( کارآفرین کیست؟ و کارآفرینی چیست؟ ) ریچارد کانتیلون (۱۷۳۰) اولین کسی بود که این واژه را در علم اقتصاد ابداع نمود و آن را این چنین تعریف نمود: «کارآفرین فردی است که ابزار تولید را به صورت محصولاتی قابل عرضه به بازار خریداری می‌کند. کارآفرین در هنگام خرید از قیمت نهایی محصولات اطلاع ندارد».
جان باپتیست سی (۱۸۰۳) کارآفرین را فردی می‌داند که مسئولیت تولید و توزیع فعالیت اقتصادی خود را بر عهده دارد.
فرانک نایت (۱۹۲۱) کارآفرینان را کسانی می‌شناسد که در شرایط عدم قطعیت به اتخاذ تصمیم می‌پردازند و پیامدهای کامل آن تصمیمات را نیز شخصأ می‌پذیرند.
طبق نظر کاسون (۱۹۸۲)، کارآفرین فردی است که تخصص وی تصمیم‌گیری عقلایی و منطقی در مورد ایجاد هماهنگی در منابع کمیاب می‌باشد. وی داشتن توان داوری و قضاوت را عنصری مشترک در تمامی کارآفرینان تشخیص داده است. از دیدگاه کارلند (۱۹۸۴) کارآفرین فردی است که شرکتی را به منظور سود و رشد تأسیس می‌نماید، آن را مدیریت کرده و از آن برای پیشبرد اهداف شخصی استفاده می‌کند.
به تعاریف پیشرو نیز می‌توان اشاره کرد؛ کارآفرین کسی است که توانایی آن را دارد تا فرصت‌های کسب و کار را ببیند و آن‌ها را ارزیابی کند، منابع لازم را جمع‌آوری و از آن‌ها بهره برداری نماید و سپس عملیات مناسبی را برای رسیدن به موفقیت پی‌ریزی نماید.
واژه کارآفرینی از کلمه فرانسوی Entreprendre به معنای “متعهد شدن” نشئت گرفته است. کارآفرینی فرایندی است که منجر به ایجاد رضایت‌مندی با تقاضای جدید می‌گردد. کارآفرینی عبارت است از فرایند ایجاد ارزش از راه تشکیل مجموعه منحصر به فردی از منابع به منظور بهره گیری از فرصت‌ها. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.
کارآفرینی مفهومی است که تاکنون از دیدگاه‌های مختلف مورد بررسی قرار گرفته و همه بر این باورند که کارآفرینی موتور محرکه توسعه اقتصادی کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه است. به دلیل مهم کشورها برای توجه به مقوله کارآفرینی: تولید ثروت، توسعه فناوری و اشتغال مولد است. در حالی که در کشور ما این مفهوم به اشتباه صرفا با اشتغال زایی مترادف شده و فقط برای حل مشکل اشتغال به آن تمسک می‌کنیم. در اواخر دهه‌ی ۷۰ در بسیاری از کشورهای پیشرفته به علت تغییر در ارزش‌ها و گرایش‌های جامعه و البته تغییرات جمعیت شناختی، موجی از کسب و کارهای کوچک و افراد خود اشتغال به وجود آمد. اقتصاددانان نخستین کسانی بودند که در نظریه های اقتصادی خود به تشریح کارآفرین و کارآفرینی پرداختند. ژوزف شومپیتر کارآفرین را نیروی محرکه اصلی در توسعه اقتصادی می‌داند و باور دارد که نقش کارآفرین نوآوری است. از دیدگاه وی ارائه کالایی جدید، ارائه روشی جدید در فرایند تولید، گشایش بازاری تازه، یافتن منابع جدید و ایجاد هرگونه تشکیلات جدید در صنعت و… از فعالیت‌های کارآفرینان است. از نظر وی نوآوری در هر یک از زمینه‌های ذیل کارآفرینی محسوب می‌شود:

۱- ارائه کالای جدید؛

۲ – ارائه روش جدید در فرایند تولید؛

۳- گشایش بازاری جدید

۴- یافتن منابع جدید و

۵ – ایجاد هر گونه تشکیلات جدید در صنعت.

کرزنر نیز که از استادان اقتصاد دانشگاه نیویورک می‌باشد کارآفرینی را این گونه تشریح می‌کند: کارآفرینی یعنی ایجاد سازگاری و هماهنگی متقابل بیشتر در عملیات بازارها، به طور ساده کارآفرین به شخص حقیقی یا حقوقی‌ای گفته می‌شود که توانایی تحمل ریسک – اغلب مالی – را دارد و می‌تواند یک ایده اولیه را به یک فعالیت اقتصادی تبدیل کند.
به دلیل نقش و جایگاه ویژه کارآفرینان در روند توسعه و رشد اقتصادی، بسیاری از دولت‌ها در کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه تلاش می‌کنند با حداکثر امکانات و بهره برداری از دستاوردهای تحقیقاتی، شمار هر چه بیشتری از جامعه را که دارای ویژگی‌های کارآفرینی هستند به آموزش در جهت کارآفرینی و فعالیت‌های کارآفرینانه تشویق و هدایت می‌شوند.
کارآفرینان با مهارتی که در تشخیص فرصت‌ها و موقعیت‌ها و ایجاد حرکت در جهت توسعه این موقعیت‌ها دارند. پیشگامان حقیقی تغییر در اقتصاد و تحولات اجتماعی محسوب می‌شوند. آن‌ها تصدیق می‌کنند که موفقیت و بقاء در چشم‌اندازهای برخواسته از فردا نیازمند چالاکی، قوه ابتکار و خلاقیت است. علاوه بر این کارآفرینی به ریسک‌پذیری، نوآوری و کنش کارآفرینانه هم نیاز دارد. بر اساس نظریات اقتصادی و تجارب حاصله در اقتصادهای رو به رشد، کارآفرینان موتور محرکه توسعه و رشد اقتصادی محسوب می‌شوند و بالطبع اشتغال‌زایی یکی از ره آوردهای مهم کارآفرینی می‌باشد.

کارآفرین

کارآفرینان کسانی هستند که با ایجاد محصولات و خدمات نوین مورد نیاز مردم، درآمد خوبی کسب می‌کنند. معمولا گمان می‌رود که کارآفرینان در راه اندازی شرکت‌ها تبحر دارند. در هر حال، آن‌ها، از هیچ، کسب و کار جدید خلق می‌کنند. آن‌ها به رغم مخاطرات بسیار، پیشگام کارهای جدید می‌شوند
بنا بر تعریف واژه نامه دانشگاهی وبستر، کارآفرین کسی است که متعهد می‌شود مخاطره‌های یک فعالیت اقتصادی را سازماندهی، اداره و تقبل کند. کارآفرین مستقل فردی است که مسئولیت اولیه وی جمع‌آوری منابع لازم برای شروع کسب و کار است یا کسی که منابع لازم برای شروع با رشد کسب و کاری را بسیج می‌نماید و تمرکز او بر نوآوری و توسعه فرایند، محصول یا خدمات جدید می‌باشد. به عبارت دیگر، کارآفرین فردی است که یک شرکت را ایجاد و اداره می‌کند و هدف اصلی‌اش سودآوری و رشد است. مشخصه اصلی یک کارآفرین، نوآوری می‌باشد. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

کارآفرینی سازمانی

کارآفرینی سازمانی فرایندی است که در آن محصولات یا فرایندهای نوآوری شده از طریق القاء و ایجاد فرهنگ کارآفرینانه در یک سازمان از قبل تأسیس شده، به ظهور می‌رسند. به تعریفی دیگر، فعالیت‌های کارآفرینانه فعالیت‌هایی است که از منابع و حمایت سازمانی به منظور دست‌یابی به نتایج نوآورانه برخوردار می‌باشد و کارآفرین سازمانی کسی است که تحت حمایت و تعهد یک شرکت، محصولات، فعالیت‌ها و فناوری جدید را کشف و بهره برداری می‌رساند.

ویژگی‌های شخصیتی کارآفرینان

دیوید مک کللند از استادان روانشناسی دانشگاه هاروارد آمریکا که اولین بار نظریه روانشناسی توسعه اقتصادی را مطرح نمود، معتقد است که عامل عقب‌ماندگی اقتصادی در کشورهای در حال توسعه مربوط به عدم درک خلاقیت فردی است. بنا بر عقیده ایشان با یک برنامه صحیح تعلیم و تربیت می‌توان روحیه کاری لازم را در جوامع تقویت نمود، به گونه‌ای که شرایط لازم برای صنعتی شدن جوامع فراهم آید.

کارلند و همکارانش اهم ویژگی‌هایی را که در مورد کارآفرینان تأیید شده بودند، جمع‌آوری نمودند که اهم آن‌ها عبارت‌اند از:

• * نیاز به توفیق
• * تمایل به مخاطره پذیری
• * نیاز به استقلال
• * کنترل درونی
• * خلاقیت

در ادامه به دیگر ویژگی‌های یک کارآفرین اشاره می‌شود. خوداتکابی از دیگر خصوصیات یک کارآفرین می‌باشد. با کمک این نیرو کارآفرین می‌تواند به مبارزه با سختی‌ها بپردازد. بنابراین اگر می‌خواهید کارآفرین باشید باید این توانایی را در خود تقویت کنید. نیاز به انجام دادن و به دست آوردن از دیگر خصوصیات یک کارآفرین می‌باشد. این‌گونه اشخاص به صورت دائم نیاز به آن دارند که محصول یا خدمتی را ایجاد کنند. از ساده‌ترین نوع آن مثلا در فعالیت‌های خانگی گرفته تا پیچیده‌ترین کارهایی که ممکن است در تولید یک محصول یا خدمت به آن لازم باشد. استفاده از نهایت بهره وری از دیگر ویژگی‌های یک کارآفرین است یک کارآفرین همواره می‌خواهد از وقت خود بهترین استفاده را بکند.
تحمل ریسک؛ یک کارآفرین می‌تواند ریسک ناشی از شکست را پذیرفته و تحمل کند. این ریسک ممکن است مالی، حیثیتی یا … باشد. آن‌ها شکارچی فرصت‌ها هستند. کارآفرین به سادگی می‌تواند میان یک اتفاق عادی و اتفاقی که در دل آن فرصت شکوفایی نهفته است، تمایز قائل شود و دومی را شکار کند.
نیاز به پیشرفت دائمی از دیگر ویژگی‌های این افراد می‌باشد. هنگامی که کارآفرین یک فعالیت اقتصادی را راه اندازی می‌کند متوقف نمی‌شود؛ او علاقه دارد که همواره به پیشرفت‌های جدیدی دست پیدا کند. کارآفرین توانایی بالایی در کنترل خود دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که اغلب کارآفرینان بیشتر از آن‌که بتوانند محیط بیرون را کنترل و مدیریت کنند بر خود تسلط دارند. اثر جنبی این خاصیت می‌تواند همان قدرت کنترل بر محیط نیز باشد.
کارآفرینان همواره به هدف نگاه می‌کنند و شب و روز فکرشان رسیدن به هدف می‌باشد. دقت کنید که تمرکز بر هدف برای بسیاری از مردم دشوار است. آن‌ها اغلب به کاری که در حال انجام دادن آن هستند فکر می‌کنند نه بر هدف مورد نظر.
کارآفرین توانایی تشخیص اولویت‌ها را دارد. خوب می‌داند چه کاری، چه موقع باید انجام شود و حاضر است بر سر آن با دیگران مبارزه کند
خوش‌بینی از ویژگی‌های مهم و بارز یک کارآفرین است. برای همین بسیاری از کارآفرینان جوان هستند. چرا که آن‌ها معمولا به هر کاری خوش‌بین می‌باشند. کارآفرین در برخورد با مشکل بدون آن‌که ذهن خود را مخدوش کند مبارزه می‌کند تا آن را از میان بردارد. به این مثال توجه کنید: مدیر کارآفرین یک شرکت را در نظر بگیرید او همواره در حال ایجاد تغییر در شرکت می‌باشد تا به هدف های خود نزدیک شود. اگر شکست بخورد باید ریسک یا همان هزینه آن را بپردازد.
فرض کنید که پول و امکانات هم دارد و می‌پردازد. چیزی که این فرد نیاز دارد صفتی است به نام “شجاعت” او باید دل انجام تغییرات و به نوعی بازی با سرنوشت خود، کارمندان و شرکت را داشته باشد. کارآفرین معمولا قدرت تحمل بالایی دارد. این قدرت تحمل از مسائل کاری شروع شده و یقین به مسائلی که در اجتماع با خانواده او رخ خواهد داد کشیده خواهد شد. قدرت تحمل جاذبه ایجاد می‌کند در حالی که عدم داشتن آن فرد را مجذوب می‌کند. مثال ساده آن‌که فردی که قدرت تحمل بالایی ندارد معمولا در یک شرکت دولتی مشغول به کار عادی می‌شود.
کارآفرین انگیزه داخلی بالابی برای انجام کار دارد. دقت کنید که اگر فردی دارای انگیزه بسیار قوی برای انجام کاری باشد و آن انگیزه درونی نشده باشد در هر لحظه ممکن است که فرد آن کار را رها کند. نیروی انگیزشی در کارآفرین در درون خود او وجود دارد و تا زنده هست به کار و فعالیت ادامه می‌دهد. تفاوت گرمای زمین و خورشید را مقایسه کنید، اگر خورشید برود زمین سرد خواهد شد اما اگر زمین برود خورشید همچنان گرم خواهد ماند.

آیا همه می‌توانند کارآفرین باشند؟

همه ما می‌توانیم یک کارآفرین باشیم، چه کارمند، چه کشاورز و… در هر پست و مقامی که باشیم در راه انجام فعالیت‌های خود می‌توانیم کارآفرین بوده و ایده های خود برای بهبود انجام کارها را به واقعیت تبدیل کنیم. یک کشاورز می‌تواند با راه اندازی روش‌های جدید کاشت، آبیاری، نگهداری و… کمیت با کیفیت محصولات خود را بالا ببرد. یک کارمند می‌تواند برای انجام فعالیت‌های روزانه و البته در چهارچوب اختیارات خود روش‌های جدیدی را اختیار کند تا انجام کارها برای خود و ارباب‌رجوع سریع‌تر و با کیفیت بالاتری صورت پذیرد.
همان‌طور که مشاهده می‌کنید در تمام مثال‌هایی که آورده شد نوعی ریسک وجود دارد. این ریسک ممکن است باعث از بین رفتن محصول کشاورز شود یا باعث شود تا کارمند توبیخ یا اخراج شود یا سرمایه گذاری آن مهندس یا شرکت به هدر رود. و دست آخر آن‌که مربی تیم ممکن است جایگاه با اعتبار خود را از دست دهد. بنابراین مشاهده می‌کنید که به سادگی می‌توان این نتیجه را گرفت که کارآفرینی بدون ریسک امکان‌پذیر نیست. شاید از همین جمله بتوان فهمید که چرا در کشور ما در میان جوانان کارآفرینی جایگاه والایی ندارد.

چه تفاوتی بین کارآفرین و یک بازرگان با یک مدیر وجود دارد؟

یک کارآفرین به منظور تحقق ایده اش عوامل مورد نیاز مانند زمین، نیروی کار، مواد مصرفی و سرمایه را فراهم آورده و با استفاده از قدرت تصمیم‌گیری، مهارت‌ها و استعدادهای فردی‌اش در طراحی، سازمان دهی، راه اندازی و مدیریت واحد جدید، ایده اش را محقق می‌سازد و از این راه به کسب درآمد می‌پردازد. همچنین در این راه یک عدم موفقیت را به دلیل فعالیت در محیط غیرقابل کنترل و مبهم و با موانع پیش‌بینی نشده می‌پذیرد. از نظر علم اقتصاد، کارآفرین فردی است که با صرف زمان و انرژی لازم، منابع، نیروی کار، مواد اولیه و سایر دارائی ها را به گونه‌ای هماهنگ می‌سازد که ارزش آن‌ها با محصولات حاصل از آن‌ها نسبت به حالت اولیه‌اش افزایش یابد (ایجاد ارزش افزوده کند).
کارآفرین یک سرمایه دار نیست ولی قادر است از سرمایه های راکد به خوبی استفاده کند. او یک مخترع، عالم، متخصص و هنرمند نیست ولی توان بهره برداری مناسب از علم، تخصص و هنر دیگران را دارد. کارآفرینان با مهارتی که در تشخیص فرصت‌ها، موقعیت‌ها و ایجاد حرکت در جهت توسعه این موقعیت‌ها دارند، پیشگامان حقیقی تغییر در اقتصاد و تحولات اجتماعی محسوب می‌شوند. آن‌ها تصدیق می‌کنند که موفقیت و بقاء در چشم‌اندازهای برخواسته از فردا، نیازمند چالاکی، قوه ابتکار و خلاقیت است. علاوه بر این کارآفرینی به ریسک‌پذیری، نوآوری و کنش کارآفرینانه هم نیاز دارد. بر اساس نظریات اقتصادی و تجارب حاصله در اقتصادهای رو به رشد: کارآفرینان موتور محرکه توسعه و رشد اقتصادی محسوب می‌شوند و بالطبع اشتغال زایی یکی از ره آوردهای مهم کارآفرینی می‌باشد.
کارآفرینان نقش کلیدی در توسعه اقتصادی و تحولات اجتماعی دارند. کارآفرینان به عنوان عناصر اصلی در تسریع پیشرفت کشورهای درحال توسعه و در تجدید حیات و استمرار توسعه کشورهای صنعتی مورد توجه و مطالعه بوده‌اند.

کارآفرینی به معنی اداره مشاغل کوچک نیست

برخی از مردم به اشتباه واژه کارآفرین را در معنی صاحب مشاغل کوچک به کار می‌برند. در آمریکا مشاغل کوچک به کارخانه‌هایی گفته می‌شود که کمتر از ۵۰۰ کارمند دارند؛ بنابراین، واژه صاحب مشاغل کوچک به شخصی گفته می‌شود که صاحب حق مالکیت کارخانه‌ای با کمتر از ۵۰۰ کارگر است.
اداره مشاغل کوچک یک نهاد دولتی است که مسئول حمایت از فعالیت‌های مشاغل کوچک است. این نهاد منابع سودمند زیادی برای کسانی که چنین مشاغلی را ایجاد کرده و آن را به خوبی مدیریت می‌کنند ارائه می‌دهد. بر اساس آمارهای سازمان SAB در سال ۲۰۰۰ در آمریکا ۲۴ میلیون شغل کوچک وجود داشته که این تعداد ۴۰% کارخانه‌های آمریکا و %۷۵ تمام مشاغل جدید ایجاد شده است.
بسیاری از کارآفرینان برای مدت کوتاهی صاحبان مشاغل کوچک هستند. اما تمام صاحبان مشاغل کوچک کارآفرین نخواهند شد به عبارت دیگر همه صاحبان مشاغل کوچک وارد یک فعالیت شغلی جدید نمی‌شوند. افراد با خرید کارخانه‌ها صاحب مشاغل کوچک می‌شوند اما بسیاری از این صاحبان مشاغل تمایل دارند مشاغل خود را کوچک نگه دارند و آن‌طور که کارآفرینان عمل می‌کنند شغل‌شان را توسعه ندهند.
این طبیعی است که اعتقاد داشته باشید کارکردن برای خودتان ممکن است بهتر از کارکردن برای دیگران باشد اما حتی اگر شما صاحب شغل نباشید کارکردن در یک کارخانه کوچک متفاوت از کار کردن برای یک کارخانه بزرگ است. یک اختلاف بزرگ در میزان رضایت است. در رأی‌گیری اخیر انجام شده، کارخانه‌هایی با کمتر از ۵۰ کارمند دارای کارمندان راضی‌تری هستند. مشاغل کوچک ضررهایی شامل حقوق کم و امکانات پزشکی و بیمه‌ای کم یا صفر دارند. اما برای اکثر افراد این زبان‌ها با رضایت ناشی از فضای خوب کاری خنثی می‌شود. در مشاغل کوچک از افراد انتظار می‌رود تمام مهارت‌های خود را به نمایش بگذارند. آن‌ها به راحتی می‌توانند ببینند چگونه کارشان روی تبلیغات شرکت اثر می‌گذارد یا چگونه عمل آن‌ها روی سودآوری شرکت مؤثر است.

کارآفرینی به عنوان سبک زندگی

کارآفرین کسی است که بتواند ارزشی را در جامعه خلق نماید؛ چه ارزش مادی، چه ارزش معنوی، سیاسی، فرهنگی یا اجتماعی، بنابراین کارآفرینان اجتماعی کسانی هستند که درصدد شناسایی و رفع نیازهای جامعه‌اند و در این راه از اعتبار اجتماعی خود مایه می‌گذارند و برای رسیدن به هدف و مأموریت خود دست به ایثار و از خودگذشتگی می‌زنند. کارآفرینان سیاسی درصدد شناسایی نیازها و خلأهای سیاسی جامعه هستند و می‌کوشند تا موانع سیاسی موجود را جهت رشد و توسعه جامعه و استقرار عدالت و دموکراسی شناسایی کنند و از سر راه بردارند. البته از طریقی نو و کارآفرینانه.
کارآفرینان فرهنگی افرادی هستند که ارزش‌ها فرهنگی را در جامعه خلق، کشف یا احیا می‌نمایند. در هر صورت هر یک از کارآفرینان اجتماعی، سیاسی و فرهنگی همچون کارآفرینان اقتصادی دائما در جستجوی نیازها و فرصت‌ها هستند تا از طریق خلاقیت، ریسک‌پذیری و رهبری ارزشی را در جامعه ایجاد و خلأ یا نقصی را اصلاح نمایند. می‌توان گفت کارآفرینی یک شغل نیست که فقط در بعد اقتصادی و آن هم در حوزه کسب و کار مطرح باشد بلکه فراتر از آن یعنی یک سبک زندگی با یک فرهنگ است که همواره همراه کارآفرین است و بر تمام شئون زندگی او تأثیر می‌گذارد؛ از جهان‌بینی و ایدئولوژی و انتخاب دین وی گرفته تا انتخاب همسر، شغل و حرفه و روش انجام کارهایش.
لذا کسی که دارای ویژگی‌های کارآفرینانه است الزاما نباید وارد حوزه کسب و کار و بعد اقتصادی کارآفرینی شود. همان‌طور که افراد زیادی در حوزه‌های فرهنگی، اجتماعی و سیاسی فعالیت می‌کنند و دارای ویژگی‌های کارآفرینانه هستند الزاما نباید وارد حوزه کسب و کار و بعد اقتصادی کارآفرینی شوند. همان‌طور که افراد زیادی در حوزه‌های فرهنگی، اجتماعی و سیاسی فعالیت می‌کنند و دارای ویژگی‌های کارآفرینانه هستند ولی صاحب کسب و کاری نیستند یا برعکس افراد زیادی هستند که در موقعیت‌های کارآفرینانه قرار دارند یعنی صاحب کسب و کاری هستند اما رفتار کارآفرینانه ندارند.
لذا یک خانم خانه‌دار، یک محصل، یک نویسنده، یک خبرنگار، یک استاد دانشگاه، یک سیاست‌مدار، یک کارخانه‌دار، یک روحانی، یک تاجر یا یک کارگر می‌تواند رفتار کارآفرینانه داشته باشد یا نداشته باشد. به طورکلی می‌توان گفت کارآفرینان به سبک خاصی زندگی می‌کنند، با عینک خاصی به جهان نگاه می‌کنند و به روش خاصی با مسائل و مشکلات و پدیده‌ها برخورد می‌کنند. آن‌ها یک زندگی کارآفرینانه دارند که ممکن است در این زندگی کسب و کار کارآفرینانه‌ای داشته باشند یا نداشته باشند. مشخصات چنین زندگی ذیلا توضیح داده می‌شود.

زندگی کارآفرینانه

زندگی کارآفرینانه زندگی است که جستجوگری، تکاپو و تلاش مستمر و بی‌وقفه برای رسیدن به کمال، اساس آن است. زندگی‌ای که در آن باید دائما در جستجوی میان‌برها باشی و خلاقیت جوهره آن است. زندگی که هیچ‌گاه به وضع موجود اکتفا نمی‌کند. در حالی که باید با یک چشم به آینده بنگری با چشم دیگر به دنبال شکار ایده ها و فرصت‌ها از گذشته و حال باشی، زندگی که در آن شوق و صراحت و نشاط و صداقت و مثبت‌اندیشی آذوقه راه و سفر است. سفری سخت و خطرناک و مهیج و پایان ناپذیر، در ادامه به ویژگی‌های مهم زندگی کارآفرینانه اشاره می‌شود، در زندگی کارآفرینانه:

• * ارزش فرصت‌ها بسیار بیشتر از ارزش طلاست و در آن امروزت با فردایت یکسان نیست و هر لحظه باید تصمیمی جدی و سرنوشت ساز بگیری.
• * بی‌توجهی به شرایط محیطی، هرلحظه نقاط قوت تو را تبدیل به نقاط ضعف می‌کند. شکست مفهومی دیگر دارد و گاهی باید عمدأ راه اشتباه را طی کنی تا به جواب درست برسی.
• * ارزش‌ها و قواعد آن را همواره باید زیر ذره‌بین قرار دهی و از نو ارزیابی و ارزش‌گذاری کنی.
• * اغلب با حیرت و ابهام همراه است و گاهی با وجود آن‌که هدفی، داری تا رسیدن به آن از آن بی خبری.
• * تا آن‌جا باید احساساتی شوی که منطقت اجازه می‌دهد. در این زندگی باید پازلی را حل کنی که تصویر نهایی آن را ندیده‌ای، با این وجود امیدوار هستی و ندایی از درون همواره تو را به سمت چشم‌انداز هدایت می‌کند.
• * عشق رسیدن به مقصد، خواب را از چشمانت می‌گیرد و برای موفقیت حتما باید اول طعم شکست را بچشی.
• * اگر برای آینده‌ات برنامه ای نداشته باشی دیگران برایت برنامه‌ریزی می‌کنند.
• * برای پول درآوردن اول باید از پول چشم‌پوشی کنی تا بتوانی نانی به کف آری و به غفلت نخوری.
• * موفقیت بذر شکست را با خود نمی‌پاشد، بلکه برعکس شکست‌ها بذر موفقیت را با خود می‌باشند، در آن اساسا شکست به معنی واقعه‌ای است که معیارهای موفقیت با معیارهای رایج سنجیده نمی‌شود.
• * شوخی و مزاح و بازی گاهی جدی‌تر از جدی است و امور بسیار جدی گاهی شوخی‌تر از شوخی است.
• * بیشتر فکر می‌کنی که چگونه فکر کنی.
• * یک سؤال خوب و به جا بهتر از هزار پاسخ خوب و به جا ارزش دارد و بیشتر از آن‌که به موضوع فکر کنی به انتخاب موضوع و تعریف صحیح آن فکر می‌کنی.
• * برای بقا، در کسب و کار باید حرف نویی برای گفتن داشته باشی و بدون خلاقیت محکوم به فنا خواهی بود. ضمن این‌که همواره نگران این هستی که مبادا اختراع‌هایت وسیله‌ای تکامل یافته برای رسیدن به هدفی تکامل نیافته باشد.
• * چیز تازه‌ای به دست نمی‌آید مگر این‌که تازه‌ای برایت کهنه شود. در این زندگی تصور و خیال برتر از دانش است.
• * خلاقیت به معنویت می‌انجامد و معنویت به خلاقیت.
• * خودشناسی یعنی خداشناسی و خودشناسی یعنی آگاهی از کارکرد سیستم فراشناختی ذهن و کنترل آن، در این زندگی است که افراد به فرا آگاهی می‌رسند و با دقت در فهم خود و رسیدن به خویشتن خویش یک ساعت تفکرشان بهتر از سال‌ها عبادت می‌شود.
• * سازمان ها پاسخ‌های درست به سؤال‌های غلط نمی‌دهند و هر مدیر و کارمندی چگونه یاد گرفتن و فراموش کردن را یاد می‌گیرد، در این زندگی سازمان ها می‌دانند که فراتر از کارکنان‌شان نمی‌توانند قدم بردارند و به خوبی یاد گرفته‌اند تا زمانی که به روش‌های قبلی تفکر می‌کنند نمی‌توانند پیش بروند و نمی‌توانند سبک مدیریت و سازمان خود را توسعه و بهبود بخشند.
• * تنها از سمت چپ مغز استفاده نمی‌شود، بلکه سمت راست مغز به طور مستمر و فعال مورد استفاده قرار می‌گیرد و سبک‌های مختلف تفکر به طور آگاهانه انتخاب و در حل مسائل به کار می‌رود.
• * عقل به اندازه‌ای رشد می‌یابد که دست خود را به عاقل‌تر از خود می‌دهد و بعضی اوقات دستش را به دل می‌دهد و می‌گوید از این‌جا به بعد کار من نیست.
• * کل نگری و جزء نگری، محافظه کاری و ریسک‌پذیری، واقعیت‌ها و آرمان‌ها، نظم و نوآوری و بسیاری از این قبیل اضداد، با هم جمع می‌شوند و کارآقریت کامل جمع اضداد نامیده می‌شود.
• * سازمان ها بر اساس شایسته‌سالاری کارکنان خود را انتخاب می‌کنند و از بوروکراسی اداری، مقررات خشک و کنترل سخت‌گیر و جزءنگر و همچنین روابط رسمی و از بالا به پایین و انحصار اطلاعات پرهیز می‌شود.
• * کانون توجه افراد بیشتر به سمت فرصت‌ها هدایت می‌شود تا تهدیدها و با مهارت‌های خاصی تهدیدها به فرصت تبدیل می‌شوند و افراد به خوبی می‌دانند که فرصت‌ها دیر به دست می‌آیند و زود از دست می‌روند.
• * همه کارها به نحو احسن انجام می‌شود حتی اگر آن کار ساختن سنگ لحد باشد و سازمان ها حقیقتا مشتریان خود را دوست دارند و در ارضای نیازهای آن ها اکتفا به اظهارات آن ها نمی‌کنند بلکه در جستجو و کشف نیازهای پنهان مشتریان خود هستند، نیازهایی که مشتریان دارند ولی از آن بی‌خبرند.
• * دیدن یعنی تجربه تفسیر نشده واقعیت، و افراد می‌دانند که گاهی چشم‌ها به دارنده خود دروغ می‌گویند اما خرد خیانت نمی‌کند کسی را که از او پند و اندرز بخواهد، به عبارت دیگر افراد مراقب هستند تا فقط چیزهایی را نبینند که دلشان می‌خواهد ببینند با آمادگی دیدن آن را دارند، بلکه با چشمان خود بدون تعبیر و تفسیر ببینند.
• * مغز مزرعه آخرت است و دروغگو دشمن خدا، ضمیر ناخودآگاه منبع با ارزشی است که ارتباط با آن و استفاده از اطلاعات نهفته در آن یک مهارت محسوب می‌شود، البته مهارتی قابل آموزش.
• * افراد می‌دانند که نمی‌توانند باد را کنترل کنند اما می‌توانند بادادنشان را تنظیم کنند و با پوست و گوشت و استخوان معنی این جمله را درک کرده‌اند که در بند آنی که در پی آنی.
• * کارآفرینان گاهی تقلید را بدتر از اشتباه می‌دانند و برعکس دیگران، اگر به حد کافی به مشکل نزدیک شوند خود را قسمتی از مشکل نمی‌بینند، چون با ذهنی آگاه مسائل و مشکلات را شناسایی و تعریف کرده‌اند.
• * حتما حق با اکثریت نیست و وقتی همه بر ضد شما هستند شما یا کاملا برحق هستید یا کاملا در اشتباه.
• * معیار موفقیت در کسب و کار با معیارهای رایج تفاوت دارد یعنی اگر پولی از کارتان به دست نیاورید تا زمانی که کاری را انجام می دهید که آن را دوست دارید یک موفق حقیقی محسوب می‌شوید و گاهی در این زندگی می‌توانید بدون سخت کار کردن، شرافتمندانه پولدار شوید.
• * همواره باید در تلاش برای تشخیص و تفکیک واقعیت‌ها از واقعیت نماها بود و جایی که مدارا درشتی باشد، درشتی باید کرد و جایی که عقل به کار ناید دیوانگی.
• * کسی از ریسک‌های معقول و متوسط نمی‌ترسد چون همه برای بارش باران دعا کرده‌اند لذا از رعد و برق یکه نمی‌خورند. آن‌ها فقط وقتی جهت و مسیری موجود باشد حرکت نمی‌کنند بلکه خیلی اوقات صرفا حرکت می‌کنند تا یک جهت و مسیری را تولید کنند. آن‌ها می‌گویند: تو پای در راه بنه هیچ مگوی خود راه گویدت چون باید رفت.
• * تولید راه های جدید از انتخاب راه های موجود مهم‌تر است و علاوه بر درست بودن موضوعات، به پر مایگی آن‌ها نیز توجه می‌شود لذا فقط به قسمت‌های “آه” به موضوعات توجه نمی‌شود بلکه قسمت “وه” آن‌ها نیز اهمیت خاصی دارد.
• * هیچ کس به هیچ چیز بسنده نمی‌کند و کسی را پیدا نمی‌کنی که بجوید و بلاخره نیابد، اما به یافته‌ها نیز اکتفاء نمی‌شود.
• * ترتیب امور مهم نیست بلکه نتیجه کار اهمیت دارد و طبقه‌بندی، علامت‌گذاری و تعاریف پدیده ها ثبات و اهمیت چندانی ندارد یا به عبارت دیگر برای پدیده ها یک جامه برای همیشه دوخته نمی‌شود، بلکه با تفکر خلاق مرتب جامه آن‌ها دریده می‌شود.
• * همه افراد فرایند خلاقیت را طی کرده‌اند و به خوبی می‌دانند که چه وقت و چطور از ضمیر ناخودآگاه خود استفاده کنند. آن‌ها می‌دانند که ضمیر ناخودآگاه، حقایق، داده ها آثار و نشانه‌های زیادی را از محیط دریافت می‌کند که ضمیر آگاه به دلیل قالب‌های ذهنی به آن‌ها بی‌توجه است و از این منبع به نحو احسن استفاده می‌کنند.
• * هیچ چیز مثل سودمندترین و درست‌ترین منبع برای خلاقیت نیست و افراد به خوبی می‌دانند که خیلی چیزها قبل از این‌که خواص‌شان شناخته شود، چیزهای بی‌ارزشی بوده‌اند و لذا از چیزهایی که در حال حاضر بی‌ارزش تلقی می‌شوند بی‌تفاوت و به راحتی نمی‌گذرند و لذا قادرند چیزهای با ارزشی از هیچ ایجاد کنند.
• * ریشخند کردن، طعنه زدن و چوب‌کاری کردن را کمتر می‌بینید و از بی‌انصافی، خودخواهی و احساس زرنگی کردن دیگران بیشتر در امانید. یکی از نشانه‌های بارز این زندگی نشاط است که موجب از بین رفتن افسردگی و بدبینی و غم و ترس می‌شود.
• * به سبب تفکر مثبت، از بد زبانی، تهمت و بی‌حرمتی به مقدسات افراد پرهیز می‌شود و از عصبانیت، کینه‌توزی، آزار و انتقام خبری نیست.
• * افراد مشغول ریزبینی و نکوهش و قضاوت دیگران نیستند. در سبک‌های زندگی دیگر، افراد چیزهایی را می‌بینند و می‌گویند “چرا؟” اما در زندگی کارآفرینانه افراد یاد می‌گیرند که چیزهایی که هرگز وجود نداشته است را ببینند و بگویند “چرا که نه؟”
• * باید چراهای دوران کودکی را دوباره آغاز کنید، اما نه در مورد چیزهای ناشناخته بلکه در امور بدیهی؛ تحلیل امور عادی، احتیاج به ذهنی غیر عادی دارد. کشف ناشناخته‌ها، عملی جسورانه است اما از آن جسورانه‌تر زیر سؤال بردن ناشناخته‌ها است.
• * مغز انسان به مثابه یک سیستم انبارداری است که همواره اولین خروجی از آن، اولین ورودی به آن است که کار نمی‌کند بلکه قابل تغییر و کنترل است.
• * اولین نگاه به موضوعات و پدیده‌ها به معنی درست‌ترین نگاه و بهترین موضع نیست، بلکه در هر نفس جهان نو می‌شود، بهار و خزان توأمند و بهار در اوج این زندگی مصداق واقعی بیت زیر خواهی شد: سبزه گردی، تازه گردی در نویی / گر تو خاک اسب جبرئیلی شوی.
• * بازی و بازی گوشی فقط اختصاص به بچه‌ها ندارد و خیال‌پردازی به معنی وقت تلف کردن یا تنبلی و دیوانگی نیست و همچنان که جدی بودن یک ارزش است، شوخی و تفریح و مزاح هم با ارزش است.
• * هر مشکلی با پول و تفکر علمی حل نمی‌شود و همچنان که عقل و منطق و عملگرایی و عدد و رقم و محاسبه خوب است، احساس و هیجان و بصیرت و کشف و شهود هم لازم است، چون می‌دانی که نو ز کجا می‌رسد کهنه کجا می‌رود، گرنه ورای نظر عالم بی‌منتهاست.
• * خلاقیت شرط انسانیت است.
• * افراد در فرایند امکان سنجی ایده هایشان دچار وسوسه اقتصادی نمی‌شوند و قبل از این‌که مسائل فنی و امور مربوط به بازار طرح هایشان را بررسی کنند، مسائل مالی و اقتصادی را مطرح نمی‌کنند. آن‌ها اگر پنج ساعت برای قطع درختی وقت داشته باشند، چهار ساعت و نیم آن را صرف تیز کردن تبرشان می‌کنند.
• * اموری که افراد درباره آن‌ها تعصب به خرج می‌دهند، بدون چون و چرا پذیرفته نشده‌اند. در این زندگی مردم یک عمر بدبختی نمی‌کشند تا به دیگران ثابت کنند خوشبختند.
• * ریسک معقول و حساب شده جایگاه خاصی دارد.
• * افراد کارهایی را که ضرر ندارد انجام می‌دهند چون ممکن است سود داشته باشد و کارهایی را که سودی ندارند انجام نمی‌دهند چون ممکن است ضرر داشته باشد. اما در مورد کارهایی که به ضرر دارد و نه سود یا هم ضرر دارد و هم سود، بررسی و مشورت می‌کنند.
• * افراد بیشتر از آن‌که به قدرت نیاز داشته باشند، به موفقیت نیاز دارند و لذا می‌کوشند کارهایشان را به بهترین وجه انجام دهند، در این راه به استانداردها و انتظارات و رضایت دیگران اکتفاء نمی‌کنند.
• * افراد به هنگام مواجه شدن با مشکلات، علت آن را ابتدا در خود جستجو می‌کنند نه در دیگران یا محیط.
• * پیشقدم بودن در امور سخت و پیچیده بسیار مورد توجه است.
• * افراد خودانگیخته بار می‌آیند و از کاری که به آن مشغولند انگیزه می‌گیرند نه از محیط، پول یا دیگران.
• * هر چه سن بیشتر می‌شود خلاقیت و کارآفرینی افزوده می‌شود چون با مهارت‌های فکری که افراد پیدا می‌کنند قادر می‌شوند تجربه‌هایشان را به امور دیگر تعمیم ندهند.
• * افراد متوجه می‌شوند که اگر کارها را با یقین شروع کنند در پایان به شک می‌رسند، اما اگر با شک شروع کنند به یقین خواهند رسید و به خوبی فهمیده‌اند که شک منزلگاه خوبی نیست بلکه یک سکوی پرش مناسب است.

زندگی کارآفرینانه مثل رانندگی با سرعت بالا در جاده یخبندان است، زندگی که هر کس پا در آن بگذارد سنگ‌های زیادی از همه سو به طرفش پرتاب می‌شود: سنگ‌هایی از طرف همه کسانی که کلیشه‌ای فکر می‌کنند. اما اگر کسی با این سیک آشنا شده باشد و آن را پذیرفته باشد به مرور یاد می‌گیرد که چطور با این سنگ‌ها خانه بسازد، خانه‌ای که وقتی ستون‌های آن زده شد همه مخالفین برای نوشتن نام خود بر سر در آن به صف می‌شوند.
در زندگی کارآفرینانه افراد منتظر نمی‌مانند که ایده طلایی به ذهن‌شان خطور کند یا جرقه‌ای سهمگین و پر تلالو در ذهن‌شان زده شود و بعد کار را شروع کنند بلکه کار را با ایده ای نسبتا کوچک که تنها بتواند آن‌ها را در آغاز کار از خطر محفوظ دارد شروع می‌کنند تا بتوانند به تدریج آن را بزرگ و بزرگ‌تر و کامل و کامل‌تر نمایند. در این زندگی به لباس‌های کهنه وصله نو دوخته نمی‌شود. کارآفرینی یک سبک زندگی است.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

کیفیت و مدیریت کیفیت، بیش از دو دهه از واژه‌های کلیدی در دنیای کسب و کار بودند. مشاوران بسیاری در این زمینه مشغول به کار شدند و سازمان ها و حتی صنایع جدیدی مانند «جامعه کیفیت و شش سیگمای آمریکا»، در این زمینه ایجاد شدند. مفهوم کیفیت در کسب و کار بیشتر بر صرفه‌جویی و درآمد مضاعفی که سازمان ها می‌توانند با حذف خطاها در عملیات و در نتیجه تولید کالا و ارائه خدمات در بهینه‌ترین سطح مطلوب مشتری کسب کنند، متمرکز است.
خطاها می‌توانند به هر شکلی باشند – برای مثال، تولید تعداد اشتباهی از قطعات، ارسال صورت وضعیت به مشتریانی که حساب‌هایشان را بسته‌اند با ارسال صورتحساب اشتباه به یک مشتری. معمولا همه این خطاها اتفاق می‌افتند و هزینه ناشی از آن‌ها ناچیز به نظر می‌آید. اما با گذشت زمان، زمانی که خطاها مرتبا تکرار می‌شوند، هزینه ها بالا می‌رود بنابراین حذف این خطاها می‌تواند به صورت قابل توجهی درآمد یک کسب و کار را | افزایش دهد. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

کیفیت چیست؟

طبق تعریف «جامعه کیفیت آمریکا»، کیفیت را می‌توان به روش‌های زیر تعریف کرد:

• * بر مبنای انتظارات مشتری از طراحی کالا / خدمات و این‌که طراحی چقدر با مشخصات اولیه مطابقت دارد.
• * توانایی یک کالا / خدمت برای ارضای نیازهایی که به صورت مستقیم یا ضمنی بیان شده‌است.
• * آن‌چه با پیروی از الزامات مشخص سازمان به دست می‌آید.

سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

سیستم مدیریت کیفیت، یک تکنیک مدیریتی برای انتقال نیازمندی‌های تولید کالا / خدمات با کیفیت مطلوب به کارمندان، و اثرگذاری بر فعالیت آن‌ها در تکمیل کارها مطابق معیارهای کیفیت است.

هدف سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

• * ایجاد یک چشم‌انداز برای کارمندان
• * تعریف استاندارد برای کارمندان
• * ایجاد انگیزش در سازمان
• * تعیین هدف برای کارمندان
• * کمک به جلوگیری از مقاومت در مقابل تغییر
• * کمک به جهت‌دهی به فرهنگ سازمانی

چرا کیفیت مهم است؟

سطحی که سازمان شما می‌تواند با یک قیمت رقابتی کالایی با خدمتی را با کیفیتی بیشتر از رقبا تولید کند می‌تواند همان میزان موفقیت تجاری شما باشد. زمانی که کیفیت، یکی از ارکان موفقیت شرکت باشد، سیستم های مدیریت کیفیت کمک می‌کنند که سازمان ها به سطح کیفیت مورد نیاز برسند، الزامات کیفی مشتری را برآورده و کارمندان را از طریق برنامه های رقابتی حفظ کنند و همواره از به روزترین فناوری ها استفاده نمایند.

تاریخ‌چه جنبش کیفیت

در دهه ۱۹۵۰، شرکت‌های ژاپنی متوجه سود حاصل از تمرکز بر کیفیت در سازمان هایشان شدند و از یک آمریکایی به نام ادواردز دمینگ درخواست کمک کردند که وی به دلیل کمک به شرکت‌های ژاپنی در جنبش کیفیت، اعتبار یافته است. روش‌های دمینگ، شامل کنترل آماری فرایند (SPC) و تکنیک های حل مسأله، توانستند در سازمان هایی که نیاز به تولید کالاها یا خدمات کیفی‌تر داشتند، یک نیروی محرکه برای تغییر نگرش افراد ایجاد کنند.
دمینگ روش ۱۴ امتیازی خود را برای آموزش ارتقای کیفیت در سازمان به مدیران ایجاد کرد. وی عقیده داشت که ۸۵ درصد از تمامی مشکلات مربوط به کیفیت، ناشی از اشتباهات مدیران است و برای پیشرفت، مدیران باید رهبری را بر عهده گرفته و منابع و سیستم های لازم را فراهم می‌نمودند. برای مثال، نمی‌توان انتظار داشت که وقتی به مأموران خرید شرکت، ابزارهای لازم برای فهم الزامات کیفی مواد داده نشده باشد، کیفیت مستمر را در مواد ورودی مشاهده کرد. مأموران خرید باید کاملا با چگونگی ارزیابی کیفیت کالاها و خدمات ورودی و الزامات کیفی آن‌ها آشنایی داشته باشند و همچنین بتوانند این الزامات را به تأمین کنندگان منتقل نمایند. در یک سیستم مدیریت کیفیت که به خوبی مدیریت می‌شود، مأموران خرید باید از نزدیک با تأمین کنندگان تعامل داشته باشند و به آن‌ها کمک کنند که کیفیت لازم را به حد متناسب و فراتر از آن برسانند.
طبق نظر دمینگ، سیستم های مدیریت کیفیت باید بتواند دو مفهوم متفاوت از بهبود فرایند را پوشش دهند: (۱) علل معمول (سیستماتیک) ایجاد خطاها و (۲) علل خاص ایجاد خطا. علل معمول مربوط به انبوه پرسنل ماشین آلات یا کالاهاست اما علل خاص مربوط به تک‌تک کارمندان یا تجهیزات خاص می‌باشد. علل سیستماتیک ایجاد خطاها شامل طراحی ضعیف کالا / خدمت، مواد نامناسب، اسناد نامناسب بارگیری و شرایط ضعیف فیزیکی و علل خاص شامل کمبود آموزش‌های مهارت‌های لازم، مواد ورودی با کیفیت نامناسب یا خرابی دستگاه‌ها می‌باشد.
یکی دیگر از افراد تأثیرگذار در توسعه کنترل کیفیت، جوزف ام، یوران بود که مانند دمینگ با کار در سازمان های ژاپنی متمرکز بر کیفیت، مشهور شده بود. او مؤسسه یوران را نیز در سال ۱۹۷۹ تأسیس کرد که اهدافش متمرکز بر کمک به سازمان های دیگر برای افزایش کیفیت کالاها یا خدمات‌شان بود.
یوران کیفیت را «مناسب بودن برای استفاده» معرفی می‌کرد. به این معنا که کاربران کالاها / خدمات باید بدون نگرانی از خرابی با مشکل، ۱۰۰ درصد اوقات به آن کالا / خدمت اطمینان داشته باشند. در این صورت، می‌توان گفت که کالا برای استفاده مناسب است.
کیفیت طراحی را می‌توان این گونه تعریف کرد: آن‌چه می‌تواند میان یک ژیان و یک مرسدس بنز تفاوت ایجاد کند، یعنی مفهوم طراحی و مشخصات آن. کیفیت کالا یا خدمت تنها به اندازه طراحی آن می‌تواند خوب باشد. بنابراین مهم است که کیفیت در فرایند طراحی مورد توجه قرار گیرد و علاوه بر آن به مشکلاتی که ممکن است برای تولید این کالا / خدمت برای رسیدن به حد کیفی مورد نظر وجود داشته باشد، توجه کرد.
کیفیت انطباق به قابلیتی گفته می‌شود که بتوان هر ویژگی از یک کالا / خدمت را در هر بار تولید با همان کیفیت که در طراحی در نظر گرفته شده است تولید کرد. این مسئولیت بر عهده طراحان فرایندهای تولید، نیروی کار و آموزش آن‌ها، سرکارگرها و جدیت آن‌ها در برنامه آزمون محصولات است. در دسترس بودن عبارت است از آزادی فرایند از مشکلاتی که در فرایند از هم گسیختگی ایجاد می‌کنند. این ویژگی را می‌توان با میزان تواتر یا احتمال ایجاد ضایعات در فرایند سنجید یک زمان انجام دهد و مجبور باشد کیفیت هر دو کالا خدمت را نیز حفظ کند.
ایمنی، براساس توصیف جوران، با میزان ریسک آسیب دیدگی در اثر استفاده از کالا سنجیده می‌شود. برای مثال، حتی اگر یک کالا / خدمت تمام انتظارات و استانداردهای کیفیت را داشته باشد، اما همچنان خطر آسیب بر اثر استفاده نادرست آن وجود داشته باشد، نمی‌توان آن کالا را یک کالای با کیفیت خیلی بالا محسوب کرد.
کاربرد عملی نشان دهنده توانایی کالا در ارضای نیازهای کاربر نهایی با وضعیت و چگونگی مورد انتظار است که شامل بسته‌بندی، حمل، انبار و قابلیت ارائه خدمات در محل و سرعت نیز می‌شود. علاوه بر این یوران یک رویکرد جامع کیفیت ایجاد کرد که چرخه حیات کالا خدمت را از مرحله طراحی تا روابط مشتری و تمام مراحل مابین آن‌ها گسترش داد. یوران سازمان ها را راهنمایی می‌کرد که تمام فرایندها و رویه‌هایشان را از دیدگاه کیفیت بشکنند و مناسب بودن برای استفاده را در هریک از آن‌ها بسنجند. زمانی که این کار در سازمان انجام شود، سازمان می‌تواند تغییرات را براساس مدل مناسب بودن برای استفاده آغاز کند.

انقلاب کیفیت به آمریکا می‌آید

حرکت به سمت کیفیت بیشتر، در صنعت آمریکا در دهه ۱۹۸۰ با دنباله روی از صنایع ژاپنی آغاز شد. شرکت‌های ژاپنی با تولید کالاها و خدمات با کیفیت‌تر و ضایعات کمتر، به صورت چشم‌گیری از شرکت‌های آمریکایی پیشی گرفتند. شرکت فورد اولین شرکتی بود که از دمینگ دعوت کرد تا به آن‌ها در تبدیل شرکت به یک شرکت مبتنی بر کیفیت کمک کند. در نتیجه، فورد توانست بیش از هر شرکت دیگری در صنعت خودروسازی به استانداردهای کیفیت دست یابد و با وجودی که رونق بازار خودرو در اواخر دهه ۸۰ کمتر شده بود، فورد توانست فروش خود را به صورت قابل ملاحظه‌ای افزایش دهد، شرکت فورد به کمک استانداردهایی که برای کیفیت بالا تدوین کرده بود، توانست فروش سالیانه تاوروس خود را از هوندا آکورد بالاتر ببرد. کنگره آمریکا با توجه به نیاز شرکت‌های آمریکایی به افزایش کیفیت، جایزه ملی کیفیت مالکوم بریج را با الگوبرداری از مدل جایزه ژاپنی دمینگ بنا نهاد.
این اقدام باعث شد، منابعی که کسب و کارهای آمریکایی برای بهبود کیفیت تخصیص می‌دادند، افزایش یابد و در طی ۱۰ سال، شرکت آمریکایی فلوریدا پاور اند لایت توانست جایزه کیفیت دمینگ را نیز نصیب خود کند.
از ابتدای دهه ۸۰ و در ادامه آن در قرن بیست و یکم، موضوع کیفیت در همه صنایع و تقریبا در همه سازمان ها در آمریکا مطرح شد. جنبش کیفیت در تولید آغاز و سپس به صنایع خدماتی کشیده شد. در ابتدا انتظار نمی‌رفت که بتوان سیستم های کیفیت را به سادگی از صنایع تولیدی به صنایع خدماتی انتقال داد اما امروزه این صنایع با پیاده سازی برنامه های کیفی، درآمدهای هنگفتی به دست آورده‌اند. در تاریخ جنیش کیفیت، رویکردهای مختلفی برای کیفیت به وجود آمد و حتی سازمان های متعددی تنها برای تنظیم استانداردهای کیفیت به وجود آمدند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

سیستم های استاندارد

ISO 9000 مجموعه‌ای از استانداردهای سیستم های مدیریت کیفیت QMS است که توسط سازمان بین المللی استاندارد – متشکل از ۱۳۲ سازمان ملی استاندارد – ایجاد شده است. استانداردهای ISO 9000 مربوط به کالا یا خدمات خاصی نیستند بلکه به فرایندهایی اختصاص دارند که این کالاها و خدمات را تولید می‌کنند. این استانداردها عمومی هستند تا در هر صنعت تولیدی یا خدماتی در دنیا بتوان از آن استفاده کرد.
سازمانی که بخواهد گواهی ISO داشته باشد، باید تمامی معیارهای ذکر شده در استاندارد ISO را رعایت کند و توسط یک ممیز ISO به صورت کامل ممیزی شود. در برخی از صنایع، داشتن گواهی ISO اجباری شده است: برای مثال برخی صنایع بزرگ از تمام تأمین کنندگان‌شان می‌خواهند که ISO داشته باشند.
با وجودی که گواهی ISO از احترام خاصی برخوردار است، اگر در صنعت خاص شما گرایش به سمت آن وجود نداشته باشد، هزینه های دریافت گواهی ممکن است برای بسیاری از مدیران وحشت‌آور باشد. اما می‌توان بدون استفاده از گواهی ISO و با یک سیستم کیفیت که به خوبی طراحی شده باشد، به حد مطلوب کیفیت در سازمان دست پیدا کرد.
– QS 9000 که در سال ۱۹۹۴ منتشر شد، استانداردی برگرفته از ISO  ۹۰۰۰ برای تأمین کنندگان سه تولید کننده بزرگ خودرو: دایملر کرایسلر، فورد و جنرال موتورز می‌باشد. این استاندارد سیستم مدیریت کیفیت شامل استاندارد ISO  ۹۰۰۰: ۱۹۹۴ به صورت کامل، تمام الزامات مشتری در حیطه خودروسازی، سه  تولید کننده ذکر شده و سایر تولیدکنندگان تجهیزات است.

مدیریت کیفیت فراگیر (TQM)

مدیریت کیفیت فراگیر یک روش مدیریتی است که بر کیفیت در هر جنبه کسب و کار و در همه جای سازمان تمرکز دارد و هدف آن افزایش کیفیت کالاها / خدمات در بلند مدت است. مدیریت کیفیت فراگیر، هر فرایند یا فعالیت را به اجزای کوچک‌تر می‌شکند و تأکید می‌کند که هر یک از این اجزا می‌توانند از کیفیت و بهره‌وری سازمان کم کنند یا به آن بیفزایند.
نقش مدیریت در مدیریت کیفیت فراگیر آن است که بر مبنای نیازهای ذی‌نفعان و مشتریان و مطابق با اهداف تجاری سازمان، یک راهبرد کیفیت انعطاف‌پذیر تعریف کند که بتوان از آن در هر واحدی استفاده کرد. پس از تعریف این راهبرد باید آن را به عنوان نیروی محرکه در سازمان گسترش داد و آن را در تمام سطوح منتشر کرد تا در سازمان مؤثر واقع شود.
راهبرد مدیریت کیفیت فراگیر به منظور ایجاد راهبردهای بهبود برای حل مشکلات وضعیت و چگونگی و ارائه پیشنهادهای بهبود، شامل برخی مدل های تفویض اختیار به کارکنان نیز هست که معمولا به صورت واحدی یا بین تیمی می‌باشد.

بهبود کیفیت مستمر (CQI)

بهبود کیفیت مستمر به عنوان یک رویکرد متفاوت به کیفیت و سیستم های وضعیت و چگونگی وارد عرصه تولید شد. بهبود کیفیت مستمر مانند سایر روش‌ها، بر ایجاد یک فرهنگ کیفیت سازمانی تمرکز ندارد بلکه بیشتر اصرار دارد که فرایند بهبود کیفیت توسط تیم ها یا گروه‌هایی انجام شود که با رسیدن به اهداف کیفیت، مورد تشویق و پاداش قرار گیرند. پیاده‌سازی بهبود کیفیت مستمر یک سیستم کیفیت را به وجود می‌آورد که هیچ‌گاه ارضاء نمی‌شود و در جهت ایجاد نوآوری مستمر در فرایندها می‌کوشد تا بتواند با حذف فعالیت‌های زمان بر با ارزش افزوده کم، کارها، فرایندها و سیستم ها را بهبود دهد. این صرفه‌جویی در زمان و منابع را می‌توان صرف برنامه ریزی و مشارکت بیشتر نمود.
از بهبود کیفیت مستمر می‌توان در صنایع مختلفی استفاده کرد. برای مثال در خدمات درمانی و سایر بخش‌های خدماتی روی FOCUS – PDCA کار شده است:

Find – یافتن یک فرایند برای بهبود

Organize – سازمان دهی برای بهبود یک فرایند

Clarify – شفاف سازی آن‌چه که شناخته شده است

Understand – درک انحرافات

Select – انتخاب یک بهبود برای فرایند

سپس حرکت به سوی طرح بهبود فرایند

Plan – ایجاد یک برنامه زمانی، شامل همه منابع، فعالیت‌ها، ضرب الاجل‌ها و آموزش‌های مورد نیاز کارمندان

Do – اجرای طرح و جمع‌آوری داده ها

Check – تحلیل دستاوردهای فرایند

Act – اقدام بر اساس آن‌چه آموخته شده است و شناسایی گام‌های بعدی

Foucus – PDCA یک سیستم ساده برای ارتباط مدیریت با تیم هاست و کمک می‌کند که آن‌ها سازمان یافته و طبق برنامه باقی بمانند و نتایج نهایی را فراموش نکنند. آن طور که به تجربه ثابت شده است، این سیستم برای رویکرد تیمی بهبود کیفیت مستمر بسیار موفقیت آمیز بوده است.

شش سیگما

شش سیگما به عنوان روشی برای اندازه‌گیری و بهبود فرایندهای تولیدی با تولید بالا توسط شرکت موتورولا در دهه ۱۹۸۰ ابداع شد. هدف کلی این روش، سنجش و کاهش ضایعات از طریق دست‌یابی به نتایجی نزدیک به ایده آل بود. عبارت شش سیگما به یک روش سنجش آماری اشاره دارد که کمتر از ۳٫۴ خطا در یک میلیون دارد. شرکت‌های زیادی از جمله جنرال الکتریک، فورد، دایملر کرایسلر و … از شش سیگما استفاده کرده‌اند و توانسته‌اند میلیاردها دلار ذخیره کنند.

معرفی کتاب شش سیگما در حاشیه

شش سیگما یک روش مبتنی بر آمار برای بهبود فرایند است که از ابزارهای بسیاری از جمله کنترل کیفیت آماری SPC، مدیریت کیفیت فراگیر TQM و طراحی آزمایش‌ها DOE استفاده می‌کند. این روش را می‌توان با سایر سیستم ها و اقدامات مانند طراحی محصول جدید، برنامه ریزی مواد لازم MRP و کنترل موجودی به هنگام JIT نیز به کار برد. شش سیگما ابتدا سیستمی برای فرایندهای تولیدی محسوب می‌شد ولی امروزه ثابت شده است که در فرایندهای غیر تولیدی مانند حسابداری، مالی، بازاریابی و سیستم های اطلاعاتی نیز موفقیت آمیز بوده است.
در نگاه اول ممکن است ساختاربندی قوی شش سیگما، در رابطه با تحلیل فرایندهایی که مانند فرایندهای تولیدی استاندارد و تکراری نیستند ناکارآمد جلوه کند اما تئوری منعطف شش سیگما مناسب با هر فرایندی است. اگرچه بسیاری از درس‌هایی که در خطوط تولید یاد گرفته می‌شوند، قابل تعمیم به سایر فرایندها نیز هستند.

در موارد زیر گام‌های شش سیگما به صورت کلی ذکر شده است:

۱- شکستن فرایند کسب و کار به گام‌های مجزا

۲- تعریف ضایعات موجود

۳- اندازه‌گیری تعداد ضایعات

۴- تعیین علت ریشه‌ای

۵- اعمال تغییرات برای بهبود

۶- اندازه‌گیری مجدد

۷- در نظر گرفتن اهداف بلند مدت

عناصر یک سیستم کیفیت

عناصر مختلفی برای یک سیستم کیفیت وجود دارند و هر سازمان می‌تواند سیستم منحصر به فرد خود را داشته باشد. مهم‌ترین عناصر یک سیستم کیفیت عبارت‌اند از مدیریت فعال، طراحی سیستم کیفیت، مشتریان، خرید، آموزش، آمار، ممیزی و فناوری.

مدیریت فعال

کل فرایند کیفیت، از زمان آغاز، مانند هر واحد دیگری در سازمان از جمله بازاریابی و امور مالی، یک جزء پویا از سازمان است که نیازمند تمرکز مستمر مدیریت می‌باشد. پیاده سازی و مدیریت یک سیستم موفق کیفیت طیف وسیعی از مسائل را در بردارد که باید به صورت مستمر به آن‌ها پرداخته شود.
چشم انداز و ارزش‌ها: تعریف صحیح چشم‌انداز و بیانیه ارزش‌ها، نقطه شروع مدیریت و رهبری فرایند است. مهم نیست که یک سازمان بخواهد رضایت مشتری را افزایش دهد یا به ضایعات صفر برسد، در هر صورت ار این بیانیه به منظور تأکید بر اهمیت سیستم کیفیت و ایجاد انگیزه برای اعمال تغییرات استفاده می‌شود. این واقعیت که چشم‌انداز و ارزش‌ها در سازمان اعلان عمومی شود و همه افراد مشارکت کننده آن‌ها را بدانند، بیشتر از شکل خود چشم‌انداز و ارزش‌ها اهمیت دارد. چشم‌انداز و بیانیه ارزش‌ها، نیروی محرکه برای شکل‌گیری فرهنگی هستند که برای حرکت به سوی وضعیت و چگونگی در سازمان به آن نیاز داریم. این محتویات بیانیه ارزش‌ها نیست که کیفیت را برای کالاها و خدمات به وجود می‌آورد، بلکه افراد و فرایندها هستند که تغییر در کیفیت را به وجود می‌آورند. بیانیه چشم‌انداز و ارزش‌ها در ایجاد دستورالعملی برای کلیه فرایندهای مدیریت سیستم چگونگی و وضعیت بسیار اهمیت دارند.

تهیه برنامه: برنامه سیستم کیفیت برای هر سازمانی متفاوت است اما ویژگی‌های مشترکی نیز میان آن‌ها وجود دارد. در هر برنامه سیستم کیفیت:

• * باید اهدافی واضح و قابل اندازه‌گیری وجود داشته باشد.
• * منابع مالی برای پیشبرد کیفیت وجود داشته باشد.
• * برنامه کیفیت همسو با چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان باشد

علاوه بر این، برنامه سیستم کیفیت ممکن است شامل پروژه های آزمایشی باشد که مستلزم راه اندازی پروژه های کیفی کوچکی در داخل سازمان است. بدین وسیله مدیریت می‌تواند میزان مقبولیت سیستم کیفیت را در سازمان بسنجد، از اشتباهات درس بگیرد و اطمینان بیشتری در اجرای فراگیر سیستم کیفیت در سازمان داشته باشد. برنامه باید در اعطای اختیارات به کارمندان انعطاف‌پذیر باشد چون همان طور که نشان داده شد، موفق‌ترین سیستم های کیفیت به کارمندان در همه سطوح اجازه فراهم کردن ورودی را می‌دهند.
ارتباطات: در میان گذاشتن مفهوم تغییر با کارمندان، خصوصا برای حرکت به سوی کیفیت بالاتر، بسیار چالش برانگیز است. با این حال فرایند ارتباطات برای رهبران شرکت جهت پیشروی سازمان، یکی از ابزارهای اصلی محسوب می‌شود. ارتباطات، پیوند اصلی میان مدیریت، کارمندان، مشتریان و ذی‌نفعان است. این خطوط ارتباطی یک حس همکاری و همدلی میان افراد شرکت کننده ایجاد می‌کند و به حفظ یک نیروی محرکه تا تکمیل موفق اهداف بلند مدت کیفیت کمک می‌کند.
علاوه بر این، سیستم های ارتباطی به کارمندان اجازه می‌دهند بازخورد بدهند و راه حل‌های قابل اجرایی را برای مشکلاتی که سازمان با آن‌ها روبرو می‌شود، ارائه دهند. مدیریت باید اجازه دهد این ارتباطات به صورت رسمی و غیررسمی به عنوان مثال از طریق برگه‌های پیشنهاد یا میزگردهای بازخورد صورت پذیرد.
مسئولیت پرورش فرهنگی که برای ارتباطات، ارزش قائل باشد، بر عهده مدیریت ارشد سازمان می‌باشد. آن‌ها به تنهایی باید تضمین نمایند که اهداف سازمان به خوبی منتقل می‌شود همچنین مسئول راه اندازی سیستم انتقادات و پیشنهادها در میان کارمندان نیز محسوب می‌شوند.
پاداش و تشویق: سیستم پاداش و تشویق یکی از روش‌های مؤثر در انگیزش کارمندان برای رسیدن به موفقیت در چگونگی است. پاداش و تشویق در پایان روز به کارمندان نشان می‌دهد که مدیریت دقیق برای رسیدن به چه هدفی تلاش می‌کند. این خود نوعی روش ارتباطی نیز می‌باشد: روشی ملموس که مدیریت ارشد به کار می‌گیرد تا اهمیت کیفیت را به کارمندان منتقل کند. پاداش ممکن است به صورت فردی با گروهی داده شود. سیستم تشویق ممکن است شکل‌های مختلفی داشته باشد و این وظیفه مدیریت است که تضمین کند این نوع برنامه هم راستا با اهداف سیستم کیفیت و اهداف سازمان است. سازمان ها طبق تجربه نشان داده‌اند که بهترین و به صرفه‌ترین برنامه های پاداش و تشویق آن‌هایی هستند که در مقابل برآورده ساختن الزامات و معیارهای خاصی اعطا می‌گردند. این برنامه ها انگیزه لازم را به مدیران می‌دهند  و آن‌ها نیز کارمندان‌شان را تشویق می‌کنند که برای دست‌یابی به اهداف تعیین شده تلاش کنند.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

( کسب و کار ، فناوری اطلاعات و داده ها ) می‌توان گفت که ایمیل وسیله ارزشمندی است که در محیط کسب و کار امروز جایگاه مطمئنی برای خود یافته است، ولی نباید از محدودیت‌های آن از لحاظ امنیت، دزدی و فیلترینگ غافل شد. با استفاده از ایمیل نه تنها شرکت خود را در معرض خطر قرار می‌دهد بلکه جرائم رایانه ای، تروریسم مجازی و ویروس‌ها نیز تهدیدی برای سیستم عامل های کسب و کار شما هستند.
دارایی‌های فکری ارزشمندترین بخش هر کسب و کارند و به این دلیل که از نوع دارائی‌های غیرقابل لمس هستند، محافظت از آن‌ها دشوار است. رایانه ها و برنامه های نرم افزاری، نه تنها روش‌های اثربخشی برای برقراری ارتباط در اختیار ما می‌گذارند، بلکه دروازه‌های اشتراک غیرقانونی اطلاعات را که کنترل شان نیز دشوار است، باز می‌نمایند.
موسسه امنیت رایانه ای، یک بررسی در سال ۲۰۰۳ انجام داده که نتایج ناخوشایندی را فاش نموده است. این بررسی نشان داده است که ۱۵% از شرکت‌ها نمی‌دانند که آیا سیستم هایشان در سال گذشته مورد حمله قرارگرفته است یا خیر و بیش از نیمی از آن‌هایی که از این موضوع آگاه بودند، مشکل را به جایی گزارش نکرده‌اند. جرائم رایانه ای نیز نظیر جرائم خیابانی دارای قوانین و مسئولان مشخصی هستند که بر امور نظارت داشته و آن‌ها را کنترل می‌کنند.
ممکن است باور این قضیه مشکل باشد، ولی تصور نمایید که کارکنان یا افراد خارج از شرکت بتوانند با تغییر یا ایجاد داده های جدید برای برنامه های رایانه ای، منجر به تولید اطلاعات نادرست و فریبنده یا تراکنش‌های غیرقانونی شوند یا باعث ورود و پخش ویروس در سیستم گردند. به علاوه، افرادی نیز هستند که برای منافع یا اطلاعات شخصی، یا فقط برای آزمایش داشتن یا نداشتن جواز ورود به سیستم، سعی می‌کنند وارد آن شوند که ما این کار را هک کردن می‌نامیم، در چند سال اخیر، هک را مسئول بسیاری از جرائم در کسب و کار می‌دانند. یکی از تکنیک های هک که آن را تروجان می‌نامند، به هکر اجازه می‌دهد که بدون اطلاع کاربر به رایانه اش دسترسی بافته و به عنوان مثال، رمز عبور یک حساب سرمایه گذاری آنلاین را به دست آورد. این‌ها مسائل امنیتی هستند که مشتریان و شرکت‌ها در اموری مانند سرمایه گذاری، بان‌کداری و مدیریت حساب‌ها به صورت آنلاین با آن‌ها روبه‌رو هستند.
دزدی هویت، کلاهبرداری‌های مالی بین‌المللی، دزدی از اطلاعات مخفی کسب و کار، کلاهبرداری در حراجی‌ها، کلاهبرداری شبکه ای و اخاذی‌های اینترنتی، همه از جمله روش‌هایی هستند که در سال ۲۰۰۲ مورد استفاده قرار گرفته و نزدیک به ۱۲۵۰۰۰ قربانی و بیش از ۱۰۰ میلیون دلار خسارت در برداشته‌اند. اما این جرائم در بررسی جرائم رایانه ای و امنیت که توسط موسسه امنیت رایانه ای انجام شده است نیامده‌اند.
ویروس‌های رایانه ای، برنامه هایی هستند که به صورت مخفیانه خود را به سایر برنامه های رایانه ای یا فایل‌ها چسبانده و به تغییر، انتقال یا نابودی داده ها می‌پردازند. از آن‌جا که بسیاری از ویروس ها از طریق ایمیل گسترش می‌یابند باید پیش از باز کردن ایمیل ها به نام فرستنده آن توجه کنیم. بهترین کار استفاده از برنامه های ضد ویروس است. با استفاده از این برنامه ها می‌فهمیم که آیا فایل مورد نظر دارای ویروس است و آیا باید آن را حذف نمود یا خیر. ویروس ها نه تنها برای کمیسیون تجارت فدرال مهم هستند بلکه مایکروسافت، به همراه اف‌بی‌آی سرویس مخفی و پلیس بین‌الملل یک پاداش بر ضد ویروس را در نوامبر سال ۲۰۰۳ ترتیب دادند. مایکروسافت روی برنامه ای سرمایه گذاری کرده‌است که به مراجع قضایی امکان شناسایی و محاکمه افرادی که به انتشار کرم‌ها، ویروس ها و سایر انواع کدها بر روی شبکه می‌پردازند، را بدهد.
سایر جرائم رایانه ای عبارت‌اند از دزدی حقیقی از تجهیزات رایانه ای (لپتاپها و PDA ها به دلیل اندازه کوچک‌شان بسیار در معرض خطرند)، استفاده از فناوری رایانه ای برای جعل پول یا سایر اسناد رسمی (گذرنامه، روادید، کارت شناسایی و …) و نیز استفاده از این فناوری برای ذخیره غیرقانونی موسیقی و فیلم‌هایی که دارای کپی رایت هستند، با وجود ظرفیت بالای جرائم رایانه ای، شرکت‌های کوچک چگونه می‌توانند از خود محافظت کنند؟

در صورتی که نگران مورد حمله قرار گرفتن سیستم هایتان هستید، اداره امنیت ملی آمریکا، استفاده از موارد زیر را توصیه می‌کند:

• * به اتفاقات سریعا واکنش نشان دهید.
• * اگر نمی‌دانید که چه اقدامی باید بکنید، فعالیت‌های سیستم را متوقف نکنید و به فایل‌ها دست نزنید.
• * رویه‌ها و سیاست‌های شرکت را دنبال کنید.
• * از تلفن برای برقراری ارتباط استفاده نمایید.
• * با تیم واکنش به حوادث در اتحادیه خود تماس بگیرید.
• * قابلیت مشاهده تماس‌های ورودی تمام خطوط را فعال کنید.
• * با مشاوران عمومی، متخصصان حل مشکلات اضطراری و مراجع قانونی در تماس باشید.
• * نسخه‌ای از فایل‌هایی تهیه کنید که مزاحمان روی سیستم های کپی کرده‌اند یا برجا گذاشته‌اند.
• * نقطه ورود احتمالی را شناسایی کرده تا بتوانید شواهد مورد میاز را جمع‌آوری کنید.
• * با مقصر احتمالی تماس نگیرید.

به علاوه بسیار مهم است که دسترسی به سیستم و مشاهده داده ها برای کاربران غیر مجاز، مسدود شده باشد. در این زمینه، استفاده از رمز عبور، دیواره‌های آتش و نرم افزارهای رمزنگار مفید است.
در نهایت، نگهداری نسخه پشتیبان از داده ها و سیستم های رایانه ای در شرایطی که ممکن است سیستم مورد حمله قرار گرفته یا نیاز به بازیابی داده های تغییر یافته یا از بین رفته طی پردازش ها باشد، اهمیت بالایی دارد.
سیستم ها و روش‌های زیادی برای تهیه نسخه پشتیبان از داده ها وجود دارند. مهم نیست کدام یک را انتخاب می‌کنید ولی مهم است که این کار به صورت دقیق و پیوسته انجام شود. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

اینترنت، اینترانت و اکسترانت

کسب و کارها و فعالیت‌های تخصصی از فناوری و سیستم های اطلاعات مدیریت استفاده می‌کنند. اتصال این ابزار به یکدیگر و تأمین وسیله‌ای برای مرتبط شدن ماشین‌ها و همچنین موضوع کاربران این حوزه‌ها، اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است، بنابراین، رایانه ها شبکه هایی را تشکیل می‌دهند تا تبادلات را آسان کنند.
ممکن است از کسی کلمه “اکس‌ترانت” را شنیده باشید و تصور کرده باشید که منظورش همان “اینترنت” است، زیرا بیشتر مردم اینترنت را وسیله‌ای برای یافتن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات می‌دانند؛ ولی سه نوع مختلف از شبکه ها برای به اشتراک گذاشتن و دست‌یابی به اطلاعات وجود دارد.
اینترنت، چیزی است که شرکت برای اتصال به شبکه گسترده جهانی WWW و برقراری ارتباط با مشتریان و دنیای وسیع‌تر بیرونی استفاده می‌کند. این ارتباط از طریق ایمیل، وب سایت ها، پژوهش و دست‌یابی به اطلاعات همگانی صورت می‌پذیرد. از سوی دیگر، اینترنت شرکت آن را به دنیای خارج متصل نمی‌کند بلکه فقط یک شبکه داخلی ایجاد می‌نماید. این شبکه گسترده منطقه‌ای همه رایانه های شرکت را به یکدیگر متصل نموده و به این ترتیب به آن‌ها اجازه می‌دهد تا به حافظه یکسانی دسترسی داشته باشند و بتوانند فایل‌ها و اطلاعات را از یک محل مرکزی، داخل شرکت به اشتراک بگذارند.
اکس‌ترانت زمانی کاربرد دارد که کسب و کار با استفاده از شبکه به تعدادی از ذی‌نفعان نظیر تأمین‌کنندگان، واسطه‌ها، تولیدکنندگان با توزیع کنندگان متصل گردد. این نوع شبکه، بین مجموعه‌ای انتخابی از کسب و کارها ایجاد می‌شود که با یکدیگر همکاری نزدیک داشته و برای برنامه ریزی کار و انجام کسب و کار خود نیاز دارند که اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
این شبکه های بزرگ‌تر، تعیین می‌کنند که اطلاعات در کجا به اشتراک گذاشته شود و چه کسی به آن دسترسی یابد؛ اهمیت سایر شبکه های رایانه ای از آن جهت است که تعیین می‌کنند که اطلاعات چگونه به اشتراک گذاشته شود

شبکه های رایانه ای و اهمیت آن‌ها

سیستم های رایانه ای متشکل از سخت افزار، نرم افزار و شبکه ها هستند. یک شبکه داخلی LAN قابلیت اتصال رایانه ها را به شبکه از یک محل و نیز در ساختمان‌های مختلف دارد. در آن محل افراد می‌توانند سخت افزار و نرم افزار را به اشتراک بگذارند. شبکه های LAN در حال تغییرند و به سوی بی سیم شدن یا تبدیل شدن به WLAN می‌روند. به این ترتیب منافع تجهیزات شبکه بدون کابل در اختیار ما خواهدبود. قبل از تصمیم‌گیری درباره بهترین انتخاب برای کسب و کارتان باید تعداد تجیزات دسترسی به شبکه بی سیم، نوع داده یا اطلاعاتی که منتقل می‌شود. پهنای باند مورد نیاز و نیز قابلیت به روز شدن سیستمی که خریداری می‌کنید با توجه به پیشرفت مستمر فناوری را بررسی نماید.
همچنین باید در نظر داشته باشید که سرعت WLAN در زمان خرید، لزوما برابر با سرعت دنیای واقعی نخواهد بود، زیرا WLAN یک واسطه مشترک است و به جای این‌که از سرعت اختصاصی برای دستگاه های متصل به آن انظیر ارتباط Dial – up استفاده نماید، توان خروجی را بین دستگاه ها تقسیم می‌نماید. این محدودیت‌های محاسبه مقدار سرعت مورد نیاز را دچار چالش می‌کنند. بنابراین، خرید مدلی که قابل ارتقا باشد حیاتی است.
به این دلیل که شبکه های بی سیم، برای انتشار داده از راه هوا به جای سیم‌ها استفاده می‌کنند، مسئله امنیت این‌گونه سیستم ها مطرح می‌شود. با انتخاب یک سیستم بی سیم، باید مقیاس‌های امنیت داخلی را به گونه‌ای تنظیم کرد که مطمئن شویم داده ها در طول مسیر دزدیده یا هک نمی‌شوند. مسئله اصلی در تجهیزات سیستم بی سیم، توان خروجی آن است. انواع مبادلات احتمالی در WLAN را مانند ایمیل، مرور وب، برنامه های منابع سازمانی یا برنامه های طراحی رایانه ای در نظر بگیرید. با پراکنده شدن کاربران نسبت به نقاط دسترسی، سرعت‌های شبکه افت فراوانی می‌یابد، بنابراین با نصب نقاط دسترسی کافی، نه تنها همه کاربران خود را تحت پوشش قرار دهید بلکه سرعت اتصال مورد نیاز آن‌ها را نیز فراهم کنید.
امر مسلم این است که با ظهور شبکه بی سیم، نیاز به نشستن در یک‌جا و اتصال به دیوار برای دسترسی به اینترنت کاملا منسوخ شده‌است. در آینده‌ای نه چندان دور، دفتر کار مجازی، واقعیتی قابل لمس برای همگان خواهد بود. نوع دیگری از شبکه های منطقه‌ای با باند پهن هستند. این شبکه ها قوی‌تر از سایرین هستند و به وسیله آن‌ها می‌توان رایانه ها را در مناطق مختلف جغرافیایی با استفاده از امواج مایکروویو، ماهواره یا تلفن به یکدیگر متصل نمود. این نوع شبکه ها به ویژه در کسب و کار رستوران‌ها در حال گسترش‌اند. رستوران‌ها با به کارگیری آن‌ها، شبکه مجازی اختصاصی برای مدیریت یکپارچه زنجیره تأمین، سفارش غذا به صورت آن‌لاین و عملیات پشتیبانی به وجود می‌آورند. برخی رستوران‌ها نیز برای کارکردهای در ارتباط با مشتری نظیر استفاده از کارت‌های اعتباری، از آن‌ها استفاده می‌کنند. به علاوه، آن‌ها تمایلاتی نیز برای استفاده از ماهواره برای انتقال داده هایشان نشان داده‌اند و طبق نظر اسپیس نت که یک تأمین کننده خدمات WAN است، می‌توان این امر را روندی در حال رشد نامید، عجیب نیست اگر می‌بینیم که سرعت و قابلیت اطمینان ماهواره‌ها پیوسته در حال بهبود است.
اما هنوز محدودیت‌های WAN ها برطرف نشده‌اند. بهینه سازی‌های در حال انجام نوید کارکردهای سطح بالاتر را می‌دهند. این فناوری برتر، گران است. این سیستم ها، برحسب میزان فشردگی، شتاب و سرعت مورد نیاز برای کسب و کارتان هزینه های متفاوتی دارند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

انواع سیستم های اطلاعات مدیریت

سه نوع اصلی سیستم اطلاعات مدیریت وجود دارد: سیستم های پردازش تراکنش‌ها، سیستم های پشتیبانی مدیریت، سیستم های اتوماسیون اداری.
سیستم های پردازش تراکنش‌ها، با عملیات کسب و کار روزانه سروکار دارند که به جمع‌آوری و سازماندهی داده های عملیاتی حاصل از فعالیت شرکت می‌پردازند. سیستم های پشتیبانی مدیریت برای کمک به تجزیه و تحلیل داده های جمع‌آوری شده و سازماندهی شده، به کار می‌روند این سیستم ها با پیش بینی‌ها، تهیه گزارش ها و انجام تحلیل های دیگر در امر تصمیم‌گیری به مدیر کمک می‌کنند. سیستم های اتوماسیون اداری، ارتباطات را توسط ایمیل، واژه‌پردازها، دستگاه های فکس و سایر انواع فناوری بین افرادی که از سیستم عامل های یکسان استفاده می‌نماید تسهیل می‌کنند.  

سازمان ها چگونه فناوری اطلاعات را به نفع خودشان مدیریت می‌کنند

ضروری است قبل از اقدام به خرید، نگاهی به برنامه های مورد نیاز شرکت یا کسب و کار کوچک خود داشته باشید تا مناسب‌ترین فناوری را مورد استفاده قرار دهید.
نخستین گام این فرایند، ارزیابی آرمان‌ها و اهداف‌تان در مورد فناوری است. می‌توان مجموعه‌ای از نیازهای مدیران اجرائی، مدیران IT و سایر مدیران را که دارای نیازها و ایده های خاصی در رابطه با استفاده از فناوری هستند، تهیه نمود؛ این کار، کمک مؤثری در تغییر دیدگاه سنتی حسابگر به دیدگاه از بالا به پایین و راهبردی و افزایش ارزش فناوری از دیدگاه کارکنان به شمار می‌رود.
آن‌گاه، می‌توان نقشه جریان اطلاعات را تهیه نمود و از آن برای نمایش چگونگی انتقال اطلاعات از یک نقطه سازمان به نقطه دیگر، استفاده کرد. درک این نکته مهم است که تهیه این نقشه، برخلاف سادگی آن، باعث ایجاد یک سیستم رتبه‌بندی جهت تعیین ارزشمندترین کاربران خدمات مرکز منابع اطلاعاتی (IRC)، ایجاد دور نمای رقابتی و کمک در شناسایی اقدامات لازم با توجه به بودجه کوتاه مدت و بلند مدت می‌گردد.
تهیه نقشه جریان اطلاعات دارای سه مزیت اصلی است. نخست این‌که می‌دانیم چه کسانی و چگونه از اطلاعات استفاده می‌کنند، سؤال اساسی که باید از خود بپرسید این است که چه اطلاعاتی در سازمان شما موجودند، این اطلاعات در کجا قرار دارند و چگونه می‌توان به آن‌ها دسترسی یافت. دوم آن‌که، مشتری نهایی و ذی‌نفعان اصلی انواع مختلف خدمات اطلاعاتی در سازمان که به این اطلاعات دسترسی می‌یابند به دقت شناسایی می‌شود. سومین مزیت اصلی، کمک به تمرکز خدمات اطلاعاتی بر فرصت‌های بالقوه ارزشمندتر می‌باشد. به بیان دیگر به شما کمک می‌کند اطلاعاتی را که بیشترین ارزش را دارند شناسایی کرده و به بهترین نحو آن‌ها را در اختیار بگیرید. درک ایم موضوع ارزش مرکز اطلاعات را بارزتر می‌سازد. مشاوران متخصص بسیاری وجود دارند که در تهیه نقشه جریان اطلاعات به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کنند؛ در این‌جا پنج قدم پذیرفته شده معمول که در تهیه این نقشه توسط مشاوران به کار می‌رود را می‌آوریم:

۱- وضعیت کنونی را توصیف کنید. نمودار سازمانی شرکت چگونه است؟ کاربران چه کسانی هستند؟ چه کسانی به غیر از کاربران از سیستم استفاده می‌کنند؟ زمانی که ایده کلی شکل گرفت، باید عمیق‌تر به موضوع نگاه کنید و از خود بپرسید تا چه حد با نیازهای کاربران آشنا هستید. کاربران با چه بخش‌هایی از سازمان در ارتباط هستند؟

۲- کاربران بالقوه سایر واحدهای کسب و کار را توصیف نمایید و نیازهای اطلاعاتی‌شان را به بحث بگذارید. این امر در شناسایی نیازهایی که در حال حاضر رفع شده یا رفع نشده به شما کمک می‌کند.

۳- در قدم بعدی، شبکه کاربران بالقوه را ترسیم کنید. این امر، تصویری از حوزه‌های دارای هم‌پوشانی و ترکیب منابع و نیز راه حل هایی برای جریان بهینه اطلاعات به دست می‌دهد.

۴- محیط‌های کاری پیچیده، رقابتی و پویا تصمیم‌گیری اثربخش را مشکل می‌سازند و اولویت‌بندی راه حل‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. با این روش، می‌توانید راه حلی را که پاسخ‌گوی اکثر نیازهای شرکت با استفاده از منابع بودجه باشد، انتخاب کنید. فرایند رتبه‌بندی را می‌توان با ارزیابی مخاطرات در سازمان انجام داد. حتی تنها با طبقه‌بندی فعالیت‌ها به فعالیت‌های با ریسک کم، متوسط و بالا نیز طرحی از اولویت‌ها در سازمان را در اختیار شما قرار می‌دهد که امکان یافتن بهترین راه حل را در حداقل زمان و با کمترین تلاش برایتان فراهم می‌کند.

۵- آخرین گام این فرایند: تهیه نقشه اطلاعات است. ترسیم راه حل نهایی، نمایش هر بخش و فهرستی از نیازهای اطلاعاتی آن، درک خوبی از زیر مجموعه‌های سازمان ایجاد نموده، کاربر نهایی را تعیین می‌نماید و در نهایت برای هر یک، راه حل‌های اطلاعاتی خاصی را پیشنهاد می‌دهد.

زیر ترسیم جریان اطلاعات، مدیریت دانش قرار گرفته است. بسیاری از شرکت‌ها دریافته‌اند که با رشد سازمان اطلاعاتی که برای موفقیت آن ضروری است، گم می‌شود یا هیچ‌کس نمی‌داند که این اطلاعات باید در اختیار چه کسی باشد و کجا می‌توان به آن‌ها دسترسی یافت. در نتیجه، به ترسیم جریان اطلاعات توجه مضاعفی می‌شود، در حالی که به مدیریت دانش به قدر کافی توجه نشده است.

روندهای مهم در فناوری اطلاعات

کارشناسان پیش‌بینی می‌کنند هزینه های فناوری پس از یک افت دوره‌ای افزایش یابند. با افزایش هزینه تعمیرات سیستم های کهنه به جا مانده از دوره‌های پیشین، از کار افتادن رایانه های قدیمی و افزایش آگاهی در مورد مزایای سیستم های موبایل، انتظار می‌رود که فناوری جدید با سرعت تازه‌ای وارد دنیای کسب و کار شود. با ورود تدریجی نوآوری‌های فناوری به بازارها، هزینه های مخابراتی و خدمات ذخیره سازی نیز به طور همزمان کاهش می‌یابند.
مایکل جی. میلر ، سردبیر مجله PC معتقد است که بزرگ‌ترین فرصت رشد برای فناوری سیستم های اطلاعات مدیریت، در خدمات وب است. او پیش‌بینی می‌کند که استانداردهای نو ظهور خدمات وب، یکپارچگی را تشویق نموده و به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا کاربردهای موجود در سازمان را به یکدیگر مرتبط کرده، به کاربردهای بیرون سازمان متصل نموده یا کاربردهای کاملا جدیدی ایجاد نمایند. به علاوه میلر معتقد است با توجه به تعداد فزاینده برنامه های کاربردی در دنیای شرکت‌های تجاری، امکان چیرگی یک بازیگر (مانند مایکروسافت یا سان‌مایکروسیستمز) بر بازار وجود نخواهدداشت. میلر با پیش کشیدن موارد امنیتی که پیش‌تر مورد بحث قرار گرفت، امنیت را بزرگ‌ترین مانع در راه رشد مستمر این بخش می‌بیند و معتقد است که هم مشتریان و هم کسب و کارها باید پاسخ بهتری در مقابل مسائل امنیتی آماده نمایند.
روند دیگر در MIS، مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) نامیده می‌شود. همان‌طور که در این بخش نشان داده شد، کاربردها و بسته‌های نرم افزاری بی‌شماری برای علاقه‌مندان به IT وجود دارد. ولی روند جدیدی که در این بخش در حال شکل گرفتن است، مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد. مدیریت فرایندهای کسب و کار سریع‌ترین رشد را در دنیای نرم افزار داشته که ارزش بازار آن در سال ۲۰۰۳ بیش از ۶۰۰ میلیون دلار (طبق نظر تحلیل گر گروه دلفی) بوده است. نوآوری موجود در این فناوری ریشه در اتوماسیون فرایندهایی داشت که توسط انسان ها انجام می‌شد که شامل استفاده از قابلیت‌های مدل سازی فرایند، کنترل فرایند، یکپارچگی نرم افزار و استفاده از ابزارهای تولید سریع نرم افزار می‌باشد.
به علاوه، روندی در راستای یکپارچه کردن فناوری های مختلف نیز وجود دارد. همان‌طور که قبلا گفته شد، PDA ها امروزه شامل تلفن و دوربین بوده، اما “palmtop”ها و تلفن‌های تحت وب نیز به وجود آمده‌اند. این نوآوری‌ها در فناوری در حال خروج از قلمرو ارتباطات هستند و به سمت کاربردهای متداول خانگی نظیر شستشو کننده‌ها، یخچال‌ها و حتی مایکروفرها می‌روند.
یکی از مهم‌ترین روندها در سیستم های اطلاعاتی، کمبود افرادی است که می‌توانند در یکپارچه سازی، نصب و راه ندازی این سیستم ها کمک کنند. شرکت‌ها، استفاده از آخرین فناوری ها را مشکل یافته و با کمبود نیروی IT مواجه‌اند. این امر را می‌توان فرصتی عالی برای شرکت‌های مستعد در استفاده از فناوری و نیز مانعی رقابتی برای شرکت‌هایی که قادر به دسترسی به منابع مورد نیاز برای ماندن در صنعت و نیز حفظ مشتری نیستند، دانست. در آینده روند برون‌سپاری فرایندهای IT ادامه خواهد داشت و به احتمال قوی، اتکا بر مشاوران نیز بیشتر خواهدشد.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

( پروژه ، مدیریت بودجه و ریسک‌پذیری ) تخمین‌های بودجه پروژه را می‌توان با استفاده از طیفی از فنون (از تخمین محض مبتنی بر تجربه و دانش گرفته تا مدل های مالی پیچیده) به‌دست آورد. به محض این‌که پروژه به تصویب می‌رسد، باید تخمینی دقیق و پرجزئیات از هزینه زده شود. تخمین هزینه، معیاری برای حفظ هزینه‌های پروژه در مسیر صحیح خود خواهد بود و می‌تواند مورد استفاده مشتری، مدیریت، مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه قرار گیرد.
بودجه بندی دقیق و پرجزئیات همچنین می‌تواند امکان پیش‌بینی بودجه های مورد نیاز برای هر مرحله از پروژه را فراهم کند. به تدریج که پروژه پیش می‌رود، می‌توان از اطلاعات مربوط به هزینه برای کنترل پروژه، پایش پیشرفت، شناسایی مشکلات احتمالی یافتن راه‌حل‌ها استفاده کرد. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.
محاسبه بودجه چندان دشوار نیست. همه ما می‌دانیم با جمع‌کردن چندین عدد که مربوط به هزینه های مختلف در مراحل مختلف است، می‌توان بودجه را محاسبه کرد. نکته اینجاست که این اعداد باید تا حد امکان دقیق باشند. بنابراین، منبع داده برای فرایند بودجه بندی جاهایی خواهد بود که بیشترین زمان کار به آن‌ها اختصاص داده می‌شود.
اولین موردی که باید به آن توجه کرد هزینه های مربوط به نیروی کار داخلی است. یکی از بزرگترین اشتباهاتی در طول فرایند بودجه بندی رخ میدهد، نادیده گرفتن هزینه نیروی کار داخلی است. این هزینه را می‌توان با استفاده از مدل برنامه ریزی پرجزئیات به‌دست آورد تا مشخص شود هر نفر چه مقدار وقت باید بگذارد تا کار تکمیل شود. پس از آن می‌توانید مبلغ حقوق کاری را تخمین بزنید. اگرچه، حقوق ساعتی افراد مختلف، متفاوت است اما می‌توانید به بخش مالی شرکت خود مراجعه کنید و میانگین آن‌ها را به‌دست آورید. این میانگین شامل دستمزد، مزایا و سایر هزینه ها می‌شود. در بیشتر سازمان‌ها، بخش‌های مالی چنین اطلاعاتی را در اختیار دارند و نیازی نیست که مدیر پروژه با رویکرد خودش، این مبالغ را محاسبه یا بازمحاسبه کند.
محاسبه دقیق هزینه تجهیزات درون سازمانی پیچیده‌تر است. اگر شما قصد داشته باشید از تجهیزاتی در تنها یک پروژه استفاده کنید، به راحتی می‌توان هزینه این کار را به سایر هزینه‌های دیگر پروژه اضافه کرد. اما اگر می‌خواهید از این تجهیزات در چندین پروژه استفاده کنید، باید از رویکرد محاسبه هزینه به طور مجزا برای هر پروژه استفاده کنید تا تخمین بزنید که چه مقدار از هزینه‌ها مربوط به هر یک از پروژه ها است. یکی از روش‌ها، تقسیم هزینه ها در طول یک بازه زمانی است. آیا قصد دارید از این تجهیزات در پنج یا ده یا پنجاه پروژه استفاده کنید؛ بر اساس این فرض‌ها، می‌توانید هزینه ها را به صورت ساعتی یا پروژه ای تقسیم بندی کنید.
معمولا محاسبه‌ی هزینه‌ های کاری و تجهیزاتی برون‌سازمانی آسان‌تر است زیرا پیمانکاران پیشاپیش هزینه‌های محصولات و خدمات خود را حساب کرده‌اند.گاهی مبالغ این هزینه‌ها قابل مذاکره است.در یک قرارداد راس‌المالی (مبتنی برقیمت تمام شده)، مبالغ هزینه‌های نیروی کار و تجهیزات در قرارداد نوشته می‌شود و فروشنده یا عرضه کننده‌ی خدمات هزینه‌های اضافه شده‌ی مربوط به نیروی کار، تجهیزات و مواد خام را در آخربه  قرارداد اضافه خواهد کرد. هنگامی که این مبلغ مشخص شد، می‌توانید به راحتی آن را به تخمین کلی خود از هزینه پروژه اضافه کنید.
نکته آخر که باید به‌آن توجه کرد، هزینه های مرتبط با مواد خام است. نوع مواد خام براساس ماهیت پروژه ای که روی آن کار می‌کنید، کاملا متغیر است. گستره این مواد شامل مصالح ساختمانی تا مواد لازم برای ایجاد یک نرم افزار می‌شود. درصد هزینه های مربوط به مواد خام نیز کاملا متغیر است. برای اطلاع از هزینه های مربوط به مواد خام، ابتدا باید به خصوصیات محصول یا نوع خدمت‌رسانی توجه شود.
هنگامی که زمان‌بندی و محاسبه هزینه انجام شد، می‌توانید یک پیش‌بینی از جریان نقدی شرکت خود داشته باشید. شایان ذکر است که تخمین هزینه و بودجه، مسئولیت مشترک تمام ذینفعان پروژه است و داشتن یک رویکرد تعاملی، ریسک‌ها و تردیدهای پروژه را کاهش می‌دهد.

مدیریت ریسک

پس از مرحله تعیین بودجه، مرحله مدیریت ریسک وجود دارد. بسیاری از مدیران نمی‌دانند که مسئولیت اصلی آن‌ها مدیریت ریسک است و حتی تمایل دارند به آن فکرهم نکنند. مدیریت ریسک به فرایند کلی شناسایی، کنترل و کمینه‌کردن تأثیر رویدادهای غیرمنتظره است. هدف برنامه مدیریت ریسک، کاهش نظام‌مند ریسک برای بالابردن احتمال دستیابی به اهداف پروژه است. در واقع، یک مدیر پروژه می‌داند که مدیریت پروژه همان مدیریت ریسک است. همان‌طور که قبلا گفته شد، موانع و مشکلات خارجی یا برون‌سازمانی، هنگام برنامه‌ریزی پروژه بررسی می‌شود.
تعریف پروژه بسیاری از اقدامات مرتبط با مدیریت ریسک را دربر می‌گیرد و تعیین‌کننده اهداف و محدودیت‌های پروژه می‌باشد. در این فرآیند، بسیار ضروری است که ریسک‌های پروژه خود را بشناسید. شما باید با ارزیابی ریسک‌های احتمالی و میزان احتمال وقوع آن‌ها، برای هریک واکنش‌ مناسبی در نظر بگیرید.
درنهایت، باید راهبردهایی را عملیاتی کنید که برای واکنش و پایش تاثیرات این ریسک‌ها مناسب باشند. اگر قرار است تغییراتی صورت گیرد، اطمینان حاصل کنید که همه ذی‌نفعان از وضعیت مطلع و با تغییرات موافق هستند.
در پایان این فرایند، یک برنامه پروژه مدون خواهید داشت. شما پرسنل و افراد کلیدی را مشخص نموده‌اید؛ ریسک‌ها و محدودیت‌های اصلی را شناسایی کرده‌اید و برای هریک، واکنش‌های لازم را درنظر گرفته‌اید؛ برنامه‌ها و جدول زمانی را آماده کرده‌اید؛ نمایه پروژه و توصیفی از رویکرد مدیریت پروژه با راهبرد فراهم شده است؛ بیانیه محدوده (شامل تحویل دادنی‌های پروژه و اهداف پروژه) اعلام شده است. ساختار شکست کار مشخص شده است؛ تخمین‌های مربوط به هزینه و تاریخ‌های شروع کار مشخص و مسئولیت‌های مختلف به افراد مختلف واگذار شده است؛ راه‌های سنجش عملکرد و در نهایت، نقاط عطف پروسه و تاریخ هریک از آن‌ها نیز معین شده است.

تخمین های پروژه

اگرچه تخمین به معنی تلاش برای پیش‌بینی آینده و مدت زمان و پول لازم برای دستیابی به نتایج است، اما برای ذی‌نفعان مهم است که بدانند تخمین های شرکت شما از دقت بالایی برخوردار است. بنابراین، لازم است از افراد صلاحیت‌دار برای انجام این کار استفاده کنید، تخمین ها را بر اساس تجربیات شخصی و سازمانی صورت دهید و به اندازه کافی وقت و انرژی لازم برای رسیدن به یک تخمین دقیق درنظر بگیرید.
یکی از فنون تخمین زدن، تخمین مرحله‌ای است. در تخمین مرحله‌ای، هزینه و تعهدات کاری تنها برای یک مرحله از کار درنظر گرفته می‌شود. عجیب نیست که این فن تخمین زدن، یک فن محبوب در میان مدیران پروژه ها باشد زیرا در این فن، لازم نیست کل جدول زمانی و هزینه ها به‌صورت یک‌جا و احتمالا به نخوی غیرواقعی مشخص شده باشد. مدیران پروژه ها ترجیح می‌دهند مراحل بعدی پروژه خود را بر اساس نحوه انجام مراحل اول یا دوم تنظیم کنند. عدم قطعیتی که در ابتدای هر پروسه وجود دارد، با پیشرفت پروژه از بین می‌رود.
این رویکرد با تخمینی با یک مرتبه بزرگی برای کل پروژه آغاز می‌شود و سپس با تخمین مفصل و پرجزئیات برای مرحله اول پروژه، ادامه پیدا می‌کند.
جمع‌بندی مرحله اول به معنی قرارگرفتن در آستانه ورود به مرحله دوم است. در این زمان باید تصمیم گرفت که آیا می‌توان کار را برای ورود به مرحله دوم ادامه داد یا خیر. هنگامی که پایان کار برای مرحله اول اعلام شد، تخمین دیگری با مرتبه بزرگی دیگر زده می‌شود. همچنین در کنار آن یک تخمین پرجزئیات برای مرحله دوم ارائه می‌شود و روند به همین ترتیب پیش می‌رود. در جریان این فرایند، تخمین دائما دقیق‌تر می‌شود و درحین پیشرفت کار، هر مرحله ارزیابی می‌شود.
فن دیگر برای برآورد پروژه، سرشکن کردن است. در این روش، تخمین کلی پروژه زده می‌شود و سپس درصدی برای هر یک از مراحل با کارهای خاص پروژه اختصاص داده می‌شود. ساختار شکست کار می‌تواند مبنای خوبی برای این نوع تخمین زدن باشد.
هرچند، برای این‌که این روش تا حد امکان دقیق باشد، برآورد اولیه پروسه باید صحیح باشد. در غیر این صورت، برآوردهای پروسه در مورد قسمت‌های کوچک‌تر دقیق نخواهد بود. علاوه بر این، سرشکن کردن بر اساس فرمولی گرفته شده از داده‌ها و تجربیات مربوط به پروژه های مشابه است. بنابراین، ضروری است که پروژه های قبلی، بسیار شبیه به پروژه‌ی در دست باشد. دقت این فن نمی‌تواند مانند دقت رویکرد جز به کل باشد ولی می‌تواند هنگام تصمیم‌گیری برای قبول یا رد یک پروژه، بسیار ارزشمند باشد.
تخمین های پارامتری زمانی زده می‌شود که یک واحد پایه‌ای کار به عنوان مقیاسی برای کل پروسه درنظر گرفته می‌شود. این نوع تخمین برای محاسبه هزینه و محدوده پروژه در مقیاس کوچک و تعمیم آن به کل پروژه مفید است. این تخمین براساس داده‌های قبلی در مورد پروژه‌ها و منابع مورد نیاز آن‌ها زده می‌شود و مستلزم این است که تخمین زننده، یک فرمول پارامتری ایجاد کند. فرمول‌های پارامتری متغیرهایی را دربر می‌گیرد که ممکن است در طول فرایند کار رخ نماید. برای مثال، آیا فرایند کاری در زمان‌هایی مشخص به دلیل تعطیلات تأثیرات فصلی یا تأثیر پروژه های دیگر، سریع‌تر یا کندتر پیش خواهد رفت؟ آیا احتمال کمبود مواد خام به هر دلیلی وجود دارد؟ تخمین های پارامتری در سطوح پایین‌تر، از دقت بیشتری برخوردارند اما برای تخمین های مربوط به مرتبه بزرگی هم مفید خواهند بود.
دقیق‌ترین نوع تخمین، تخمین جز به کل است. هرچند، این تخمین نیازمند جمع‌آوری حداکثر اطلاعات است زیرا باید همه کارها را به صورت جزئی در نظر بگیرد و سپس همه آن‌ها را با هم ترکیب کند تا به یک کل برسد. اگرچه این نوع تخمین دقیق‌ترین نوع تخمین است اما معمولا این سطح از جزئیات در ابتدای پروژه ها موجود نیست.

تیم پروژه

طی مرحله تخمین زدن، ضروری است که مهارت‌های تیم کاری خود را به خوبی بشناسید، شما باید از تخصص‌های مختلف افراد تیم خود آگاه باشید (حتی اگر از نظر شخصی آن‌ها را خوب نمی‌شناسید) و از آن‌ها برای پیشبرد کارها استفاده کنید. همچنین مهم است که بدانید چه نوع فناوری‌هایی برای انجام پروژه مورد نیاز است. آیا فناوری‌های جدیدی مورد نیاز است؟ آیا باید به اعضای تیم خود مهارت‌های جدیدی برای استفاده از فناوری آموزش دهید؟ فناوری مورد استفاده شما چقدر قابل اتکاست؟
تیم افرادی که با آن‌ها روی مدیریت پروژه کار می‌کنید، بسیار مهم است. این مسئولیت مدیر پروسه است که تیم را به سمت انجام کامل پروژه سوق دهد. به همین دلیل، مدیر پروژه باید از فنون مختلف مدیریتی برای  تشکیل یک تیم منسجم استفاده کند. تغییر در فرایندها نیز باید به خوبی مدیریت شود. مدیریت اجرای پروژه نیازمند آگاهی دائمی از تحویل دادنی‌های پروژه، اهداف پروژه، زمان‌بندی پروژه، هزینه های پروژه و کیفیت پروژه است. نظارت بر تمام این‌ها به مدیر اجازه می‌دهد تا چنانچه عدولی از برنامه اصلی صورت گرفت. او بتواند کار را به مسیر اصلی خود برگرداند.
مدیران پروژه کار بزرگی را برعهده دارند. آن‌ها باید کیفیت را تعریف و آن را در سراسر پروژه حفظ کنند. باید بتوانند به دقت الزامات منابع انسانی را تعیین و نیروی انسانی را مدیریت کنند. باید بدانند چگونه برنامه‌ریزی و هزینه های پروژه را با استفاده از فنون مطرح شده، مدیریت کنند. باید ارتباط‌های موفقی با ذی‌نفعان، مدیران ارشد، اعضای تیم، مشتریان، پیمانکاران و … برقرار کنند و با فنون مدیریتی مربوط عرضه محصولات و بستن قراردادها آشنا باشند.
در هر صورت، یک نکته مهم در اینجا وجود دارد و آن این است که موفق‌ترین مدیران، کسانی هستند که تیم‌های خوبی را تشکیل می‌دهند. در یک تیم موفق ارتباط‌های خوبی بین اعضا وجود دارد. این نکته مهم است که بیش از حد روی یک فرد متکی نباشید و همه اطلاعات یا داده‌ها را در اختیار یک فرد قرار ندهید. به همین اندازه، ضروری است که در تیم شما فردی وجود نداشته باشد که ارتباطات بین اعضا یا تصمیم‌گیری‌ها را کند یا مختل کند. بهترین شرایط این است که پیوسته امکان تشکیل جلسه و همفکری برای تصمیم‌گیری‌ها وجود داشته باشد. درنهایت، شما باید همواره تلاش کنید که به فراتر از اعتقادات خود بنگرید و دیدگاه‌های دیگران را هم درنظر بگیرید. رهبری صحیح به این معناست که به فراتر ازعلایق خود نگاه کنید و دیدگاهی بی‌طرفانه داشته باشید. البته این کار آسان به‌نظر می‌رسد اما سخت‌تر از آن چیزیست که فکرش را می‌کنید.
برای داشتن ارتباطات موفق بین اعضای تیم، باید مسئولیت‌ها و مهلت‌ها از همان ابتدای کار به خوبی مشخص شود. ارتباط با ذی‌نفعان باید به خوبی برقرار شود و مدیران و مشتریان باید در جریان انجام پروژه به خوبی با هم ارتباط داشته باشند. انتظارات باید به خوبی در طول فرایند کاری، مطرح و مدیریت شود تا غافل‌گیری‌ها یا نا امیدی‌ها به حداقل ممکن برسد. همچنین لازم است که پس از اتمام کار، پروژه به خوبی بسته شود.

گزارش دهی

گزارش دهی پس از اتمام کار، معمولا در مدیریت پروژه نادیده گرفته می‌شود. پس از این‌که پروسه کامل شد، مدیران منتظر این هستند که خود محصول گویای کار باشد. اما آنگونه که معلوم شده است، اقدامات پس از اتمام پروژه ها می‌تواند برای مدیران بسیار سودمند باشد. پس از اتمام کار می توان موفقیت کار را به خوبی به ذی‌نفعان نشان داد و فرصت آموزشی بسیار خوبی را برای آن‌ها فراهم کرد و افراد شرکت کننده در پروژه را جمع کرد و نظرات و تجربیات آن‌ها را در مورد فرایند کار جویا شد. همچنین می‌توان فهمید که برای بهتر انجام دادن کار بعدی به چه مسائلی باید بیشتر توجه کرد؟ آیا از تخمین های خود درسی گرفته‌اید؟ به نظر مشارکین پروژه، چه چیزهایی خیلی خوب پیش رفته است؟
یک راه برای درس‌گرفتن از انجام پروژه ها این است که پیشرفت کار سنجیده شود. به این کار کنترل پروژه نیز گفته می‌شود. بخشی از کنترل موفق یک پروژه، داشتن ابزارهایی برای سنجش عملکرد است. این سنجش‌ها نشان می‌دهد که کارها در چه زمانی به پایان رسیده است و نیز به شما کمک می‌کندتا پی ببرید آیا کار مد نظر در زمانی که انتظارش را داشته‌اید، به پایان رسیده است یا خیر.
همچنین می‌توانید از فن مدیریت یا تحلیل ارزش کسب‌شده استفاده کنید. مدیریت ارزش کسب‌شده روشی برای سنجش عملکرد پروژه است. در این روش، هزینه های برنامه‌ریزی شده و واقعی مربوط به همه‌ی کارهای انجام‌شده، درنظر گرفته و باهم مقایسه می‌شوند.همچنین هزینه ها وجدول زمانی باهم ترکیب می‌شوند تا تصویر کاملی از پروژه به دست آید. این روش مشخص می‌کند در مقایسه با کاری که انجام شده، چقدر بودجه باید مصرف می‌شده است. راه‌های مختلفی برای محاسبه ارزش کسب‌شده وجود دارد. این راه‌ها متغیرهایی از جمله بودجه در نظر گرفته شده، هزینه واقعی کار انجام شده، درصد واریانس هزینه و تخمین در مورد اتمام پروسه را در نظر می‌گیرند.

چکیده

مدیریت پروژه در بیانی بسیار ساده، همان برنامه ریزی است. برنامه ریزی صحیح می‌تواند تا حدی پیچیده باشد. برای انجام این کار باید از همان ابتدا الزامات کاری مشخص شود.
اگرچه مدیریت پروژه به طور عملی برای قرن‌ها وجود داشته است اما نظریه‌پردازان و متخصصان آن هنوز مشغول مطالعه برای ارتقای مدیریت پروژه هستند. ارزش تعاملات چهره به چهره حتی با وجود استفاده از امکانات مجازی مدیریت پروژه از بین نخواهد رفت. پروژه ها به رهبرانی نیاز دارند که هم از لحاظ کسب وکار و هم از لحاظ فناوری، آموزش دیده باشند و بتوانند در صورت امکان، تیم‌های متخصصی را تشکیل دهند. همچنین، ترجیحات و ارزش‌های فرهنگی متفاوتی وجود دارد که بر فنون برقراری ارتباط و مهارت‌های بین فردی تأثیر می‌گذارد. درک و استفاده از این فنون، تأثیر زیادی بر مصرف‌کننده نهایی و محصول پروژه خواهد داشت و لازم است این مسائل در ابتدای کار روشن شود.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

( مؤلفه های ارائه مناسب چیست؟ ) مؤلفه های ارائه را دوباره مرور کنید. همان‌طور که قبلا گفتیم، بعضی مؤلفه ها پیش از ارائه تعیین می‌شوند؛ مابقی کم کم تا روز ارائه تغییر می‌کنند. با نگاه به مؤلفه ها مطمئن شوید هیچ یک از تغییرات، ارائه شما را به شدت تحت تأثیر قرار نخواهند داد. مؤلفه ها را مرور و هر مشکل یا نگرانی را حل کنید. آیا تغییری در برنامه یا دستور کار اتفاق افتاده است؟ آیا ارائه شما در این برنامه جابه‌جا شده است؟ آیا کسی شما را معرفی می‌کند؟ این فرد کیست، و آیا چیزی پیش از معرفی شما لازم است بداند؟ آیا از مخاطبین می‌خواهند که موبایل‌ها و پیجرهایشان را خاموش کنند؟ در صورت امکان شما این را بخواهید.

مؤلفه دیگری که اغلب در روز ارائه تغییر می‌کند تعداد شرکت‌کنندگان است، که می‌تواند در چگونگی رسمیت جلسه و شیوه ارائه شما بسیار مؤثر باشد. برای گروه‌های کوچک ۵ تا ۱۰ نفری، ارائه اغلب غیررسمی است. شما می‌توانید بنشینید و ارتباط فردی با مخاطبین برقرار کنید. برای شنوندگان بین ۱۰ تا ۳۰ نفر، ایجاد ارتباط کماکان ممکن است، اما شیوه احتمالا رسمی خواهد بود. برای این تعداد شنونده، کمک‌های بصری ارائه مفید هستند. زمانی که تعداد شنوندگان نزدیک به ۱۰۰ نفر باشد، کمک‌های ارائه مناسب کارآمدتر خواهند شد. این تعداد مخاطب رسمیت را افزایش داده و ایجاد ارتباط را دشوارتر می‌سازد. زمانی که تعداد شنوندگان از ۱۰۰ نفر فراتر رود، ارائه شما بیشتر شبیه یک نمایش خواهد بود، بهتر است از میکروفن استفاده کرده و سعی کنید ژست‌های صورت و حرکت‌های آرنج خود را اغراق آمیزتر کنید.
تغییرات و مشکلات مکان ارائه شما می‌تواند یک دردسر واقعی باشد. حداقل دو ساعت پیش از ارائه، زمانی را برای معاینه مجدد منابع صوتی – تصویری موجود در مکان اختصاص دهید. آیا کار می‌کنند؟ آیا هنوز می‌توانید لپ‌تاپ‌تان را به سیستم صوتی تصویری متصل کنید ؟ آیا لازم است که برنامه ارائه تان را روی رایانه مستقر نصب کنید؟ آیا تمام برنامه های صوتی و تصویری رایانه ای‌تان با پروژکتور کار می‌کنند؟ آیا برای رد کردن اسلایدها به کنترل از راه دور نیاز دارید ؟ در صورت بروز مشکل در وسایل صوتی – تصویری چه کسی به شما کمک خواهد کرد؟ در ادامه، ببینید دقیقا کجای اتاق شما ارائه خواهید داشت. پیش از ارائه تان کجا خواهید بود؟ آیا یک لیوان آب در دسترس هست؟ اتاق استراحت کجاست؟
تریبون سخنگو و مورداستفاده آن. تریبون همواره اصلی‌ترین وسیله تالارهای سخنرانی و همایش بوده است. در بیشتر اوقات، اگر تریبونی در اتاق باشد ارائه کننده غالبأ مثل یک آهن‌ربا به سمت آن کشیده می‌شود البته همیشه این در بهترین حالت نیست گرچه تریبون می‌تواند حس اقتدار ایجاد کند و مکان مناسبی است تا لیوان آب روی آن گذاشته شود اما همچنین می‌تواند به عنوان مرز نیز عمل کند و مانع تلاش‌های ارائه دهنده برای ارتباط با مخاطب شود. اگر در تالار تریبون وجود دارد از مسئول جلسه سؤال کنید که کجا باید ارائه خود را ایراد کنید. در صورتی که انتخاب با شما است به تعداد و نوع مخاطبانتان فکر کنید با گروه کوچک‌تر و غیر رسمی‌تر از تریبون فاصله بگیرید تا بتوانید ارتباط شخصی و فردی با مخاطبانتان برقرار کنید با گروه بزرگ‌تر مخاطبین رسمی‌تر یک تریبون می‌تواند به عنوان ابزاری برای کاهش دلهره سخنرانی ایفای نقش کند و به مخاطب کمک کند تا روی ارائه کننده تمرکز نماید.
آرایش سخنرانی. برای ارائه خود چه می‌خواهید بپوشید؟ با تمام فکری که برای آماده سازی و این‌که چه می‌خواهید بگویید و چه مدت می‌خواهید صحبت کنید کرده‌اید، ممکن است که این مورد تا آخرین دقیقه کنار گذاشته شده باشد. مهم‌ترین چیزی که باید به یاد داشته باشید این است که انتخاب پوشش‌تان نباید پیامی را که می‌خواهید برسانید تحت‌تأثیر منفی قرار دهد. پوشش معمولی و آراسته، رسمیت ارائه شما را می‌رساند. چند دقیقه پیش از ارائه تان حتمأ ظاهر خود را دوباره کنترل کنید. آیا به یاد داشته‌اید که موبایل و پیجر خود را خاموش نمایید؟ در حالت کلی، در مورد این‌که برای ارائه تان چه بپوشید، این پرسش‌ها و فهرست بایدها و نبایدها را مدنظر داشته باشید. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

«بایدهای» لباس پوشیدن

• * همیشه رسمی باشید.
• * به تناسب شنونده، محیط، فرهنگ شرکت، و خودتان لباس بپوشید.
• * لباس‌های متناسب و اندازه بپوشید.
• * مطمئن شوید که لباس‌هایتان اطو شده‌اند ( ارائه ).
• * دکمه‌های کت‌تان را ببندید (رسمی).
• * به یک پوشش محافظه‌کارانه متمایل باشید.
• * موهای خود را آراسته و منظم نگه دارید.
• * موی پریشان روی چشم نداشته باشید.
• * برای خانم‌ها: مانیکور ساده، آرایش معمولی.
• * عطر ملایم (یا هیچی).
• * کراوات باید معمولی بوده و به وسط سگک کمربند برسد.
• * بند کفش‌هایتان را با رنگ کت‌تان جور کنید (معمولا سیاه).
• * یک پیراهن نخی آهارزده رسمی، ترجیحا سفید با کت و شلوار.
• * لباس‌هایی با یقه و سرآستین ساده.
• * یک ساعت رسمی اما ساده.
• * موها، معمولا به یک طرف شانه شوند، به بالای یقه لباس‌تان نیز نرسند.
• * جوراب ساق‌دار برای مردان برای خانم‌ها جوراب باید رنگ پوست یا تیره‌تر باشد ( ارائه ).

«نبایدهای» لباس پوشیدن

• * پوشیدن لباس‌هایی که بلندتر از خود شما صحبت کنند!
• * باز گذاشتن دکمه‌های ( ارائه ) لباس یا بلوزتان.
• * پوشیدن لباس‌هایی که اندازه‌تان نیستند.
• * پوشیدن لباس‌های چین‌دار.
• * پوشیدن مدل‌هایی که درخشندگی قابل توجهی دارند.
• * ریختن موها روی صورت.
• * استفاده از مدل مویی که نیازمند توجه مداوم باشد.
• * استفاده از عطری که از دور به مشام برسد.
• * پوشیدن لباس آرم‌دار در حین ارائه.
• * پوشیدن طرح‌های شلوغ.
• * استفاده از کراوات زرق و برق‌دار.
• * مدل موی نامرتب اسپرت (در برخی سازمان ها، هر گونه مدل ریش بی‌انضباطی شغلی محسوب می‌شود).
• * استفاده از سنجاق بقه نامرتب برای آقایان، و آویز، النگو یا هر چیزی که صدا بدهد برای خانم‌ها.
• * باز گذاشتن دکمه بالایی با کراوات.
• * پوشیدن پیراهن آستین کوتاه.
• * پوشیدن جوراب کوتاه.
• * پوشیدن کفش راحتی با کت وشلوار برای آقایان ( ارائه )، یا کفش‌های جلوباز یا خیلی پاشنه بلند برای خانم‌ها.

سایر ملاحظات ظاهری. مخاطب شما باید بتواند چشم‌های شما را به راحتی و واضح ببیند. اگر عینک می‌زنید، از لنزهای با پوشش ضد درخشش استفاده کنید که دیدن چشم‌های شما را آسان‌تر می‌کند. از هرگونه قاب رنگی (به جز این‌که از نظر پزشکی لازم باشد) یا قاب سنگین که چشم شما را پنهان کند اجتناب کنید. هرگونه، عطر، ادوکلن، یا محصولات آرایشی معطر در محیط‌های کسب و کار نباید قابل توجه باشد، این یعنی اگر شما از آسانسور خارج شوید کسی که وارد شود نتواند حدس بزند که شما آن‌جا بوده‌اید. همچنین، اگر تحت مراقبت پزشکی هستید، از هیچ ماده معطری نباید استفاده کنید زیرا ادوکلن‌ها می‌توانند آلرژی‌ها و شرایط پزشکی خاص ایجاد کنند.

اهمیت نقشه های جایگزین و برنامه ریزی پیش از اجرا

اشتباه بزرگ شما این است که تجهیزات کمکی ارائه را در خانه یا دفتر جا بگذارید. مطالبی که برای ارائه تان به آن‌ها نیاز دارید را در مکانی جدا و امن قرار دهید. روز قبل و صبح روز ارائه به دقت آن‌ها را کنترل کنید تا مطمئن شوید چیزی کم یا شکسته نباشد. یک کپی از کمک‌های بصری را برای زمانی که اتفاقی برای نسخه اصلی بیفتد در یک پوشه یا روی یک سی‌دی با خود بیاورید. آیا طی ارائه یا پس از آن چکیده‌ای به مخاطبان‌تان می‌دهید؟ اگر چنین است، مطمئن شوید که کپی‌های بیشتر از تعداد لازم برای روز ارائه خواهید داشت. برای کنترل دقیقه آخر مؤلفه ها، زودتر در محل ارائه حاضر شوید. دانستن این‌که لپ‌تاپ‌تان و وسایل صوتی – تصویری به خوبی کار می‌کنند ذهن شما را آرام می‌کند و اعتماد به نفس‌تان را در ارائه افزایش می‌دهد. یک دقیقه به یادداشت‌های خود نگاه کنید و کلمات و عبارات کلیدی خود را کنترل کنید. در ادامه، و اگر تعداد و رسمیت شنوندگان‌تان اجازه می‌دهد، ایفای نقش میزبان پیش از ارائه تان می‌تواند راه خوبی برای شروع رابطه با شنوندگان‌تان باشد. به شنوندگان‌تان هنگام ورود خوشامد بگویید، و از آن‌ها بپرسید که آیا در صندلی‌شان راحت هستند و می‌توانند صفحه نمایش را ببینند، ایجاد ارتباط شخصی با شنوندگان‌تان به این شکل همچنین به سبک کردن هراس ارانه شما کمک می‌کند.

اجرای ارائه

و سرانجام زمان ارائه شما فرا می‌رسد. چند قدم مهم مانده که مخاطبین‌تان را درگیر کرده و ارائه شما را جالب و آموزنده نماید. برای غلبه بر هراس از سکوی اجرا، به یاد داشته باشید که در اغلب موقعیت‌ها مخاطب می‌خواهد ارائه دهنده موفق شود. شنونده آن‌جا حضور یافته تا آن‌چه شما می‌گویید را بشنود. زمانی که به مخاطبین معرفی می‌شوید، یک دقیقه صبر کنید تا حضور خود را اثبات کنید. این مشکل نیست، اما نیازمند صبر و کمی اعتماد به نفس است و با یک نفس عمیق، نگاه در چشمان مخاطبان، شل کردن عضلات، و از همه مهم‌تر، لبخند حاصل می‌شود.

معرفی

حتی اگر کسی پیشاپیش شما را معرفی کرده است. در نظر گرفتن دقایقی برای معرفی خودتان می‌تواند کمک کند. این کار در همان ابتدا دو نکته مهم را روشن می‌کند. به مخاطبانتان اجازه می‌دهد بدانند شما چه کسی هستید برای صحبت راجع به چه موضوعی آمده‌اید و چه اعتباری به شما اجازه می‌دهد که در این مورد صحبت کنید. همچنین انتظار مخاطبین از ارائه شما را شکل می‌دهد.
بهترین ارائه ها، هم اطلاع‌رسانی می‌کنند و هم مخاطب را درگیر می‌سازند. برای این‌که شنونده را درگیر کنید، باید با او ارتباط برقرار کنید. توجه مخاطبان را با نشان دادن میزان درکنان از مشکلات و دغدغه‌هایشان آگاهی از انتظارات‌شان، و احترام به نقطه نظرات‌شان؛ جلب کنید. می‌توانید این را با پرسیدن یک سؤال درگیرکننده انجام یک کار غیر منتظره، با نشان دادن یک کمک بصری منحصر به فرد انجام دهید. این نه تنها یخ بین شما را می‌شکند بلکه کمی از توجه را از شما به مخاطبین منتقل می‌کند. یکی از موثرترین ابزارها برای ایجاد رابطه با مخاطبین تعریف کردن یک داستان است. این کار همیشه آسان نیست، اما داستانی درگیرکننده که به ارائه شما مربوط است می‌تواند توجه مخاطب را به سرعت و به طور مؤثر جلب کند.
برخی اوقات، به خصوص در ارائه های طولانی مدت، ممکن است توجه مخاطب از سخنرانی منحرف گردد. تردید نکنید که در زمان مناسب استراحتی را در حین ارائه منظور کنید. پنج دقیقه استراحت می‌تواند برای بقای مخاطبین‌تان معجزه کند. حتی باید در برنامه ریزی اولیه ارائه تان برای استراحت نیز برنامه ای در نظر بگیرید.
مهم است که در هنگام برقراری ارتباط با دیگران باید خودتان باشید. از احساس خود نیز در کنار اطلاعات ارائه تان برای انتقال پیام استفاده کنید. ایمان داشتن به چیزی که می‌گویید نه تنها برای تقویت روابط‌تان با مخاطب ضروری است، بلکه مقداری از هراس أولبه‌ای شما را کاهش می‌دهد.
برخی اوقات، بدون این‌که اشتباهی از شما سر زده باشد، خود را مقابل مخاطبین منفعل و بدون واکنش می‌یابید که شاید به خاطر کیفیت پایین کار ارائه کنندگان قبلی باشد با این واقعیت که حضور آن‌ها در تالار اجباری بوده‌است. شاید فقط این‌که ساعت ۷ صبح شنبه است، بعد از ۳ روز تعطیلات بدون توجه به دلیل آن و این‌که شما چه تلاشی می‌کنید شنونده از نشان دادن هرگونه احساسی نسبت به ارائه شما طفره می‌رود. در این حالت بهتر است که با واقعیات روبرو شده و ادامه دهید. روی مطالب‌تان تمرکز کنید و با احساس و متقاعدکننده صحبت کنید.
به یاد داشته باشید که تنها به این خاطر که گروه مخاطبین به طورکلی سرد و بدون واکنش است، الزاما برای همه فرد فرد کسانی که حضور دارند این گونه نمی‌باشد. در زمان یا مکانی دیگر و برخوردهای رو در رو، ممکن است بفهمید که مخاطبین تا چه حد نسبت به موضوع، قالب، و هدف ارائه شما پذیرا بوده‌اند.

تأثیر بدن و صدا

متقاعدکننده بودن در مورد چیزی که می‌گویید نه تنها با کلماتی که استفاده می‌کنید، بلکه با شیوه‌ای که می‌ایستید و صحبت می‌کنید نیز منتقل می‌شود. برای اثبات حضور خود نفس عمیقی بکشید، کمی آرام باشید، و لبخند بزنید. این فرایند برای این است که بدن و صدای شما را برای ماموریت پیش‌رویتان آماده می‌کند. در طی ارائه طرز ایستادن شما باید استوار و متمرکز باشد. پاهای‌تان باید به اندازه عرض شانه باز باشد و متعادل بایستید. یادتان نرود که دست‌های‌تان را بیرون از جیب نگه دارید و به چشم‌های مخاطب‌تان نگاه کنید. اگر کارت کوچک خود را در روبروی‌تان داشته باشید، طی ارائه این را فراموش نخواهید کرد. پشت‌تان را به حضار نکنید، به تریبون یا میز به شکل نامعمول تکیه نکنید، و با لباس‌ها و جواهرات خود بازی نکنید. طرز ایستادن نامعمول ممکن است نشانه بی‌علاقگی، نا آمادگی، و بی احترامی شما باشد. این تأثیری نیست که شما علاقه داشته باشید حاضرین را پس از اتمام ارائه با آن بدرقه کنید.
اگر با نگاه در چشم مخاطبین مشکل دارید، در راستای سر کسی که در آخرین ردیف نشسته است نگاه کنید با این روش این طور به نظر حضار می‌رسد که شما دقیقا به آن‌ها نگاه می‌کنید راه دیگر این است که به جای چشم‌ها به وسط صورت فرد نگاه کنید همچنین می‌توانید چند نفر را که راحت‌تر با آن‌ها ارتباط چشمی برقرار می‌کنید انتخاب کنید و روی آن‌ها تمرکز کنید روشی را که با راحتی شما همخوان‌تر است انتخاب کنید.
علاوه بر ژست قائم و متمرکز زبان بدنی شما نیز باید مثبت و تا حد ممکن طبیعی باشد. زمانی که سعی می‌کنید اطلاعات مهمی را با اعضای خانواده یا دوستان در میان بگذارید چگونه با آن‌ها روبرو می‌شوید؟ آیا این طرف و آن طرف می‌روید و از حرکات دست و حالت‌های صورت استفاده می‌کنید؟ آیا گاهی لبخند می‌زنید و می‌خندید؟ این روش را با مخاطبین‌تان نیز تکرار کنید. این به آن‌ها می‌فهماند که شما با اعتماد به نفس، صمیمی و قابل احترام هستید.
اگر نسبت به ژست و زبان بدنی خود طی ارائه مطمئن نیستید، طی تمرین یک ویدئو از خود تهیه کنید. ویدئو را ببینید و به دنبال حرکت ضعیف یا زبان بدنی و هر رفتاری که از تمرکز ارائه تان بکاهد باشید.
برای این‌که یک ژست با اعتماد به نفس و استوار در ترکیب با یک حالت طبیعی و مثبت واقعأ تأثیرگذار باشد باید با استفاده مؤثر از صدا همراه شود. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که افراد در ارائه تجربه می‌کنند این است که خیلی سریع شروع به صحبت می‌کنند. مطالب به سرعت و مبهم بیان می‌شوند و شنونده بی گناه چپ چپ به کمک های بصری نگاه کرده و تلاش می‌کند بفهمد دقیقا چه چیزی گفته شد. سریع صحبت کردن، همچنین تمایل به افزایش تن صدای شما دارد و شما را زود خسته می‌کند. چند گام برای محافظت در برابر تمایل به صحبت سریع وجود دارد. اول، یک نفس عمیق بکشید و آرام باشید. تنفس طبیعی به گام‌های صحبت‌تان کمک می‌کند. دوم، به خودتان گوش کنید. آیا به نظر می‌رسد که در جمله‌هایتان عجله می‌کنید؟ آیا احساس تنگی نفس می‌کنید؟ آیا تن صدای شما افزایش می‌یابد؟ اگر چنین است، آرام باشید، سعی کنید صدای‌تان را پایین بیاورید، و نفس عمیق بکشید. سوم، اگر با وجود هشدارهای قبلی و تمرین، می‌بینید که هنوز خیلی سریع صحبت می‌کنید، یک همکار مورد اعتماد، دوست یا عضو خانواده را بیاورید که در طول ارائه شما در ردیف اول بنشیند هر چند دقیقه با نگاه با او چک کنید و از او بخواهید زمانی که نیاز دارید سرعت خود را کاهش دهید با حرکت دست این را به شما بگوید.
مشکل دیگری که اغلب مردم در حین ارائه خود تجربه می‌کنند تردید و به کار بردن متناوب «اوووووووم» و «ا…..» است مثلا هنگامی که رشته افکارشان را گم می‌کنند. یک راه بهتر این است که مکث کنید، نفس بکشید، و دوباره تمرکز کنید. متوجه باشید که آیا این انحرافات را دارید یا نه. اگر مطمئن نیستید، هنگام ارائه صدای خود را ضبط کنید. زمانی که به صدای ضبط شده گوش می‌کنید، با متن اولیه خود پیش بروید. چند بار می‌شنوید که «اوووم» و «ا…» گفته باشید؟ آیا جای مشخصی در ارائه شما هست که بیش از جاهای دیگر دچار اشتباه می‌شوید؟ نسبت به این مشکلات آگاه باشید و برای تصحیح‌شان بکوشید.
مؤلفه مهم دیگری که درباره استفاده از بدن و صدای‌تان طی ارائه باید مورد توجه قرار دهید نوسان است. این بخشی از فرایند انتقال احساس به مخاطبین است. زمانی که ارائه تان را تمرین می‌کنید، به این فکر کنید که زبان بدنی خود با صدای‌تان را تغییر دهید تا اهمیت مطلب خاصی را متذکر شوید. سرعت و تن صدای‌تان را تغییر دهید و از تأکید استفاده کنید. یکی از مؤثرترین راه های خاطرنشان کردن یک نکته در ارائه استفاده از مکث و سکوت است. پس از بیان یک نکته مهم یا خلاصه کردن چند نکته قبلی، لحظه‌ای مکث کنید و به شنونده اجازه دریافت و واکنش نسبت به آن‌چه گفته‌اید، بدهید. ژست‌ها و سایر عناصر زبان بدنی‌تان را برای انتقال پیام های مشابه تغییر دهید.

شوخ طبعی

استفاده از شوخ طبعی در ارائه تان راه جالبی برای ایجاد رابطه بیشتر با مخاطب و تلطیف و تغییر حالت فضا است. مطمئن شوید برای استفاده از شوخی‌هایتان اعتماد به نفس کامل دارید و برای پشتیبانی از مطالب ارائه از آن‌ها استفاده کنید. شوخی‌هایتان باید با اعتماد به نفس، مناسب و طبیعی باشند. از به کار بردن شوخی جهت تحقیر یا خندیدن به حضار خودداری کنید. چرا که تأثیر منفی بر رویکرد، موضوع و هدف ارائه شما خواهد داشت. بخ یاد داشته باشید به عنوان ارائه کننده، شما و نه فرد دیگری تنها موضوع قابل شوخی در جلسه هستید.

انتظار اتفاقات غیرمنتظره را داشته باشید

همان‌طور که یک بار دوایت دی. آیزنهاور گفت: «در آماده‌سازی برای جنگ همواره دریافته‌ام که برنامه ریزی‌ها بالا استفاده‌اند، اما برنامه ریزی ضروری است.» با وجود اهمیت و الزام همه برنامه ریزی‌ها و تمرین‌هایی که برای یک ارائه موفق انجام داده‌اید، یاد بگیرید که منتظر اتفاقات غیرمنتظره باشید. باید انعطاف‌پذیری لازم را هم در رابطه با مخاطب‌تان و هم شیوه ارائه تان داشته باشید. زمانی که اشتباهی رخ می‌دهد، که زیاد هم رخ می‌دهند، سعی نکنید که آن‌ها را نادیده بگیرید: این تنها باعث می‌شود که آن‌ها آشکارتر شوند. آن‌ها را بشناسید، با آن‌ها کنار بیایید، و ادامه دهید. می‌توانید با یک شوخی ظریف با آن‌ها مقابله کنید. به هرحال، زیاد هم به اشتباهات حساس نباشید. در بسیاری موارد اشتباهات به اندازه کافی کوچک هستند که شنونده حتی آن را لحاظ نکند.
انعطاف‌پذیری باید در نحوه ارائه نیز وجود داشته باشد. ارائه کننده‌ای که بسیار آراسته بوده، به شدت اعتماد به نفس دارد، یا خیلی آماده است می‌تواند توجه مخاطب را منحرف کند. نسبت به چگونگی ارتباط با مخاطب حساس باشید و به اندازه کافی انعطاف‌پذیری در ارائه تان داشته باشید تا فضا را تلطیف کنید یا شیوه ارائه را تغییر دهید. حاضرجوابی، تازگی، واقع گرایی، و صمیمیت به ارائه شما اضافه می‌کند.
انعطاف‌پذیری در صورتی که مشکلی با کمک‌های ارائه تان پیش بیاید نیز می‌تواند مهم باشد. به جای گیرکردن در مشکلات، سعی کنید آن‌ها را بیان کنید، اگر نمی‌توانید به سرعت حل‌شان کنید، با یک شوخی از کنار آن بگذرید و مستقیما با شنوندگان خود صحبت نمایید به یاد داشته باشید که ارائه در کمک‌های بصری خلاصه نمی‌شود در شما خلاصه می‌شود. شما آمادگی لازم را دارید و برای ارائه حاضر هستید.  

جمع‌بندی ارائه

در ایجاد چهارچوب برای ارئه تان مطالب را با توجه به این‌که چه چیزی برای شروع، میانه و انتهای ارائه مناسب است در قالب‌ها و عناوین سازماندهی نموده‌اید. در طول ارائه با دقت این قالب‌ها و عناوین را در پرتو هدف ارانه بیان کرده‌اید. در انتهای ارائه اطمینان حاصل کنید که با یک جمع‌بندی تأثیرگذار و دقیق ارانه تان را به پایان می‌برید. جمع‌بندی باید مختصر باشد تا مخاطب با پیامی روشن در مورد عناوین و قالب‌های اصلی مواجه باشد. متن اصلی را تکرار نکنید؛ خلاصه‌اش کنید. به علاوه، با انرژی و اعتماد به نفس روی یک نکته مثبت ارائه را تمام کنید. این کار مخاطب را علاقه‌مندتر می‌کند تا در مورد عناوین و قالب‌های ارائه بیشتر بداند.

زمان پرسش و پاسخ

برخورد با پرسش‌ها می‌تواند به اندازه خود ارائه رعب‌آور باشد، و برخی از ارائه کنندگان ترجیح می‌دهند که کلا از این فرایند فرار کنند. برای این‌که کاملا از ارائه تان نتیجه‌گیری کنید و به ارتباطی که با مخاطب‌تان برقرار کرده‌اید احترام بگذارید، باید به سؤالات آن‌ها مجال دهید. زمانی که به سؤالات پاسخ می‌دهید، از پرسشگر تشکر کرده و سؤال او را تکرار نمایید تا همه بشنوند. از ورود به بحث یا کشمکش خودداری کنید، و اگر جواب سؤال را نمی‌دانید، به آن اعتراف کنید. شماره تماس یا ایمیل پرسشگر را بخواهید و پیشنهاد کنید که در آینده با او تماس بگیرید.

ملاحظات پس از ارائه

پس از ارائه، متن و کمک‌های بصری اغلب درون پوشه‌ای قرار گرفته و روی میز پرتاب و فراموش می‌شوند وقت آن است که به کارهای دیگر برسید، و اگر لازم شد که بار دیگر آن ارائه را تکرار کنید، می‌توانید همواره پوشه را بیرون بکشید و همان مطالب را استفاده کنید. این روش اشتباه است و یک فرصت ارزشمند را برای سود بردن از ارزیابی اولیه هدر می‌دهد حتی اگر چند روز بین ارائه و مرور آن باعث می‌شود که نکات ارزشمندی را فراموش کنید. اگر خوش شانس باشید و یک نسخه ویدئویی از ارائه تان داشته باشید، از آن به عنوان ابزاری برای بررسی محتوا و شیوه ارائه تان استفاده کنید. اگر امکان دارد ویدئو را دو بار ببینید، و هر بار روی جنبه‌های متفاوت آن تمرکز کنید. پوشش دو جنبه در یک زمان دشوار خواهد بود.

چکیده

ارائه ها و ارتباطات در محیط رقابتی سازمانی امروز فاکتورهای حیاتی موفقیت هستند. مدیران امروز زمان بیشتری را جهت آماده شدن برای ارائه، و تبادل نظرات با همکاران، مشتری ها، سرمایه گذاران، و سایر سهام‌داران صرف می‌کنند. مدیران باید اهمیت این فرصت‌های ارائه را در راستای پیشبرد اهداف سازمان و دست‌یابی به موفقیت درک کنند. مدیران می‌توانند از ارائه با آمادگی کامل، به عنوان یک ابزار تأثیرگذار برای موفقیت و ایجاد فرصت استفاده کنند.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.