مدیریت محتوای سازمانی

( مدیریت محتوای سازمانی ) مدیریت محتوای سازمانی (ECM) به یک فناوری مهم مدیریت داده ها به خصوص برای سازمان‌های متوسط و بزرگ تبدیل شده است. ECM در برگیرنده مدیریت سند الکترونیکی، مدیریت محتوای وب، مدیریت دارایی‌های دیجیتالی و مدیریت رکوردهای الکترونیکی (ERW) است. زیرساخت‌های ERM به کاهش هزینه‌ها، به اشتراک گذاشتن آسان محتوا در تمامی سازمان، به حداقل رساندن ریسک، خودکار کردن فرآیندهای دستی و زمانی فشرده و هزینه‌بر و یکی کردن چندین وب سایت به یک پلت فرم واحد کمک می‌کند.
چهار نیروی کلیدی به شرح زیر محرک سازمان‌ها برای به کارگیری رویکرد استراتژیک و سازمانی برای برنامه ریزی و استقرار سیستم های محتوا هستند:

• * رشد فزاینده محتوای تولید شده توسط سازمان.
• * نیاز به یکپارچه ساختن این محتوا با فرآیندهای کسب و کار.
• * نیاز به پشتیبانی از این کارکشتگی در حال رشد برای دست‌یابی و تعامل کاربر بنگاه به محتوا.
• * نیاز به حفاظت از اختیارات و کنترل روی محتوا در راستای حصول اطمینان از سازگاری آن‌ها با مقررات و آمادگی برای گردآوری مدارک قانونی.

بنگاه‌های امروزی حجم وسیعی از اسناد، پیام ها و یادداشت‌ها را تولید می‌کنند که اصولا شامل محتوای (داده و یا اطلاعات) ساختار نیافته هستند. به همین دلیل محتوای ایمیل ها و یا پیام های آنی، صفحه گسترده‌ها، نمابرها، گزارشات، توضیحات نمونه، صفحات وب، پیام های صوتی، قراردادها و ارائه‌ها را نمی‌توان روی پایگاه‌های داده قرار داد. با این حال بسیاری از این اطلاعات جزء رکوردهای کسب و کار به شمار می‌آیند که باید نگهداری شوند. اگر نیاز به این اطلاعات برای تصمیمات و یا عملیات موجود نباشد، آن‌ها را آرشیو کرده و در یک مخزن بلند مدت ذخیره می‌کنند. به دلیل آن که این اطلاعات در برگیرنده رکوردهای کسب و کار هستند، باید از آن‌ها نگهداری شده و باید هنگام نیاز توسط ممیزان، بازرسان، IRS، SEC و یا هر منصب صاحب اختیار دیگری در دسترس باشند. این رکوردها همچنین باید به گونه‌ای نظیر داده های ساختار یافته در یک پایگاه داده سازماندهی و ایندکس گذاری شوند که قابل بازیابی باشند.
رکوردها از این نظر با اسناد تفاوت دارند که نمی‌توان آن‌ها را به جز در شرایط کنترل شده اصلاح و یا حذف کرد. به عکس، اسناد عموما در معرض بازبینی قرار می‌گیرند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

مدیریت سند و رکوردهای الکترونیکی

سیستم های مدیریت سند ایمیل، پیام های آنی و دیگر انواع محتواهای ساختار نیافته را سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی می‌کنند. در این بخش، مبحثی در این ارتباط تحت عنوان ERM را بررسی می‌کنیم.
در واقع ایجاد پشتیبان از رکوردها نوعی ERM به شمار نمی‌آید، چرا که محتوا به گونه‌ای سازمان‌دهی نشده است که بتواند به دقت و سادگی بازیابی شود. ERM نه تنها نیازمند درگیری بازیگران کلیدی همچون مدیران و یا متصدیان رکوردها در نگهداری رکوردها است، بلکه پرسنل و مسؤلان IT هم دارای همان مسؤلیت‌ها برای استقرار سیاست‌های ERM هستند. این سیاست‌ها شامل برنامه های زمان‌بندی برای نگهداری و یا از بین بردن رکوردها است که باید با قوانین فدرال و ایالتی سازگاری داشته باشند. نیاز به مدیریت رکوردها بدون توجه به کاغذی و یا الکترونیکی بودن آن‌ها، نکته جدیدی نیست. چیزی که جدید است حجم رکوردهای الکترونیکی است که باید بازبینی شده تا مشخص شود آیا باید آن‌ها را نگهداری کرده و یا از بین برد. اگر بر این رکوردها مدیریت صحیح اعمال شود، می‌توان رکوردهای الکترونیکی را دارایی‌های استراتریک به شمار آورد. اما اگر مدیریت ناشایست بر رکوردهای مورد نظر اعمال شده و یا رکوردها از بین روند، آن‌گاه آن‌ها تبدیل به دین می‌شوند.

ارزش تجاری مدیریت رکوردهای الکترونیکی

شرکت‌ها باید آمادگی این را داشته باشند تا در مقابل یک ممیزی، بازرسی فدرال، طرح دعاوی و یا هرگونه فعالیت قانونی بر علیه آن‌ها پاسخگو باشند. انواع طرح‌های دعاوی علیه شرکت‌ها شامل تخلفات ثبت اختراع، بی‌توجهی به جوانب احتیاطی محصول، سرقت مالکیت معنوی، نقض قرارداد، از بین بردن غیرقانونی، تعرض، تبعیض و بسیاری موارد دیگر می‌شود.
قریب به ۹۰ درصد شرکت‌های آمریکایی مشمول طرح دعاوی شده و به طور متوسط یک شرکت ۱ میلیارد دلاری با ۱۴۷ طرح دعاوی مواجه می‌شود (Kish ۲۰۰۶). هر طرح دعاوی شامل اکتشاف یا درخواست برای اطلاعات است (تقریبا همیشه شامل تقاضا برای ایمیل و سایر ارتباطات الکترونیکی است). گرفتن اکتشاف فرآیند گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای آماده سازی پرونده پیش از محاکمه، بازپرسی قانونی یا مقرراتی و یا اقدام اجرایی حکم شده توسط قانون است. هنگامی که پای اطلاعات الکترونیکی در میان باشد، این فرآیند تحت نام اکتشاف الکترونیکی و یا e – discovery شناخته می‌شود. هنگامی که شرکت یک درخواست اکتشاف الکترونیکی دریافت می‌کند باید موارد خواسته شده را تولید کند، در غیر این صورت به قانون‌شکنی متهم شده و باید در دادگاه حضور یابد.
پرونده‌های متعددی به شرح زیر وجود دارند که شرکت‌ها در آن‌ها با هزینه‌های سنگین عدم پاسخ‌دهی به اکتشاف الکترونیکی مواجه شده‌اند:

• * عدم موفقیت در ذخیره‌سازی اینیل ها که منجر به جریمه ۷۵/۲ میلیون دلاری برای Philip Morris شد.
• * عدم موفقیت در پاسخ‌گویی به اکتشاف الکترونیکی که منجر به جریمه ۱۰ میلیون دلاری برای Bank of America شد.
• * عدم موفقیت در تولید نوارهای پشتیبان و ایمیل های حذف شده که منجر به حکم ۲۳ میلیون دلاری هیأت منصفه علیه USB Warburg شد و پرونده آن را تبدیل به یک نقطه عطف در این زمینه کرد.

رشد ECM و ERM

۹۰۰۰ شرکت کننده در کنفرانس جهانی EMC در سال ۲۰۰۸ در لاس وگاس، در مورد آینده ECM برای مدیریت محتوا، مجازی سازی و ذخیره‌سازی وب ۲٫۰ با تأکید بر اهمیت این فناوری ها، اطلاعاتی را کسب کردند. انتظار می‌رود که داده های ذخیره شده تا مرز دو تریلیون گیگابایت در سال ۲۰۱۱ رسیده باشند. همان‌طور که می‌دانید، حفظ امنیت داده های شرکت یک چالش بسیار بزرگ خواهد بود.
بر خلاف هر جنبه دیگر کسب و کار، برنامه ریزی و مدیریت اسناد و رکوردهای الکترونیکی یکی از عناصر هر فرآیند کسب و کاری است. این امر هم منجر به افزایش تعداد فروشندگان ERM و ECM و هم افزایش قابلیت‌هایی که آن‌ها فراهم می‌آورند شده است. فروشندگان بسته‌های محصول شامل مدیریت محتوا، همکاری، پورتال‌ها و هوش تجاری را به فروش می‌رسانند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ IT به فروشندگان ECM و ERM تبدیل شده‌اند. از این دسته شرکت‌هایی همچون IBM, Oracle, EMC که به فروش EMC می‌پردازند.  

مباحث مدیریتی

کاهش عدم قطعیت. هنگامی که مدیران بتوانند عدم قطعیت را با یادگیری و کسب آگاهی از داده های خود کاهش دهند، عملکرد و سودآوری بهبود می‌یابد. کاهش عدم قطعیت نیازمند یک زیرساخت داده است که بتواند اطلاعات را تقریبا بلادرنگ به دست آورده، پردازش کند و گزارش دهد.
توجیه سود و زیان و مسائل مرتبط با آن. برخی از رویکردهای مدیریت داده ها که در این بخش به آن‌ها پرداخته شد بسیار هزینه‌بر بوده و بنابراین تنها در شرکت‌های بزرگ توجیه پذیر هستند. سازمان‌های کوچک‌تر چنان‌چه از پایگاه‌های داده بهره ببرند، این برتری برای آن‌ها وجود دارد که به جای ایجاد یک پایگاه داده جدید بتوانند پایگاه‌های داده موجود را مقرون به صرفه کنند. با این حال این دسته از شرکت‌ها باید یک تحلیل دقیق هزینه سود را پیش از ایجاد هرگونه تعهدی نسبت به فناوری های جدید به انجام برسانند.
داده ها را به صورت فیزیکی در کجا باید ذخیره کرد. آیا باید داده ها نزدیک به کاربران آن‌ها توزیع شوند؟ این چینش ممکن است وارد کردن و بهنگام رسانی داده ها را سرعت بخشد، اما همچنین می‌تواند ریسک‌های امنیتی و کپی‌برداری را به همراه داشته باشد. در رویکردی دیگر آیا داده ها باید برای کنترل ساده‌تر، امنیت بیشتر و رهایی از اتفاقات ناگوار متمرکز شوند؟ این دو پیشنهاد جایگزین دارای ارتباطات کمتر و ریسک‌های single – point – of – failure است.
مسائل قانونی. عدم موفقیت در مدیریت رکوردهای الکترونیکی شرکت‌ها را در معرض جریمه‌ها و یا تحریم‌ها از طرف دادگاه‌ها و یا آژانس های قضایی نظیر SEC و IRS قرار می‌دهد.
داخلی یا خارجی؟ آیا شرکت باید روی جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، نگهداری و پاکسازی داخلی پایگاه‌های داده و یا اطلاعات خود سرمایه‌گذاری کند؟ یا باید به پایگاه‌های داده خارجی مراجعه کند که تأمین کنندگان آن‌ها مسئول مدیریت محتوا و کنترل سطح دست‌یابی به داده ها هستند؟
بازیافت از پیشامدهای ناگوار. آیا فرآیندهای کسب و کار شرکت که به پایگاه‌ها و انبارهای داده وابسته شده‌اند، می‌توانند پس از پیش آمدن یک اتفاق ناگوار برای سیستم های اطلاعاتی از آن رهایی یافته و پایداری عملیات خود را حفظ کنند؟ یک انبار داده چگونه می‌تواند محافظت شود؟ با چه هزینه‌ای؟
امنیت داده ها و مسائل اخلاقی. آیا مشتریان شرکت و دیگر داده های رقابتی از گزند تجسس و کارشکنی به دور هستند؟ آیا داده های محرمانه نظیر مشخصات فردی از دست‌یابی نامناسب و غیر قانونی و تغییرات مصون هستند؟ یک سؤال مرتبط دیگر آن است که چه کسی دارای مالکیت چنین داده هایی است؟
حریم خصوصی. داده کاوی ممکن است قوانین ایالتی، فدرال و سیاست خارجی را زیر پا بگذارد. ذخیره سازی داده ها در یک انبار داده و اجرای داده کاوی ممکن است منجر به تعدی به حریم خصوصی گردد. شرکت‌ها چه کاری انجام می‌دهند تا از افراد محافظت کنند؟ افراد چه کاری می‌توانند انجام دهند تا از حریم خصوصی خود محافظت کنند؟
مشکل داده های به جا مانده. یک واقعیت مهم که تحت عنوان مشکل داده های به جای مانده از آن یاد می‌شود آن است که باید با حجم اطلاعاتی که تا کنون در سیستم های مختلف و صورت‌های متفاوتی ذخیره شده‌اند، چه کار کرد؟ ممکن است نیاز باشد تا داده ها در پایگاه‌های داده قدیمی‌تر و شاید از کار افتاده در سیستم های جدیدتر مدیریت پایگاه داده در دسترس باشند. بسیاری از برنامه های کاربردی به جای مانده را که برای دست‌یابی به داده های قدیمی‌تر به کار می‌رفتند، نمی‌توان در محیط‌های پردازشی جدید بدون صرف هزینه‌های گزاف تبدیل کرد. اصولا دو نوع رویکرد برای حل این مسأله وجود دارد. رویکرد اول ایجاد یک پایگاه داده front end است که بتواند به عنوان یک مترجم از سیستم قدیمی به سیستم جدید عمل کند. رویکرد دوم یکپارچه سازی برنامه های کاربردی قدیمی‌تر در سیستم جدید به گونه‌ای است که بتوان به داده ها به طور یکپارچه و به شکل اولیه آن‌ها دست یافت.
ارائه داده ها. حرکت کردن بهینه داده ها در سازمان یک مشکل بزرگی به شمار می‌آید. عدم توانایی در برقراری کارا و اثربخش ارتباط بین گروه‌های مختلف موجود در مکان‌های جغرافیایی گوناگون به خصوص با توجه به دور بودن کارکنان امروزی و بسیاری از محل‌های کاری، یک مانع جدی بر سر راه پیاده‌سازی مناسب برنامه های کاربردی توزیع شده است. پردازش از راه دور و بی‌سیم یکی از راه حل‌های این مشکلات هستند.

IT چگونه به شما سود می‌رساند

برای شاخه حسابداری

بودجه های تخصیص یافته به IT به یکی از بزرگ‌ترین ردیف‌های هزینه در سازمان‌ها تبدیل شده است و موفقیت‌های IT و همچنین اشتباهات آن می‌توانند تأثیر مستقیمی بر جمع کل درآمدهای شرکت داشته باشند. داده های تراکنشی برای اظهارنامه‌های مالی، کنترل هزینه، کنترل موجودی، حساب‌های پرداختی و حساب‌های دریافتی بسیار مهم هستند. همان‌گونه که در دهه‌های گذشته نیز شاهد آن بودیم، تصمیم‌گیری درباره عملکرد مالی با در اختیار داشتن داده های دقیق تراکنش‌ها می‌تواند برای سازمان‌ها بسیار هزینه بر باشد. داده‌ها در حسابداری باید قابل اطمینان و دقیق باشند.

برای شاخه مالی

سیستم های مالی برای عملکرد موفق خود وابسته به سیستم های مدیریت پایگاه داده هستند. تحلیل گران مالی از داده های تاریخی که در انبارهای داده موجود هستند برای ایجاد پیش‌بینی‌ها و گزارش‌های تحلیلی برای سرمایه‌گذاران بهره می‌برند.

برای شاخه مدیریت منابع انسانی

مدیران منابع انسانی از سیستم های مدیریت پایگاه داده برای مدیریت داده های کارکنان استفاده می‌کنند (به عنوان مثال مزایای بهداشتی و درمانی، بازنشستگی و بیمه).

برای شاخه سیستم های اطلاعاتی

مدیریت سیستم های اطلاعاتی به معنای مدیریت داده هاست. راهبران داده ها تمامی جوانب فرآیند را مدیریت می‌کنند و به موجب آن داده ها در سیستم وارد شده و از طریق سیستم مورد دست‌یابی واقع می‌شوند.

برای شاخه بازاریابی

سیستم های مبتنی بر وب به شرکت‌ها اجازه می‌دهند رویکردهای بازاریابی مستقیم را به گونه‌ای شخصی سازی کنند که در عوض مشتریان جدیدی جذب شرکت شده و وفاداری در مشتریان به وجود آید.

برای شاخه مدیریت تولید اعملیات

مدیران با به کارگیری داده های مرتبط با موجودی، تولید، توزیع، لجستیک و بارگیری می‌توانند تصمیمات بهتر و در زمان کوتاه‌تری را اخذ کنند.

نکات مهم

۱- داده ها زیربنای هر سیستم اطلاعاتی هستند و به مدیریت در طی چرخه حیات مفید خود نیاز دارند. این امر منجر به تبدیل داده ها به اطلاعات مفید، دانش و اساسی برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری می‌شود. از دیدگاه سودآوری یا مدل درآمد خالص (سود = درآمدها – هزینه ها)، سود هنگامی افزایش می‌یابد که کارکنان از داده ها آموخته و با استفاده از آن آموخته‌ها منجر به افزایش درآمدها، کاهش هزینه‌ها و یا هر دو شوند.

۲- مدیران و اطلاعات ورزان ممکن است با داده های غیر قابل اعتماد محدود شوند، چرا که آن‌ها ناکامل، خارج از چارچوب، قدیمی، غیر دقیق، دست نیافتنی و یا آن‌قدر گیج‌کننده هستند که ممکن است به زمان بسیار زیادی برای تحلیل نیاز داشته باشند. خطا در داده ها و ناسازگاری آن‌ها منجر به بروز اشتباهات و فرصت‌های از دست رفته‌ای نظیر عدم موفقیت در انتقال داده ها، اشتباهات در صورت حساب‌ها و مشکلات در یکی کردن داده ها از چندین محل می‌شود. عوامل بی‌شمار دخیل در کیفیت داده ها باید شناسایی و کنترل شوند.

۳- برنامه هایی که داده ها را مدیریت کرده و دست‌یابی به پایگاه داده را سبب می‌شوند تحت عنوان سیستم های مدیریت پایگاه داده (DBMSها) خوانده می‌شوند. داده ها و اسناد به صورت الکترونیکی مدیریت می‌شوند. آن‌ها دیجیتالی و ذخیره شده و در سیستم های مدیریت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. مزایای استفاده از DBMS شامل استفاده استراتژیک بهبود یافته از داده های شرکتی، کاهش پیچیدگی محیط داده ها، کاهش افزونگی داده، بهبود جامعیت داده ها، بهبود امنیت، کاهش هزینه‌های نگهداری داده ها و دست‌یابی بهتر به داده ها می ‌شود.

۴- نمای منطقی یا نمای کاربر، داده ها را برای کاربر معنادار می‌کند. دست‌یابی محدود به داستراتژاده ها با توجه به مسئولیت‌های شغلی افراد منجر به افزایش امنیت داده ها می‌شود. مدل منطقی یک نمای تفصیلی از داده هاست که در آن موجودیت‌های سطح بالا به موجودیت‌های داده ای قابل مدیریت شکسته می‌شوند (به عنوان مثال داده های مشتری به ترجیحات محصول، ارتباطات مشتری، محل فروشگاه‌ها و فروش های محصولات).  

۵- انبارهای داده و بازارهای داده از نیاز به داده های تصمیم‌گیرندگان پشتیبانی می‌کنند. داده های مرتبط برای دست‌یابی راحت‌تر توسط کاربران ایندکس گذاری شده و سازماندهی می‌شود.

۶- پردازش تحلیلی OLAP ) Online ) نماهای معنادار و دارای قابلیت اقدام و اجرایی از داده ها را فراهم می‌آورد.

۷- مدیریت سند الکترونیکی، کنترل خودکار اسناد، کلید کارایی بزرگ‌تر در مدیریت اسناد به منظور افزایش رقابت‌پذیری است. چگونگی مدیریت رکوردهای الکترونیکی توسط سازمان می‌تواند به طور مستقیم بر توانایی آن برای رقابت هوشمندانه اثر گذارد، به گونه‌ای که با قوانین و مقررات سازگار بوده، در مقابل دادخواهی‌ها پاسخ‌گو بوده و از اتفاقات ناگوار رهایی یابد. نیازمندی‌های مقرراتی، مدیریت اطلاعات را تبدیل به یک اولویت کسب و کار و التزام قانونی کرده است.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید