برون سپاری چه فرایندی است؟

برون سپاری چه فرایندی است؟

فرایند برون سپاری هم مشابه و هم متفاوت از SDLC است. این تفاوت‌ها در واگذاری گام‌های طراحی، توسعه، آزمون، اجرا و نگهداری به سازمان دیگر است و شباهت‌های آن در برنامه ریزی و تعریف حیطه پروژه است. سازمان ها ممکن است از در خلال همین دو فاز آغازین متوجه نیاز به یک سیستمی که خود قادر به توسعه آن نیستند، شوند و در همین جاست که گام سوم این فرایند یعنی انتخاب سیستم هدف برای برون سپاری اتفاق می‌افتد. در ادامه ما به اختصار گام‌های باقی مانده در فرایند برون سپاری را بررسی می‌کنیم.

ایجاد نیازمندی های منطقی

فاز تحلیلی و به ویژه جمع‌آوری نیازمندی های کسب و کار برای سیستم پیشنهادی جدید باید صرف نظر از برون سپاری و یا درون سپاری انجام شود. همیشه به خاطر داشته باشید که این نیازمندی های کسب و کار است که کل تلاش شما برای ایجاد یک سیستم جدید را رقم می‌زند. اگر نیازمندی های کسب و کار شما به دقت و کاملا تعریف نشده باشد آنگاه موفقیت سیستم شما دور از انتظار خواهد بود. قسمتی از جمع‌آوری نیازمندی های کسب و کار شما در گام پنجم یعنی درخواست برای پیشنهاد است. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع بازاریابی عناصر چند رسانه ای، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

توسعه یک درخواست برای پیشنهاد (RFP)

 برون سپاری یعنی نیازهای خود را به سازمان دیگر اعلام کنید. آن‌چه شما به دنبال آن هستید نیاز منطقی سیستم جدید است که می‌توان این خواسته‌ها را در غالب RFP بیان کرد. RFP یک سند رسمی است که شما نیازهای منطقی خود را به دقت برای سیستم جدید تعریف می‌کنید و سازمان های برون سپاری (که به آن‌ها طرف قرارداد گفته می‌شود) برای توسعه آن‌ها پیشنهاد عرضه می‌کنند. RFP یکی از دو سند مهم در فرایند برون سپاری (دیگری توافق نامه سطح خدمت است که از همه مهم‌تر است) محسوب می‌شود. RFP برای سیستم های بزرگ ممکن است به صدها برگ و ماه‌ها زمان برای تکمیل نیاز داشته باشد.
تهیه کامل یک RFP بسیار مهم است. پس در صورت نیاز زمان زیادی برای تکمیل آن اختصاص دهید. RFP زیربنای قرارداد شما و مبنای قانونی قرارداد سازمان شما با طرف قرارداد خواهد بود. یک RFP به شکل خلاصه شامل اطلاعات کلیدی مانند؛ شرح مختصری از سازمان، شرح فرایند ای که سیستم پیشنهادی باید قادر به انجام آن باشد، درخواست زمان بندی مشخص و دقیق و هزینه‌های برون‌سپاری بطور مفصل است. همه این اطلاعات هم برای سازمان شما و هم برای طرف قرارداد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. تهیه یک RFP کامل یعنی اینکه سازمان شما کاملا از نیازمندی های خود آگاه است. برای طرف قرارداد شما نیز یک RFP کامل در تولید سیستمی که همه و یا اکثر نیازهای شما را برآورده کند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

بررسی جواب‌های RFP و انتخاب طرف قرارداد

فعالیت بعدی شما در فرایند برون سپاری بررسی جواب‌های داده شده به RFP سازمان و انتخاب یک طرف قرارداد مناسب است. انتخاب طرف قرارداد باید طی یک مکانیزم امتیاز دهی مشخص توسط شما انجام شود. از آن‌جایی که هیچ دو طرف قراردادی پیشنهادهای یکسانی نخواهند داد انتخاب، فرایند ای بسیار دشوار می‌شود. پیشنهادها به RFP ها معمولا از خود RFP ها طولانی‌تر است.
ایجاد توافق‌نامه سطح خدمت (SLA) پس از انتخاب طرف قرارداد، فرایند زمان بر بعدی آغاز می‌شود. برون سپاری یک کسب و کار با اهمیت است و کارهای با اهمیت میان سازمان ها نیازمند مذاکرات فراوان و بهره‌گیری از وکلای توانمند است. سازمان ها به ناچار باید وارد فرایند تنظیم قرارداد شوند که مشخصه‌های سیستم پیشنهادی، هزینه دقیق، زمان بندی توسعه، معیارهای پذیرش، معیارهای فسخ قرارداد در صورت عدم سازگاری و یا عدم اجرای صحیح و معیارهای فعالیت‌های پس از توسعه مانند نگهداری، پشتیبانی، اجرای عملی و … در آن ذکر می‌شود. به این قرارداد برون سپاری معمولا توافق نامه سطح خدمت گفته می‌شود که به تفصیل پس از توضیح گام های بعدی فرایند برون سپاری به آن می‌پردازیم.

آزمون و پذیرش راه حل

 آزمون و پذیرش راه‌حل عرضه شده برای همه سیستم ها الزامی است. پس از نصب سیستم جدید توسط طرف قرارداد آزمون کامل و پذیرش سیستم جدید به عهده شماست. شما برای انجام این گام باید برنامه های مختلف آزمون و شرایط آزمون تهیه کنید. آزمون سیستم جدید ممکن است ماه‌ها در کنار استفاده از سیستم قدیم (روش موازی) به طول انجامد. با پذیرش راه‌حل عرضه شده شما اجرای سیستم بر مبنای انتظارات خود از طرف قرارداد را که در متن توافق‌نامه سطح خدمات آمده است اعلام می‌دارید. پذیرش سیستم جدید یعنی جمع‌آوری امضاءهای تأییدی که طرف قرارداد را از ادامه توسعه و اعمال تغییرات سیستم جدید رها می‌سازد.

پایش و ارزشیابی دوباره

 سیستم برون سپاری شده مانند سیستمی که توسط SDLC ایجاد شده به پایش و ارزشیابی دوباره مداوم نیاز دارد. شما در برون سپاری باید روابط خود را با طرف قرارداد مجددا بررسی کنید. آیا طرف قرارداد شما خدمات نگهداری مشخص شده در توافق نامه سطح خدمات را به خوبی عرضه می‌کند؟ آیا سیستم جدید وظایف تعیین شده را به خوبی اجرا می‌کند؟ آیا تراکنش‌های انتهای ماه و یا سال شما به خوبی انجام می‌شود؟ آیا طرف قرارداد شما در زمان بروز مشکلات به خوبی پشتیبانی عرضه می‌کند؟ پاسخ به این سؤالات موفقیت نهایی سیستم شما را مشخص می‌کند. خدمات تخصصی اینستاگرام اعتبار و تداوم کسب و کارتان را تضمین می‌کند.

توافق‌نامه سطح خدمت

 برای برون سپاری انجام خدمات خاصی (به طرف قرارداد از توافق‌نامه سطح خدمت استفاده می‌شود. به شکل کلی توافق‌نامه سطح خدمت یک توافق رسمی لازم‌الاجرا میان دو طرف است. توافق‌نامه سطح خدمت در محیط‌های گوناگون معانی مختلفی می‌یابد. در محیط‌های توسعه سیستم به معنی کاری که باید انجام شود، زمانی که طول می‌کشد، معیارهای اندازه‌گیری موفقیت سیستم توسعه داده شده و هزینه اطلاق می‌شود. بیشتر توافق‌نامه‌های سطح خدمت از جنس مدیریتی و کسب و کاری هستند و مسائل فنی در آن‌ها گنجانده نمی‌شود. مسائل فنی در مستندات پشتیبانی کننده (مانند قراردادهای الحاقی) با نام مشخصات سطح خدمت (SLS) یا اهداف سطح خدمت (sio) آورده می‌شوند. اگر طرف قرارداد نگهداری و پشتیبانی را به عهده بگیرد آن‌گاه در توافق‌نامه سطح خدمت به تفصیل مکتوب شده و هزینه‌ها و معیارهایی که اندازه موفقیت را آزمون می‌کنند مشخص می‌شوند، معیارهایی که موفقیت توافق‌نامه سطح خدمت را مشخص می‌کنند از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند.

مزایا و معایب برون سپاری

تصمیمات برون سپاری در موفقیت سازمان ها نقشی حیاتی دارند. در خلال بحث پیرامون برون سپاری به برخی مزایا و معایب برون سپاری پرداختیم و در ادامه به شکلی کاملا مختصر به بیان برخی دیگر می‌پردازیم و امیدواریم که این نکات بتوانند شما را در تصمیم گیری صحیح یاری کنند.

مزایا: سازمان ها می‌توانند از برون سپاری به دلایل زیر منتفع شوند.

• * تمرکز بر رقابت اصلی: سازمان ها می‌توانند با برون سپاری فعالیت‌های توسعه سیستم هایی که عملکردهای غیر حیاتی کسب و کار را پشتیبانی می‌کنند بر توسعه سیستم هایی که رقابت اصلی سازمان را تشکیل می‌دهند تمرکز کنند.
• * استفاده از خرد و درک سازمان های دیگر: سازمان ها با برون‌سپاری می‌توانند از سرمایه های دانشی دیگر سازمان ها استفاده کنند. معمولا هیچ‌گاه یک شخص با همه توانایی و تخصص برای توسعه یک سیستم یافت نمی‌شود. برون سپاری قابلیت در کنار هم قرار دادن اشخاص مختلف با توانایی‌ها و تخصص‌های متفاوت برای توسعه و اجرای سیستم جدید را به شما می‌دهد.
• * پیش‌بینی دقیق‌تر از هزینه‌های آتی: شما می‌توانید به وسیله برون سپاری توسعه یک سیستم و یا وظیفه‌ای خاص از هزینه دقیق آن مطمئن باشید.
• * کسب فناوری های به روز: برون سپاری به شما در کسب فناوری های نوین بدون تقبل ریسک در انتخاب ناصحیح فناوری ها و جذب متخصصان یاری می‌رساند.
• * کاهش هزینه‌ها: اکثر سازمان ها به برون سپاری به شکل یک راه صرفه‌جویی نگاه می‌کنند و یکی از دلایلی که سازمان ها علاقه‌مند به برون سپاری هستند همانا کاهش هزینه‌هاست.
• * بهبود پاسخگویی عملکرد: برون‌سپاری اختصاص کاری با سطح خدمت مشخص به سازمان دیگر است. پس سازمان ها می‌توانند از این سطح مشخص خدمات برای حصول آن‌چه دقیقا از طرف قرارداد خود می‌خواهند مطمئن باشند. با استفاده از خدمات دیجیتال مارکتینگ شرکت نوکارتو می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید.

معایب برون سپاری: برون سپاری ممکن است برای شما در شرایط زیر مناسب نباشد:

• * دانش فنی در انجام امور را برای نوآوری‌های بعدی کاهش می‌دهد: سازمان ها با برون سپاری می‌توانند از سرمایه‌های دانشی دیگر سازمان ها استفاده کنند و از سوی دیگر بدان معنی است که سازمان ممکن است قادر به کسب آن تخصص‌ها در سازمان خود نباشند. اگر به دلیل نداشتن تخصص اقدام به برون سپاری می‌کنید احتمال این‌که در آینده دوباره این اتفاق بیافتد نیز بالاست.
• * کاهش میزان کنترل: برون سپاری یعنی تسلیم کردن کنترل و به نوعی از دست دادن کنترل هر آن‌چه که برون سپاری می‌کنید.
• * افزایش صدمه‌پذیری اطلاعات راهبردی: برون‌سپاری توسعه سیستم یعنی مطلع ساختن سازمان دیگر از اطلاعات و نحوه استفاده آن که می‌تواند اطلاعات محرمانه شما را فاش کند.
• * افزایش وابستگی به سازمان دیگر: به محض اجرای برون سپاری شما به سازمان دیگری برای انجام وظایف کسب و کار خود وابسته شده‌اید. شما می‌توانید با استفاده از پکیج جامع بازاریابی و تبلیغات تخصصی اینستاگرام باعث پیشرفت کسب و کار خود شوید.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.