مدیریت پروژه، ساختار و سیستم ها

( مدیریت پروژه، ساختار و سیستم ها ) در این  بخش مفاهیم و عملکردهایی مورد بررسی قرار می‌گیرند که با توجه به پیچیده‌تر شدن سازمان ها و ظهور ایده‌ها، محصولات و خدمات جدید، اهمیت بیشتری پیدا کرده‌اند. یک سازمان برای متمرکز کردن منابع خود روی یک فرصت یا موضوع یا برای ساماندهی تلاش‌های خود جهت دستیابی به هدفی خاص، اقدام به تعریف پروژه می‌کند. در یک شرکت با کسب وکار کوچک، یک پروژه ممکن است به معنای نصب یک نرم افزار جدید حسابداری با معرفی محصول یا خدمات جدید باشد اما در سازمان های بزرگ، چندین پروژه می‌تواند به‌طور همزمان عملیاتی شود. بنابراین، مدیران میان پایه‌ای تعیین خواهند شد که هریک تنها مسئولیت یکی از این پروژه ها را برعهده دارد. در محیط سازمانی پویا و متغیر امروزی، مدیریت پروژه یک مفهوم و ابزار مهم است.
به گفته مؤسسه آمریکایی مدیریت پروژه، ۷۴درصد از پروژه‌ها با شکست مواجه می‌شود. این شکست می‌تواند ناشی از فرایند (آغاز کار، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل یا جمع‌کردن) یا ناشی از ضعف در پویایی پروژه (محدوده پروژه، مدیریت زمان، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، ارتباطات با ریسک) باشد. مدیریت پروژه طیف وسیعی از موضوعات را دربر می‌گیرد و طبق تعریف، استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنون مختلف برای رسیدن به هدف از پیش‌تعیین‌شده است. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

 نقش مدیر پروژه

 شمار قابل توجهی از پروژه ها به دلیل نبود یک مدیر پروژه مجرب و ماهر با شکست مواجه می‌شود. البته اخیرا این مشکل به خوبی مورد توجه قرارگرفته است و شرکت‌ها متوجه شده‌اند که پروژه های برخوردار از یک مدیر موفق، بهره‌وری بالایی دارند، باعث بازگشت بیشتر سرمایه می‌شوند، سود بیشتری را سبب می‌شوند و خدمت‌رسانی به مشتری را ارتقا می‌دهند.
اما مدیریت پروژه چیز جدیدی نیست. از مفهوم مدیریت پروژه و مهارت‌های برنامه‌ریزی برای قرن‌ها (حتی در زمان امپراتوری رم ) استفاده می‌شده است، مدیریت پروژه همواره با چالش‌های مشابهی مواجه بوده است:
تعریف و مشخص کردن ناقص جزئیات، نیروی کار ناکافی، چالش‌های غیرمنتطره یا بودجه‌بندی نامطمئن، البته، نقش و عنوان شغلی «مدیر پروژه» به شکل کنونی تا قرن بیستم به‌رسمیت شناخته نشده است.
دلیل دیگر برای اهمیت نقش مدیر پروژه، افزایش تغییرات در کار است. مهارت‌های مدیریت پروژه فراتر از شرکت‌ها و صنایع می‌رود زیرا تغییرات زیادی در فناوری، کسب و کار و کارهای عمرانی روی می‌دهد که مدیران پروژه ها باید دائمأ خود رابا آن‌ها سازگار کنند.
هرچند، همه افراد درگیر در پروژه باید در مورد فرایند مدیریت پروژه آگاهی داشته باشند. همزمان با بروز تغییرات در طول پروژه، اگر آن‌ها (از اعضای پاره‌وقت گرفته تا پشتیبان مالی پروژه) فرایند مدیریت پروژه را به خوبی درک کنند، کارایی بیشتری در طی پروژه خواهند داشت.

محدوده پروژه و ساختار شکست کار

با بحثی پیرامون واژگان و فرایندهایی آغاز می‌کنیم که در برگیرنده مدیریت پروژه است. محدوده پروژه مربوط به تقسیم‌بندی تحویل‌دادنی‌های پروژه به بخش‌های کوچک‌تر و مدیریت‌پذیر می‌شود. این کار اغلب شامل ساختار شکست کار می‌شود. محدوده پروژه به دسته‌بندی مبتنی بر تحویل‌دادنی‌های پروژه گفته می‌شود که کل گستره پروژه را تعریف می‌کند. ساختار شکست کار، لیستی بزرگ از کارهایی است که باید انجام شود تا پروژه باموفقیت به اتمام برسد. از این ساختار اغلب برای نمایش تفاهم در مورد محدوده پروژه استفاده می‌شود. این ساختار میتواند یک کار بزرگ، بی‌نظیر و حتی خارق‌العاده را تبدیل به تعداد زیادی از کارهای کوچک و مدیریت‌پذیر کند.
ساختار شکست کار کمک می‌کند تا تحویل‌دادنی‌های پروژه تعریف و کارهای مقرر انجام شود. ساختار شکست کار همچنین ابزاری مفید برای پایش پیشرفت کار، راستی‌آزمایی تخمین برنامه‌ها و تشکیل تیم‌های لازم برای انجام پروژه است. این ساختار، کارهایی را که باید انجام شود، به صورت اولویت‌بندی شده، سلسله مراتبی و در ارتباط با یکدیگر لیست می‌کند. هر یک از این کارها باید به اندازه کافی مشخص شده باشد تا بتوان یک نفر را برای انجام آن در نظر گرفت و نام او را در کنار آن کار نوشت.
برخی از کارهای موجود در لیست، کارهای انتهاآزاد هستند. کارهای انتها آزاد فعالیت‌هایی هستند که با انجام آن‌ها آشنایی داریم اما مشخصا به یک محصول با تحویل‌دادنی قابل لمس منتهی نمی‌شوند، از جمله این کارها که می‌توانند در ساختار شکست کار وجود داشته باشند، می‌توان به «پژوهش»، «تحلیل» یا «مصاحبه » اشاره کرد. نوع دیگری از کارها وجود دارند که در لیست هستند ولی نیازمند شفافیت بیشتری می‌باشند. برای مثال، ممکن است « پایگاه داده» در لیست وجود داشته‌باشد ولی منظور از این عبارت، دقیقا چیست؟ آیا به معنی مرتب کردن پایگاه داده است؟ آیا به معنی تمیزکردن پایگاه داده است؟ آیا به معنی بارگذاری در پایگاه داده است؟ آیا به متنی آزمایش پایگاه داده است؟ ملاحظه می‌کنید که قراردادن این عبارت در لیست می‌تواند به چندین فعالیت اشاره داشته‌باشد. بنابراین، باید جزئیات بیشتری در مورد این کار ارائه شود.
ساختار شکست کار باید برنامه‌ای را برای کیفیت پروژه و برونداد کاری درنظر بگیرد. بنابراین، به اندازه کافی برای بالا بردن کیفیت کار وقت درنظر بگیرید. طراحی و تولید صحیح یک محصول در ابتدای کار، ارزان‌تر از تعمیر آن پس از تولید است. استیو مک کونل در کتاب با عنوان “توسعه سریع” بیان می‌کند که اگر قرار باشد محصولی در مرحله‌ی ساخت یا نگهداری تعمیر شود، هزینه‌ی ۵۰ تا۲۰۰ برابری نسبت به هزینه‌ی اصلاح آن در مرحله‌ی طراحی دارد. صرف کردن هر ساعت در حین تایید کیفیت، به اندازه‌ی ۳تا ۱۰ ساعت، در ادامه‌ی فذآیند کاری صرفه‌جویی خواهد شد.
محدوده محصول (خصوصیات محصول) و محدوده پروژه، ویژگی‌های متفاوتی دارند. محدوده محصول در طی پروژه می‌تواند ثابت بماند اما محدوده پروژه می‌تواند تغییر و گسترش یابد. پروژه همچنین می‌تواند بر تولید و تحویل یک خدمت خاص تمرکز کند. اگر توصیف چندانی در مورد محصول وجود ندارد، آنگاه نگارش توصیف درمورد آن می‌تواند یک تحویل‌دادنی به‌حساب آید. تعریف محدودیت‌های پروژه (هزینه، برنامه، منابع، مواد خام) تنها در صورتی معنادار خواهد بود که توصیف خصوصیات محصول کامل شده باشد. این کار، منطقی است زیرا اگر تیم انجام دهنده پروژه در مورد خصوصیات محصول اطلاعات نداشته باشد، نمی‌داند که مشغول ساختن چه محصولی است و به چه سمتی پیش می‌رود.
پس از این‌که محدوده و خصوصیات محصول درک شد، ضروری است تا تحویل‌ دادنی‌ها تعریف شود. چه چیزی قرار است تولید شود؟ آیا یک محصول است؟ آیا یک خدمت است؟ آیا یک طرح جدید است؟ آیا اصلاح یک عیب قدیمی است؛ بنابراین، ضروری است که تیم بداند دقیقه مشغول انجام چه کاری است. این کار باع می‌شود مرزها مشخص شود و تمرکز تیم روی نتایج قرار گیرد.
تحویل‌دادنی‌ها به دو نوع “نهایی و میانی” تقسیم می‌شوند. تحویل‌دادنی‌های نهایی، نتایج نهایی پروژه هستند. تحویل‌دادنی‌های میانی، بخش‌های کوچکی از یک جورچین هستند که کمک می‌کنند تا تیم به هدف خود برسد. برای مثال، تحویل‌دادنی میانی می‌تواند ایجاد و توصیف یک بازار هدف باشد در حالی که تحویل‌دادنی نهایی می‌تواند کارزار تبلیغاتی رسانه‌های جمعی در مورد یک محصول یا خدمت باشد.
تعیین اهداف پروژه، بسیار حیاتی است. این اهداف می‌توانند معیارهای قابل اندازه‌گیری باشند که برای موفقیت پروژه باید رعایت شوند. اهداف‌ پروژه باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند تا بتوانند مبنایی را برای ارزیابی پروژه فراهم کنند. قابلیت اندازه‌گیری، جزئیات لازمی را فراهم می‌کند که برای دست‌یابی به نتایج موردنظر ضروری است.

 برنامه مدیریت محدوده پروژه

هنگامی‌که محدوده محصول مشخص شد، لازم است یک برنامه مدیریت برای محدوده پروژه نیز تدوین شود. این برنامه توصیف می‌کند که محدوده پروژه چگونه مدیریت خواهدشد و تغییرات چگونه در پروژه اعمال خواهدگردید. برنامه مدیریت محدوده پروژه همچنین می‌تواند ارزیابی کنند، ثبات مدنظر محدوده پروژه باشد. به‌عبارت دیگر، این برنامه، ویژگی‌های محصول یا خدمت مورد نظر پروژه را به‌صورت مستند و مکتوب در می‌آورد. برنامه مدیریت محدوده پروژه با ابتکار آغازین پروژه شروع می‌شود و با برنامه ریزی برای محدوده، تعریف محدوده، تأیید محدوده و کنترل تغییرات (در صورت لزوم) پیش می‌رود.
مرحله آغاز شامل نگارش بیانیه محدوده است. بیانیه محدودهscope statement مرزهای پروژه را مشخص می‌کند و مانع از گسترش بیش از حد پروژه در جریان انجام آن می‌شود. بیانیه محدوده باید به طوری روشن اقدامات اصلی پروژه را توصیف کند تا بتواند در صورت لزوم مشخص کند که چه کارهای اضافی باید صورت بگیرد تا پروژه پیش رود. بیانیه محدوده همچنین مشخص می‌کند که از ابتدای کار، انجام چه کارهایی مورد توافق قرارگرفته است. این نکته قابل توجه است که تغییرات در محدوده پروژه، مستلزم تغییرات در هزینه، برنامه و منابع است و باید طی نگارش برنامه و تعیین محدوده مورد توجه قرارگیرد. افزون بر این بیانیه محدوده نشان خواهد داد که پروژه در تصویر بزرگ در چه جایگاهی قرار می‌گیرد. این جایگاه می‌تواند به خوبی رابطه پروژه با سایر پروژه ها را روشن کند.
در مرحله آغاز، همچنین برنامه راهبردی کلی سازمان وجود دارد. همه برنامه‌ها باید پشتیبان دستیابی به اهداف سازمان باشند. داشتن یک برنامه راهبردی این امر را ممکن می‌سازد. معیارهای انتخاب پروژه در این مرحله بسیار مهم هستند. این مرحله زمان خوبی برای نگریستن به اطلاعات تاریخی و پروژه ها و عملکردهای مشابه درگذشته است.
از عناصر موجود در مرحله آغاز پروژه، نمای پروژه است. نمایه پروژه، توصیف محصول و آن دسته از الزامات کاری است که پروژه مدنظر قرار میدهد. شناسایی و گماشتن مدیر پروژه نیز باید یکی از نتایج این مرحله باشد.
همچنین در این مرحله باید محدودیت‌های پیش روی تیم پروژه، شناسایی و فرضیه‌های مناسب درنظر گرفته‌شود. فرضیه‌ها شامل عواملی می‌شوند که می‌توانند درست، واقعی یا قطعی باشند و به نحوی جدی‌تر در مرحله تحلیل ریسک موردبررسی قرارگیرند.
مرحله برنامه ریزی محدوده، شامل بیانیه محدوده (توجیه محدوده، توصیف محدوده پروژه، تحویل‌دادنی‌های پروژه، اهداف پروژه و جزئیات پشتیبانی‌کننده) می‌شود.
هنگامی که تحویل‌دادنی‌های اصلی پروژه به قسمت‌های کوچک و مدیریت‌پذیر تقسیم شوند، تعریف محدوده صورت گفته است، مرحله تعریف محدوده، مرحله‌ای است که در آن ساختار شکست کار نیز وجود دارد.
تأیید محدوده نیز یکی از بخش‌های سیستم مدیریتی است. این مرحله زمانی انجام می‌شود که تحویل دادنی مورد نظر، کامل، اندازه‌گیری و آزمایش شود. هنگامی که تأیید صورت گرفت، می‌توانید به مرحله بعدی پروژه بروید.
پس از پذیرش رسمی محدوده (تایید محدوده)، مرحله کنترل تغییر محدوده انجام می‌گیرد. این احتمال همواره وجود دارد که در حین انجام یک پروژه، اعمال تغییرات روی آن ضروری باشد. در این مرحله باید مشخص شود که آیا تغییرات مفید خواهدبود یا خیر.
نظام کنترل تغییرات شامل موارد زیر می‌شود:

• * تشخیص این‌که تغییرات، ضروری است.
• * بازبینی تغییرات اعمال شده.
• * اطمینان از ‌این‌که تغییرات سودمند خواهد بود.
• * ارزیابی منافع تغییرات مورد نظر
• * شناسایی جایگزین‌های ممکنی که می‌تواند همان نتایج را داشته‌باشد.
• * شناسایی همه کارهای تاثیرگذار
• * تحلیل این‌که عوامل تاثیرگذار بر پروژه، چگونه بر عملکرد پروژه در طول زمان و با احتساب بودجه و محدوده پروژه، موثر خواهند بود.
• * تأیید یا رد درخواست
• * انتقال موضوع تغییرات پذیرفته شده به همه ذی‌نفعان
• * به انجام تغییرات لازم برای نظارت بر عملکرد
• * به روزرسانی تعریف محدوده پروژه
• * اعمال تغییرات
• * مستندسازی تغییرات

این بسیار ضروری است که تمام تغییرات قبل از اعمال، مستند شود. توافقنامه اعمال تغییرات باید نه‌ تنها دربرگیرنده تغییرات موردنظر باشد بلکه باید شامل نحوه اعمال تغییرات و تاثیرات آن بر کل محدوده پروژه باشد.
جب ریوردان از روندنمای مفیدی برای توصیف فرایند معمول کنترل تغییرات استفاده می‌کند، به تصویر کشیدن چگونگی انجام تصمیمات در یک نمودار، کار را آسان و فرایند کنترل تغییرات را بسیار روان خواهد کرد.
هنگامی‌که به تغییر احساس شد، درخواست تغییر باید بررسی شود. اگر تغییر در آن زمان نادرست به‌نظر رسید، اقدامی صورت نخواهد گرفت اما ایم موضوع باید ثبت شود. اگر تغییر درست به‌نظر رسید، باید مشخص شود که تعبیر پیش‌رو در برنامه ریزی پروژه چه تاثیری خواهد داشت. اگر آن تغییر در برنامه ریزی پروژه تأثیری نداشت، می‌توانید تغییر را اعمال و کار خود را پیش ببرید اما اگر تأثیر داشت، باید آن تأثیر به خوبی شناسایی و ارزیابی شود. همچنین باید یک روند تغییر ترسیم و تغییرات بعدی پیش‌بینی شود و قبل از اجرا مورد تأیید قرار گیرد.

زمان بندی پروژه

برای سازگارشدن با اموری از قبیل تغییرات محدوده‌ی پروژه، باید حتما یک جدول زمانی برای پروژه داشته باشیم. فرایند زمان‌بندی پروژه مستلزم تعریف اقدامات، ترتیب‌بندی اقدامات، تدوین جدول زمانی و کنترل جدول زمانی است.
از مثال‌های مربوط به ابزارهای اولیه برای زمان‌بندی پروژه می‌توان به نمایه‌های گانت، روش مسیر بحرانی و فن ارزیابی و بازبینی برنامه اشاره کرد. روش مسیر بحرانی و فن ارزیابی و بازبینی برنامه، ابزارهای قدرتمندی هستند که به شما کمک می‌کنند پروژه های پیچیده را زمان‌بندی و مدیریت کنید. این ابزارها در دهه ۱۹۵۰  برای کنترل پروژه های دفاعی بزرگ ایجاد شدند و استفاده از آن‌ها از آن زمان تا به حال مرسوم است.
نمایه‌های گانت تنها یک تصویر از اقدامات اصلی در یک پروژه است و به نحوی ترتیب‌ داده شده که بیننده بتواند روابط زمان پایه بین اجزای مختلف پروژه را ببیند.
روش مسیر بحرانی به شما کمک می‌کند تا تمام فعالیت‌های لازم برای تکمیل یک پروژه را برنامه ریزی کنید. همچنین مبنایی برای تدوین جدول زمان‌بندی و تخصیص منابع خواهد بود. این ابزار به شما کمک می‌کند در حین مدیریت، بر دستاوردهای پروژه خود نظارت داشته باشید، همچنین به شما کمک می‌کند تا بتوانید هنگامی که پروژه از مسیر اصلی خود خارج شد، اقدامات لازم را انجام دهید.
روش مسیربحرانی مفید است زیرا:

• * کارهایی را شناسایی می‌کند که باید به موقع تکمیل شوند تا کل پروژه تکمیل شود.
• * مشخص می‌کند اگر قرار است منابع به جاهای دیگر یا رفع اشکالات اختصاص یابد، چه کارهایی می‌تواند به تأخیر بیفتد.
• * کمک می‌کند تا کمترین زمان برای تکمیل پروژه مشخص شود.

فن ارزیابی و بازبینی برنامه، گونه‌ای از روش مسیر بحرانی است که نگاهی موشکافانه‌تر در مورد تخمین‌های زمانی برای هر مرحله از پروژه دارد. برای استفاده از این فن، شما کوتاه‌ترین زمان، محتمل‌ترین زمان و طولانی ترین زمان ممکنی را تخمین می‌زنید که فعالیت می‌تواند در آن انجام شود.
تعریف زمان‌بندی پروژه اساسا این است که پروژه چگونه به بخش‌های کوچک‌تر و مدیریت‌پذیر تقسیم می‌شود. همچنین در این تعریف روابط بین این بخش‌ها با یکدیگر لحاظ می‌شود. این جدول زمانی تمام اقداماتی را درنظر می‌گیرد که باید برای تکمیل پروژه انجام شود. همچنین ترتیب و طول زمانی آن‌ها را با توجه به محدودیت‌های خارجی احتمالی درنظر می‌گیرد. سرانجام، جدول زمانبندی پروژه تضمین می‌کند که مهلت‌ها با احتساب محدودیت‌های مربوط به نیروی‌کار، مواد خام و سایر منابع، رعایت خواهدشد.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.