ارائه چیست و چگونه در آن بهترین باشیم؟

 

 

( ارائه چیست و چگونه در آن بهترین باشیم؟ ) یک ارائه می‌تواند از صحبتی کوتاه برای گروه کوچکی از همکاران و آشنایان، تا یک سخنرانی طولانی برای گروهی از افراد غریبه متغیر باشد. نوع و تعداد حضار، رسمی یا غیررسمی بودن، کوچک یا بزرگ بودن فرقی نمی‌کند؛ بهترین ارائه قادر است شنوندگان را نسبت به موضوع مطلع و علاقه‌مند نماید. آن‌ها می‌خواهند راجع به موضوع بیشتر بدانند و اغلب نظرات و سوالاتی دارند. برعکس، یک ارائه بد شنونده را خسته یا گیج کرده و اغلب باعث می‌شود فکر کند که چرا وقت خود را این‌گونه هدر داده است. ارائه ضعیف از اهمیت موضوع می‌کاهد و می‌تواند برای شهرت ارائه کننده زیان‌بار باشد.
ارائه ها علاوه بر تفاوت در مدت و شکل، می‌توانند در شیوه نیز متفاوت باشند. هدف اصلی یک عرضه مبادله نظرات و اطلاعات است. ابزار مؤثر مبادله نظرات و اطلاعات می‌تواند متفاوت بوده و شامل ترغیب، راهنمایی، القاء، یا سرگرمی باشد.
بدون توجه به مدت، شکل، یا هدف، ارائه ها ابزار مهم و مفیدی در تمام عرصه‌های کسب و کار هستند. با وجود اهمیت آن‌ها، تعجب برانگیز است که تنها کلاس‌های معدودی در رابطه با چگونگی ارائه مؤثر در دسترس هستند.
در شرکت‌ها معمولا عرضه به یک نفر محول شده، و سپس وی را به میل خود می‌گذارند. تعجبی ندارد که بسیاری از افراد از صحبت در یک جمع عمومی به عنوان بزرگ‌ترین ترس‌شان یاد می‌کنند. در پکیج جامع دیجیتال مارکتینگ تخصصی نوکارتو می‌توانید پیرامون موضوع‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات جامعی را به‌دست بیاورید.

ارائه کردن یا ارائه نکردن

اولین و مهم‌ترین سوال این است که آیا این عرضه اختیاری است یا الزامی. اگر اختیاری است شما باید پیش از موافقت برای عرضه چند سوال مهم از خود بپرسید.
آماده سازی برای یک ارائه زمان می‌برد. یک تخمین ساده برای یک ارائه مؤثر این است که برای هر دقیقه عرضه به ۳۰ تا ۶۰ دقیقه زمان آماده‌سازی نیاز داریم. آیا پیش از ارائه زمان کافی برای آماده‌سازی کامل دارید؟
به علاوه، آیا در مورد موضوع علاقه‌مند، هیجان‌زده، و به اندازه کافی مطلع هستید تا ارائه مؤثر و هیجان‌انگیزی داشته باشید؟
اگر پاسخ به هر یک از این سؤالات به وضوح «نه» است، شما جدا باید پیشنهاد ارائه را رد کنید.

پیش از ارائه

از زمانی که برای برنامه ریزی صرف کرده‌اید نتیجه خواهید گرفت. نه تنها عرضه بهتری آماده می‌شود، بلکه فرایند برنامه ریزی، اعتماد به نفس شما را افزایش داده و در یک ارائه قدرتمند بازتاب می‌یابد.

مؤلفه های ارائه خود را تعریف کنید

آگاهی قبلی از مؤلفه ها، عدم قطعیت‌ها و شگفتی‌ها را کم کرده و ارائه شما را هدف‌مند، آگاهانه و جذاب می‌نماید. مهم‌ترین مؤلفه های یک ارائه عنوان و قالب، زمان، نوع برنامه، چگونگی مستندسازی، مخاطبین مکان ارائه، و پرسش‌های احتمالی است. برخی از این مؤلفه ها را می‌توان پیش از ارائه تعیین نمود.
تعدادی از موارد تا روز ارائه قابل تغییر هستند. لازم است که کمی مانده به عرضه، مؤلفه ها را دوباره تعریف کنید تا مطمئن شوید که هیچ یک از تغییرات ارائه را تحت تأثیر قرار نخواهند داد.
عنوان و قالب. در مورد چه چیزی می‌خواهید صحبت کنید؟ آیا می‌خواهید دیدگاه کلی از این موضوع عرضه کنید یا نمونه‌هایی از فعالیت‌های اخیر را مورد اشاره قرار دهید؟ از این مباحث به کجا می‌خواهید برسید؟
زمان. برای ارائه خود چقدر زمان دارید؟ این سؤال ساده‌ای است، اما بسیار اتفاق می‌افتد که عرضه کننده خود را تنها در قالب یک شماره یا یک نام در برنامه زمانی جلسه می‌بیند. احساس کلی وی این خواهد بود که صحبتش ممکن است بین ۱۰ دقیقه تا یک ساعت طول بکشد، اما هیچ چیز مشخص نیست.
برنامه. آیا سخنرانان دیگری ارائه خواهند داشت؟ اطلاعات ارائه شما در مقایسه با عناوینی که سایر سخنرانان پوشش داده‌اند چگونه است؟ ترتیب ارائه ها چگونه است؟ آیا از شما انتظار می‌رود که شروع جذابی برای مراسم رقم بزنید یا یک گزارش مشروح ارائه دهید؟
مستندسازی. در دوران ضبط ویدئویی و تلویزیون کابلی، عرضه ها اغلب ضبط می‌شوند یا روی آنتن می‌روند تا در آینده دیده شوند یا به مصرف عمومی برسند. اگر فکر می‌کنید چنین عرضه ای خواهید داشت، در مورد آن بپرسید. اگر عرضه شما روی کاست ضبط می‌شود، یک نسخه از آن را بخواهید. این می‌تواند مرجع ارزشمندی برای مرور ارائه تان و شیوه آن باشد و اگر بعدها برای عرضه مشابهی از شما دعوت شد، می‌تواند به عنوان ابزار مناسبی مورد استفاده قرار گیرد.
مخاطبین. برای چه کسانی ارائه می‌کنید؟ صحبت در مورد درختان برای عوامل اجرایی در صنایع چوب بسیار متفاوت از ارائه همان سخنرانی برای اعضای گروه طرف‌دار محیط زیست خواهدبود. پیشتپیش در مورد شنوندگانتان تحقیق کنید پیش‌زمینه آن‌ها چیست و چقدر در مورد موضوع صحبت آگاهی دارند؟ از ارائه چه انتظاری دارند و چگونه می‌توانید به تجربه آن‌ها بیفزایید؟ آیا انتظار دارند که در مورد موضوع آگاه گردند از آن لذت ببرند یا با آن درگیر شوند؟ چند نفر قرار است در ارائه شما شرکت کنند؟ اگر برای یک جمع یا سازمان صحبت می‌کنید به خصوص اگر با آن جمع ناآشنا هستید چند لحظه برای شناخت بیشتر وقت بگذارید برخی اطلاعات ساده و کارآمد را می‌توان در وب‌سایت سازمان یا در نشریات اخیر آن یافت. چه مسائلی برای اعضا مهم‌تر است؟ اگر گروه معمولا پذیرای ارائه کنندگان است به دنبال عرضه کنندگان قبلی باشید این ارائه کنندگان راجع به چه چیزی صحبت کرده‌اند، و چگونه با ارائه آنان برخورد شده است؟
مکان. عرضه کجا صورت می‌پذیرد؟ شرایط صوتی (آکوستیکی) فضا چطور است؟ چه امکانات صوتی و تصویری در مکان وجود دارد؟ آیا شما می‌توانید لپ تاپ خود را به سیستم صوتی – تصویری آن‌جا متصل کنید یا لازم است که برنامه تان را در رایانه مستقر در آن‌جا نصب کنید؟ آیا کسی آن‌جا هست که در مورد ابزار صوتی – تصویری به شما کمک کند؟ آیا تالار سخنرانی سکو، بالکن، میکروفن، میز و صندلی دارد؟ آیا شنوندگان روبروی شما می‌نشینند، یا دور میز می‌نشینند؟ (در صورت امکان از ایجاد فاصله زیاد بین خود و شنوندگان خودداری کنید. جایگاه‌ها را تا حد امکان صمیمی کنید.) اگر از یک صفحه نمایش برای عرضه خود استفاده می‌کنید، این صفحه نمایش کجا قرار خواهد داشت؟ (سعی کنید صفحه نمایش در یک گوشه قرار بگیرد. این به شما امکان می‌دهد که راحت‌تر به آن ارجاع دهید.)
بخش پرسش و پاسخ. آیا در پایان ارائه بخش پرسش وجود خواهد داشت؟ آیا مسئول جلسه‌ای برای جمع‌آوری پرسش‌ها وجود دارد یا خود شما باید آن‌ها را جمع کنید؟ اگر چندین عرضه کننده وجود دارند، پرسش‌ها در پایان عرضه شما پرسیده خواهد شد یا پس از این‌که همه ارائه کنندگان صحبت کرده‌اند؟

هدف

واضح است که دانستن قالب و عنوان در برگزاری مؤثر ارائه تان اهمیت دارد. دانستن این‌که چرا عرضه می‌کنید نیز همان‌قدر مهم است. پس از این‌که زمانی را برای تحلیل مخاطبین صرف کردید و نیازهایشان را تشخیص دادید تصمیم بگیرید که چگونه به بهترین نحو این نیازها را برآورده سازید. معمولا چهار هدف برای یک ارائه وجود دارد: مجاب کردن، راهنمایی و آموزش، ایجاد انگیزه و سرگرمی. مجاب کردن روشی است برای این‌که مخاطب را به نقطه نظرات خود نزدیک کنید. راهنمایی و آموزش برای تسهیم اطلاعات اساسی در مورد یک موضوع مورد استفاده قرار می‌گیرد ایجاد انگیزه زمانی که پای تغییر فرایند، روش، یا جهت در میان است به کار می‌رود. سرگرمی فضا را تلطیف می‌کند همه این اهداف اغلب در شدت‌های مختلف در یک عرضه به کار گرفته می‌شوند. نکته مهم این است که در آماده‌سازی برای عرضه تان لحظه‌ای فکر کنید که چه هدفی برای مخاطبان‌تان و عرضه تان مهم‌تر و موثرتر است برای کمک به تعیین هدف عرضه تان از خود بپرسید که از مخاطبان‌تان انتظار دارید به عنوان خروجی حضور در ارائه شما چه بکنند. می‌خواهید مخاطبان‌تان با چه تصوراتی از تالار خارج شوند؟

آماده کردن ارائه

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، برای ایراد هر دقیقه از یک ارائه مؤثر ممکن است ۳۰ تا ۶۰ دقیقه وقت بگذارید. این بدین معناست که برای یک ساعت ایراد، به ۳۰ تا ۶۰ ساعت آماده‌سازی نیاز دارید. تحقیقات، آماده‌سازی و تمرین عناصر تهیه یک عرضه مؤثر هستند.
در فضای فعلی کسب و کار اغلب دشوار است که زمانی را برای تمرکز روی یک پروژه خاص بیابیم. اختلال و وقفه در کار عادی هستند و همیشه مقداری زمان اضافی برای درگیری ذهنی دوباره و تمرکز روی چیزی که انجام می‌دادید صرف می‌شود. اگر می‌خواهید ارائه منحصر به فردی داشته باشید باید تمام توجه خود را به ارائه تان مبذول کنید. نزدیک به تاریخ عرضه، زمانی را برنامه ریزی کنید که مطمئن باشید فرصت کافی دارید؛ در آن زمان تماس‌هایتان را منتقل کنید، پیجر و موبایل خود را خاموش کنید، چک کردن ایمیل را فراموش کنید، و علامت مزاحم نشوید روی در اتاق خود نصب کنید. بعضی اوقات بهترین راه شاید بافتن مکانی خارج از محیط معمول دفترتان است تا بتوانید روی عرضه خود کار کنید.
مطالب. پس از این‌که مؤلفه ها را تعیین کردید و درباره موضوع و هدف ارائه سؤالات مهمی پرسیدید، زمان آن است که مطالب لازم برای ارائه تان را جمع‌آوری، سازمان دهی ، نوشتن چهارچوب و پیش نویس، ویرایش و سپس مرور یادداشت‌ها.

۱- جمع‌آوری. وقتی هدف ارائه تان را مشخص کردید، اطلاعاتی که فکر می‌کنید بیشترین همخوانی را با عنوان شما دارند جمع‌آوری کنید. چه اطلاعاتی در دست دارید؟ آیا در میان آن‌ها اطلاعاتی وجود دارند که قدیمی شده باشند یا نیاز داشته باشند که با مطالب اضافی تجهیز شوند؟ آیا کسی هست که بتواند اطلاعات مفید بیشتری در اختیار شما بگذارد؟

۲- سازمان دهی. سراغ مطالبی که جمع‌آوری کرده‌اید بروید و بر اساس قالب‌ها و عناوین آن‌ها را دسته‌بندی کنید.

۳- چهارچوب ارائه و پیش نویس. چهارچوب اولیه ای از عرضه تان تنظیم کنید. چه عناوین و قالب‌هایی برای شروع، میانه، و پایان ارائه مناسب هستند؟ چهارچوب خود را گسترش دهید و پیش‌نویس ارائه تان را آماده کنید. به یاد داشته باشید، این یک یادداشت اولیه است. سعی کنید بفهمید که نکات کلیدی عرضه شما چه چیزهایی خواهند بود. جملات زیادی بنویسید که هر یک به قالب با عنوان‌هایی که در چهارچوب‌تان وجود دارد مرتبط باشند. سعی کنید حداقل پنج نکته کلیدی بیابید. وجود بیش از هفت نکته کلیدی بیانگر این است که شما تلاش می‌کنید اطلاعات بسیار زیادی در ارائه نان بگنجانید. آیا این نکات کلیدی می‌توانند به مخاطبین شما بگویند که شما راجع به چه صحبت می‌کنید؟ آیا این نکات با هم می‌توانند خلاصه‌ای از ارائه شما به دست دهند؟

۴- ویرایش. برای بسیاری از ارائه کنندگان تازه کار، این قسمت از فرایند ارائه کمترین توجه را به خود جلب می‌کند. در محدودیت زمان و انرژی، شاید فرد تصمیم بگیرد که عرضه را با پیش‌نویسی که در دست دارد تمام کند. اما برای بسیاری، وقت گذاشتن برای ویرایش یادداشت‌های اولیه به زمان و تلاش آن می‌ارزد. این، تفاوت بین یک ارائه خوب و یک عرضه عالی است. بهتر است ویرایش یادداشت‌های اولیه با فاصله زمانی بین نوشتن و ویرایش انجام شود تا رویکرد تازه‌ای در ذهن شکل گیرد. در فرایند ویرایش به این فکر کنید که چگونه عرضه از کلمات نوشتاری به گفتاری تبدیل می‌شود. برای این منظور از ساده‌سازی و یکپارچه سازی متن استفاده کنید؛ کلمات و مطالب غیر ضروری را حذف کنید. واژگان تخصصی را حذف کرده یا معنی‌شان را توضیح دهید و جملات را کوتاه کنید به علاوه مطالب خود را با مثال‌ها همراه نمایید. در انتهای فرایند شما باید یک نسخه نوشته شده از چیزی که می‌خواهید بگویید و چگونگی بیان آن داشته باشد.

۵- مرور. زمانی را برای مرور کامل یادداشت‌های ویرایش شده خود اختصاص دهید، چند بار با صدای بلند آن را بخوانید. اگر امکان دارد این کار را مقابل دوستان یا همکاران‌تان انجام دهید. از آن‌ها بخواهید در مورد نحوه ارائه، محتوا و شیوه صحبت شما نقد کنند. آیا طول عرضه مناسب زمان تخصیص یافته می‌باشد؟ آیا مطالب به روشنی ارائه شده‌اند؟ آیا قالب و هدف کلی در طول ارائه مد نظر بوده است؟

آماده شدن برای ارائه

زمانی که مطلب به شکل گفتاری درآمد و البته با هدف و قالب عرضه نیز همسان بود، نوبت به پالایش فرایند ارائه می‌رسد. این با تعیین کلمات و عبارات کلیدی، انتخاب کمک‌های مناسب ارائه، تمرین، و آماده شدن برای سؤالات انجام می‌شود.
کلیدهای یک ارائه مؤثر. یکی از مهم‌ترین کلیدهای ارائه موفق ارتباط چشمی است. برخی ارائه کنندگان، یادداشت در دست، تماما چشم‌شان را به کاغذ می‌دوزند و فراموش می‌کنند که با شنوندگان‌شان ارتباط چشمی برقرار کنند. به جز در مواردی که ارائه سخنرانی بسیار رسمی دارید یا در یک نشست خبری صحبت می‌کنید، التزام به کلمات دقیق یادداشت‌تان غیرضروری و خفه کننده است. برای اینکه عرضه تان فی‌البداهه و طبیعی به نظر برسد، که شامل ارتباط چشمی بیشتر با شنونده نیز می‌شود، لازم است که واژگان و عبارات کلیدی را در یادداشت مشخص کنید. این ارجاعات سریع، مبنای یادداشت‌های شما یا تجهیزات کمک بصری شما را تشکیل می‌دهند. از متن خود دور شوید و ارائه خود را با استفاده از این ارجاع‌های سریع تمرین کنید. این کلمات  و عبارات کلیدی چه چیزی را می‌رسانند؟ چگونه با کل عرضه همراه می‌شوند؟ این ارجاع‌های سریع را روی کارت‌های کوچکی بنویسید و تمرین کنید که با استفاده از این کارت‌ها ارائه نمایید. با تمرین این ارجاع‌های سریع را در ذهن‌تان به هم مربوط کنید تا کمتر و کمتر نیاز به استفاده از کارت‌ها به وجود آید. این تمرین را ادامه دهید.
ابزار کمکی. گرچه یادداشت‌های اولیه که از مطالب جمع‌آوری شده تشکیل شده‌اند ساختار اصلی عرضه شما را تشکیل می‌دهند، تجهیزات کمکی بسیاری وجود دارند که می‌توانند برای پشتیبانی موضوع، قالب و هدف شما مورد استفاده قرار گیرند؛ از جمله گرافیک های رایانه ای، امکانات چند رسانه ای و اسلایدهای روی پرده.
با این وجود هیچ چیز ناهمگون‌تر از این نیست که ارائه ای با تجهیزات کمکی ضعیف ارائه شده باشد. چرا که به جای پشتیبانی از ارائه شما، با منحرف کردن ذهن مخاطب از چیزی که می‌گویید آن را تضعیف می‌کنند. یک اسلاید پاورپوینت پر از متن یکی از دو کار زیر را انجام می‌دهد: یا مخاطب را به سرعت به خواب می‌برد یا تمام چشم‌ها را برای پنج دقیقه بعدی به صفحه می‌دوزد؛ چون مردم با دقت سعی می‌کنند معنی کلمات را پیش از بیان‌شان بفهمند.
از کمک‌های ارائه برای پشتیبانی و تشویق ارتباط دو طرفه بین شنونده و ارائه کننده استفاده کنید. زمانی که مشکل فنی پیش می‌آید و شما مجبورید به عدد یا نکته مهمی اشاره کنید، از وجود یک نسخه چاپی از هر کمک بصری ارائه خود اطمینان حاصل کنید. بدون توجه به این‌که از چه کمکی در ارائه تان استفاده می‌کنید، باید همه تجهیزات کمکی شرایط زیر را داشته باشند:

  • * با متنی که از روی یادداشت‌های اولیه‌تان آماده کرده‌اید همسان باشند. یک قسمت خاص از عرضه شما را خلاصه کرده یا چیزی به آن بیفزایید.
  • * با متن پیش بروید آیا کمک‌ها با موضوع، قالب و هدفی که در متن شما وجود دارد همخوانی دارند؟
  • * آیا با تعداد و نوع مخاطبین و مکانی که عرضه انجام می‌شود همخوانی دارند؟ آیا پنج نفر مخاطب غیر رسمی نیاز به ارائه تصویری دارند؟
  • * از تمام نقاط مکانی که ارائه انجام می‌شود واضح، خوانا و ثابت به نظر برسند.
  • * مطالب را به سادگی و به شکل موثر نشان دهند. اسلایدهای فشرده و پارازیت‌دار توجه را از شما دور می‌کند.
  • * از گرافیک های مناسب مثل شکل‌ها، جدول‌ها، و آیتم‌های گرافیکی برای پشتیبانی موضوع یا یک نکته خاص استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که ساختار اصلی ارائه، متن است. هرچه کمک‌های ارائه تان را بتوانید ساده‌تر، واضح تر، و دقیق‌تر بسازید در پشتیبانی موضوع، قالب و هدف شما مؤثرتر خواهند بود. اگر در مورد کیفیت وضوح هر یک از کمک‌های عرضه سؤالاتی دارید، ارائه تان را برای یک همکار مورد اعتماد، خانواده، یا دوست بازگو کنید و از او بخواهید نقد مفید انجام دهد

نقش پاورپوینت چیست؟

پیشرفت در فناوری، باعث بالا رفتن درصد اطلاعاتی شده است که ما از طریق بینایی دریافت می‌کنیم؛ به ویژه از زمانی که شرکت مایکروسافت نرم افزار پاورپوینت را وارد زندگی ما کرد و ارائه ها را دچار تغییرات شدید کرد. شرکت مایکروسافت نرم افزار پاورپوینت را در ۱۹۸۷ منتشر کرد و از آن زمان بیش از میلیون‌ها کپی از آن در سرتاسر جهان روی رایانه ها نصب شده است. تخمین‌ها حاکی از آن هستند که روزانه تقریبا در ۳۰ میلیون ارائه از آن استفاده می‌شود. تا حدی که اگر در یک ارائه از پاورپوینت استفاده نشود موجب شگفتی برخی از مردم می‌شود. با این وجود بسیاری از ما ارائه با پاورپوینت را با وقت عصب کشی دندان مقایسه می‌کنیم. یک اتاق تاریک، صفحه آبی تیره با کلمات سفید: و ما که با خودمان سروکله میزنیم تا بیدار بمانیم و با تعجب به تمام اطلاعاتی که چند دقیقه پیش روی صفحه نمایش ظاهر شدند فکر کنیم! پاورپوینت یک مؤلفه الزامی برای ارائه نیست، اما می‌تواند ابزار مفیدی باشد. به یاد داشته باشید که خود اسلایدها به اندازه محتوا و چگونگی استفاده عرضه کننده‌ها از آن مشکل‌زا نیستند.
یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پاورپوینت این ایت که با این‌که برخی استفاده از آن را تشویق می‌کنند به ندرت تأکیدی بر آموزش به کارگیری مفید از آن وجود دارد. به علاوه برخی شرکت‌ها و سازمان ها استفاده از یک قالب و مشخص را الزامی می‌دانند یا بر استفاده از لوگوی سازمان در هر اسلاید پافشاری می‌کنند که منجر به طراحی ضعیف و عدم اثربخشی کمک‌های ارائه می‌شود و از قابلیت ارائه کننده در برقراری رابطه فردی با شنونده می‌کاهد. با برخی از این مشکلات می‌توان کنار آمد. اما روی بقیه آن باید کار کرد.
یک راه برای مقابله با این مشکلات، تمرکز بر اصول پاورپوینت به جای متن‌های متحرک، تصویرها، کلیپ‌های ویدیویی، و پس زمینه‌های رنگی است. هرچه ارائه پیچیده‌تر باشد، بیشتر ارائه کننده را خجالت‌زده می‌کند. برای این‌که اسلایدها از لحاظ بصری ساده‌تر باشند، محدودیت شش کلمه برای هر خط و پنج خط برای هر اسلاید را در نظر بگیرید. همچنین بیش از سه رنگ در یک اسلاید استفاده نکنید.
پاورپوینت باید برای ایجاد یک نقشه از آن‌چه که درباره‌اش صحبت می‌کنید مورد استفاده قرار بگیرد و به فضای مورد نیاز برای ادامه عرضه کمک کند. از پاورپوینت به عنوان جانشین صحبت‌تان استفاده نکنید. پاورپوینت یک تله فومپرت نیست. در واقع، قرار دادن مطالب کمتر روی اسلاید فرصت منحصر به فردی برای بحث ایجاد می‌کند، اما مطمئن شوید که مطالب را در حدی می‌دانید که وارد جزئیات شوید. زمان کار با برنامه اطمینان حاصل کنید که فناوری را به خوبی می‌شناسید: کدام کابل کجا می‌رود؟ چگونه یک اسلاید را رد می‌کنید؟ این سؤالات باید پیش از ورود به اتاق، پاسخ داده شوند. از امکان یادداشت‌های پاورپوینت استفاده کنید تا چیزهایی را که می‌خواهید در ارائه بگویید بنویسید. این راه ارزشمندی است برای اطمینان از این‌که آن‌چه در اسلاید نشان داده می‌شود مستقیما به چیزهایی که می‌گویید مربوط است. به علاوه، یک نسخه با جزئیات بیشتری از ارائه را برای مرورهای آتی ایجاد می‌کند. زمان بیش از حد برای پاورپوینت صرف نکنید زیرا بدون تخصص در این برنامه بهتر است زمان را برای کار روی مغز مطالب ارائه و تمرین نحوه ایراد آن صرف کنید. تعداد اسلایدهای مورد استفاده را کم کنید هرچه اسلایدها کمتر باشند بهتر است برای بیان مطالب اضافی از نسخه چاپی اسلایدها به صورت جزوه استفاده کنید. یاد بگیرید که از دکمه برجسته کردن حروف استفاده کنید که به مخاطب‌تان این امکان را می‌دهد که تمرکز خود را از صفحه نمایش به مهمترین بخش ارائه معطوف کند: یعنی شما.
اگر با پاورپوینت راحت هستید و احساس می‌کنید که مبانی ارائه شما به اندازه کافی پوشش داده شده است یکی دو گام از ساختار سنتی پاورپوینت فاصله بگیرید. جایگزین‌های بی‌شماری وجود دارند، و این می‌تواند به ارائه تان معنا و عمق ببخشد. برخی از این مثال‌ها استفاده از جعبه‌های متن پاورپوینت، ابزار نمودار، و شکل‌های آن است. برای استفاده از گرافیک بیشتر در ارائه، از پاورپوینت برای اضافه کردن عکس‌ها، جدول، نقشه، یا نمودار استفاده کنید. به نمادها و تمثیل‌هایی که بتوانند برای تأکید بر نکته مورد نظرتان مورد استفاده قرار بگیرند، فکر کنید.
تمرین ارائه. شبیه فرایند ویرایش پیش‌نویس که قبلا ذکر شد، تمرین عرضه بخش دیگری از فرایند ارائه است که اغلب جا می‌ماند. برخی ارائه دهندگان با یک متن، تعدادی ارجاع سریع، و تجهیزات کمک ارائه هوشمندانه آماده اجرا هستند. با این حال، زمان گذاشتن برای تمرین روی ارائه، ارزش خود را در بلندمدت نشان می‌دهد. تکه‌های ارائه را به خوبی به هم متصل می‌کند، قسمت‌های مهم را مشخص می‌سازد، و برای اجرای ارائه احساس راحتی بیشتری به شما می‌دهد. به ویژه، تمرین در مقابل دیگران بسیار سودمند است و می‌تواند چیزهای مهمی را که قبلا مورد غفلت قرار گرفته‌اند نشان دهد، از جمله ارتباط چشمی محدود، فراموش کردن لبخند، قرار دادن دست‌ها در جیب‌ها، یا پشت کردن به شنوندگان. اگر می‌خواهید مطمئن شوید که این موضوعات را طی عرضه در ذهن خواهید داشت آن‌ها را روی یک کارت کوچک بنویسید و در حین ارائه جلوی چشم‌تان بگذارید. طی فرایند تمرین لحظاتی را برای تفکر درباره شیوه و محتوای ایرادتان کنار بگذارید. آیا عرضه تان متمرکز و به دور از انحراف بوده است؟ آیا پیام روشنی به مخاطب‌تان منتقل کرده است؟ از این‌که ارائه تان را اصلاح کنید تا برخی نقایص رفع گردند، هراس نداشته باشید. این کار به تمرکز و توجه مخاطب‌تان کمک می‌کند.
آماده شدن برای پرسش‌ها. برخی از پرسش‌های احتمالی مخاطبان‌تان را پیش‌بینی کنید. آیا این پرسش‌ها با ارجاع به عرضه با کمک‌های بصری‌تان می‌تواند پاسخ داده شوند؟ آیا پرسشی هست که لازم باشد کمی بیشتر روی آن تحقیق کنید؟

دقیقه آخر

پس از تعریف مؤلفه ها، تهیه متن، و آماده سازی ارائه، نهایتا نوبت به اجرای ارائه می‌رسد. چیزهای مهم زیادی هستند که در ساعات پیش از رسیدن این لحظه به آن فکر کنیم. برای پوشش همه مسائل دقیقه آخر، باید مؤلفه ها را دوباره تعریف کنید، خودتان را چک کرده، مطالب‌تان را دوباره بازبینی کنید، و زودتر در مکان ارائه حاضر شوید.

 

برای مطالعه مقاله های دیگر در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات و ارتباطات اینجا کلیک کنید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *