اهمیت همسوسازی در استراتژی محتوا

( اهمیت همسوسازی در استراتژی محتوا ) شاید خبر نداشته باشید، اما (جهان محتوای) شما بسیار فراتر از آن است که در وب سایت دارید. این جهان از همه افراد، مکان ها و عناصری ساخته شده‌است که تولید و حذف محتوای شما را تحت تأثیر قرار می‌دهند. بیایید گشتی در این دنیا بزنیم…

از آن‌جا که محتوا با همه بخش‌های سازمان مرتبط است، استراتژی ها تنها وقتی نتیجه بخش هستند که همه افراد همسو باشند. همسوسازی استراتژی محتوا در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو به صورت دقیق برای ارائه خدمات مشتریان مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد.

همسوسازی از فرایند شناسایی آغاز می‌شود و همیشه ادامه دارد. همسوسازی در آغاز فرایند استراتژی محتوا، به معنای ارائه اطلاعات پایه‌ای به ذی‌نفعان درباره یکدیگر، محتوا و فرایند استراتژی است. سپس در ادامه به معنی به روز نگهداشتن افراد، دریافت مطالب از آن‌ها و پاسخ به پرسش‌هاست (بله. واقعا برای همیشه).

و حالا، همه دست به دست هم دهید

همسوسازی لزوما به معنی رسیدن به اجماع نیست. بلکه منظور، ایجاد درکی مشترک است. اما واقعا چطور می‌توان به آن دست یافت؟ در این بخش، می‌آموزید که چگونه:

• * ذی نفعان را شناسایی کنید.
• * آن‌ها را علاقه‌مند کنید.
• * با نشستی آغازین، عرصه را برای همسوسازی آماده کنید.
• * آن‌ها را درگیر کار کنید.
• * انگیزه آن‌ها را در طول پروژه حفظ کنید.

چرا همسوسازی تا این حد مهم است؟

ما به تجربه، دریافته‌ایم که می‌توانیم میزان موفقیت استراتژی محتوا را اغلب در همان چند هفته اول پیش‌بینی کنیم. چگونه؟ به میزان اشتیاق حامیان پروژه برای همکاری با دیگران نگاه می‌کنیم. به تجربه می‌دانیم افرادی که بازخوردها و اظهارنظرها را راحت می‌پذیرند اغلب موفقیت بیشتری کسب می‌کنند تا آن‌هایی که تلاش می‌کنند همه چیز را مخفی نگه دارند.

استراتژی محتوا به همسوسازی و همیاری احتیاج دارد. چرا؟ به دو دلیل!

افراد زیادی بر محتوای شما اثر گذارند

افرادی در سراسر سازمان درگیر فرایندهای محتوا هستند. احتمالا گروه‌های بازاریابی و برندسازی بازیگران اصلی هستند، اما بخش حقوقی، متخصصان، فناوران و خیلی‌های دیگر هم نقشی برعهده دارند. به رسمیت شناختن و درک اندیشه‌ها، عملکردها و دیدگاه‌های آن‌ها به داشتن استراتژی مؤثرتر و پربارتر کمک می‌کند.

استراتژی محتوای شما بر افراد زیادی اثرگذار است

وقتی یک استراتژی محتوای جدید ارائه می‌دهید، از افراد زیادی می‌خواهید که عادت‌ها، دیدگاه‌ها و مسئولیت‌هایشان را تغییر دهند. این کار دشوار است. برای تغییر رفتار افراد به چیزی بیشتر از ارائه پاورپوینت پر زرق و برق نیاز دارید – شما به اعتماد آن‌ها احتیاج دارید.
باید به آن‌ها کمک کنید تا چشم‌انداز کلی را بفهمند. از آن‌ها نظر بخواهید و به پرسش‌هایشان پاسخ دهید. بگویید کجا می‌توانند مشارکت داشته باشند و چه منافعی برایشان خواهد داشت. هرچه زودتر شروع کنید بهتر است. از همین حالا!

اول، ذی‌نفعان را شناسایی کنید

وقتی از «ذی نفعان» صحبت می‌کنیم، منظورمان «افرادی هستند که در برنامه‌ای مشخص مؤثرند». ذی‌نفعان می‌توانند موجب شکست یا پیروزی برنامه شما باشند – خوب پس مهم است که با دقت فکر کنید چه افرادی در حفظ سلامت محتوای شما نقش اساسی دارند.

دسته‌بندی ذی‌نفعان

وقتی به انتخاب ذی‌نفعان می‌اندیشید، اغلب تلاش می‌کنید نماینده‌ای از هر بخش سازمان داشته باشید. شروع خوبی است. نماینده‌ای مناسب از هر بخش مهم است.

اما، بد نیست در تهیه فهرست‌تان، دسته‌بندی‌های کارکردی را هم در نظر بگیرید، به عنوان مثال:

• * تصمیم‌گیرندگان استراتژیک: افرادی که از استراتژی شما بیشترین تأثیر را می‌پذیرند. شایسته است که طی فرایند، سهم قابل توجهی در ارائه دیدگاه و اثرگذاری داشته باشند.
• * صاحبان سرمایه: افرادی که هزینه برنامه شما را تأمین می‌کنند. ممکن است رئیس شما و رئیس رئیس شما باشند. به احتمال زیاد آن‌ها تصمیم‌گیرندگان نهایی درباره هر کاری هستند که شما انجام می‌دهید.
• * قهرمانان: کسانی که از پروژه شما، فارغ از نقش خودشان در ارتباط با محتوا، حمایت می‌کنند. آن‌ها ارزش استراتژی محتوا را می‌فهمند و تلاش می‌کنند که دیگران هم به آن علاقه‌مند و از آن مطلع شوند.
• * اخلال گران: افرادی که قدرت «رسمی» ندارند، اما می‌توانند پروژه را با عملکردشان متوقف کنند (مثلا دستیار مدیر عامل). این دسته شامل افرادی است که از نظر سیاست کاری مهم هستند. باید آن‌ها را جذب کنید، در غیر این صورت در کارتان اخلال ایجاد خواهند کرد.
• * دیگر علاقه‌مندان: کسانی که دلبستگی‌های مشترکی با پروژه شما دارند. ممکن است ارتباط محدود و غیر مستقیم با محتوا داشته باشند، یا درگیر پروژه‌ای مشابه باشند.

توجه به این دسته‌ها تصمیم‌گیری درباره این که چه کسانی را، چه زمانی و در چه زمینه‌ای درگیر کنید آسان‌تر می‌سازد. آیا لازم است در همه جلسات حضور داشته باشند یا فقط در جلسات مهم؟ آیا باید با همه به صورت حضوری مصاحبه کنید، یا می‌توانید برایشان پرسش‌نامه بفرستید؟

این دسته‌بندی قطعا شبیه نظام طبقاتی نیست. افراد می‌توانند از هر دسته به دسته دیگر بروند و گاهی می‌توانند در دو دسته، به شکل هم زمان، حضور داشته باشند. اما، شناخت ذی‌نفعان، بر اساس نقش آن‌ها در برنامه و نه حوزه تخصصی، به شما در فهم چگونگی درگیر کردن آن‌ها در پیشبرد کار کمک خواهد کرد.

نقش‌آفرینان همیشگی شما

افرادی که در دسته «تصمیم‌گیرندگان استراتژیک» هستند معمولا هسته مرکزی را تشکیل می‌دهند. آن‌ها در همه جلسه‌ها حضور دارند. بیشترین سهم را هم در ارائه خطوط فکری دارند. بنابراین، همسو کردن آن‌ها مهم‌تر از همه است. (صاحبان سرمایه، بر اساس آمادگی و علاقه خود، می‌توانند بخشی از هسته مرکزی باشند.)

البته، هسته مرکزی باید اندازه‌ای معقول داشته باشد. این اندازه بستگی به شرایط دارد. اگر «هسته مرکزی» شما ۲۰ نفره باشد، انجام هر کاری بسیار مشکل خواهد بود. اگر تعداد زیادی تصمیم‌گیرنده استراتژیک دارید، باید کسانی را در هسته مرکزی قرار دهید که حضورشان ضروری‌تر باشد و برای مشارکت وقت داشته باشند. افزون بر این، می‌توانید چند گروه ویژه تشکیل دهید که بتوانند، به شکل همزمان، از جنبه‌های مختلف، روی برنامه کار کنند.

فقط مراقب باشید که هیچ‌کس از مشارکت محروم نشود. حتی «دیگر علاقه‌مندان» هم باید، به نشانه احترام، در جریان باشند – تفاوت نمی‌کند که آن‌ها را برای مهم‌ترین جلسات دعوت‌شان کنید، یا هر سه ماه یک بار با رایانامه در جریان تحولات بگذارید.

لطفا نخبه‌گرا نباشید

تسلیم این وسوسه نشوید که تنها مدیران را، به عنوان نماینده هر گروه، دعوت کنید. در واقعیت، مدیران معمولا در جریان جزییات محتوا نیستند.

حتما افرادی را فرا بخوانید که واقعا می‌دانند روند کار چگونه است، حتی اگر کارورز باشند، ترکیبی از افراد همه سطوح سلسله مراتب سازمانی، بهترین نتیجه را به بار می‌آورد.

حالا، آن‌ها را علاقه مند کنید

مردم گرفتارند. آن‌ها نمی‌خواهند چیزی به برنامه بسیار شلوغ روزانه شان افزوده شود. اگر می‌خواهید ذی‌نفعان اصلی از طرح‌های محتوای شما پشتیبانی کرده و در انجام آن‌ها مشارکت کنند، باید تلاش کنید.

گزارشی جذاب ارائه کنید (شما، فارغ از هر چیز، یک محتواشناس هستید). پیرنگ زیبایی بسازید و عنصرهای زیر را در ارائه خود بگنجانید:

• * مشکل یا فرصت: محتوا در چه حال است؟ توضیح خود را با اطلاعاتی قانع کننده، بر پایه پژوهش‌ها یا چند نمونه مصداقی مشخص، کامل کنید تا نشان دهید که محتوا چه اثری بر سود نهایی با حوزه مسئولیت ذی‌نفعان دارد.
• * ضرورت: چرا ضرورت دارد که درست همین حالا روی مسئله محتوا کار کنیم (مزیت‌های رقابتی؟ نیازهای کاربران؟ فرصت تجارتی؟).
• * درخواست کمک: به آن‌ها بگویید که چرا فکر می‌کنید حضورشان برای گروه ارزشمند است؛ چه نوع دیدگاه‌هایی می‌توانند ارائه دهند. حتما به آن‌ها خاطر نشان کنید که چقدر به وقت‌شان احترام می‌گذارید و خطوط کلی توقع خود را از مشارکت آن‌ها مشخص کنید.
• * نقش آفرینان: شرحی از افرادی که در حال مشارکت هستند ارائه دهید (اگر قهرمانان پروژه خود را در این مرحله شناسایی کرده‌اید، آن‌ها را معرفی کنید).
• * بازده: سودی که برای آن‌ها و به طور کلی برای سازمان دارد.

بیشتر مردم دوست دارند که مفید باشند و تا حدی از مشارکت استقبال می‌کنند. اگر فردی مهم پیشنهاد شما را رد کرد، بسیار محترمانه دلیل آن را جویا شوید. مخالفت اغلب به دلیل ابهام است، پس شاید با روشن‌تر کردن موضوع برای افراد، بتوانید نظر آن‌ها را تغییر دهید. اگر هم چنان جواب‌شان «نه» بود، بپرسید که آیا دوست دارند گاهی از اخبار برنامه‌های محتوا با خبر شوند. حفظ کردن آن‌ها، در هر سطحی، پیروزی برای شماست، حتی اگر ناچیز باشد.

گام اول را درست بردارید

هر برنامه استراتژی محتوا معمولا با جلسه‌ای رسمی آغاز می‌شود؛ جایی که ذی‌نفعان منتخب برای اولین بار دور هم جمع می‌شوند. معمولا پیش از میزبانی این رویداد بزرگ، صبر می‌کنیم تا کمی پژوهش و تحلیل انجام شود به این ترتیب می‌توانیم از یافته‌های اولیه برای گنجاندن برنامه استراتژی محتوا در دستور کار افراد استفاده کنیم و از گروه ذی‌نفعان بخواهیم که کمبودهای دیده شده در مرحله تحلیل را برطرف کنند. با این روش از ابتدا، افراد را به یادگیری و مشارکت وا می‌داریم که شروع خوبی برای روند تبادل اطلاعات است.

در مسیر همسوسازی اولیه، این‌ها کارهایی است که باید در اولین جلسه برنامه محتوا انجام شود:

توضیح دهید که چرا این‌جا هستید و تا این لحظه چه کرده‌اید

اگر می‌خواهید افراد مشارکت کنند، کاری کنید که همه احساس کنند بخشی از ماجرا هستند.

استفاده بیش از حد از زبان تخصصی و ناتوانی در بیان روشن انتظارات، همواره به شکست می‌انجامد. شما باید:

• * بگویید که استراتژی محتوا چیست.
• * تصریح کنید که استراتژی محتوا در آینده چه منافعی برای سازمان و ذی‌نفعان دارد.

و اگر بخشی از کار تحلیل یا بازنگری را به سرانجام رسانده‌اید، می‌توانید درباره این مسائل گفت وگو کنید:

• * حجم محتوای موجود چقدر است و در چه وضعیتی قرار دارد (یافته‌های مرحله بازنگری).
• * چه عوامل خارجی و داخلی می‌توانند بر محتوا اثر بگذارند – با تأکید بر نتایج کاربر پژوهی، پژوهش درباره رقیبان و فرایند چرخه کاری محتوا.

به شناخت افراد از یکدیگر و نقش‌های‌شان کمک کنید

شاید مهم‌ترین بخش همسوسازی در مرحله شناسایی کمک به شناخت ذی‌نفعان از یکدیگر باشد. در سازمان‌های بزرگ، چندان غیر معمول نیست که افراد برای اولین بار در جلسه محتوا با یکدیگر آشنا شوند. حتی در سازمان های کوچک، افراد ممکن است با دیدی جدید یکدیگر را ببینند. یاری به افراد برای شناخت و تعامل با دیگران بخش بسیار مهمی از این شغل است.

چشم‌انداز روشنی از آن‌چه (برای هرکس) در پیش است، ارائه دهید:

شما در نهایت، باید بستری برای ادامه کار فراهم کنید. مردم می‌خواهند بدانند:

• * چه نقشی در این فرایند دارند؟
• * چه میزان و با چه فاصله زمانی به مشارکت آن‌ها نیاز دارید؟
• * چه کارهایی باید انجام دهند؟
• * تصمیم‌گیران، چه کسانی هستند و فرایند تصمیم‌گیری به چه شکل است؟
• * گام‌های بلافصل بعدی چیست؟

هرچه افراد بیشتر بدانند، از همان آغاز، بیشتر به پروژه محتوا احساس تعلق می‌کنند. به یاد داشته باشید، ذی‌نفعان، متحدان شما هستند – یا، اگر در ابتدا نباشند، این وظیفه شماست که زمینه مشترک را پیدا کنید. شما باید اعتماد آن‌ها را جلب کنید تا در مسائل مهم با شما سهیم شوند.

مشارکت پس از جلسه رسمی اول، متوقف نمی‌شود

در آغاز پروژه، تمرکز اصلی بر همسوسازی است. اما، اطمینان از ادامه یافتن آن نیز مهم است. این که شما چطور و چه زمانی در ادامه پروژه از ذی‌نفعان‌تان درخواست مشارکت کنید، کاملا به شرایط خاص هر پروژه بستگی دارد. اما فارغ از آن:

• * ارتباط را حفظ کرده، مشارکت را افزایش دهید: برگزاری جلسات منظم، برگزاری و کارگاه، ارسال اخبار مربوط به تحولات جدید، جلسات پرسش و پاسخ و مانند آن. مثل ساعت، منظم کار کنید؛ این‌ها از جمله راه‌های جلب اعتماد است.
• * گوش به زنگ و پاسخ‌گو باشید: ذی‌نفعان را همواره جدی بگیرید. به اندیشه‌ها و دیدگاه‌های آن‌ها با احترام و به موقع پاسخ دهید.
• * اطلاعاتی در اختیار افراد قرار دهید: مطمئن شوید که همیشه اطلاعاتی در اختیار افراد باشد به این ترتیب آن‌ها می‌توانند موضوع جلسات را دنبال کرده و منابعی در دست داشته باشند تا در مواقع لزوم همه چیز را به یاد آورند.
• * برای نقاط عطف، برنامه بچینید: نقاط عطف و دیگر پیشرفت‌ها را برجسته کنید. مطمئن شوید که همه از نقش خود در این موفقیت آگاه هستند.
• * انتظارات خود را مشخص کنید: کاری کنید که افراد همواره بدانند که کجای ماجرا هستند. نقش‌شان در پروژه چیست؟ و در ادامه، چه کارهایی باید انجام دهند؟

همسوسازی فرایندی پایان‌ناپذیر و بسیار ارزشمند است. فقط به آن همه افراد باهوش در گروه ذی‌نفعان فکر کنید. وقتی بتوانید همه آن ذهن‌های توانمند را با هم هماهنگ کنید، قطعا اهداف کسب و کار و کاربران خود را – شاید هم فراتر از آن – برآورده خواهید کرد.

افراد، آماده! حرکت!

همسوسازی گام ابتدایی اساسی برای شروع مرحله شناسایی است. به محض بسیج کردن نقش‌آفرینان، برای همکاری در زمینه محتوا آماده هستید.

موافقید؟ عالی است. پس به پیش.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.