حسابداری و مدیریت مالی در سازمان ها
( حسابداری و مدیریت مالی در سازمان ها ) حسابداری فرایند ثبت، دستهبندی، گزارش و تحلیل پولی است. حسابدارها تمام معاملات، عملیات و فعالیتهایی را که پیامدهای مالی دارد، ثبت میکنند و همچنین مسئول فعالیتهای مالی دیگری از جمله: ارزیابی هزینه ها برای سرمایهگذاریهای جدید، مشارکت در فرایند ادغام و تملک، مدیریت کیفی و پیگیری عملکرد مالی و راهبرد مالیاتی مؤثر بر کسب و کار هستند.
اگرچه الزامات حسابداری کسب و کار در سازمان ها متفاوت است اما همه سازمان ها باید جریان مالی درون سازمان خود را کنترل کنند. مسئولیتهای مربوط به دانش مالی (مالیه) و حوزههای کاربردی حسابداری شامل موارد زیر میشود:
اقدامات تسهیلاتی: لیست حقوقی، خرید، وصول طلبها، پرداخت نقدی.
کنترل مدیریتی: سنجش عملکرد واقعی بر مبنای اهداف و انتظارات.
تصمیمگیری مدیریتی: تحلیل وضعیت پول نقد برای تصمیمگیری.
گزارشهای مالی: صورتهای مالی آمادهشده بر اساس اصول حسابداری پذیرفته همگانی و آماده برای حسابرسی.
فرمهای مالیاتی: مالیاتهای دولتی، دارای ها، فروش ها و مالیاتهای حقوقی.
حسابداری کاری ذهنی نیست. بسیاری از کسب و کارهای کوچک حسابدارهایی را به خدمت میگیرند تا به امور مالی آنها رسیدگی کنند. برخی از شرکتها از نرم افزارهای حسابداری مانند کوئیک بوکس استفاده میکنند. حسابداری با گزارش داده های مالی مرتبط است و شامل موارد زیر میشود:
معاملات تجاری در کسب و کار، ثبت روزانه معاملات در دفترهای فروش، دفترهای دریافت پول نقد یا دفترهای پرداخت صورت میگیرد.
بدهکار و بستانکار در دفتر کل: یک دفتر کل به روز، اطلاعات جاری را در مورد حسابهای پرداختنی و دریافتنی، حقوق صاحبان سهام و سایر حسابها نشان میدهد.
اعمال تغییرات در دفتر کل: تغییرات در دفتر کل امکان ثبت اقلامی مانند بدهیهای بد، بهره تعلق گرفته یا مالیاتها را میدهد که در دفاتر روزانه ثبت نمیشود. با اعمال تغییر در مدخلها میتوان درآمدها را با مخارج طی یک دوره حسابداری تطابق داد.
بستن دفاتر: پس از اینکه کل درآمدها و مخارج بررسی شد، سود خالص به حساب صاحبان سهام واریز میشود. مانده حسابهای درآمد و هزینه، همیشه قبل از شروع یک چرخه حسابداری جدید صفر میشود.
آماده کردن صورتهای مالی: حسابدارها در انتهای یک دوره، گزارشهای مالی از جمله صورت درآمدها، وضعیت سرمایه، تراز نامهها، صورت جریان وجوه نقد و سایر گزارشها را آماده میکنند که خلاصهای از اقدامات مالی آن دوره خواهد بود. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو میتوانید پیرامون موضوعهای فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را بهدست بیاورید.
حسابداری وجه نقد در مقابل حسابداری تعهدی
دو روش اصلی برای بررسی پولهای ورودی و خروجی یک کسب و کار، حسابداری وجه نقد استفاده میکند که در آن، درآمد در سالی که دریافت شده گزارش میشود و مخارج در سالی که پرداخت شده کسر میگردد. در روش تعهدی بدون توجه به دست به دست شدن پول، درآمد وقتی گزارش میشود که حاصل میَشود و مخارج وقتی گزارش میشود که به بار میآید.
حسابداری تعهدی
در سازمانی که از روش تعهدی استفاده میکند، یک حسابدار وقتی درآمدها و هزینه ها را گزارش میکند که حاصل میشوند نه هنگامی که دریافت یا پرداخت میشوند. به بیانی کاربردی، این تفاوت زمانی نمایان میشود که شرکت شما موجودی کالا را مد نظر قرار دهد یا معاملات را به صورت نسیه مدیریت کند. برای مثال، یک پیمانکار، پروژه ای را در ماه الف کامل میکند ولی در همان ماه پول خود را دریافت نمیکند. شرکتی که کار برای آن انجام شده است، تمام مخارج مرتبط با آن قرارداد را در زمان اتمام کار به رسمیت میشناسد حتی اگر پولی پرداخت نکرده باشد. با وجود اینکه پرداختها در ماه بعد (ب) صورت میگیرد، هم درآمدها و هم مخارج برای همان ماه الف ثبت میشود.
حسابداری وجه نقد
اگر یک حسابدار از روش وجه نقد استفاده کند، درآمدها را وقتی محاسبه میکند که دریافت میشوند و مخارج را وقتی محاسبه میکند که پرداخت میشوند. بسیاری از کسب و کارهای کوچک از روش حسابداری وجه نقد استفاده میکنند زیرا مبتنی بر جریان پولی بیدرنگ است. روزی که یک چک نقد میشود، دریافت پولی محسوب میشود.
حسابداری دو طرفه
بدون وجود یک نظام برای ثبت و بررسی جریان پولی در یک شرکت نمیتوان کسب و کار و تصمیمگیریهای موفقی داشت. یک کسب و کار برای عملکرد موفق باید تضمین کند که ورود پول حاصل از اقدامات مالی با خروج پول ناشی از مخارج در توازن است. برای انجام این امر، حسابدارها از یک نظام حسابداری دو طرفه برای بدهکاری (حذف) و بستانکاری (اضافه) پولی استفاده میکنند. حسابداری دو طرفه نیازمند دو مدخل برای هر معامله است و امکان بررسیهای چند جانبه و کاهش خطاها را فراهم میکند. در ثبت هر معامله مالی، معادله زیر همواره برقرار است:
حقوق صاحبان سهام + بدهیها = دارای ها
دارایی ها چیزهایی هستند که یک شرکت صاحب آنهاست؛ مانند تجهیزات، ساختمانها و موجودی کالا.
ادعاها در مورد دارایی ها شامل بدهیها و حقوق صاحبان سهام (ذینفعان) میشود. بدهیها شامل قرضهای شرکت، سفتهها، حسابهای پرداختنی و اوراق قرضه میشود. حقوق صاحبان سهام شاخصی از ادعاهای صاحبان سهام در مورد کسب و کار است.
نظام دوطرفه حسابداری ارائه دهنده چکها و ماندههایی است که تضمین میکند دفاتر همواره تراز هستند.
هر معاملهای به صورت بدهکاری یا بستانکاری ثبت میشود به طوری که کل دارایی ها با مجموع بدهیها و حقوق صاحبان سهام برابری کند.
اصطلاحات و مفاهیم حسابداری
یک مدیر کسب و کار باید با پارهای از اصطلاحات و مفاهیم حسابداری آشنا باشد تا بتواند موفق عمل کند.
بدهکار و بستانکار
در هر نظام حسابداری، درک مفاهیم بدهکار و بستانکار حیاتی است. هر مدخل حسابداری در دفتر کل شامل بدهکار و بستانکار است. علاوه بر آن، تمام بدهکاریها باید با تمام بستانکاریها برابری کند. اگر این برابری نباشد این نظام دو طرفه تراز نیست. بنابراین نظام حسابداری باید سازوکاری برای تراز کردن همه مدخلها داشته باشد. در واقع بیشتر نظامهای خودکار حسابداری به شما اجازه نمیدهند یک مدخل غیر تراز را وارد کنید و آنقدر اخطار میدهند تا خطایتان را اصلاح کنید. وابسته به نوع نظام حسابداری یک بدهکاری یا بستانکاری، تراز حساب را بالا میبرد با پایین. برای هر افزایش در یک حساب یک کاهش برابر و متناسب در حساب دیگر وجود خواهدداشت. این همان چیزی است که مدخل را تراز نگه میدارد.
دارایی ها و بدهیها
ترازنامهها دارایی ها و بدهیهای یک شرکت هستند و باید متوازن باشند.
شناسایی دارایی ها: دارایی، یک قلم کالای با ارزش و متعلق به یک کسب وکار است. دارایی های یک شرکت در ترازنامه و در مقابل بدهی های آن لیست میشود که ممکن است شامل کارخانهها، املاک، موجودی کالا، خودروها و اقلام دیگر باشد. برخی از دارایی ها (دارایی های کوتاه مدت) مثل وجه نقد را میتوان به راحتی ارزشگذاری و تقسیم کرد در حالی که انجام این کار در مورد برخی دیگر (دارایی های بلندمدت) دشوار است. از این نوع دارایی ها با عنوان دارایی های قابل لمس یا عینی یاد میشود.
دارایی های غیرعینی مانند یک برند معروف، در یک ترازنامه مشخص نمیشود اما قطعا کمک شایانی به اعتبار شرکت میکند. دارایی های غیرعینی دیگری نیز در یک شرکت وجود دارد. حق اختراعات، حق انحصاری استفاده از یک نام تجاری و سرقفلیها از این قبیل دارایی ها هستند. به طورکلی، ارزش دارایی های غیرعینی مبتنی بر توافق طرفین در زمان ایجاد آنها است. در مورد یک حق اختراع، ارزش این حق مبتنی بر هزینه ایجاد آن است. حتی چیزی که قابل لمس نیست (مانند حسابهای دریافتنی) یک دارایی محسوب میشود زیرا آن شرکت ادعای دریافت آن را از مشتری دارد.
شناسایی بدهیها: بدهیها نقطه مقابل دارایی ها و تعهدات یک شرکت به شرکتی دیگر هستند. حسابهای پرداختنی جزء بدهیها هستند و باید در آینده پرداخت شوند. وامهای گرفته شده از بانکها نیز جزء بدهیها میباشند. بدهیها در ترازنامه به دو مقوله کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم میشوند. موعد پرداخت بدهیهای بلند مدت بیش از یک سال و کوتاه مدت کمتر از یک سال است. اگر شما بانکدار بودید سپردههای مشتریان جزء بدهیهای شما محسوب میشد زیرا مشتریان ادعای دریافت آنها را در آینده خواهند داشت.
حقوق صاحبان سهام
حقوق صاحبان سهام تفاوت بین دارایی ها و بدهیهاست و مطابق با آنها کم و زیاد میشود و دارای عواملی مانند حسابهای سرمایه مشارکین، موجودی و سود انباشته است. حقوق سهامداران همچنین متعلق به مالکان شرکت (صاحبان سهام عادی) پس از فروش دارایی ها و پرداخت بدهیهاست که به صورت سرمایه و سود انباشته پرداخت میشود.
سود انباشته مجموع سودی است که پس از پرداخت سود سهام به سهامداران به دست میآید. در آخر یک سال حسابداری، همه حسابهای درآمد و هزینه با هم مقایسه میشوند و تفاوت (سود یا زیان سالانه) به حساب سود انباشته منتقل میشود.
درآمدها و هزینه ها
در نمایه حسابها معمولا پایینتر از حقوق صاحبان سهام، حسابهای درآمد و هزینه وجود دارد. بیشتر شرکتها دقیقا میخواهند بدانند درآمدشان از کجا میآید و هزینه هایشان به کجا میرود. این حسابها این اطلاعات را فراهم میکنند.
حسابهای درآمد: یک کسب و کار ممکن است بخواهد حساب درآمدی برای بخشهای مختلف درآمدزای خود ایجاد کند. برای این کار، باید دقیقا مشخص باشد درآمدها از کدام بخش میآیند تا در نهایت با هم جمع شوند. حسابهای درآمد مختلف شامل موارد زیر میشود:
- * درآمد فروش
- * درآمد حاصل از سود
- * درآمد حاصل از فروش دارایی ها
حسابهای هزینه: بیشتر شرکتها حساب جداگانهای برای انواع مخارج خود دارند. یک شرکت معمولا هر ماه مخارج مشابهی دارد. حسابهای هزینه شامل موارد زیر میشود:
- * حقوق و دستمزدها
- * هزینه های مخابراتی
- * تهیه ابزارآلات
- * تعمیرات
- * نگهداری
- * فرسایش
- * استهلاک
- * پرداخت سود
- * پرداخت اجاره
دفتر کل
دفتر کل، هسته ثبتهای مالی یک شرکت است. این ثبتها شاکله اصلی تمام تراکنشهای مالی شرکتها از زمان تأسیس هستند.
برای تدوین دفتر کل باید دو نکته را در نظر داشت: ۱. ارتباط این دفتر با گزارشهای مالی شرکت، ۲. ایجاد ترازهای آزاد.
دو سند اصلی هر شرکت، ترازنامه و صورت سود و زیان است که هر دوی آنها مستقیما از دفتر کل شرکت گرفته میشود. در دفتر کل ترازهایی که اساس گزارشها را شکل میدهند، تجمیع میشود و تغییرات نیز در صورت سود و زیان منعکس میگردد.
اگر یک کسب و کار کوچک و مبتنی بر وجه نقد باشد میتواند بیشتر اطلاعات دفتر کل را در یک دفتر بررسی داشته باشد. دفتر بررسی شامل چندین بخش از اطلاعات حیاتی دفتر کل مانند مجموع تراز وجه نقد، تاریخ مدخل، مبلغ مدخل و هدف مدخل است. اما حتی برای کسب وکارهای مبتنی بر وجه نقد نیزیک دفتر بررسی نمیتواند تنها منبع برای یک ترازنامه باشد.
یک بخش مهم هر دفتر کل، اسناد مرجع است. دو مثال برای استاد مرجع، نسخههای فاکتورهای داده شده به مشتریان و فاکتورهای گرفته شده از عرضه کنندههاست. استاد مرجع از این جهت حیاتی هستند که اگر شما بخواهید بر معاملات مالی گذشته مروری داشته باشید، رهنمون حسابرسی به شمار میروند. برای مثال، مشتری ممکن است ادعا کند که فاکتوری از شما دریافت نکرده است اما سند مرجع میتواند این موضوع را روشن کند. همچنین اسناد مرجع در زمان محاسبه مالیات برای حسابدار ضروری هستند. مثال های دیگر از استاد مرجع چکهای باطل شده، قبضهای هزینه، اسناد مالیات لیست حقوقی و صورت وامها هستند.
همه مدخلهای دفتر کل دو طرفه هستند. این امر منطقی است زیرا در هر معامله، پول (یا تعهد پرداخت) از جایی به جای دیگر منتقل میشود. برای مثال، وقتی یک چک حقوقی نوشته میشود، پول از حساب لیست حقوقی به حساب یک کارمند (هزینه) میرود. وقتی کالاها علىالحساب فروخته میشوند، فروش آن (درآمد) ثبت میشود اما باید همچنین یک یادداشت روزانه نیز ثبت شود تا از مطالبه آنها در آینده (حساب دریافتنی) اطمینان حاصل شود. همانطور که قبلا ذکر شد، نظام استفاده شده برای ثبت مداخل در دفتر کل، نظام بدهکار و بستانکار نام دارد.
وقتی بدهکاریها و بستانکاریها معادل نیستند یا با هم نمیخوانند، دفاتر تراز نیستند. یک مزیت کلیدی در نظام حسابداری خودکار این است که بر تراز بودن بدهکاری و بستانکاری نظارت دارد و مانع عدم توازن آنها میشود.
عناصر نظام حسابداری
نظام حسابداری را مثل یک چرخ و محور آن را دفتر کل در نظر بگیرید. اطلاعات وارد شده به دفتر مانند پرههای چرخ هستند و شامل موارد زیر خواهند بود:
- * لیست حقوقی
- * حسابهای پرداختنی
- * دارایی های ثابت
- * کنترل موجودی کالا
- * حسابهای دریافتنی
- * ترتیب مدخلها
- * حسابداری صنعتی
موارد پیشرو مروری بر عناصر مهم نظام حسابداری است:
لیست حقوقی
حسابداری لیست حقوقی میتواند چالشی برای صاحبان کسب و کار باشد. قوانین بسیاری وجود دارد که تعیین میکند در خصوص لیست حقوقی چه مسائلی باید رعایت شود. ممکن است یک کسب و کار به خاطر ثبتهای ناقص یا نادرست با جرایمی مواجه شود. بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک کارهای مربوط به لیست حقوقی خود را برونسپاری میکنند و با این کار خیال خود را در مورد رعایت قوانین آسوده میکنند.
اگر لیست حقوقی به صورت درون سازمانی تهیه میشود، باید از یک نظام لیست حقوقی خودکار استفاده شود. حتی اگر دفاتر به صورت دستی تهیه میگردد، در کنار آن یک نظام لیست حقوقی خودکار میتواند باعث صرفهجویی بسیار در وقت بشود.
حسابهای پرداختنی
حسابهای پرداختنی نمایانگر صورت حسابهای نسیه عرضه کنندههای کالا یا خدمات هستند. معمولا این صورت حسابهای نسیه باید ظرف ۱۲ ماه پرداخت شوند، ضروری است که حسابهای پرداختنی را به نحوی منظم ترتیب داد تا بدهیها و مواعد آنها به خوبی مشخص باشد. اگر یک کسب وکار بتواند حسابهای پرداختنی خود را به موقع مدیریت کند، میتواند از تخفیفات پرداختهای به موقع نیز برخوردار شود. مدیریت ضعیف حسابها میتواند به اعتبار کسب وکار لطمه وارد کند.
دارایی های ثابت
دارایی های ثابت معمولا دارایی هایی بلندمدت و جزء لوازم تولیدی یک شرکت هستند که شامل املاک، تأسیسات و تجهیزات میشوند. انواع دیگر دارایی های ثابت غیرعینی مانند حق اختراعات، نامهای تجاری و اعتبار شرکت میباشند. دارایی های ثابت استفاده بلندمدت (معمولا پنج سال یا بیشتر) دارند و در شرایط عادی خرید و فروش نمیشوند.
در یک نظام حسابداری تعهدی، دارایی های ثابت هنگام خرید ثبت نمیشوند بلکه جزء مخارج در بازه زمانی طول عمرشان محسوب میشوند. این فرایند استهلاک نام دارد. بیشتر کسب و کارهایی که دارایی های ثابت دارند، دفترهای فرعی را برای هر نوع از مقولههای دارایی و استهلاک آنها در نظر میگیرند. در بستر موارد محاسبه استهلاک آسان است. برای مثال وسیلهای که پنج سال عمر مفید دارد و قیمت آن ۵۰۰۰۰ دلار است سالانه ۱۰۰۰۰ دلار هزینه استهلاک دارد. این نوع استهلاک، استهلاک مستقیم نام دارد. استهلاک پیچیده دیگری نیز وجود دارد که در آن سرعت استهلاک بالاتر است بهتر است قبل از تدوین برنامه استهلاکی با یک حسابدار معتبر مشورت نمایید.
کنترل موجودی کالا
کنترل موفق موجودی کالا بخشی حیاتی از یک نظام حسابداری است. اگر تولید کننده محصول هستید، باید آمار مواد خام، کارهای جاری و محصولات نهایی را داشته باشید و برای انواع کالاها دفاتر فرعی داشته باشید، حتی اگر عمده فروش هم باشید، باید صورت صحیحی از اقلام موجود داشته باشید.
دلیل مهم دیگر برای کنترل دقیق موجودی کالا، رابطه مستقیم آن با مبلغ کالاهای فروخته شده است. باتوجه به اینکه تقریبا همه کسب و کارهایی که کالاهای خود را انبار میکنند، باید از روش حسابداری تعهدی استفاده کنند، ثبت دقیق موجودی کالا برای بررسی مبالغ مرتبط با آنها ضروری است. از دیدگاه مدیریتی نیز کنترل موجودی کالا ضروری است. یک نظام کنترل موفق موجودی کالا، اطلاعات حیاتی زیر را به دست میدهد:
- * چه اقلامی به خوبی فروش میرود؟
- * زمان سفارش مواد خام یا اقلام جدید چه موقع است؟
- * چه موقع کالاها باید در انبار ذخیره و چه موقع باید بارگیری شود؟
- * تعداد روزهای لازم برای تولید هر کالا چقدر است؟
- * سفارش معمول مشتریان کلیدی چه مقدار میباشد؟
- * سطح کمینه موجودی کالا برای برآورده کردن سفارشهای روزانه چقدر است؟
حسابهای دریافتنی
اگر قصد دارید در کسب و کار خود، کالاها و خدمات را علیالحساب بفروشید ضروری است روشی را اتخاذ کنید که در آن مشخص باشد چه کسی به شما بدهکار است و موعد دریافت آن چه زمانی است. اگر مشتریان گوناگونی داشته باشید داشتن یک سیستم خودکار حسابداری الزامی است. هنگامی که فروش علىالحسابی صورت میگیرد، میتوانید رد آن را مشخصا در حساب مخصوص یک مشتری بیابید. این امر برای صدور صورت حساب و مطالبه وجه آن در آینده ضروری است.
سازماندهی بخش حسابداری و مالیه
اگر یک نظام حسابداری کوچک ایجاد کنید، معمولا یک حسابدار همه معاملات را ثبت میکند که از نگاه مدیریتی، این کار چندان مناسب نیست زیرا راه را برای کلاهبرداری و اختلاس باز میگذارد. شرکتهایی که حسابدارهای بیشتری دارند، مصونیت بیشتری در برابر این مسائل خواهند داشت.
وجود تنها یک نفر برای نوشتن و مدیریت چکها کار صحیحی نیست. در کسب وکارهای کوچک اغلب نمیتوان تقسیم وظایف را به خوبی انجام داد ولی میتوان با ایجاد یک ساختار کنترل درون سازمانی هوشمند ریسکها را پایین آورد.
تقسیم وظایف
وظایف هر کس در نظام حسابداری جدید را مشخص نمایید. یک کسب و کار مستلزم مسئولیتهای حسابداری زیر است:
- * لیست حقوقی (حتی اگر کسب و کار شما از خدمات حسابداری برون سازمانی استفاده میکند باید کسی را برای کنترل آن بگمارید)
- * حسابهای پرداختی
- * دارایی های ثابت
- * کنترل موجودی کالا
- * حسابهای دریافتی
- * مرتب نمودن مدخلها
- * حسابداری صنعتی
- * گزارش ماهانه
- * کنترل درون سازمانی حسابداری
- * مسئولیت کلی برای نظام حسابداری
- * مدیریت سیستم رایانه ای
در بسیاری از موارد یک نفر میتواند بسیاری از این امور را انجام دهد. شخصی که مسئول کل نظام حسابداری است، باید بیشترین آشنایی را با دانش حسابداری داشته باشد. اگر به تازگی شرکتی را تأسیس کردهاید باید در مورد توانمندیها و شرافت حسابداران خود اطلاعات کامل به دست بیاورید. برای تعیین تخصصهای یک متقاضی کار، یکی از راه های زیر توصیه میشود:
- * از متخصص حسابداری خود بخواهید با متقاضی مصاحبه کند. به احتمال زیاد حسابدار معتمد شرکت شما نیز از این بابت خوشحال خواهد شد.
- * به دقت از معرفهای متقاضی در مورد کارهای گذشته او سؤال بپرسید و سپس پاسخهای متقاضی را با پاسخهای معرفها مقایسه کنید.
- * سؤالات تخصصی حسابداری بپرسید. این کار به شما امکان میدهد تا سطح آشنایی متقاضی با زبان حسابداری را بسنجید.
برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینههای مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.