (نه گروه یا رده‌های خاصی از محتوا).
• * بتوان هر معیاری را برای ارزیابی همه یا بیشتر محتوا به کار گرفت (به عبارت دیگر، نه فقط برای نوع خاصی از محتوا).
• * شیوه‌نامه‌ای مشخص و شفاف برای ارزیابی تهیه شود (شامل درجه‌بندی یا دسته بندی‌ها).

بازبین‌ها هر چه بیشتر، بهتر

اگر مسئله، بازنگری ۱۵۰۰ عنوان محتوا باشد، یک نفر می‌تواند از عهده‌اش بر بیاید (بله، می‌تواند!). اما اگر با ۱۰ هزار عنوان سروکار دارید، حتما باید نیروی کمکی بگیرید.
وقتی مسئولیت‌های بازنگری را تقسیم می‌کنید، معیارهای بازنگری، درجه‌بندی و دیگر معیارهای شما باید کاملا شفاف باشد. افزون بر تعریف و ارائه معیارها، بد نیست:

• * پیش از تقسیم کار، از یک نفر بخواهید که معیارها را آزمایش کند.
• * برای هر معیار و درجه‌ای مثالی بزنید.
• * قراری منظم با تیم بازنگری داشته باشید و کار یکدیگر را به صورت تصادفی بررسی کنید.
• * مطمئن شوید که افزون بر ستون درجه‌بندی و فهرست‌های از پیش آماده، بازبین‌ها برای یادداشت کردن هر چیزی که به فکرشان رسیده است یا هر چیز غیر معمول، در فرم جایی داشته باشند.

بازنگری با استفاده از جدول‌های رایانه‌ای: اسلحه خود را انتخاب کنید

در زمان قدیم (مثلا ۲۰۰۵) بازنگری بسیار آسان بود. محتوای وب مساوی بود با صفحه‌های وب سایت. یافته‌های بازنگری همیشه به یک شکل ارائه می‌شد: فهرستی ساده از صفحه ها، که در جدولی رایانه‌ای، بر اساس مسیریابی موجود در سایت مرتب شده بود.
امروز، سردرآوردن از محتوا ممکن است پیچیده‌تر باشد. محتوا لزوما تنها به صفحه‌ای از وب سایت اختصاص ندارد – در حقیقت، ممکن است اصلا مربوط به وب سایت نباشد. اگر هم باشد، ممکن است بر اساس رفتار مخاطبان، علایق آن‌ها، یا نوع ابزار (رایانه، تلفن همراه، تبلت و مانند آن) به شکلی متفاوت نمایش داده شود.
جدول‌های رایانه‌ای هنوز قالب معمول بیشتر بازنگری ها هستند، اما ابزارها برای سازگاری با گونه‌های جدید محتوا توسعه می‌یابند. بیایید نگاهی بیندازیم به گزینه‌های پرطرفدار و شیوه کار آن‌ها. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو به صورت مفصل به این موضوع پرداخته شده‌است.  

جدول رایانه‌ی ساده:یار قدیمی

اگر وب سایت قدیمی دارید که در آن هر محتوا به صفحه‌ای مشخص در جایی مشخص از نقشه مسیریابی ثابت (معمولا شامل صفحه‌ای با تعداد زیادی صفحه فرعی که به شکلی منظم بعد از صفحه اصلی قرار گرفته‌اند) اختصاص دارد، جدول رایانه‌ای ساده برای شما کافی است. برای بازنگری وب سایت، کافی است روی همه صفحه‌های وب سایت کلیک کنید (معمولا به ترتیب) و همه اطلاعات را به شکلی خلاصه ثبت کنید. بخش‌های مهم وب سایت را ذیل عنوان بخش‌های «اصلی» (یا اولیه) فهرست کنید سپس بروید سراغ برنامه‌های افزودنی و ماژول‌ها و آن‌ها را به عنوان بخش‌ها یا صفحه‌های «فرعی» (یا ثانویه) زیر هر بخش اصلی ثبت کنید. اغلب، صفحه‌ها به همان شکلی شماره‌گذاری می‌شوند که برای سازمان‌دهی متن به کار می‌رود.

نکته‌ای درباره شناسه‌های عددی

اگر تا امروز سیستم شماره‌گذاری برای محتوای وب سایت خود نداشته‌اید، خوب است که در طول فرایند بازنگری، این کار را آغاز کنید. با اختصاص دادن شناسه‌ای ویژه به هر صفحه یا هر جزء از محتوا، به آسانی می‌توانید به هر محتوایی ارجاع دهید، محتوا را برای تجزیه و تحلیل طبقه‌بندی کنید و چگونگی ارتباط اجزای محتوایی را با یکدیگر دریابید. در نهایت، سیستم شماره‌گذاری به شما کمک می‌کند یافته‌های بازنگری را با دیگر مستندهای پروژه وب پیوند زنید – مثلا شماره هر محتوا می‌تواند به پیشنهادهای استراتژی محتوا در ارتباط با آن محتوای معین ارجاع دهد و مانند آن.

جدول رایانه‌ای، نسخه پیشرفته: وقتی محتوا پویا و متغیر است

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، امروز برنامه‌نویسان ماهر امکان شخصی‌سازی محتوای وب سایت را بر اساس این که شما چه کسی هستید، رفتار کاربری شما پیش‌تر چه بوده، یا ابزاری که با آن به وب وصل می‌شوید فراهم ساخته‌اند. (مثلا، افرادی که صفحه را در تلفن همراه می‌بینند، ممکن است تنها به نیمی از محتوایی که در رایانه قابل مشاهده است دسترسی داشته باشند.)
وقتی وب سایت این امکانات را دارد، تغییرات در بازنگری نیز باید در نظر گرفته شود. اگر وب سایت، ساختار از پیش تعیین شده‌ای داشته باشد (که مسیریابی آن برای همه افراد یکسان باشد)، کارتان آسان است. می‌توانید همچنان با تغییرهایی اندک از روش فهرست کمّی ساده استفاده کنید. ابتدا نسخه‌ای از محتوای خود را به عنوان مبنای فهرست‌برداری انتخاب کنید (مثلا نسخه مربوط به گروه اصلی کاربران، یا ابزاری که بیشترین استفاده از آن می‌شود) سپس سامانه شناسه و جدول رایانه‌ای خود را طوری تنظیم کنید که تغییرات مربوط به نسخه‌های دیگر را نیز نشان دهد.
در این نوع بازنگری، حفظ یکپارچگی مهم است. فارغ از این که از چه سیستم شماره‌گذاری استفاده کرده‌اید، مراقب باشید که در طول مراحل بازنگری، آن را به درستی به کار گیرید.

فهرست نمایه‌سازی شده: وقتی باید مو را از ماست بیرون کشید

حالا می‌رسیم به سایت ها، برنامه‌های کاربردی و دیگر واسطه‌های ارتباطی که آن‌قدر منعطف هستند که به نظر می‌رسد سیستم مسیریابی ندارند، یا واقعا ندارند. بلکه فقط با برچسب، یا چهریزه، یا چیزی شبیه این‌ها مواجه هستیم.
در این حالت، محتوا نمی‌تواند با استفاده از فهرست ساده مورد بازنگری قرار گیرد. البته هم‌چنان می‌توانید از جدول رایانه‌ای برای بازنگری های خود استفاده کنید، اما به احتمال زیاد نیاز خواهید داشت که:

• * سیاهه محتوا را از بخش زیرساخت بگیرید. این که بخواهید با کلیک روی هر صفحه فهرستی کامل از محتوا تهیه کنید بسیار مشکل است. بنابراین، اگر با زیرساخت سایت آشنا نیستید، اکنون وقت آن است که با یکی از همکاران بخش فناوری اطلاعات یا مسلط به سامانه مدیریت محتوا دوست شوید.
• * ویژگی‌ها یا رفتارهای کاربری را، که به نمایش هر جزء از محتوا منجر می‌شود، مستند کنید (یا مستندات آن را بیابید). باز هم، افراد بخش زیرساخت ممکن است همه این‌ها را جایی روی مدلی فانتزی داشته باشند.
• * محتوا را برای تحلیل در چند گروه دسته‌بندی کنید، مثلا بر اساس موضوع، نوع محصول، بخش‌بندی مخاطبان یا مسئولان محتوا. سامانه معنادار شماره‌گذاری/ نمایه‌سازی را بر اساس دسته‌بندی خود بسازید. (اگر سامانه مدیریت محتوا این کار را برای شما انجام می‌دهد، چه بهتر! اما، سامانه شماره‌گذاری سی‌ام‌اس اغلب برای برنامه شما، یعنی تجزیه و تحلیل بازنگری، زیادی مختصر است. افسوس!)

مسائل اغلب بسیار پیچیده‌تر هستند مانند سامانه‌های نمایه‌سازی که گاه دشوارند و در برخی موارد تولید پایگاه داده‌ای برای بازنگری آسان‌تر از تهیه جدولی رایانه‌ای است. در این زمینه با در نظر گرفتن اهداف بازنگری، افرادی که در آن درگیر هستند و حجم آشفتگی احتمالی، تصمیم بگیرید.

آیا بازنگری کل محتوا واقعا لازم است؟

بستگی دارد. اگر کمتر از ۵ هزار صفحه/ جزء محتوا داشته باشید، شاید بهتر باشد همه را ببینید. بله. همه را. می‌پرسید چرا؟ چون می‌توانید: این کار برای انسان، شدنی است.
اما چه اتفاقی می‌افتد اگر ۲۵ هزار، صد هزار، یا صد میلیون جزء محتوا داشته باشید؟ یا، فرصت کافی برای مرور همان ۵ هزار صفحه را هم نداشته باشید؟ اگر دیدن تمام صفحه‌ها ممکن نباشد، دو انتخاب بیشتر ندارید: نمونه‌گیری از محتوا با بازنگری های دوره‌ای.

نمونه‌گیری از محتوا

یکی از راه‌های بازنگری حجم عظیمی از محتوا، بازنگری «نمونه‌ای انتخابی» از کل محتوا است.

انتخاب نمونه

چالش انتخاب نمونه در این است که تصمیم بگیرید کدام محتوا در نمونه گنجانده شود. یقینا، می‌توان از بین محتوای موجود، به صورت تصادفی، نمونه‌هایی را انتخاب کرد، اما معمولا بهتر است که نمونه خود را بیشتر با در نظر گرفتن موضوع مورد نظر، انتخاب کنید.
کریستین آنامایر از شرکت برین ترافیک، پیشنهاد می‌کند که هنگام تعیین نوع بازنگری، معیارهای زیر را در نظر بگیرید: 

• * اهداف محتوا: اگر ۷۰ درصد از محتوای سایت برای افزایش فروش طراحی شده باشد و ۲۵ درصد بر پشتیبانی مشتری متمرکز باشد، نمونه شما می‌تواند بازتابی از همین تناسب باشد. ۵ درصد باقیمانده (مثل موقعیت‌های شغلی یا مسئولیت‌های اجتماعی شرکت) می‌تواند بخشی ناچیز از نمونه باشد، یا اصلا در آن گنجانده نشود.
• * گروه‌های کاربری: نمونه‌گیری از محتوا را بر اساس گروه کاربری انجام دهید. مطمئن شوید که نمونه انتخاب شده نمایانگر تمام گروه‌های اصلی کاربران شما باشد. حتی بهتر است گروه‌های کاربری را اولویت‌بندی کرده و در نمونه خود، صفحه‌های بیشتری را به کاربرانی که اولویت بیش‌تری دارند اختصاص دهید.
• * ترافیک: تجزیه و تحلیل آماری وب سایت می‌تواند به شما نشان دهد که کدام صفحه‌ها یا بخش‌ها بیشترین و کدام یک کم‌ترین بازدیدکننده را داشته‌اند. بر اساس هدف‌های کسب و کار، می‌توانید بر محتوایی که بیشترین بازدیدکننده یا کم‌ترین بازدیدکننده یا ترکیبی از سطوح بازدید را دارند تمرکز کنید.
• * سرپرستان محتوا: هرچند ممکن است نتوان کار همه گروه‌هایی را که در تهیه محتوا مشارکت داشته‌اند در نمونه گنجاند، اما ترکیبی از افرادی که بیشترین نقش را در تهیه محتوای شما داشته‌اند مناسب است. اگر نمونه بیشتر بر کار یک گروه متمرکز باشد، ممکن است نمایانگر کلیت محتوا نباشد و شاید باعث شود گروه‌های دیگر از یافته‌های بازنگری استقبال نکنند.
• * تناوب به روزرسانی یا نگهداری: برخی از قسمت‌های محتوا با علاقه حفظ می‌شوند. بقیه آن‌قدر به حال خود رها می‌شوند تا از رده خارج شوند. اگر حجم عمده نمونه شما از هر یک از این دو دسته محتوا انتخاب شده باشد، نتایج بازنگری مخدوش خواهد شد یا حس غرور کاذب خواهید داشت یا فکر می‌کنید شکستی مطلق خورده‌اید.
• * عمق: شاید وسوسه شوید فقط صفحه‌های اصلی وب سایت را بازنگری کنید، اما با ابزارهای جست و جوی امروزی، مشتریان ممکن است اصلا صفحه‌های اصلی وب سایت شما را نبینند. محتوای صفحه‌های «داخلی‌تر» اغلب همان چیزی است که مشتریان را با مشکلات اساسی روبه‌رو می‌کند. جری مک گاورن در کتابش، محتوای وب جذاب، نوشته است: «من وب سایت های زیادی دیده‌ام که صفحه‌های اولشان طراحی خوب و محتوای باکیفیت دارند. اما وقتی چند صفحه داخلی‌شان را باز می‌کنید، همه چیز تغییر می‌کند به این می‌ماند که مستقیم از یک هتل مجلل وارد زباله‌دانی شوید». پس بهتر است برشی از همه سطوح محتوا برای نمونه خود تهیه کنید.

چه حجمی از محتوا برای انتخاب نمونه لازم است؟  

هیچ ملاک و معیاری برای انتخاب حجم نمونه مناسب وجود ندارد. شاید به نظر آید هر چه حجم بیشتری از محتوا را بازنگری کنید، نتیجه بهتری به دست می‌آید. این تا حدی درست است، اما غالبا آن حجمی از محتوا را باید بازنگری کنید که در نتیجه آن الگوها برایتان مشخص شود، به پرسش‌هایتان پاسخ داده شود، یا از تردیدهایتان کاسته شود.
در سایت های به نسبت کوچک (مثلا، ۱۰ هزار عنوان محتوا)، احتمالا مجبور می‌شوید نیمی از محتوا را ببینید تا الگوها برای بازنگری روشن شود. اما در سایتی یک میلیون صفحه‌ای، شاید تصمیم بگیرید که تنها یک‌صدم از محتوا را بازنگری کنید. که خودش ۱۰هزار صفحه می‌شود. بنابراین کار شما چندان آسان‌تر نخواهد بود. اما به این ترتیب قاعدتا خواهید توانست برخی از الگوهای مهم را شناسایی کنید. یافته‌هایتان در این‌جا قطعیتی را که در بازنگری سایت کوچک داشتند، نخواهند داشت، اما دیدی کلی به دست خواهیدآورد. احتمالا با بازنگری هزار یا ۱۰ هزار جزء محتوایی دیگر هم یافته بیشتری به دست نمی‌آورید. درصد اجزای محتوایی بازنگری شده هنوز هم به نسبت آن‌قدر کم خواهد بود که با این مقدار افزایش در نمونه‌های مورد بررسی، تغییر مشهودی در حاشیه خطا حاصل نخواهدشد.
اگر نمی‌توانید بر این اساس عمل کنید یا می‌خواهید آن را نادیده بگیرید، مهم نیست حجم نمونه را با منابع و زمان خود تنظیم کنید. هر نمونه، به هر حال، اطلاعاتی به شما خواهد داد و همین که شما (و افرادی که نتایج را به آن‌ها نشان می‌دهید) بتوانید بفهمید چه محتوایی و با چه هدفی بازنگری شده است، خوب است.

بازنگری های دوره‌ای

یکی دیگر از روش‌های کارآمد برای بازنگری سایت های بزرگ، بازنگری دوره‌ای است نوعی از بازنگری که هیچ‌گاه پایانی ندارد. لو روزنفلد (از روزنفلد مدیا) می‌گوید: بازنگری یا سیاهه برداری محتوا «نباید فعالیتی باشد که شما تنها دو هفته اول از فرایند باز طراحی وب سایت خود را به آن اختصاص دهید؛ بلکه باید ۱۰ تا ۱۵ درصد کار شما را به خود اختصاص دهد».
کار به این شیوه انجام می‌شود: در ژانویه، بخشی از سایت را بازنگری می‌کنید. در فوریه بخشی دیگر را بازنگری می‌کنید. در ماه مارس، می‌روید سراغ بخش سوم و به همین ترتیب. بالاخره، وقتی همه محتوای سایت بازنگری شد، دوباره می‌روید سراغ دسته اول. (البته لازم نیست حتما ماهانه باشد.)
مزیت بازنگری دوره‌ای این است که محتوای بیشتری به شیوه‌ای دقیق‌تر و با تناوب بیشتر، بازنگری می‌شود. این روش، زمانی بهترین بازده را دارد که ذی‌نفعان توافق کنند فازهای اول بازنگری – و استراتژی محتوا – را فقط بر چند بخش از سایت، متمرکز کنند.
و تصورش را بکنید در یک سایت بسیار بزرگ، می‌توانید به جای بازنگری دوره‌ای کل سایت، روش نمونه‌گیری را به شکل دوره‌ای برای هر بخش از سایت انجام دهید. مثل رؤیاست.

نتایج را در جدولی فهرست کنید

وقتی ارزیابی همه محتوا را انجام دادید، دست از کار بکشید و جشن بگیرید. به افتخار جدول‌های رایانه‌ای تکمیل شده حمام آفتاب بگیرید. کیک بخورید! چرتی هم بزنید.
خوب، خوش گذشت؟ حالا برگردید سر کار.
اکنون، تیم بازنگری احتمالا تصور روشنی از بخش‌های زشت و زیبای محتوا دارد. اما، هیچ چیز به خوبی اعداد نمی‌تواند حق مطلب را ادا کند. بنابراین، وقت بگذارید و نتایج را در جدول قرار دهید و الگوها را بیابید. به این ترتیب می‌توانید به سؤال‌هایی از این دست پاسخ دهید: 

• * دقیقا چقدر محتوا داریم؟ آیا در برخی دسته‌ها بیش از حد انتظار، محتوا داریم؟
• * امتیاز کدام بخش‌های محتوا، با توجه به معیاری تعیین شده، خیلی بالا یا خیلی پایین است؟
• * آیا در حجم محتوای اختصاص یافته به دسته‌ای از مخاطبان عدم تناسبی هست؟
• * چه میزان از محتوای ما قدیمی یا نادرست است؟

وقتی اعداد را پردازش می‌کنید، معمولا به دریافت‌های جالبی دست می‌یابید.

یافته‌هایتان را با دیگران شریک شوید

در این مرحله، ممکن است کاملا شیفته جدول رایانه‌ای و داده‌های خام خود شده باشید – ما هم همین طور – اما احتمالا ذی‌نفعان کسب و کار در این احساس با شما شریک نخواهند بود.
برای آن‌ها به تهیه گزارش بازنگری نیاز دارید. گزارش را در هر قالبی که برای مخاطبان‌تان مناسب است آماده کنید: این گزارش می‌تواند تصویری یا متن جامع و کامل باشد کافی است نتایج بازنگری را ارائه کرده و مرجعی برای بحث‌های آینده فراهم کند.
گزارش بازنگری معمولا سه بخش دارد: مروری بر فرایند بازنگری، راه دسترسی به داده‌های خام و گزارش یافته‌ها.

مروری بر فرایند

پیش از هر چیز، گزارش شما باید شرحی مختصر از فرایند بازنگری ارائه دهد. این کار یافته‌های شما را فهم پذیرتر و باورپذیرتر خواهد کرد. می‌توانید به این نکات اشاره کنید:  

• * اهداف بازنگری: چرا بازنگری را انجام دادید، امیدوار بودید چه چیزی را بفهمید و می‌خواهید با نتایج به دست آمده چه کنید.
• * معیارهای بازنگری و ضوابط ارزیابی: خلاصه‌ای از آن‌چه ارزیابی شده و چگونگی آن ارائه دهید.
• * گستره: چه بخش‌هایی از محتوا بازنگری شده‌اند و چرا. اگر زمان در محتوا اهمیت خاصی داشته باشد، باید بازه زمانی آن را هم بیاورید.

راه دسترسی به داده‌های خام

برخی از افراد بعد از مشاهده گزارش بازنگری می‌خواهند داده‌ها را ببینند. می‌توانید پیوند جدول رایانه‌ای خود را در اختیار آن‌ها بگذارید؛ اما، آن‌ها را همین طور به حال خود رها نکنید. راهنمایی برای جدول رایانه‌ای تهیه کنید تا نحوه کار با جدول رایانه‌ای را شرح دهد و از سردرگمی‌شان بکاهد.

گزارش یافته‌ها

سومین و مهم‌ترین بخش، ارائه یافته‌های بازنگری است. یافته‌های شما می‌تواند شامل این موارد باشد:  

• * خلاصه‌ای از نتیجه‌گیری‌های کلی و پیشنهادها
• * شرح معیارهای بازنگری
• * چکیده داده‌های به دست آمده برای هر معیار
• * ارائه موضوع‌ها یا پیشنهادها، بر پایه معیارها (در صورت امکان، با مثال)

گزارش بازنگری که می‌نویسید باید بر اساس افرادی که آن را خواهند دید، تهیه شود. چقدر باید بدانند؟ چقدر می‌خواهند بدانند؟ ممکن است گزارش‌های مختلفی از یک بازنگری برای گروه‌های مختلف تهیه کنید. این هم چند مثال از مواردی که در گزارش بازنگری می‌توان دید.
به احتمال زیاد انجام یک بازنگری، پیشرفتی عظیم، مقدار زیادی پول و یک سال تعطیلات برای شما به ارمغان آورد. این کمی خوش‌بینانه است. اما دست‌کم توجه مردم را برمی‌انگیزد و زمانی که مورد توجه افراد قرار بگیرید فرصت ارائه یک انگیزه تجارتی، برای پروژه یا ابتکار عمل بعدی را خواهید داشت.
با انجام یک بازنگری اساسی، درکی روشن از محتوای موجود و احتمالا اندیشه‌هایی برای ادامه کار خواهید داشت. چرا شروع نمی‌کنید؟

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.