سیستم های اطلاعات مدیریت

( سیستم های اطلاعات مدیریت ) آیا می‌دانید سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) و فناوری اطلاعات (IT)، چرا و چگونه چنین اثر عمیقی بر کسب و کار در ده سال اخیر داشته‌اند؟ شاید بهتر باشد که سؤال را این گونه مطرح کنیم، که آیا فناوری اطلاعات، کسب و کارها را تغییر داده یا کسب و کار سبب به وجود آمدن فناوری اطلاعات شده‌است؟ با نگاهی به کسب و کار در دهه ۱۹۹۰، در کمال تعجب می‌بینیم که اصل مهم رقابت است و نه فناوری ، تمرکز مستمر بر افزایش تولید و کارایی، رقابت شدیدی را ایجاد نموده و کسب و کارها را به سوی فناوری کشانده است. با این وجود، دایانا فارل در مجله تحلیل کسب و کار هاروارد می‌گوید: “اکنون که فناوری به اجزای ریز تقسیم شده است، عده‌ای معتقد هستند IT تغییر کمی در کسب و کار داشته است.”
متخصصان و صاحبان کسب و کار در دنیای امروز بر این باورند که فناوری ، نقش اصلی را در عملیات روزانه ایفا می‌نماید. در واقع، برخی از کسب و کارها هیچ گونه حضور ملموسی ندارند و فقط در دنیای مجازی می‌توان آن‌ها را یافت. با این که تب تبدیل کسب و کارهای سنتی به کسب و کار الکترونیکی، تا حدودی خوابیده است ولی نقش فناوری و سیستم اطلاعات مدیریت، انکارناپذیر است. در این بخش به مرور الزامات محیط مجازی و سازمان های فناوری محور امروزی می‌پردازیم و به طور ویژه به MIS می‌پردازیم.
سیستم های اطلاعات مدیریت را می‌توان ابزارهایی برای کمک به مدیران در سازماندهی و تصمیم‌گیری با استفاده از داده ها، تعریف نمود. به عبارت ساده‌تر، یک MIS اثربخش، به ارتباطات سازمان کمک می‌کند. به علاوه، هنوز هم می‌توان گفت که چنان‌چه افراد با یکدیگر کار کنند بسیار بهتر از آن است که به صورت انفرادی کاری را انجام دهند و همچنان همان مفاهیم قدیمی، نظیر همکاری و ارتباطات، در هسته کسب و کار قرار دارند. MIS به جمع‌آوری کارآمد داده ها پرداخته، آن‌ها را دسته‌بندی نموده و اطلاعات به دست آمده را در اختیار افراد متفاوتی می‌گذارد. در ادامه این بخش، تعدادی از نرم افزارهای طراحی شده برای کمک به همکاری بیشتر و ارتباطات بهتر، مورد بررسی قرار می‌گیرند. نخست، باید فهم اولیه از سخت افزارهای محاسباتی را به دست آورد، زیرا آن‌ها ابزارهای پردازش و ارتباط مورد استفاده در MIS هستند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

اجزای اصلی ابزارهای سخت افزاری محاسباتی

سخت افزار رایانه، همان چیزی است که با نگاه کردن به میز کار یک نفر، می‌بینید: خود رایانه، نمایشگر ورودی‌ها نظیر صفحه کلید، دیسک خوان، سی دی رام و دی وی دی رام، موس و …. اجزایی نیز در داخل آن قرار دارند که کار ذخیره‌سازی و پردازش داده را به محض ورود به سیستم بر عهده دارند. گستره وسیعی از رایانه ها وجود دارند، از رایانه های پردازنده مرکزی تا رایانه های دستی، پردازنده‌های مرکزی، رایانه های بزرگی هستند که بیشتر توسط شرکت‌ها و برای پردازش حجم بالای اطلاعات، مورد استفاده قرار می‌گیرند. آن‌ها بسیار قوی و گران هستند. رایانه های دستی یا دستیاران دیجیتال فردی کوچک، بسیار ارزان و قابل حمل‌اند که امکان استفاده از تقویم‌ها، پست الکترونیکی، دفترچه تلفن بازی‌های دوربین و بسیاری موارد دیگر را برای مصرف کننده فراهم می‌آورند.

نرم افزار

قدرت و کاربرد اصلی یک رایانه، در عملیاتی است که نرم افزارهای نصب شده روی آن انجام می‌دهند. مهم‌ترین عملکرد نرم افزاری، سیستم عامل است که رایانه را راه اندازی می‌کند. برخی از انواع سیستم عامل‌ها عبارت‌اند از Mac OC، Linux ، ۲۰۰۰ windows Windows XP و Unix. این سیستم عامل‌ها، فرایندهای مختلفی را در اختیار ما می‌گذارند و ما می‌توانیم از این طریق از رایانه خود استفاده نماییم.
رایانه با استفاده از نرم افزار، وظایف خاصی را انجام می‌دهد، نظیر ایجاد صفحه گسترده‌ها، صورت حساب‌ها، مدل های مالی، آماده‌سازی اسلاید برای ارائه مطالب، نوشتن یک سند با استفاده از برنامه واژه پرداز. برخی از نرم افزارهای کاربردی عبارت‌اند از Microsoft word (واژه پرداز)، Power Point (ارائه‌ها) و Excel (صفحه گسترده مالی).
مدیریت نرم افزارها و سخت افزارهای مورد استفاده در هر کسب و کار، وظیفه سختی است، زیرا لازم است از عملکرد و هدف هر یک از آن‌ها آگاه باشیم.

نقش مدیر ارشد اطلاعاتی

شما به عنوان یک متخصص یا صاحب یک کسب و کار، احتمالا به امید یافتن راهی برای یادگیری هدف و نقش سیستم های مدیریت اطلاعاتی و در نتیجه تبدیل شدن به مدیر ارشد اطلاعاتی (CIO) در کسب و کار خود، به مطالعه این بخش مشغولید. CIO مسئولیت مدیریت تمام اطلاعات به دست آمده از سخت افزارها و نرم افزارها و نیز کنترل کافی بودن جریان اطلاعات و ارتباطات جهت برآوردن اهداف سازمان را بر عهده دارد.
شرکت تحقیقاتی CIO Insight، نقش‌های یک مدیر ارشد اطلاعاتی را شناسایی نموده است. CIO مسئول ارزیابی تناسب بین راهبرد شرکت و فناوری مورد استفاده برای اجرای این راهبرد می‌باشد. وظایف این شرکت تحقیقاتی عبارتند از: مصاحبه و استخدام افراد، مراقبت از فرصت‌ها و خطرات فناوری اطلاعات، نظارت بر سرمایه گذاری‌های بزرگ، ممیزی زیرساختارهای IT از حیث قابلیت اطمینان و درجه ریسک و ارائه مشاوره در مورد مسائل راهبردی به کارکنان بخش IT. این وظایف، به هیچ وجه کار کوچکی نیستند.
در مقاله‌ای در مجله تحلیل کسب و کار هاروارد، دایانا فارل می‌نویسد که یک CIO باید قادر باشد ۱۰ سؤال زیر را پاسخ دهد:

۱- آیا شرکت، در اصلی‌ترین اقدامات کسب و کار خود از فناوری اطلاعات استفاده می‌نماید؟

۲- آیا اطلاعات مدیریت و سهام‌داران، از صحت و صداقت بالا برخوردار است؟

۳- آیا از فناوری برای تضمین پایداری کسب و کار خود استفاده می‌کنیم؟

۴- آیا مخارجی که صرف فناوری می‌کنیم، بهترین بازگشت سرمایه را به دست می‌آوریم؟

۵- آیا کارکنان ما قادرند اطلاعات و فناوری را به صورت اثربخش به کار گرفته و مدیریت کنند؟

۶- آیا از فناوری اطلاعات برای آموزش و نوآوری استفاده می‌کنیم؟

۷- آیا روی ظرفیت‌های تجاری اینترنت، سرمایه گذاری می‌کنیم؟

۸- آیا تأمین خدمات فناوری اطلاعات به صورت بهینه است؟

۹- آیا همکاران مناسبی در حوزه فناوری اطلاعات داریم؟

۱۰- انتظار ما از CIO و ساختار IT چیست؟

احتمال این‌که در طی جریان مدیریت کسب و کارتان یا مشغولیت به حرفه خود، حداقل یکی از این سؤالات به ذهن‌تان خطور کرده باشد، وجود دارد. اطلاعات موجود در این بخش، به شما کمک خواهد کرد تا به این سؤالات بهتر پاسخ داده و به یک CIO اثربخش‌تر تبدیل شوید.

کارکردهای MIS: ابزارهایی برای به اشتراک گذاشتن همسان داده ها

مایکروسافت یکی از ابتدایی‌ترین و مورد استفاده‌ترین ابزارهای نرم افزاری است. این نرم افزار، امکان ایجاد، ذخیره، بازیابی، ویرایش، چاپ و به اشتراک گذاشتن انواع مختلف استاد را فراهم می‌آورد. این اسناد را می‌توان به سادگی به پیام های الکترونیکی ضمیمه نمود و به محل‌های گوناگون فرستاد تا در آن‌جا سایر همکاران روی آن‌ها کار کنند. Microsoft Word دارای ابزار ویراستاری است که امکان ویرایش متن را بدون تغییر در یکپارچگی سند فراهم می‌آورد. به عنوان مثال، این بخش با استفاده از Microsoft Word تحریر شده‌است ابتدا نویسنده متن را می‌نویسد سابر اعضا و ویراستاران کار تغییر، قالب‌بندی و ویرایش را بر عهده دارند. سپس متن این بخش با سایر بخش‌ها به صورت یکپارچه درمی‌آید. به این ترتیب Word ابزار اثربخشی در سیستم مدیریت اطلاعات به شمار می‌آید زیرا روش انجام کار را تسهیل می‌نماید.
به زمان و تلاشی که با استفاده از این نرم افزار و از طریق تسهیل اشتراک، ذخیره سازی، انتقال، چاپ و کار بر روی اسناد صرفه‌جویی می‌شود، بیندیشید. با رشد توانایی‌های چنین نرم افزارهایی، به تدریج از تعداد اسناد کاغذی کاسته شده و به سمت شرکت‌های بدون کاغذ پیش می‌رویم، با وجود روند گسترده‌ای که در این مسیر شاهد آنیم، هنوز هم بسیاری از صاحبان مشاغل و متخصصان، بدون داشتن کپی‌های کاغذی، احساس خوبی ندارند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.
یکی دیگر از نرم افزارهایی که بسیار مورد استفاده است، محصولی از شرکت Adobe می‌باشد. ممکن است با نام Adobe Acrobat آشنا باشید، که از کاربردهای آن می‌توان به امکان استفاده دیگران از اسناد روی شبکه بدون تغییر نسبت به فایل اولیه، اشاره نمود، ولی برخلاف اسناد موجود در Word، نمی‌توان قالب‌بندی و محتوای این اسناد را تغییر داده یا بخشی از آن را جدا نمود.
یکی دیگر از ابزارهای مفید در کسب و کارهای کوچک، برنامه های صفحه گسترده نظیر Microsoft Excel هستند. این نرم افزار، ابزاری پویا و قوی برای تهیه گزارش‌ها و صفحه‌های کاری به شمار می‌آید که توسط آن، کاربر می‌تواند با استفاده از فرمول‌های ساده نظیر جمع و تقسیم و نیز مدل های پیچیده برای اتصال صفحه‌ها به یکدیگر، به کار روی اطلاعات بپردازد. همچنین، می‌توان برحسب نیاز، این صفحات را به هم مربوط نمود تا با هم روی داده ها کار کنند. این برنامه قادر به انجام کارهای آماری، به کارگیری مدل های مالی، تهیه نمودارهای متنوع و نظارت بر عملکرد است. با وجود این‌که بسیاری از مردم از اعداد واهمه دارند، صفحه گسترده‌ها قادرند داده ها را به صورتی که کاربرپسند باشند، خلاصه و دسته‌بندی کنند برنامه های صفحه گسترده می‌توانند با استفاده از داده ها، اشکال ترسیمی و نمودار ایجاد کنند. این اشکال را می‌توان در اسناد مختلف وارد نمود یا از آن‌ها برای ارائه گزارش‌ها استفاده کرد.
پست الکترونیکی با ایمیل، انقلابی در ارتباطات فردی و حرفه‌ای به وجود آورده است. ایمیل ابزار ارتباطی سریعی است که توسط آن می‌توان اطلاعات را به اشتراک گذاشت، به جدیدترین چیزها دست یافت و در بیشتر موارد، داده ها را فوری منتقل نمود. از ایمیل برای ارتباطات درون و برون سازمانی استفاده می‌شود؛ می‌توان اسناد مهم، نظیر قراردادها و موافقت نامه‌ها را به آن ضمیمه نمود با پیام های ساده و معمولی نظیر تأیید یک قرار جلسه را با آن ارسال کرد. به علاوه نرم افزارهایی طراحی شده‌اند که می‌توان توسط آن‌ها، اطلاعات صندوق پست الکترونیکی را مدیریت نمود.
یکی از این ابزارها، Microsoft Outlook است که به کاربر امکان ارسال، دریافت و مدیریت مواردی نظیر پست الکترونیکی، تقویم کاری، شماره تلفن‌ها، وظایف یادداشت‌ها را می‌دهد. نرم افزارهایی مانند Outlook کاغذبازی را کاهش داده و از اتلاف وقت ناشی از تماس‌های تلفن جلوگیری می‌کند و در نتیجه منجر به افزایش تولید و سودآوری می‌شود.
در شرکت‌های کوچک، یکی از ساده‌ترین راه ها برای ارائه یک وجهه خوب، ایجاد پرستیژ حرفه‌ای در ارتباطات با تمامی ذی‌نفعان است. یکی از فرصت‌هایی که برای ایجاد تمایز با رقبا قابل استفاده است، ارائه مطالب به صورت زیبا و تأثیرگذار است. نیاید ارائه ها را فقط بر مبنای دستور کار یادداشت‌ها تهیه کنید، بلکه باید هم زمان با استفاده از فناوری، از جاذبه‌های بصری نیز برای همراهی با ایده هایتان سود بجویید. نرم افزارهای موجود در این زمینه مانند PowerPoint امکان استفاده از اشکال ترسیمی، صوت و تصور متحرک، افکت‌های متنوع و جذاب و حتی ابزار اندازه‌گیری زمان مورد نیاز برای ارائه را برای کاربر فراهم می‌کنند. در نهایت می‌توان متن را با طرح ها و امکانات چند رسانه ای ترکیب نمود تا وجهه حرفه‌ای مورد نظرتان را به مخاطب القا نماید.
اگر PowerPoint قادر به ارائه امکانات چند رسانه ای مورد نظرتان نیست، می‌توانید از سایر فناوری های موجود برای ایجاد یک ترکیب یکپارچه از صدا، تصویر، اشکال ترسیمی و متحرک سازی استفاده نموده و پس از تبدیل آن‌ها به یک فایل رایانه ای، آن‌ها را همراه با سایر فایل‌ها به کار برد. از فایل‌های چند رسانه ای می‌توان در ارائه مطالب برای کارکنان و مشتریان، کنفرانس‌ها و کلاس‌های درس در مؤسسات آموزش پیشرفته استفاده نمود. نرم افزارهای ارائه مطلب، اگر به صورت اثربخش مورداستفاده قرار گیرند، قادر هستند در مخاطب تمرکز ایجاد کنند، ذهنیت خاصی به وجود آورند و به برقراری ارتباط کمک کنند.
یکی دیگر از نرم افزارهای مهم، می‌تواند اطلاعات را از طریق یک پایگاه داده ترکیب نموده و به وسیله ایمیل آن‌ها را با سایرین به اشتراک گذارد تا با همکاری یکدیگر، روی آن کار کنند. این گروه افزار، امکان کار مشترک بر روی یک سند را به طور همزمان فراهم می‌آورد و در عین حال افراد قادرند تغییرات اعمال شده توسط سایر همکاران را نیز مشاهده کنند.
گروه افزار برای شرکت موقعیتی فراهم می‌کند تا مقیاس و بازده کسب و کار خود را افزایش دهد. نرم افزار، به کاربر اجازه می‌دهد که با سرعت بالایی به استفاده، کپی، ویرایش و ردیابی داده بپردازد و امکان انتشار و دسترسی به آن را به صورت نمایی افزایش می‌دهد. طبق قانون مت کاف، استفاده از نرم افزارهای یاد شده با افزایش تعداد کاربران افزایشی نمایی دارد. به عنوان مثال، اگر فقط یک نفر دارای پست الکترونیکی باشد، آن‌گاه می‌توان ایمیل را ابزاری بلااستفاده نامید. ارزش ایمیل با افزایش استفاده کاربران از آن برای برقراری ارتباط و اشتراک اطلاعات بالا رفته است. دانستن شیوه‌های ارتباطی ذی‌نفعان کسب و کارتان بسیار مهم است، آن‌ها از چه ابزاری برای دسترسی به اطلاعات استفاده می‌کنند؟ در انتخاب ابزار و فناوری، همواره باید چیزی را انتخاب کنید که مورد استفاده اکثریت ذی‌نفعان است تا از قابل درک بودن و اثربخشی خروجی‌های شرکت مطمئن گردید.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری

MIS برای برقراری ارتباط به کار می‌رود ولی آرمان نهایی ما، استفاده از این ابزار برای اتخاذ تصمیمات بهتر است. به این ترتیب، نرم افزار مورد استفاده در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی باید متناسب با ویژگی‌های فرد، وظیفه مورد نظر و چگونگی ارائه اطلاعات باشد.
جین کری و چارلز کاکمر، به بیان طیف وسیعی از فاکتورهای مهم در انتخاب فناوری مورد استفاده متناسب با شرایط تصمیم‌گیری می‌پردازند. این ابزار و فرایندها، نقش ها و اهداف متفاوتی دارند که از مدیریت مشتری با نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری CRM تا نقش مدیریت دانش (به اشتراک گذاشتن و انتشار “یادبودهای سازمانی”) و ارسال و ردیابی محصولات و خدمات شرکت را در بر می‌گیرند.
به عنوان مثال، سیستم های پشتیبانی از تصمیم (DSS) عبارت‌اند از سیستم های اطلاعاتی که قادرند داده های مرتبط را به سرعت در اختیار فرد بگذارند تا از آن‌ها در تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین اقدام استفاده شود. DSS می‌تواند به شبیه‌سازی یک موقعیت بپردازد و بر اساس متغیرهای شناخته شده، خروجی‌های مختلف آن را پیش‌بینی کند. مثلا درآمد یک خط هوایی با توجه به تعداد پروازهای داده شده ( و نیز با در نظر گرفتن تأخیرها به دلیل تغییرات آب و هوایی و سایر مشکلات غیرقابل پیش بینی) چقدر خواهد بود، تعداد مسافران هر پرواز و تعداد صندلی‌های فروخته شده با توجه به قیمت هر یک چقدر خواهد بود؟
DSS می‌تواند همه متغیرهای گفته شده را در نظر گرفته و با توجه به خروجی‌های متفاوت، درآمدهای مختلفی را برآورد کند. در ابتدا، درک لزوم به کارگیری چنین ابزارهایی مشکل به نظر می‌رسد ولی میزان صرفه‌جویی در زمان و منابع مالی در بلند مدت، توجیه خوبی به نظر می‌رسد.
سیستم های اطلاعاتی خبره EIS امکان دسترسی مدیران به پایگاه های داده اصلی شرکت، که در اختیار مدیران ارشد هستند، را فراهم می‌آورد. این سیستم ها را می‌توان به شکل دلخواه مورد استفاده قرار داد و آن‌ها را در یک صنعت خاص به کار گرفت، به عنوان مثال، یکی از این سیستم ها در معرفی خود می‌گوید:
نخستین سیستم جامع پشتیبانی از تصمیم، که برای شرکت‌های بیمه دارائی و تصادفات طراحی شده است. شما می‌توانید نتایج مالی را برآورد کرده، ریسک‌های غیرقابل قبول را شناسایی و ساختارهای تمدید قراردادهای بیمه را بهینه کنید، همچنین می‌توانید راهبردهای مختلف سرمایه گذاری را آزمایش کرده، اختصاص بودجه را مدیریت نموده و نیز منابع ارزش را در سازمان تان مشخص کنید. زمان خود را صرف مدل سازی نکنید بلکه به اصلاح راهبردها بپردازید. تصمیم‌گیری مالی نیازمند برآوردهای دقیق و قابل اعتماد اقتصاد کلان و بازارهای مالی است. ابزار ما جامع‌ترین تولید کننده سناریوهای اقتصادی است که اطلاعات سرشماری، شاخص‌های تورم و متغیرهای کلان را به کار می‌گیرد. این ابزار، به مدل سازی ارتباط بین بازارها براساس تاریخچه آماری آن‌ها برای شبیه‌سازی واقع‌گرایانه می‌پردازد. این مدل ها بر خلاف مدل های ساده‌تر قادرند تحت آزمایش فشار قرار بگیرند.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.