( مؤلفه های ارائه مناسب چیست؟ ) مؤلفه های ارائه را دوباره مرور کنید. همان‌طور که قبلا گفتیم، بعضی مؤلفه ها پیش از ارائه تعیین می‌شوند؛ مابقی کم کم تا روز ارائه تغییر می‌کنند. با نگاه به مؤلفه ها مطمئن شوید هیچ یک از تغییرات، ارائه شما را به شدت تحت تأثیر قرار نخواهند داد. مؤلفه ها را مرور و هر مشکل یا نگرانی را حل کنید. آیا تغییری در برنامه یا دستور کار اتفاق افتاده است؟ آیا ارائه شما در این برنامه جابه‌جا شده است؟ آیا کسی شما را معرفی می‌کند؟ این فرد کیست، و آیا چیزی پیش از معرفی شما لازم است بداند؟ آیا از مخاطبین می‌خواهند که موبایل‌ها و پیجرهایشان را خاموش کنند؟ در صورت امکان شما این را بخواهید.

مؤلفه دیگری که اغلب در روز ارائه تغییر می‌کند تعداد شرکت‌کنندگان است، که می‌تواند در چگونگی رسمیت جلسه و شیوه ارائه شما بسیار مؤثر باشد. برای گروه‌های کوچک ۵ تا ۱۰ نفری، ارائه اغلب غیررسمی است. شما می‌توانید بنشینید و ارتباط فردی با مخاطبین برقرار کنید. برای شنوندگان بین ۱۰ تا ۳۰ نفر، ایجاد ارتباط کماکان ممکن است، اما شیوه احتمالا رسمی خواهد بود. برای این تعداد شنونده، کمک‌های بصری ارائه مفید هستند. زمانی که تعداد شنوندگان نزدیک به ۱۰۰ نفر باشد، کمک‌های ارائه مناسب کارآمدتر خواهند شد. این تعداد مخاطب رسمیت را افزایش داده و ایجاد ارتباط را دشوارتر می‌سازد. زمانی که تعداد شنوندگان از ۱۰۰ نفر فراتر رود، ارائه شما بیشتر شبیه یک نمایش خواهد بود، بهتر است از میکروفن استفاده کرده و سعی کنید ژست‌های صورت و حرکت‌های آرنج خود را اغراق آمیزتر کنید.
تغییرات و مشکلات مکان ارائه شما می‌تواند یک دردسر واقعی باشد. حداقل دو ساعت پیش از ارائه، زمانی را برای معاینه مجدد منابع صوتی – تصویری موجود در مکان اختصاص دهید. آیا کار می‌کنند؟ آیا هنوز می‌توانید لپ‌تاپ‌تان را به سیستم صوتی تصویری متصل کنید ؟ آیا لازم است که برنامه ارائه تان را روی رایانه مستقر نصب کنید؟ آیا تمام برنامه های صوتی و تصویری رایانه ای‌تان با پروژکتور کار می‌کنند؟ آیا برای رد کردن اسلایدها به کنترل از راه دور نیاز دارید ؟ در صورت بروز مشکل در وسایل صوتی – تصویری چه کسی به شما کمک خواهد کرد؟ در ادامه، ببینید دقیقا کجای اتاق شما ارائه خواهید داشت. پیش از ارائه تان کجا خواهید بود؟ آیا یک لیوان آب در دسترس هست؟ اتاق استراحت کجاست؟
تریبون سخنگو و مورداستفاده آن. تریبون همواره اصلی‌ترین وسیله تالارهای سخنرانی و همایش بوده است. در بیشتر اوقات، اگر تریبونی در اتاق باشد ارائه کننده غالبأ مثل یک آهن‌ربا به سمت آن کشیده می‌شود البته همیشه این در بهترین حالت نیست گرچه تریبون می‌تواند حس اقتدار ایجاد کند و مکان مناسبی است تا لیوان آب روی آن گذاشته شود اما همچنین می‌تواند به عنوان مرز نیز عمل کند و مانع تلاش‌های ارائه دهنده برای ارتباط با مخاطب شود. اگر در تالار تریبون وجود دارد از مسئول جلسه سؤال کنید که کجا باید ارائه خود را ایراد کنید. در صورتی که انتخاب با شما است به تعداد و نوع مخاطبانتان فکر کنید با گروه کوچک‌تر و غیر رسمی‌تر از تریبون فاصله بگیرید تا بتوانید ارتباط شخصی و فردی با مخاطبانتان برقرار کنید با گروه بزرگ‌تر مخاطبین رسمی‌تر یک تریبون می‌تواند به عنوان ابزاری برای کاهش دلهره سخنرانی ایفای نقش کند و به مخاطب کمک کند تا روی ارائه کننده تمرکز نماید.
آرایش سخنرانی. برای ارائه خود چه می‌خواهید بپوشید؟ با تمام فکری که برای آماده سازی و این‌که چه می‌خواهید بگویید و چه مدت می‌خواهید صحبت کنید کرده‌اید، ممکن است که این مورد تا آخرین دقیقه کنار گذاشته شده باشد. مهم‌ترین چیزی که باید به یاد داشته باشید این است که انتخاب پوشش‌تان نباید پیامی را که می‌خواهید برسانید تحت‌تأثیر منفی قرار دهد. پوشش معمولی و آراسته، رسمیت ارائه شما را می‌رساند. چند دقیقه پیش از ارائه تان حتمأ ظاهر خود را دوباره کنترل کنید. آیا به یاد داشته‌اید که موبایل و پیجر خود را خاموش نمایید؟ در حالت کلی، در مورد این‌که برای ارائه تان چه بپوشید، این پرسش‌ها و فهرست بایدها و نبایدها را مدنظر داشته باشید. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

«بایدهای» لباس پوشیدن

* همیشه رسمی باشید.
* به تناسب شنونده، محیط، فرهنگ شرکت، و خودتان لباس بپوشید.
* لباس‌های متناسب و اندازه بپوشید.
* مطمئن شوید که لباس‌هایتان اطو شده‌اند ( ارائه ).
* دکمه‌های کت‌تان را ببندید (رسمی).
* به یک پوشش محافظه‌کارانه متمایل باشید.
* موهای خود را آراسته و منظم نگه دارید.
* موی پریشان روی چشم نداشته باشید.
* برای خانم‌ها: مانیکور ساده، آرایش معمولی.
* عطر ملایم (یا هیچی).
* کراوات باید معمولی بوده و به وسط سگک کمربند برسد.
* بند کفش‌هایتان را با رنگ کت‌تان جور کنید (معمولا سیاه).
* یک پیراهن نخی آهارزده رسمی، ترجیحا سفید با کت و شلوار.
* لباس‌هایی با یقه و سرآستین ساده.
* یک ساعت رسمی اما ساده.
* موها، معمولا به یک طرف شانه شوند، به بالای یقه لباس‌تان نیز نرسند.
* جوراب ساق‌دار برای مردان برای خانم‌ها جوراب باید رنگ پوست یا تیره‌تر باشد ( ارائه ).

«نبایدهای» لباس پوشیدن

* پوشیدن لباس‌هایی که بلندتر از خود شما صحبت کنند!
* باز گذاشتن دکمه‌های ( ارائه ) لباس یا بلوزتان.
* پوشیدن لباس‌هایی که اندازه‌تان نیستند.
* پوشیدن لباس‌های چین‌دار.
* پوشیدن مدل‌هایی که درخشندگی قابل توجهی دارند.
* ریختن موها روی صورت.
* استفاده از مدل مویی که نیازمند توجه مداوم باشد.
* استفاده از عطری که از دور به مشام برسد.
* پوشیدن لباس آرم‌دار در حین ارائه.
* پوشیدن طرح‌های شلوغ.
* استفاده از کراوات زرق و برق‌دار.
* مدل موی نامرتب اسپرت (در برخی سازمان ها، هر گونه مدل ریش بی‌انضباطی شغلی محسوب می‌شود).
* استفاده از سنجاق بقه نامرتب برای آقایان، و آویز، النگو یا هر چیزی که صدا بدهد برای خانم‌ها.
* باز گذاشتن دکمه بالایی با کراوات.
* پوشیدن پیراهن آستین کوتاه.
* پوشیدن جوراب کوتاه.
* پوشیدن کفش راحتی با کت وشلوار برای آقایان ( ارائه )، یا کفش‌های جلوباز یا خیلی پاشنه بلند برای خانم‌ها.

سایر ملاحظات ظاهری. مخاطب شما باید بتواند چشم‌های شما را به راحتی و واضح ببیند. اگر عینک می‌زنید، از لنزهای با پوشش ضد درخشش استفاده کنید که دیدن چشم‌های شما را آسان‌تر می‌کند. از هرگونه قاب رنگی (به جز این‌که از نظر پزشکی لازم باشد) یا قاب سنگین که چشم شما را پنهان کند اجتناب کنید. هرگونه، عطر، ادوکلن، یا محصولات آرایشی معطر در محیط‌های کسب و کار نباید قابل توجه باشد، این یعنی اگر شما از آسانسور خارج شوید کسی که وارد شود نتواند حدس بزند که شما آن‌جا بوده‌اید. همچنین، اگر تحت مراقبت پزشکی هستید، از هیچ ماده معطری نباید استفاده کنید زیرا ادوکلن‌ها می‌توانند آلرژی‌ها و شرایط پزشکی خاص ایجاد کنند.

اهمیت نقشه های جایگزین و برنامه ریزی پیش از اجرا

اشتباه بزرگ شما این است که تجهیزات کمکی ارائه را در خانه یا دفتر جا بگذارید. مطالبی که برای ارائه تان به آن‌ها نیاز دارید را در مکانی جدا و امن قرار دهید. روز قبل و صبح روز ارائه به دقت آن‌ها را کنترل کنید تا مطمئن شوید چیزی کم یا شکسته نباشد. یک کپی از کمک‌های بصری را برای زمانی که اتفاقی برای نسخه اصلی بیفتد در یک پوشه یا روی یک سی‌دی با خود بیاورید. آیا طی ارائه یا پس از آن چکیده‌ای به مخاطبان‌تان می‌دهید؟ اگر چنین است، مطمئن شوید که کپی‌های بیشتر از تعداد لازم برای روز ارائه خواهید داشت. برای کنترل دقیقه آخر مؤلفه ها، زودتر در محل ارائه حاضر شوید. دانستن این‌که لپ‌تاپ‌تان و وسایل صوتی – تصویری به خوبی کار می‌کنند ذهن شما را آرام می‌کند و اعتماد به نفس‌تان را در ارائه افزایش می‌دهد. یک دقیقه به یادداشت‌های خود نگاه کنید و کلمات و عبارات کلیدی خود را کنترل کنید. در ادامه، و اگر تعداد و رسمیت شنوندگان‌تان اجازه می‌دهد، ایفای نقش میزبان پیش از ارائه تان می‌تواند راه خوبی برای شروع رابطه با شنوندگان‌تان باشد. به شنوندگان‌تان هنگام ورود خوشامد بگویید، و از آن‌ها بپرسید که آیا در صندلی‌شان راحت هستند و می‌توانند صفحه نمایش را ببینند، ایجاد ارتباط شخصی با شنوندگان‌تان به این شکل همچنین به سبک کردن هراس ارانه شما کمک می‌کند.

اجرای ارائه

و سرانجام زمان ارائه شما فرا می‌رسد. چند قدم مهم مانده که مخاطبین‌تان را درگیر کرده و ارائه شما را جالب و آموزنده نماید. برای غلبه بر هراس از سکوی اجرا، به یاد داشته باشید که در اغلب موقعیت‌ها مخاطب می‌خواهد ارائه دهنده موفق شود. شنونده آن‌جا حضور یافته تا آن‌چه شما می‌گویید را بشنود. زمانی که به مخاطبین معرفی می‌شوید، یک دقیقه صبر کنید تا حضور خود را اثبات کنید. این مشکل نیست، اما نیازمند صبر و کمی اعتماد به نفس است و با یک نفس عمیق، نگاه در چشمان مخاطبان، شل کردن عضلات، و از همه مهم‌تر، لبخند حاصل می‌شود.

معرفی

حتی اگر کسی پیشاپیش شما را معرفی کرده است. در نظر گرفتن دقایقی برای معرفی خودتان می‌تواند کمک کند. این کار در همان ابتدا دو نکته مهم را روشن می‌کند. به مخاطبانتان اجازه می‌دهد بدانند شما چه کسی هستید برای صحبت راجع به چه موضوعی آمده‌اید و چه اعتباری به شما اجازه می‌دهد که در این مورد صحبت کنید. همچنین انتظار مخاطبین از ارائه شما را شکل می‌دهد.
بهترین ارائه ها، هم اطلاع‌رسانی می‌کنند و هم مخاطب را درگیر می‌سازند. برای این‌که شنونده را درگیر کنید، باید با او ارتباط برقرار کنید. توجه مخاطبان را با نشان دادن میزان درکنان از مشکلات و دغدغه‌هایشان آگاهی از انتظارات‌شان، و احترام به نقطه نظرات‌شان؛ جلب کنید. می‌توانید این را با پرسیدن یک سؤال درگیرکننده انجام یک کار غیر منتظره، با نشان دادن یک کمک بصری منحصر به فرد انجام دهید. این نه تنها یخ بین شما را می‌شکند بلکه کمی از توجه را از شما به مخاطبین منتقل می‌کند. یکی از موثرترین ابزارها برای ایجاد رابطه با مخاطبین تعریف کردن یک داستان است. این کار همیشه آسان نیست، اما داستانی درگیرکننده که به ارائه شما مربوط است می‌تواند توجه مخاطب را به سرعت و به طور مؤثر جلب کند.
برخی اوقات، به خصوص در ارائه های طولانی مدت، ممکن است توجه مخاطب از سخنرانی منحرف گردد. تردید نکنید که در زمان مناسب استراحتی را در حین ارائه منظور کنید. پنج دقیقه استراحت می‌تواند برای بقای مخاطبین‌تان معجزه کند. حتی باید در برنامه ریزی اولیه ارائه تان برای استراحت نیز برنامه ای در نظر بگیرید.
مهم است که در هنگام برقراری ارتباط با دیگران باید خودتان باشید. از احساس خود نیز در کنار اطلاعات ارائه تان برای انتقال پیام استفاده کنید. ایمان داشتن به چیزی که می‌گویید نه تنها برای تقویت روابط‌تان با مخاطب ضروری است، بلکه مقداری از هراس أولبه‌ای شما را کاهش می‌دهد.
برخی اوقات، بدون این‌که اشتباهی از شما سر زده باشد، خود را مقابل مخاطبین منفعل و بدون واکنش می‌یابید که شاید به خاطر کیفیت پایین کار ارائه کنندگان قبلی باشد با این واقعیت که حضور آن‌ها در تالار اجباری بوده‌است. شاید فقط این‌که ساعت ۷ صبح شنبه است، بعد از ۳ روز تعطیلات بدون توجه به دلیل آن و این‌که شما چه تلاشی می‌کنید شنونده از نشان دادن هرگونه احساسی نسبت به ارائه شما طفره می‌رود. در این حالت بهتر است که با واقعیات روبرو شده و ادامه دهید. روی مطالب‌تان تمرکز کنید و با احساس و متقاعدکننده صحبت کنید.
به یاد داشته باشید که تنها به این خاطر که گروه مخاطبین به طورکلی سرد و بدون واکنش است، الزاما برای همه فرد فرد کسانی که حضور دارند این گونه نمی‌باشد. در زمان یا مکانی دیگر و برخوردهای رو در رو، ممکن است بفهمید که مخاطبین تا چه حد نسبت به موضوع، قالب، و هدف ارائه شما پذیرا بوده‌اند.

تأثیر بدن و صدا

متقاعدکننده بودن در مورد چیزی که می‌گویید نه تنها با کلماتی که استفاده می‌کنید، بلکه با شیوه‌ای که می‌ایستید و صحبت می‌کنید نیز منتقل می‌شود. برای اثبات حضور خود نفس عمیقی بکشید، کمی آرام باشید، و لبخند بزنید. این فرایند برای این است که بدن و صدای شما را برای ماموریت پیش‌رویتان آماده می‌کند. در طی ارائه طرز ایستادن شما باید استوار و متمرکز باشد. پاهای‌تان باید به اندازه عرض شانه باز باشد و متعادل بایستید. یادتان نرود که دست‌های‌تان را بیرون از جیب نگه دارید و به چشم‌های مخاطب‌تان نگاه کنید. اگر کارت کوچک خود را در روبروی‌تان داشته باشید، طی ارائه این را فراموش نخواهید کرد. پشت‌تان را به حضار نکنید، به تریبون یا میز به شکل نامعمول تکیه نکنید، و با لباس‌ها و جواهرات خود بازی نکنید. طرز ایستادن نامعمول ممکن است نشانه بی‌علاقگی، نا آمادگی، و بی احترامی شما باشد. این تأثیری نیست که شما علاقه داشته باشید حاضرین را پس از اتمام ارائه با آن بدرقه کنید.
اگر با نگاه در چشم مخاطبین مشکل دارید، در راستای سر کسی که در آخرین ردیف نشسته است نگاه کنید با این روش این طور به نظر حضار می‌رسد که شما دقیقا به آن‌ها نگاه می‌کنید راه دیگر این است که به جای چشم‌ها به وسط صورت فرد نگاه کنید همچنین می‌توانید چند نفر را که راحت‌تر با آن‌ها ارتباط چشمی برقرار می‌کنید انتخاب کنید و روی آن‌ها تمرکز کنید روشی را که با راحتی شما همخوان‌تر است انتخاب کنید.
علاوه بر ژست قائم و متمرکز زبان بدنی شما نیز باید مثبت و تا حد ممکن طبیعی باشد. زمانی که سعی می‌کنید اطلاعات مهمی را با اعضای خانواده یا دوستان در میان بگذارید چگونه با آن‌ها روبرو می‌شوید؟ آیا این طرف و آن طرف می‌روید و از حرکات دست و حالت‌های صورت استفاده می‌کنید؟ آیا گاهی لبخند می‌زنید و می‌خندید؟ این روش را با مخاطبین‌تان نیز تکرار کنید. این به آن‌ها می‌فهماند که شما با اعتماد به نفس، صمیمی و قابل احترام هستید.
اگر نسبت به ژست و زبان بدنی خود طی ارائه مطمئن نیستید، طی تمرین یک ویدئو از خود تهیه کنید. ویدئو را ببینید و به دنبال حرکت ضعیف یا زبان بدنی و هر رفتاری که از تمرکز ارائه تان بکاهد باشید.
برای این‌که یک ژست با اعتماد به نفس و استوار در ترکیب با یک حالت طبیعی و مثبت واقعأ تأثیرگذار باشد باید با استفاده مؤثر از صدا همراه شود. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که افراد در ارائه تجربه می‌کنند این است که خیلی سریع شروع به صحبت می‌کنند. مطالب به سرعت و مبهم بیان می‌شوند و شنونده بی گناه چپ چپ به کمک های بصری نگاه کرده و تلاش می‌کند بفهمد دقیقا چه چیزی گفته شد. سریع صحبت کردن، همچنین تمایل به افزایش تن صدای شما دارد و شما را زود خسته می‌کند. چند گام برای محافظت در برابر تمایل به صحبت سریع وجود دارد. اول، یک نفس عمیق بکشید و آرام باشید. تنفس طبیعی به گام‌های صحبت‌تان کمک می‌کند. دوم، به خودتان گوش کنید. آیا به نظر می‌رسد که در جمله‌هایتان عجله می‌کنید؟ آیا احساس تنگی نفس می‌کنید؟ آیا تن صدای شما افزایش می‌یابد؟ اگر چنین است، آرام باشید، سعی کنید صدای‌تان را پایین بیاورید، و نفس عمیق بکشید. سوم، اگر با وجود هشدارهای قبلی و تمرین، می‌بینید که هنوز خیلی سریع صحبت می‌کنید، یک همکار مورد اعتماد، دوست یا عضو خانواده را بیاورید که در طول ارائه شما در ردیف اول بنشیند هر چند دقیقه با نگاه با او چک کنید و از او بخواهید زمانی که نیاز دارید سرعت خود را کاهش دهید با حرکت دست این را به شما بگوید.
مشکل دیگری که اغلب مردم در حین ارائه خود تجربه می‌کنند تردید و به کار بردن متناوب «اوووووووم» و «ا…..» است مثلا هنگامی که رشته افکارشان را گم می‌کنند. یک راه بهتر این است که مکث کنید، نفس بکشید، و دوباره تمرکز کنید. متوجه باشید که آیا این انحرافات را دارید یا نه. اگر مطمئن نیستید، هنگام ارائه صدای خود را ضبط کنید. زمانی که به صدای ضبط شده گوش می‌کنید، با متن اولیه خود پیش بروید. چند بار می‌شنوید که «اوووم» و «ا…» گفته باشید؟ آیا جای مشخصی در ارائه شما هست که بیش از جاهای دیگر دچار اشتباه می‌شوید؟ نسبت به این مشکلات آگاه باشید و برای تصحیح‌شان بکوشید.
مؤلفه مهم دیگری که درباره استفاده از بدن و صدای‌تان طی ارائه باید مورد توجه قرار دهید نوسان است. این بخشی از فرایند انتقال احساس به مخاطبین است. زمانی که ارائه تان را تمرین می‌کنید، به این فکر کنید که زبان بدنی خود با صدای‌تان را تغییر دهید تا اهمیت مطلب خاصی را متذکر شوید. سرعت و تن صدای‌تان را تغییر دهید و از تأکید استفاده کنید. یکی از مؤثرترین راه های خاطرنشان کردن یک نکته در ارائه استفاده از مکث و سکوت است. پس از بیان یک نکته مهم یا خلاصه کردن چند نکته قبلی، لحظه‌ای مکث کنید و به شنونده اجازه دریافت و واکنش نسبت به آن‌چه گفته‌اید، بدهید. ژست‌ها و سایر عناصر زبان بدنی‌تان را برای انتقال پیام های مشابه تغییر دهید.

شوخ طبعی

استفاده از شوخ طبعی در ارائه تان راه جالبی برای ایجاد رابطه بیشتر با مخاطب و تلطیف و تغییر حالت فضا است. مطمئن شوید برای استفاده از شوخی‌هایتان اعتماد به نفس کامل دارید و برای پشتیبانی از مطالب ارائه از آن‌ها استفاده کنید. شوخی‌هایتان باید با اعتماد به نفس، مناسب و طبیعی باشند. از به کار بردن شوخی جهت تحقیر یا خندیدن به حضار خودداری کنید. چرا که تأثیر منفی بر رویکرد، موضوع و هدف ارائه شما خواهد داشت. بخ یاد داشته باشید به عنوان ارائه کننده، شما و نه فرد دیگری تنها موضوع قابل شوخی در جلسه هستید.

انتظار اتفاقات غیرمنتظره را داشته باشید

همان‌طور که یک بار دوایت دی. آیزنهاور گفت: «در آماده‌سازی برای جنگ همواره دریافته‌ام که برنامه ریزی‌ها بالا استفاده‌اند، اما برنامه ریزی ضروری است.» با وجود اهمیت و الزام همه برنامه ریزی‌ها و تمرین‌هایی که برای یک ارائه موفق انجام داده‌اید، یاد بگیرید که منتظر اتفاقات غیرمنتظره باشید. باید انعطاف‌پذیری لازم را هم در رابطه با مخاطب‌تان و هم شیوه ارائه تان داشته باشید. زمانی که اشتباهی رخ می‌دهد، که زیاد هم رخ می‌دهند، سعی نکنید که آن‌ها را نادیده بگیرید: این تنها باعث می‌شود که آن‌ها آشکارتر شوند. آن‌ها را بشناسید، با آن‌ها کنار بیایید، و ادامه دهید. می‌توانید با یک شوخی ظریف با آن‌ها مقابله کنید. به هرحال، زیاد هم به اشتباهات حساس نباشید. در بسیاری موارد اشتباهات به اندازه کافی کوچک هستند که شنونده حتی آن را لحاظ نکند.
انعطاف‌پذیری باید در نحوه ارائه نیز وجود داشته باشد. ارائه کننده‌ای که بسیار آراسته بوده، به شدت اعتماد به نفس دارد، یا خیلی آماده است می‌تواند توجه مخاطب را منحرف کند. نسبت به چگونگی ارتباط با مخاطب حساس باشید و به اندازه کافی انعطاف‌پذیری در ارائه تان داشته باشید تا فضا را تلطیف کنید یا شیوه ارائه را تغییر دهید. حاضرجوابی، تازگی، واقع گرایی، و صمیمیت به ارائه شما اضافه می‌کند.
انعطاف‌پذیری در صورتی که مشکلی با کمک‌های ارائه تان پیش بیاید نیز می‌تواند مهم باشد. به جای گیرکردن در مشکلات، سعی کنید آن‌ها را بیان کنید، اگر نمی‌توانید به سرعت حل‌شان کنید، با یک شوخی از کنار آن بگذرید و مستقیما با شنوندگان خود صحبت نمایید به یاد داشته باشید که ارائه در کمک‌های بصری خلاصه نمی‌شود در شما خلاصه می‌شود. شما آمادگی لازم را دارید و برای ارائه حاضر هستید.

جمع‌بندی ارائه

در ایجاد چهارچوب برای ارئه تان مطالب را با توجه به این‌که چه چیزی برای شروع، میانه و انتهای ارائه مناسب است در قالب‌ها و عناوین سازماندهی نموده‌اید. در طول ارائه با دقت این قالب‌ها و عناوین را در پرتو هدف ارانه بیان کرده‌اید. در انتهای ارائه اطمینان حاصل کنید که با یک جمع‌بندی تأثیرگذار و دقیق ارانه تان را به پایان می‌برید. جمع‌بندی باید مختصر باشد تا مخاطب با پیامی روشن در مورد عناوین و قالب‌های اصلی مواجه باشد. متن اصلی را تکرار نکنید؛ خلاصه‌اش کنید. به علاوه، با انرژی و اعتماد به نفس روی یک نکته مثبت ارائه را تمام کنید. این کار مخاطب را علاقه‌مندتر می‌کند تا در مورد عناوین و قالب‌های ارائه بیشتر بداند.

زمان پرسش و پاسخ

برخورد با پرسش‌ها می‌تواند به اندازه خود ارائه رعب‌آور باشد، و برخی از ارائه کنندگان ترجیح می‌دهند که کلا از این فرایند فرار کنند. برای این‌که کاملا از ارائه تان نتیجه‌گیری کنید و به ارتباطی که با مخاطب‌تان برقرار کرده‌اید احترام بگذارید، باید به سؤالات آن‌ها مجال دهید. زمانی که به سؤالات پاسخ می‌دهید، از پرسشگر تشکر کرده و سؤال او را تکرار نمایید تا همه بشنوند. از ورود به بحث یا کشمکش خودداری کنید، و اگر جواب سؤال را نمی‌دانید، به آن اعتراف کنید. شماره تماس یا ایمیل پرسشگر را بخواهید و پیشنهاد کنید که در آینده با او تماس بگیرید.

ملاحظات پس از ارائه

پس از ارائه، متن و کمک‌های بصری اغلب درون پوشه‌ای قرار گرفته و روی میز پرتاب و فراموش می‌شوند وقت آن است که به کارهای دیگر برسید، و اگر لازم شد که بار دیگر آن ارائه را تکرار کنید، می‌توانید همواره پوشه را بیرون بکشید و همان مطالب را استفاده کنید. این روش اشتباه است و یک فرصت ارزشمند را برای سود بردن از ارزیابی اولیه هدر می‌دهد حتی اگر چند روز بین ارائه و مرور آن باعث می‌شود که نکات ارزشمندی را فراموش کنید. اگر خوش شانس باشید و یک نسخه ویدئویی از ارائه تان داشته باشید، از آن به عنوان ابزاری برای بررسی محتوا و شیوه ارائه تان استفاده کنید. اگر امکان دارد ویدئو را دو بار ببینید، و هر بار روی جنبه‌های متفاوت آن تمرکز کنید. پوشش دو جنبه در یک زمان دشوار خواهد بود.

چکیده

ارائه ها و ارتباطات در محیط رقابتی سازمانی امروز فاکتورهای حیاتی موفقیت هستند. مدیران امروز زمان بیشتری را جهت آماده شدن برای ارائه، و تبادل نظرات با همکاران، مشتری ها، سرمایه گذاران، و سایر سهام‌داران صرف می‌کنند. مدیران باید اهمیت این فرصت‌های ارائه را در راستای پیشبرد اهداف سازمان و دست‌یابی به موفقیت درک کنند. مدیران می‌توانند از ارائه با آمادگی کامل، به عنوان یک ابزار تأثیرگذار برای موفقیت و ایجاد فرصت استفاده کنند.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.