رهبری و سازمان دهی در شرکت‌ها

( رهبری و سازمان دهی در شرکت‌ها ) ویژگی‌های یک رهبر خوب چیست؟ چه چیزی موجب موفقیت او می‌شود؟ به رهبران موفق دوران مختلف فکر کنید. چه چیز آن‌ها را از دیگران متمایز می‌کند؟ ممکن است به صفاتی نظیر “قهرمان”، “کاریزماتیک”، و “راهبردی” برسیم. هرچند همه این‌ها از ویژگی‌های رهبری به‌شمار می‌روند ولی در حقیقت چه چیزی سازنده یک رهبر قوی و موفق است؟
رهبران موفق می‌توانند روی دیگران تأثیر بگذارند. آن‌ها از ویژگی‌های درونی خود برای الهام بخشیدن به نیروی کار، تیم یا یک ملت در جهت تحقق آرمان‌ها استفاده می‌کنند. این رهبران برای دستیابی به آرمان‌های بلندمدت به چیزی ورای خود و وظیفه محوله می‌اندیشند و در این راه از تمام توان خود و دیگران بهره می‌گیرند. رهبران اثربخش روابط خود را با دیگران مدیریت می‌کنند تا بازده مثبتی داشته باشد.
نام وینستون چرچیل اغلب به عنوان یکی از بزرگ‌ترین رهبران تاریخ به ذهن خطور می‌کند. او سیاست‌مدار و سخنران با استعدادی بود ولی آن‌چه چرچیل را رهبری خارق‌العاده کرد، توانایی او در به حرکت واداشتن و تقویت اراده مردم با سیاست‌ها و سخنرانی‌هایش بود. با وجود این‌که اقدامات استرتژیک او در زمان خود به اتهام بدون فکر بودن اغلب مورد انتقاد قرار می‌گرفتند، چرچیل اجازه داد تا اعتقاد به دموکراسی و مخالفت با فاشیسم تایین‌کننده‌ سیاست‌های زمان جنگ باشد. نه فقط اعتقاد به این سیاست‌ها، بلکه توانایی اجرای برنامه‌ها نیز در تبدیل شدن او به یک رهبر موفق نقش داشت.
رهبری، نظیر آن‌چه در مورد چرچیل دیده می‌شد، عبارت‌ است از الهام بخشیدن به دیگران و انجام کارهای درست. رهبران تغییر ایجاد می‌کنند ولی ارزش‌هایشان ثابت و تغییرناپذیر است. اکثر رهبران نه تنها تصویری از آرمان‌های بلندمدت خود دارند بلکه راه‌های خلاقانه‌ای نیز برای رسیدن به آن‌ها درنظر می‌گیرند.
رهبران جهان و نیز رهبران کسب و کار می‌توانند از مصیبت به موفقیت و پیروزی برسند. رهبران از شکست می‌آموزند و استواری بر هدف، موجب تمرکز آن‌ها بر آرمان‌ها و اهداف و مانع از پرداختن به شرایط ناسازگار و بازدارنده می‌شود. آن‌ها در انجام کارها انعطاف پذیرند و اصلاحات میان دوره‌ای و بهبودهای مستمر انجام می‌دهند – رهبران “خم می‌شوند ولی نمی‌شکنند.” آن‌ها الهام بخش افراد دوروبر خود هستند و آن‌ها را تشویق به استفاده از تمام نیروی‌شان در جهت تحقق مأموریت سازمانی می‌کنند. آن‌ها به افراد انرژی می‌دهند تا نتایج رضایت بخش را بدون زیر پا گذاشتن استانداردهای اخلاقی به بار آورند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

رهبری یا مدیریت

مدیریت، انجام صحیح کارهاست: رهبری، انجام کارهای صحیح “پیتر اف. دراکرا”
با وجود این‌که گاهی مدیریت و رهبری را هم معنی در نظر می‌گیریم، ولی تفاوت‌هایی در معنی این دو وجود دارد. رهبر ممکن است مدیر نیز باشد ولی همه مدیران رهبر نیستند. پس تفاوت‌ها در چیست؟ درحالی که مدیران به خط پایان نگاه می‌کنند، رهبران اغلب به افق می‌نگرند و سعی‌شان بر یافتن فرصت‌های جدید رشد و پیشرفت است. مدیر معمولا از وضع موجود راضی است در حالی که رهبر معمولا در حال دست و‌ پنجه نرم کردن با آن است.
رهبری اغلب تعریف مجدد کار را در خود دارد. رهبران قدرتمند نقش خود را در سازمان یا حتی در سیستم جهانی ایجاد می‌کنند. مدیران، مسئول اجرای وظایف هستند و به آرمان‌های آینده نمی‌اندیشند. آن‌ها مسئول نگهداری هستند ولی رهبران به نوآوری می‌پردازند. ممکن است مدیران در فعالیت‌هایشان کارکنان را نیز شریک سازند، ولی اغلب تا حدی که نیاز بدانند. در مقابل، رهبران الهام بخش‌اند و سعی می‌کنند به دیگران در رسیدن به رشد و پیشرفت شخصی کمک کنند و نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل نمایند. شرکت‌هایی که در سلسله مراتب سازمانی‌شان از مدیران رهبر استفاده می‌کنند، موفق‌ترین شرکت‌ها هستند.

 نقش‌های مدیران

مدیریت اغلب به عنوان فرایند دستیابی به اهداف سازمان از طریق راهنمایی، نگهداری و تخصیص منابع تعریف می‌شود. نقش‌های اولیه مدیران عبارت‌اند از برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل.

برنامه ریزی

جوهره اصلی رهبری داشتن یک چشم انداز است. نباید قدم در راه نامطمئن گذارد. “تئودور أم هسبرگ”
برنامه ریزی عبارت است از فرایند تعیین یک سلسله عملیات برای شرایط و وقایع آینده به منظور دستیابی به اهداف سازمان. در هر سازمان یا کسب و کاری، برنامه ریزی اثربخش برای جلوگیری از اشتباهات پرخرج ضروری است. چهار نوع برنامه ریزی مدیریتی وجود داردکه عبارتند از:برنامه ریزی راهبردی، عملیاتی، تاکتیکی و اقتضایی.
برنامه ریزی راهبردی شامل ایجاد آرمان‌های بلندمدت و تعیین منابع موردنیاز برای رسیدن به این آرمان‌هاست. برنامه ریزی راهبردی، بلند مدت‌ترین نوع برنامه ریزی است و شامل برنامه‌هایی با بازه زمانی یک تا پنج سال می‌باشد. در این نوع برنامه ریزی لازم است محیط خارجی سازمان نیز مدنظر قرار گیرد و ارزیابی شود. به علاوه، باید دید آیا سازمان می‌تواند راهبرد خود را در برابر این متغیرهای خارجی و غیرقابل کنترل تنظیم نماید و سمت و سوی جدیدی به آن‌ها بدهد یا نه.
برنامه ریزی تاکتیکی چگونگی اجرای فعالیت‌های تعیین شده توسط برنامه‌های راهبردی را تعریف می‌کند. عموما برنامه ریزی تاکتیکی شامل برنامه‌های کوتاه مدت‌تر با بازه زمانی کمتر از یک سال است.
برنامه ریزی عملیاتی شامل تعیین روش‌های معین، استانداردها و رویه‌های لازم برای حوزه‌های مختلف عملیاتی سازمان می‌باشد. به علاوه، سازمان اهداف کاری را تعیین کرده و کارکنانی را به صورت تیم انتخاب می‌کند تا این برنامه‌ها را اجرا نمایند.
برنامه ریزی اقتضایی شامل تعیین مجموعه فعالیت‌های جایگزین برای شرایط بحرانی با وقایع غیرعادی است. در دنیای امروز، شرکت‌ها اهمیت بیشتری برای برنامه ریزی اقتضایی قائل‌اند تا بتوانند به شرایط بحرانی پاسخ بهتری دهند. به عنوان مثال، پس از مشاهده اثر واقعه تروریستی یازده سپتامبر سال ۲۰۰۱ بر کسب وکار بسیاری از شرکت‌ها یک سلسله برنامه‌های اقتضایی برای مواجهه با اتفاقات تروریستی تهیه کرده‌اند.

سازمان دهی

این نقش مدیریت عبارت‌است‌از: آمیختن منابع انسانی و سرمایه‌ای در یک ساختار رسمی. مدیر کارا را تقسیم و طبقه‌بندی کرده، سپس تعیین می‌کند که جهت برآوردن اهداف، وظایف به چه نحوی باید انجام شوند.

رهبری

مدیران، مسئولیت رهبری و جهت‌دهی به کارمندان و برنامه‌ها را نیز بر عهده دارند و بعضی از آن‌ها در امر رهبری از سایرین موفق‌تر هستند. آرمان رهبری، راهنمایی و ایجاد انگیزه در کارکنان است به نحوی که منجر به برآوردن اهداف سازمانی شود. این نقش شامل توضیح رویه‌ها، انتشار رهنمودها و تضمین اصلاح اشتباهات می‌باشد.

کنترل

کنترل این امکان را برای مدیر فراهم می‌آورد که ببیند سازمان تا چه اندازه به آرمان‌های از پیش تعیین‌شده‌اش نزدیک است. به علاوه، نتیجه این فرایند -که همان بازخور است – در برنامه ریزی‌های آینده به کار می‌رود.

1. تعیین استانداردهای عملکرد. شرکت باید استانداردهایی را که عملکرد با آن سنجیده می‌شود، مشخص نماید. در یک سازمان فروش این استاندارد می‌تواند رشد فروش یا ارقام فروش فصلی باشد. در این صورت، مدیر ارقام فروش فصلی را بر حسب دلار تعیین می‌نماید.
2. اندازه‌گیری عملکرد. در مثال قبل، برای اندازه‌گیری عملکرد، ارقام فروش یک فصل را باهم جمع می‌زنند.
3. مقایسه عملکرد اندازه‌گیری شده (واقعی) و استانداردهای عملکرد. اکنون تفاوت بین میزان فروش اندازه‌گیری شده و فروش پیش‌بینی شده، برآورد می‌شود.
4. انجام اقدامات اصلاحی لازم. اگر فروش خیلی کم‌تر از میزان پیش‌بینی شده باشد، نیاز است بررسی کنیم که چه چیزر درست عمل‌نکرده است و سپس در جهت اصلاح آن برآییم.
5. استفاده از اطلاعات فرآیند جهت تایین استانداردهای عملکرد بعدی.

 سبک‌های رهبری

رهبری هنر به کار گرفتن دیگری است جهت انجام کاری که می‌خواهی انجام شود، چون که او می‌خواهد آن کار را انجام دهد. “وایت‌دی. آیزنهاور”
هر مدیری سبک مخصوص به خود را داشته و در سازمان ها نیز اغلب یک سبک رهبری غالب وجود دارد. این سبک‌ها استبدادی (مستقل)، دموکراتیک، عدم مداخله – گونه‌های مختلفی دارند. می‌توان با مقایسه میزان اثربخشی هرکدام را بر عملکرد کارکنان به دست آورد.

سبک رهبری استبدادی

این سبک رهبری هم کنترل‌گر و هم دستوری است. رهبر تمام تصمیم‌گیری‌ها را به صورت انفرادی انجام می‌دهد و سپس نقش ‌های کارکنان را به آن‌ها دیکته می‌کند. مدیریت میکرو (بسیار ریز) گونه‌ای از این سبک رهبری است که در آن مدیریت رده بالا ریزترین وظایف سطوح پائین را نیز کنترل می‌کند. سبک استبدادی، آزادی بیان و مشارکت کارکنان را در فرایند تصمیم‌گیری محدود می‌کند. این امر می‌تواند منجر به جدایی رهبر و کارکنان شود و اعتماد آن‌ها را از یکدیگر سلب کند. به علاوه، فکرهای خلاق تحت این سبک شکوفا نمی‌شوند.
بهترین جا برای استفاده از سبک استبدادی شرکت‌هایی است که از کارکنان کم‌تجربه استفاده می‌کنند. شرکت‌های آمریکایی که در کشورهای درحال توسعه فعالیت می‌کنند از این سبک بهره می‌گیرند. این سبک به شرکت مادر اجازه می دهد که کنترل بیشتری بر سرمایه گذاری‌های برون مرزی خود داشته باشد.
هم چنین در کشورهایی که دولت کنترل اقتصاد را بر عهده دارد، شرکت‌های آمریکایی از سبک استبدادی استفاده می‌کنند زیرا در این کشورها تصمیم‌گیری‌های کارکنان در جهت برآوردن آرمان‌های دولت خودشان است و نه آرمان‌های شرکت مادر.
استفاده از سبک استبدادی در شرکت‌هایی که کارکنان انتظار دارند نظراتشان شنیده شود، توصیه نمی‌شود. به علاوه، در آن دسته از شرکت‌ها که کارکنانشان بی‌میل، ترسو یا به‌تدریج در حال عادت کردن به این نوع تصمیم‌گیری یک نفره هستند، باید از این سبک اجتناب شود.

سبک رهبری دموکراتیک

این سبک مدیریت بر مشارکت کارکنان و تصمیم‌گیری از راه اجماع و مشورت، استوار است. رهبر کارکنان را در تصمیم‌گیری دخالت می‌دهد و آن‌ها نیز تشویق می‌شوند تا نظراتشان را بیان کنند. رهبری دموکراتیک، اغلب موجب افزایش اختیار کارکنان شده و به آن‌ها حسی از مسئولیت در قبال تصمیم‌های مدیریت، می‌بخشد. این سبک، در مواقعی که کارکنان به دلیل درگیری روزمره باکار، دید بیشتری نسبت به آن دارند، بسیار اثربخش خواهد بود. یک رهبر موفق می‌داند که چه زمانی نقش استاد و چه زمانی نقش شاگرد به خود بگیرد.
بهترین موقعیت برای استفاده از این سبک رهبری، زمانی است که کارکنان متخصص و با تجربه در اختیار داریم. به‌علاوه، سبک دموکراتیک برای اجرای تغییرات سازمانی، حل مشکلات گروه و زمانی که رهبر در انتخابات مسیر نامطمئن است و در نتیجه نیاز به استفاده از کارکنان بصیر خود دارد، بسیار مفید واقع می‌شود.یکی از مشکلات این سبک برگزاری جلسات متعدد است. چنانچه برای اخذ هر تصمیم جلسه‌ای برگزار شود، می‌تواند منجر به خستگی کارکنان شود. در شرایطی که شرکت توانایی مالی جبران اشتباهات را ندارد نیز استفاده از این سبک راه‌کار خوبی نیست. به‌عنوان مثال، در شرایطی که شرکت در بحرانی نظیر ورشکستگی قرار دارد.

 سبک رهبری عدم مداخله

تفویض کارها عملی و مؤثر است به شرطی که فرد تفویض‌کننده نیز کار کند. “روبرت هاف”
این نوع رهبری لجام‌گسیخته و آزاد، برای موفقیت نیاز به ارتباط گسترده بین مدیریت و کارکنان دارد. در این سبک رهبری، کارکنان بیشترین مسئولیت را در قبال تصمیمات می‌پذیرند و کمترین نظارت برکار آن‌ها وجود دارد. آن‌ها، خود مسئول ایجاد انگیزه و مدیریت خود هستند و این دو کار را به صورت روزانه تحت این سبک رهبری انجام می‌دهند.
سبک عدم‌مداخله در شرایطی که کارکنان تحصیل‌کرده، بصیر و آگاه و دارای قدرت خود انگیزشی هستند، بیشترین کاربرد را دارد. برای اینکه این سبک بیشترین اثربخشی را داشته باشد، کارکنان باید انگیزه و بلندهمتی لازم را برای رسیدن به آرمان‌ها داشته باشند. در سازمان هایی که کارکنان از حضور مدیر نامطمئن هستند یا مدیر برای پوشش گذاردن بر ناتوانی خود در انجام کارها از کارکنان استفاده می‌کند، سبک عدم مداخله روش مناسبی نخواهد بود. در چنین سازمانی خشم و رنجش به وجود می‌آید و در نهایت منجر به یک محیط کار بیمار می‌شود.
نظیر تمام شاخه‌هایی که مفاهیم کسب و کار را تشریح می‌کنند، یک سازمان و رهبری آن می‌تواند از یک یا همه این سبک‌ها استفاده کند. به عنوان مثال، یک شرکت معماری ممکن است در سطوح کارمندی و کارکردهای اداری خود از سبک استبدادی استفاده کند. درحالی‌که همان شرکت در سطوح تخصصی و شرکا سبک دموکراتیک یا عدم مداخله را به‌کار می‌گیرد.

رهبری تبدیلی و تراکنشی

دو سبک دیگری که باید از آن‌ها نام برد، عبارتند از رهبری تبدیلی و تراکنشی که که اساس و اجزای هردو، فلسفه و اخلاق است.
رهبری تبدیلی. رهبرانی که دید روشنی داشته و قادرند آن را شمرده و فصیحانه به دیگران انتقال دهنده نمایندگان این سبک رهبری هستند. نگرش این رهبران، همواره فراتر از خویش است تا به یک منفعت جمعی بزرگ‌تر برسند. آن‌ها، دیگران را در تصمیم‌گیری‌ها شریک می‌کنند و به آن‌ها اجازه می‌دهند از فرصت‌های موجود برای یادگیری و رشد شخصی استفاده کنند. برای حل مشکلات از ابعاد گوناگونی به آن‌ها می نگرند و می‌توانند مباهات و سربلندی را در زیردستانشان به وجود آورند. رهبران تبدیلی، برای آموزش کارکنان و نیز یادگیری از آن‌ها وقت صرف می‌کنند.
رهبری تراکنشی. این سبک رهبری با کنترل متمرکز کارکنان، توصیف می‌شود. یک رهبر تراکنشی، خروجی‌ها را کنترل و برای ایجاد یک رفتار قابل قبول تلاش می‌کند. کارکنانی که زیر نظر چنین رهبرانی هستند، با پاداش‌ها، تحسین‌ها و وعده‌های آن‌ها برانگیخته شده و با بازخوردهای منفی، تهدیدها و رفتارهای انضباطی رهبر، اصلاح می‌گردند.
اثربخش ترین سبک رهبری، ترکیبی از همه سبک‌ها است. رهبر باید بداند که چه زمانی بهتر است مستبد یا دموکرات باشد. همچنین می‌توان هم زمان، تراکنشی و تبدیلی بود؛ این سبک‌ها نقض‌کننده یکدیگر نیستند و در حقیقت می‌توانند مکمل خوبی برای یکدیگر باشند.

رهبری و انگیزش

یکی از نقش‌های مهم رهبر، انگیزش کارکنان هرچه بهتر انجام دادن کارشان است. راه‌های بسیاری برای این کار وجود دارد که بسیاری از آن‌ها نیز نیازی به هزینه اضافی ندارند.
گاهی انگیزش با استفاده از راه‌هایی خلاقانه ایجاد می‌شود. فروشگاه کانتینر ، یک خرده فروشی در دالاس، کارکنانش را به طور رایگان به کلاس‌های یوگا می‌فرستد، به صورت آنلاین برنامه‌های غذایی شخصی به آن‌ها داده و ماهانه یک ماساژ رایگان نیز برای آن‌ها ترتیب می‌دهد. این روش‌ها، استرس را در کارکنان از بین‌برده و به آن‌ها احساس قدرشناسی می‌دهد. از سال ۲۰۰۰، این شرکت تقریبا در بالای فهرست ۱۰۰ شرکت برتر برای کار کردن که در مجله فورچون منتشر می‌شود قرار دارد.
ارتباطات باز نیز راهی برای برانگیختن کارکنان است. اگر کارکنان احساس کنند که صدای‌شان شنیده می‌شود و مدیران در مسائل مختلف با آن‌ها مشورت می‌کنند، ارتباطی مبتنی بر حس اعتماد به وجود می‌آید. در شرکت هارلی – دیویدسن، دفتر کار مدیران، در ندارد و همین امر موجب ایجاد محیطی باز و مطمئن شده است.
یک راه دیگر برای انگیزش کارکنان آن است که به آن‌ها اطمینان بدهیم که انتخاب آن‌ها برای مشاغل مختلف به‌درستی صورت‌گرفته است. وظیفه رهبر شناسایی استعدادهای کارکنان و تخصیص آن‌ها برحسب مهارت و علایق‌شان به مشاغل موجود می‌باشد. چنان‌چه رهبر وظایفش را به درستی انجام داده و نسبت به کارش علاقه و مباهات نشان دهد، انگیزش کارکنان به نحو مطلوبی از این امر متأثر خواهد گشت.
در شرکت دابلیو. آل. گور، انگیزش هر فروشنده از تأیید همکارانش نشئت می‌گیرد. پاداش‌ها بر مبنای رتبه‌هایی اختصاص می‌یابند که توسط اعضای تیم فروش امتیاز داده شده‌اند وپاداش‌های مالی و پرداخت‌های اضافی نیز، برخلاف بسیاری از شرکت‌ها که سود و زیان نهایی را مبنا قرار می‌دهند، بر اساس رشد بلندمدت و میزان نگهداشت مشتری تعلق می‌گیرند. گور همچنین برای آن دسته از کارکنان که «دستاوردهای خاصی» در طول یک فصل برای سازمان داشته‌اند، جایزه‌ای به نام “اختاپوس مغرور” در نظر می‌گیرد.

فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی، نظام عقاید، آرمان‌ها و ارزش‌های یک سازمان است. بسیاری از ابعاد یک سازمان نظیر محیط کار، شبکه‌های ارتباطی و فلسفه‌های مدیریتی بر فرهنگ آن اثر می‌گذارند.
فرهنگ‌های قوی منجر به ایجاد سطوح بالای انگیزش و وفاداری در کارکنان شده و موجب می‌شوند که همه با آهنگ یکسانی پیش بروند. به علاوه، فرهنگ سازمانی تامین‌کننده کنترل و ساختار در شرکت‌ها است.
البته داشتن یک فرهنگ سازمانی قوی لزومأ کلیدی برای موفقیت سازمان نیست. اگر این فرهنگ مانعی برای تغییر در سازمان باشد، عملکرد سازمان و در نهایت موفقیت آن را به تأخیر می‌اندازد. از سوی دیگر، یک فرهنگ گمراه‌کننده نیز کارکنان را وادار به تلاش برای آرمان‌های غلط می‌کند.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.