پروژه ، مدیریت بودجه و ریسک‌پذیری

( پروژه ، مدیریت بودجه و ریسک‌پذیری ) تخمین‌های بودجه پروژه را می‌توان با استفاده از طیفی از فنون (از تخمین محض مبتنی بر تجربه و دانش گرفته تا مدل های مالی پیچیده) به‌دست آورد. به محض این‌که پروژه به تصویب می‌رسد، باید تخمینی دقیق و پرجزئیات از هزینه زده شود. تخمین هزینه، معیاری برای حفظ هزینه‌های پروژه در مسیر صحیح خود خواهد بود و می‌تواند مورد استفاده مشتری، مدیریت، مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه قرار گیرد.
بودجه بندی دقیق و پرجزئیات همچنین می‌تواند امکان پیش‌بینی بودجه های مورد نیاز برای هر مرحله از پروژه را فراهم کند. به تدریج که پروژه پیش می‌رود، می‌توان از اطلاعات مربوط به هزینه برای کنترل پروژه، پایش پیشرفت، شناسایی مشکلات احتمالی یافتن راه‌حل‌ها استفاده کرد. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.
محاسبه بودجه چندان دشوار نیست. همه ما می‌دانیم با جمع‌کردن چندین عدد که مربوط به هزینه های مختلف در مراحل مختلف است، می‌توان بودجه را محاسبه کرد. نکته اینجاست که این اعداد باید تا حد امکان دقیق باشند. بنابراین، منبع داده برای فرایند بودجه بندی جاهایی خواهد بود که بیشترین زمان کار به آن‌ها اختصاص داده می‌شود.
اولین موردی که باید به آن توجه کرد هزینه های مربوط به نیروی کار داخلی است. یکی از بزرگترین اشتباهاتی در طول فرایند بودجه بندی رخ میدهد، نادیده گرفتن هزینه نیروی کار داخلی است. این هزینه را می‌توان با استفاده از مدل برنامه ریزی پرجزئیات به‌دست آورد تا مشخص شود هر نفر چه مقدار وقت باید بگذارد تا کار تکمیل شود. پس از آن می‌توانید مبلغ حقوق کاری را تخمین بزنید. اگرچه، حقوق ساعتی افراد مختلف، متفاوت است اما می‌توانید به بخش مالی شرکت خود مراجعه کنید و میانگین آن‌ها را به‌دست آورید. این میانگین شامل دستمزد، مزایا و سایر هزینه ها می‌شود. در بیشتر سازمان‌ها، بخش‌های مالی چنین اطلاعاتی را در اختیار دارند و نیازی نیست که مدیر پروژه با رویکرد خودش، این مبالغ را محاسبه یا بازمحاسبه کند.
محاسبه دقیق هزینه تجهیزات درون سازمانی پیچیده‌تر است. اگر شما قصد داشته باشید از تجهیزاتی در تنها یک پروژه استفاده کنید، به راحتی می‌توان هزینه این کار را به سایر هزینه‌های دیگر پروژه اضافه کرد. اما اگر می‌خواهید از این تجهیزات در چندین پروژه استفاده کنید، باید از رویکرد محاسبه هزینه به طور مجزا برای هر پروژه استفاده کنید تا تخمین بزنید که چه مقدار از هزینه‌ها مربوط به هر یک از پروژه ها است. یکی از روش‌ها، تقسیم هزینه ها در طول یک بازه زمانی است. آیا قصد دارید از این تجهیزات در پنج یا ده یا پنجاه پروژه استفاده کنید؛ بر اساس این فرض‌ها، می‌توانید هزینه ها را به صورت ساعتی یا پروژه ای تقسیم بندی کنید.
معمولا محاسبه‌ی هزینه‌ های کاری و تجهیزاتی برون‌سازمانی آسان‌تر است زیرا پیمانکاران پیشاپیش هزینه‌های محصولات و خدمات خود را حساب کرده‌اند.گاهی مبالغ این هزینه‌ها قابل مذاکره است.در یک قرارداد راس‌المالی (مبتنی برقیمت تمام شده)، مبالغ هزینه‌های نیروی کار و تجهیزات در قرارداد نوشته می‌شود و فروشنده یا عرضه کننده‌ی خدمات هزینه‌های اضافه شده‌ی مربوط به نیروی کار، تجهیزات و مواد خام را در آخربه  قرارداد اضافه خواهد کرد. هنگامی که این مبلغ مشخص شد، می‌توانید به راحتی آن را به تخمین کلی خود از هزینه پروژه اضافه کنید.
نکته آخر که باید به‌آن توجه کرد، هزینه های مرتبط با مواد خام است. نوع مواد خام براساس ماهیت پروژه ای که روی آن کار می‌کنید، کاملا متغیر است. گستره این مواد شامل مصالح ساختمانی تا مواد لازم برای ایجاد یک نرم افزار می‌شود. درصد هزینه های مربوط به مواد خام نیز کاملا متغیر است. برای اطلاع از هزینه های مربوط به مواد خام، ابتدا باید به خصوصیات محصول یا نوع خدمت‌رسانی توجه شود.
هنگامی که زمان‌بندی و محاسبه هزینه انجام شد، می‌توانید یک پیش‌بینی از جریان نقدی شرکت خود داشته باشید. شایان ذکر است که تخمین هزینه و بودجه، مسئولیت مشترک تمام ذینفعان پروژه است و داشتن یک رویکرد تعاملی، ریسک‌ها و تردیدهای پروژه را کاهش می‌دهد.

مدیریت ریسک

پس از مرحله تعیین بودجه، مرحله مدیریت ریسک وجود دارد. بسیاری از مدیران نمی‌دانند که مسئولیت اصلی آن‌ها مدیریت ریسک است و حتی تمایل دارند به آن فکرهم نکنند. مدیریت ریسک به فرایند کلی شناسایی، کنترل و کمینه‌کردن تأثیر رویدادهای غیرمنتظره است. هدف برنامه مدیریت ریسک، کاهش نظام‌مند ریسک برای بالابردن احتمال دستیابی به اهداف پروژه است. در واقع، یک مدیر پروژه می‌داند که مدیریت پروژه همان مدیریت ریسک است. همان‌طور که قبلا گفته شد، موانع و مشکلات خارجی یا برون‌سازمانی، هنگام برنامه‌ریزی پروژه بررسی می‌شود.
تعریف پروژه بسیاری از اقدامات مرتبط با مدیریت ریسک را دربر می‌گیرد و تعیین‌کننده اهداف و محدودیت‌های پروژه می‌باشد. در این فرآیند، بسیار ضروری است که ریسک‌های پروژه خود را بشناسید. شما باید با ارزیابی ریسک‌های احتمالی و میزان احتمال وقوع آن‌ها، برای هریک واکنش‌ مناسبی در نظر بگیرید.
درنهایت، باید راهبردهایی را عملیاتی کنید که برای واکنش و پایش تاثیرات این ریسک‌ها مناسب باشند. اگر قرار است تغییراتی صورت گیرد، اطمینان حاصل کنید که همه ذی‌نفعان از وضعیت مطلع و با تغییرات موافق هستند.
در پایان این فرایند، یک برنامه پروژه مدون خواهید داشت. شما پرسنل و افراد کلیدی را مشخص نموده‌اید؛ ریسک‌ها و محدودیت‌های اصلی را شناسایی کرده‌اید و برای هریک، واکنش‌های لازم را درنظر گرفته‌اید؛ برنامه‌ها و جدول زمانی را آماده کرده‌اید؛ نمایه پروژه و توصیفی از رویکرد مدیریت پروژه با راهبرد فراهم شده است؛ بیانیه محدوده (شامل تحویل دادنی‌های پروژه و اهداف پروژه) اعلام شده است. ساختار شکست کار مشخص شده است؛ تخمین‌های مربوط به هزینه و تاریخ‌های شروع کار مشخص و مسئولیت‌های مختلف به افراد مختلف واگذار شده است؛ راه‌های سنجش عملکرد و در نهایت، نقاط عطف پروسه و تاریخ هریک از آن‌ها نیز معین شده است.

تخمین های پروژه

اگرچه تخمین به معنی تلاش برای پیش‌بینی آینده و مدت زمان و پول لازم برای دستیابی به نتایج است، اما برای ذی‌نفعان مهم است که بدانند تخمین های شرکت شما از دقت بالایی برخوردار است. بنابراین، لازم است از افراد صلاحیت‌دار برای انجام این کار استفاده کنید، تخمین ها را بر اساس تجربیات شخصی و سازمانی صورت دهید و به اندازه کافی وقت و انرژی لازم برای رسیدن به یک تخمین دقیق درنظر بگیرید.
یکی از فنون تخمین زدن، تخمین مرحله‌ای است. در تخمین مرحله‌ای، هزینه و تعهدات کاری تنها برای یک مرحله از کار درنظر گرفته می‌شود. عجیب نیست که این فن تخمین زدن، یک فن محبوب در میان مدیران پروژه ها باشد زیرا در این فن، لازم نیست کل جدول زمانی و هزینه ها به‌صورت یک‌جا و احتمالا به نخوی غیرواقعی مشخص شده باشد. مدیران پروژه ها ترجیح می‌دهند مراحل بعدی پروژه خود را بر اساس نحوه انجام مراحل اول یا دوم تنظیم کنند. عدم قطعیتی که در ابتدای هر پروسه وجود دارد، با پیشرفت پروژه از بین می‌رود.
این رویکرد با تخمینی با یک مرتبه بزرگی برای کل پروژه آغاز می‌شود و سپس با تخمین مفصل و پرجزئیات برای مرحله اول پروژه، ادامه پیدا می‌کند.
جمع‌بندی مرحله اول به معنی قرارگرفتن در آستانه ورود به مرحله دوم است. در این زمان باید تصمیم گرفت که آیا می‌توان کار را برای ورود به مرحله دوم ادامه داد یا خیر. هنگامی که پایان کار برای مرحله اول اعلام شد، تخمین دیگری با مرتبه بزرگی دیگر زده می‌شود. همچنین در کنار آن یک تخمین پرجزئیات برای مرحله دوم ارائه می‌شود و روند به همین ترتیب پیش می‌رود. در جریان این فرایند، تخمین دائما دقیق‌تر می‌شود و درحین پیشرفت کار، هر مرحله ارزیابی می‌شود.
فن دیگر برای برآورد پروژه، سرشکن کردن است. در این روش، تخمین کلی پروژه زده می‌شود و سپس درصدی برای هر یک از مراحل با کارهای خاص پروژه اختصاص داده می‌شود. ساختار شکست کار می‌تواند مبنای خوبی برای این نوع تخمین زدن باشد.
هرچند، برای این‌که این روش تا حد امکان دقیق باشد، برآورد اولیه پروسه باید صحیح باشد. در غیر این صورت، برآوردهای پروسه در مورد قسمت‌های کوچک‌تر دقیق نخواهد بود. علاوه بر این، سرشکن کردن بر اساس فرمولی گرفته شده از داده‌ها و تجربیات مربوط به پروژه های مشابه است. بنابراین، ضروری است که پروژه های قبلی، بسیار شبیه به پروژه‌ی در دست باشد. دقت این فن نمی‌تواند مانند دقت رویکرد جز به کل باشد ولی می‌تواند هنگام تصمیم‌گیری برای قبول یا رد یک پروژه، بسیار ارزشمند باشد.
تخمین های پارامتری زمانی زده می‌شود که یک واحد پایه‌ای کار به عنوان مقیاسی برای کل پروسه درنظر گرفته می‌شود. این نوع تخمین برای محاسبه هزینه و محدوده پروژه در مقیاس کوچک و تعمیم آن به کل پروژه مفید است. این تخمین براساس داده‌های قبلی در مورد پروژه‌ها و منابع مورد نیاز آن‌ها زده می‌شود و مستلزم این است که تخمین زننده، یک فرمول پارامتری ایجاد کند. فرمول‌های پارامتری متغیرهایی را دربر می‌گیرد که ممکن است در طول فرایند کار رخ نماید. برای مثال، آیا فرایند کاری در زمان‌هایی مشخص به دلیل تعطیلات تأثیرات فصلی یا تأثیر پروژه های دیگر، سریع‌تر یا کندتر پیش خواهد رفت؟ آیا احتمال کمبود مواد خام به هر دلیلی وجود دارد؟ تخمین های پارامتری در سطوح پایین‌تر، از دقت بیشتری برخوردارند اما برای تخمین های مربوط به مرتبه بزرگی هم مفید خواهند بود.
دقیق‌ترین نوع تخمین، تخمین جز به کل است. هرچند، این تخمین نیازمند جمع‌آوری حداکثر اطلاعات است زیرا باید همه کارها را به صورت جزئی در نظر بگیرد و سپس همه آن‌ها را با هم ترکیب کند تا به یک کل برسد. اگرچه این نوع تخمین دقیق‌ترین نوع تخمین است اما معمولا این سطح از جزئیات در ابتدای پروژه ها موجود نیست.

تیم پروژه

طی مرحله تخمین زدن، ضروری است که مهارت‌های تیم کاری خود را به خوبی بشناسید، شما باید از تخصص‌های مختلف افراد تیم خود آگاه باشید (حتی اگر از نظر شخصی آن‌ها را خوب نمی‌شناسید) و از آن‌ها برای پیشبرد کارها استفاده کنید. همچنین مهم است که بدانید چه نوع فناوری‌هایی برای انجام پروژه مورد نیاز است. آیا فناوری‌های جدیدی مورد نیاز است؟ آیا باید به اعضای تیم خود مهارت‌های جدیدی برای استفاده از فناوری آموزش دهید؟ فناوری مورد استفاده شما چقدر قابل اتکاست؟
تیم افرادی که با آن‌ها روی مدیریت پروژه کار می‌کنید، بسیار مهم است. این مسئولیت مدیر پروسه است که تیم را به سمت انجام کامل پروژه سوق دهد. به همین دلیل، مدیر پروژه باید از فنون مختلف مدیریتی برای  تشکیل یک تیم منسجم استفاده کند. تغییر در فرایندها نیز باید به خوبی مدیریت شود. مدیریت اجرای پروژه نیازمند آگاهی دائمی از تحویل دادنی‌های پروژه، اهداف پروژه، زمان‌بندی پروژه، هزینه های پروژه و کیفیت پروژه است. نظارت بر تمام این‌ها به مدیر اجازه می‌دهد تا چنانچه عدولی از برنامه اصلی صورت گرفت. او بتواند کار را به مسیر اصلی خود برگرداند.
مدیران پروژه کار بزرگی را برعهده دارند. آن‌ها باید کیفیت را تعریف و آن را در سراسر پروژه حفظ کنند. باید بتوانند به دقت الزامات منابع انسانی را تعیین و نیروی انسانی را مدیریت کنند. باید بدانند چگونه برنامه‌ریزی و هزینه های پروژه را با استفاده از فنون مطرح شده، مدیریت کنند. باید ارتباط‌های موفقی با ذی‌نفعان، مدیران ارشد، اعضای تیم، مشتریان، پیمانکاران و … برقرار کنند و با فنون مدیریتی مربوط عرضه محصولات و بستن قراردادها آشنا باشند.
در هر صورت، یک نکته مهم در اینجا وجود دارد و آن این است که موفق‌ترین مدیران، کسانی هستند که تیم‌های خوبی را تشکیل می‌دهند. در یک تیم موفق ارتباط‌های خوبی بین اعضا وجود دارد. این نکته مهم است که بیش از حد روی یک فرد متکی نباشید و همه اطلاعات یا داده‌ها را در اختیار یک فرد قرار ندهید. به همین اندازه، ضروری است که در تیم شما فردی وجود نداشته باشد که ارتباطات بین اعضا یا تصمیم‌گیری‌ها را کند یا مختل کند. بهترین شرایط این است که پیوسته امکان تشکیل جلسه و همفکری برای تصمیم‌گیری‌ها وجود داشته باشد. درنهایت، شما باید همواره تلاش کنید که به فراتر از اعتقادات خود بنگرید و دیدگاه‌های دیگران را هم درنظر بگیرید. رهبری صحیح به این معناست که به فراتر ازعلایق خود نگاه کنید و دیدگاهی بی‌طرفانه داشته باشید. البته این کار آسان به‌نظر می‌رسد اما سخت‌تر از آن چیزیست که فکرش را می‌کنید.
برای داشتن ارتباطات موفق بین اعضای تیم، باید مسئولیت‌ها و مهلت‌ها از همان ابتدای کار به خوبی مشخص شود. ارتباط با ذی‌نفعان باید به خوبی برقرار شود و مدیران و مشتریان باید در جریان انجام پروژه به خوبی با هم ارتباط داشته باشند. انتظارات باید به خوبی در طول فرایند کاری، مطرح و مدیریت شود تا غافل‌گیری‌ها یا نا امیدی‌ها به حداقل ممکن برسد. همچنین لازم است که پس از اتمام کار، پروژه به خوبی بسته شود.

گزارش دهی

گزارش دهی پس از اتمام کار، معمولا در مدیریت پروژه نادیده گرفته می‌شود. پس از این‌که پروسه کامل شد، مدیران منتظر این هستند که خود محصول گویای کار باشد. اما آنگونه که معلوم شده است، اقدامات پس از اتمام پروژه ها می‌تواند برای مدیران بسیار سودمند باشد. پس از اتمام کار می توان موفقیت کار را به خوبی به ذی‌نفعان نشان داد و فرصت آموزشی بسیار خوبی را برای آن‌ها فراهم کرد و افراد شرکت کننده در پروژه را جمع کرد و نظرات و تجربیات آن‌ها را در مورد فرایند کار جویا شد. همچنین می‌توان فهمید که برای بهتر انجام دادن کار بعدی به چه مسائلی باید بیشتر توجه کرد؟ آیا از تخمین های خود درسی گرفته‌اید؟ به نظر مشارکین پروژه، چه چیزهایی خیلی خوب پیش رفته است؟
یک راه برای درس‌گرفتن از انجام پروژه ها این است که پیشرفت کار سنجیده شود. به این کار کنترل پروژه نیز گفته می‌شود. بخشی از کنترل موفق یک پروژه، داشتن ابزارهایی برای سنجش عملکرد است. این سنجش‌ها نشان می‌دهد که کارها در چه زمانی به پایان رسیده است و نیز به شما کمک می‌کندتا پی ببرید آیا کار مد نظر در زمانی که انتظارش را داشته‌اید، به پایان رسیده است یا خیر.
همچنین می‌توانید از فن مدیریت یا تحلیل ارزش کسب‌شده استفاده کنید. مدیریت ارزش کسب‌شده روشی برای سنجش عملکرد پروژه است. در این روش، هزینه های برنامه‌ریزی شده و واقعی مربوط به همه‌ی کارهای انجام‌شده، درنظر گرفته و باهم مقایسه می‌شوند.همچنین هزینه ها وجدول زمانی باهم ترکیب می‌شوند تا تصویر کاملی از پروژه به دست آید. این روش مشخص می‌کند در مقایسه با کاری که انجام شده، چقدر بودجه باید مصرف می‌شده است. راه‌های مختلفی برای محاسبه ارزش کسب‌شده وجود دارد. این راه‌ها متغیرهایی از جمله بودجه در نظر گرفته شده، هزینه واقعی کار انجام شده، درصد واریانس هزینه و تخمین در مورد اتمام پروسه را در نظر می‌گیرند.

چکیده

مدیریت پروژه در بیانی بسیار ساده، همان برنامه ریزی است. برنامه ریزی صحیح می‌تواند تا حدی پیچیده باشد. برای انجام این کار باید از همان ابتدا الزامات کاری مشخص شود.
اگرچه مدیریت پروژه به طور عملی برای قرن‌ها وجود داشته است اما نظریه‌پردازان و متخصصان آن هنوز مشغول مطالعه برای ارتقای مدیریت پروژه هستند. ارزش تعاملات چهره به چهره حتی با وجود استفاده از امکانات مجازی مدیریت پروژه از بین نخواهد رفت. پروژه ها به رهبرانی نیاز دارند که هم از لحاظ کسب وکار و هم از لحاظ فناوری، آموزش دیده باشند و بتوانند در صورت امکان، تیم‌های متخصصی را تشکیل دهند. همچنین، ترجیحات و ارزش‌های فرهنگی متفاوتی وجود دارد که بر فنون برقراری ارتباط و مهارت‌های بین فردی تأثیر می‌گذارد. درک و استفاده از این فنون، تأثیر زیادی بر مصرف‌کننده نهایی و محصول پروژه خواهد داشت و لازم است این مسائل در ابتدای کار روشن شود.

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.