سیستم های اطلاعاتی به چه کار می‌آیند؟

( سیستم های اطلاعاتی به چه کار می‌آیند؟ ) سالانه هزاران دلار صرف کسب، طراحی، توسعه، اجرا و نگهداری از سیستم های اطلاعاتی می‌شود. وابستگی اطلاعاتی سازمان ها به سیستم های اطلاعاتی در تولید کالا و خدمات، مدیریت عملیات‌ روزانه و انجام وظایف کوتاه مدت و بلند مدت مدیریتی نیاز به راه‌حل‌های قابل اطمینان، ایمن و استوار را بیش از گذشته به همراه داشته است، توسعه دهندگان سیستم ها باید تمامی نیازها و ملزومات کسب و کار ها را در توسعه سیستم های اطلاعاتی خود لحاظ کرده و سیاست یکسان امنیتی و حریم خصوصی برای کاربران خود قائل شوند. علاوه بر این آن‌ها باید راهبردهای اجرایی مقبولی برای سیستم های جدید خود تعریف کرده باشند.
برای ایجاد یک سیستم اطلاعاتی می‌توان یکی از چند شیوه موجود را دنبال کرد. اولین شیوه درون سپاری است. در این شیوه، ایجاد سیستم اطلاعاتی، توسط متخصصان داخلی سازمان ها انجام می‌شود. روش دیگر، خودسپاری (یا همان توسعه توسط خود کاربران نهایی) است. در این شیوه، توسعه و نگهداری از سیستم جدید، توسط کاربران نهایی (کارکنان دانشی) با کمک و یا بدون کمک متخصصان فناوری اطلاعات، صورت می‌گیرد. شیوه آخر برون سپاری است. در این شیوه، کار خاصی با سطح مشخصی از عرضه خدمات در مدت زمان معین و با هزینه از پیش تعیین شده به گروه سومی واگذار می‌شود. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع بازاریابی عناصر چند رسانه ای، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

درون سپاری و چرخه زندگی توسعه سیستم (SDLC)

چرخه زندگی توسعه سیستم ( سیستم های اطلاعاتی ) یک رویکرد گام به گام برای توسعه سیستم های اطلاعات است. این رویکرد ۷ فاز اصلی دارد که هر کدام نیز فعالیت‌هایی را در خود جای داده‌اند. از آن‌جایی که در این شیوه هر فاز با انجام فاز قبلی و پشت سر هم انجام می‌شود به آن روش آبشاری نیز می‌گویند.
برای هر فاز SDLC می‌توان صدها فعالیت متصور شد اما برای نمونه می‌توان به بودجه بندی، جمع‌آوری نیازمندی های کسب و کار ، طراحی مدل ها، تهیه اسناد کاربر و مدیریت پروژه اشاره کرد. فعالیت‌هایی که در توسعه یک سیستم استفاده می‌شود به نوع سیستم و ابزارهای توسعه آن بستگی دارد. از آن‌جایی که بحث پیرامون تمامی این فعالیت‌ها در این بحث امکان‌پذیر نیست تنها به بررسی مهم‌ترین آن‌ها بسنده می‌کنیم.

فاز اول: برنامه ریزی

در خلال این فاز یک برنامه منسجم برای توسعه سیستم های اطلاعاتی جدید تهیه می‌شود. در ادامه به سه فعالیت اصلی که باید در این فاز انجام شود می‌پردازیم:

۱- تعریف سیستمی که قرار است توسعه یابد: شما باید سیستمی که از راهبردهای سازمان شتیبانی می‌کند را به خوبی تشخیص دهید. سازمان ها معمولا سیستم های مختلف را بررسی و بر اساس تأثیر آن‌ها بر روی کسب و کار شان و یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) اولویت‌بندی می‌کنند. عوامل حیاتی موفقیت همان مسائل حیاتی در موفقیت سازمان ها است. این فرایند به شما کمک می‌کند تا درباره سازمانی که می‌خواهید طراحی کنید تصمیم راهبردی بگیرید.

۲- تعیین حیطه پروژه: شما برای توسعه یک سیستم اطلاعاتی باید حیطه پروژه خود را تعریف کرده و مستندات تهیه کنید. در واقع حیطه پروژه نیازمندی های سطوح بالای سازمان شما را مشخص می‌کند. معمولا حیطه پروژه را نما (دید) ۱۰۰۰۰ پایی به سیستم با اساسی‌ترین تعریف درباره سیستم ( سیستم های اطلاعاتی ) می‌نامند. سند حیطه پروژه نیز نوشته‌ای کوتاه در حد یک پاراگراف است که از رها شدن حیطه و رها شدن مشخصه‌ها پیشگیری می‌کند. وقتی حیطه پروژه از آن‌چه برای آن تعیین شده فراتر رود اصطلاحا حیطه رها شده است و زمانی اتفاق می‌افتد که توسعه دهندگان و کاربران نهایی مشخصه‌های اضافی را که در نیازمندی های اولیه دیده نشده به پروژه اضافه کنند.

۳- توسعه برنامه پروژه: شما باید برای توسعه سیستم های جدید حتما برنامه مفصلی داشته باشید. برنامه پروژه به سؤالات چه چیزی؟ چه زمانی؟ و چه کسی؟ برای همه فعالیت‌هایی که باید انجام شود، اشخاص و افراد و با منابعی که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند و زمان انجام هر فعالیت می‌پردازد. برنامه پروژه، راهنمایی است که تحویل به هنگام سیستم اطلاعاتی کامل و موفق را تضمین می‌کند. مدیر پروژه نیز شخصی است که در مدیریت و برنامه ریزی پروژه تبحر دارد و برنامه پروژه را تعریف و تعیین کرده و از رسیدن به گاه‌شمارهای پروژه اطمینان حاصل می‌کند. گاه‌شمارهای پروژه بیانگر زمان‌های کلیدی است که باید یکسری فعالیت‌های مشخص پروژه در آن زمان ها به پایان رسیده باشند. رها شدن حیطه و مشخصه ها که در بالا به آن‌ها اشاره شد با استفاده از طرح پروژه کمرنگ می‌شوند.

فاز دوم: تحلیل پس از انتخاب سیستم مناسب نوبت به فاز تحلیل می‌رسد. این فاز از SDLC کاربران نهایی و متخصصان فناوری اطلاعات را برای جمع‌آوری، درک و مستندسازی نیازمندی های سیستم ( سیستم های اطلاعاتی ) پیشنهادی بسیج می‌کند. در خلال این فاز دو فعالیت اصلی انجام می‌شود. خدمات تخصصی اینستاگرام اعتبار و تداوم کسب و کارتان را تضمین می‌کند.

۱- جمع‌آوری نیازمندی های کسب و کار: نیازمندی های کسب و کار ، تقاضاهای ریز و مفصل کاربران نهایی هستند که یک سیستم برای موفقیت باید به آن‌ها دست یابد. در حقیقت نیازمندی های کسب و کار پیشران اصلی توسعه سیستم ها به شمار می‌آیند. برای نمونه در یک سیستم CRM باید پرسش‌های مشتریان را بر اساس کالا، منطقه و نمایندگان فروش پیگیری کند، نیازمندی کسب و کار، گویای این است که سیستم برای تحقق اهداف کسب و کار چه کارهایی را باید انجام دهد. جمع‌آوری نیازمندی های کسب و کار شبیه انجام نوعی تحقیق و تفحص است. شما باید با همه اشخاصی که ادعای استفاده از سیستم جدید ( سیستم های اطلاعاتی ) را دارند صحبت کرده و نیازهای آن‌ها را شناسایی کنید. یک راه بسیار مناسب برای جمع‌آوری نیازمندی های کسب و کار تشکیل جلسات توسعه مشترک کاربردی JAD است. کاربران نهایی و متخصصان فناوری اطلاعات بعضا تا چندین روز برای تعیین نیازمندی های کسب و کار و بازنگری آن‌ها در این جلسات شرکت می‌کنند.

۲- اولویت بندی نیازمندی ها: نیازمندی ها باید پس از تعریف کامل بر اساس اهمیت آن‌ها در کسب و کار ، اولویت بندی و به شکل یک سند رسمی جامع تهیه شوند که به آن سند تعریف نیازمندی ها گفته می‌شود. این سند بعدا برای امضاء و تأیید به کاربران عرضه می‌شود. بدین شکل کاربران موافقت خود را با تعریف نیازمندی ها اعلام می‌دارند. امضاء کاربران به عنوان یکی از مهم‌ترین گاه‌شمارهای یک برنامه پروژه محسوب می‌شود.

یکی از موارد کلیدی درباره تهیه لیست نیازمندی ها که باید توجه بسیاری به آن داشت هزینه اصلاح خطاهای موجود در نیازمندی های غیر‌دقیق و نادرست است. هزینه برطرف کردن ایرادات و یا نواقص در فاز تحلیل بسیار ناچیز و در حد تغییر عبارات و کلمات سند نیازمندی هاست، اما اگر این ایرادات در فازهای بعدی نمایان شود از آن‌جایی که سیستم ( سیستم های اطلاعاتی ) ایجاد شده باید اصلاح شود، هزینه های هنگفتی را به پروژه تحمیل خواهد کرد.

فاز سوم: طراحی تهیه نقشه فنی سیستم پیشنهادی در SDLC در این فاز اتفاق می‌افتد. در خلال فاز تحلیلی کاربران نهایی در کنار متخصصان فناوری اطلاعات نیازمندی های کسب و کار سیستم پیشنهادی را از منظر منطقی مورد بررسی قرار می‌دهند. این بدان معنی است که در فاز تحلیلی نیازمندی ها بدون توجه به امکانات فناوری و فنی پشتیبانی شده تهیه می‌شود. با ورود به این فاز توجه اعضای تیم پروژه به مسایل فنی و فیزیکی جلب می‌شود. در واقع نیازمندی ها در فاز تحلیلی مشخص می‌شده و معماری فناوری های پشتیبانی کننده در فاز طراحی مشخص می‌شود. در ادامه به فعالیت‌های اصلی فاز طراحی می‌پردازیم. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

۱- طراحی معماری فنی: معماری فنی سخت افزار، نرم افزار و نیازمندی های ارتباطی سیستم اجرایی را مورد بررسی قرار می‌دهد. بیشتر سیستم ها بر روی شبکه های رایانه ای اجرا می‌شوند و کاربران با استفاده از یک ایستگاه کاری و نرم افزار نصب شده بر روی سرور اصلی به انجام فعالیت‌های خود می‌پردازند. فناوری های ارتباطی قابلیت دسترسی به اینترنت و ارتباط از راه دور با سرور مرکزی را برای کاربران فراهم می‌کنند. همواره به یاد داشته باشید که پیش از انتخاب طرح نهایی معماری‌های مختلف را بررسی کنید.

۲- طراحی مدل سیستم: مدل سازی یک نمایش گرافیکی از طراحی سیستم ( سیستم های اطلاعاتی ) است. شما در این مرحله صفحه گزارش‌ها نرم افزارها و پایگاه داده ها را با کمک دیاگرام  R-Eمدل سازی می‌کنید. فعالیت‌های بسیاری در این مرحله مانند طراحی صفحه و اسط کاربر قابل اجراست.

در این مرحله از فاز SDLC نقش اجرایی شما و کاربران نهایی کمرنگ‌تر شده و به سمت کنترل کیفیت سوق داده می‌شود. از این‌جا به بعد متخصصان فناوری اطلاعات اکثر مراحل طراحی را در فاز نگهداری به انجام می‌رسانند و وظیفه شما تنها بررسی فعالیت آن‌هاست. شما باید از تأمین نیازمندی های کسب و کار در مدل های نمایشی، گزارش ها، نرم افزار ها و پایگاه های داده اطمینان حاصل کنید. شما می‌توانید با استفاده از پکیج جامع بازاریابی و تبلیغات تخصصی اینستاگرام باعث پیشرفت کسب و کار خود شوید.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.